6 hố "bẫy tiền" IT lớn nhất

Tìm hiểu làm thế nào để giải cứu những khoản tiền lớn bị lãng phí trong những hố “bẫy tiền” khét tiếng nhất.

Ngay cả trong thời kỳ thất bát như hiện nay, khi ngân sách công nghệ cao bị cắt giảm tối đa, tiền bạc vẫn đang bị lãng phí. Các công ty vẫn thường xuyên chi vượt lượng giấy phép phần mềm và cấp độ dịch vụ thuê ngoài cần thiết. Có thể băng thông vượt quá mức so với nhu cầu, lưu trữ quá nhiều email vào máy chủ công ty, chưa kể đến hàng tỷ đô la bị lãng phí vào giấy và mực in. Rồi cả các dự án quỉ quái chỉ đáng vứt vào sọt rác, và dĩ nhiên chẳng bao giờ kết thúc, đã tiêu tốn các nguồn lực IT quý giá của tổ chức…

Mặc dù không thể có giải pháp với chỉ một cú nhấp chuột cho vấn đề lãng phí tiền bạc, nhưng có những cách bạn có thể chặn dòng tiền chảy ra khỏi két vô lý và đầu tư đúng cách để doanh nghiệp bạn tỏa sáng. Dưới đây là những bí mật InfoWorld mách nước cho các công ty (Mỹ).

Lãng phí thứ 1: Phần mềm xếp xó

Tính chung, các công ty đang trả tiền tỷ (đô la Mỹ) cho shelfware (phần mềm mua về mà không hề sử dụng), và thường ở mức giá cao hơn so với những gì thực sự cần thiết. Một cuộc khảo sát của IDC năm 2010 với các doanh nghiệp vừa và lớn cho thấy hơn một nửa số ứng dụng doanh nghiệp không được tận dụng. Với bất cứ nơi nào cũng là từ 25% đến hơn 75% số giấy phép đã trả tiền không hề được sử dụng, nhà phân tích Amy Konar của IDC, lưu ý.

"Các tổ chức thường sử dụng ít hơn 50% khả năng của một hệ thống ERP đã cài đặt và đang trả nhiều tiền cho các giấy phép sử dụng và bảo trì các mô-đun và những chức năng không hề có giá trị đối với doanh nghiệp", Kathryn Douglass, quản lý đối tác của hãng tư vấn IT WillowTree Advisors, cho biết. "Họ cần phải xem xét lại giấy phép cấp theo số người sử dụng và đàm phán lại thỏa thuận để loại bỏ số người dùng không sử dụng hoặc bị trùng từ các giấy phép này. Sự khác nhau giữa giấy phép 2.000 và 1.500 người dùng có thể tạo ra khoản chênh chi phí 500.000 đô la Mỹ".

Mỗi công ty nên bắt đầu bằng cách thu thập thông tin về các phần mềm họ mua và những gì họ thực sự sử dụng, Steve Schmidt, Phó chủ tịch quản lý sản phẩm của Flexera Software - nhà cung cấp các giải pháp quản trị sử dụng ứng dụng, cho biết. Nhiều công ty có xu hướng xử lý một lần thay cho quá trình liên tục. Tối ưu hóa theo dõi tài sản và giấy phép cần có bản kê chi tiết, chẳng hạn như các quyền hạ cấp (downgrade) và các quyền sử dụng trên máy thứ hai. Các công ty toàn cầu có thể thỏa thuận đồng thời cho phép họ sử dụng một giấy phép 24/7, chuyển từ nơi này tới nơi khác trong ngày. Ngay cả những người dùng các ứng dụng đám mây cũng cần theo dõi sát mức độ sử dụng của họ - có thể khó làm theo hình thức thủ công.

"Bạn cần kết hợp thông tin một cách thông minh và tự động để có thể đưa ra quyết định tối ưu", Schmidt nói.

Đối với doanh nghiệp lớn, số tiền giành lại được sẽ rất lớn từ những thứ vô giá trị. Procter & Gamble đã sử dụng giải pháp FLEXnet Manager Suite của Flexera để loại bỏ những giấy phép không cần thiết đối với các sản phẩm Oracle và SAP của họ, cắt giảm hơn 30 triệu đô la Mỹ từ ngân sách phần mềm hàng năm.

Lựa chọn khác: Từ bỏ các thỏa thuận cấp giấy phép khắc nghiệt và chuyển sang mã nguồn mở, David Wood, Giám đốc công nghệ của Jun Group, dẫn ví dụ về phân phối nội dung video đối với các công ty như Nike, Wal-Mart, và Coca-Cola. Phần mềm nguồn mở không thể giải quyết mọi vấn đề, nhưng đó là một chặng đường dài trong 10 năm qua.

"Bên ngoài các lĩnh vực cấp giấy chứng nhận theo định hướng như tài chính, chăm sóc y tế, và quân đội, phần lớn các khách hàng Oracle (và cả Sun trước đây) đang trả quá cao cho Unix, dung lượng cơ sở dữ liệu quan hệ và các tính năng không bao giờ sử dụng", Wood nói.

"Các giấy phép phần mềm lên tới hàng triệu, và một khi chúng được xây dựng trên những nền tảng đó, các nạn nhân không bao giờ có thể thoát khỏi. Lý do là bạn không phó thác một cơ sở hạ tầng doanh nghiệp lớn cho nguồn mở. Đó là sai lầm 10 năm trước đây và trở nên kỳ cục với ngày nay. Google hay Facebook đâu cần phải vận hành các trang web của họ trên Solaris hay Oracle!".

Lãng phí thứ 2: In và hủy

Cụm từ "văn phòng không giấy" thỉnh thoảng vẫn được dùng đâu đó. Thực tế đó chỉ là điều giả tưởng, cũng giống như than đá "sạch".

Mặc dù công nghệ kỹ thuật số đã xuất hiện 30 năm qua, nhân viên văn phòng Mỹ vẫn tiêu thụ trung bình 10.000 trang/người/năm, tức tốn khoảng 80 USD, theo Phòng thí nghiệm quốc gia Lawrence Berkeley. Gần một nửa số giấy có kết cục trong thùng rác trước khi hết một ngày.

Các tập đoàn ở Mỹ chi hết 120 triệu USD/năm cho các biểu mẫu riêng của họ, ghi nhận từ một nghiên cứu của Xerox. Nhưng các chi phí không chỉ có giấy. Nó còn là mực in, mà theo Chronicle Research thì mực trong một hộp mực máy in thông thường đắt gấp 15 lần chai rượu sâm panh Dom Perignon. Mỗi bản in thường kèm theo các bản sao để lưu văn thư, một số bản để chuyển tới một số địa chỉ, bản lưu giữ lại…, và việc tìm kiếm nó một lần nữa có thể tăng chi phí gấp 30 lần so với chi phí in ban đầu, theo một nghiên cứu vào năm 2005 của Văn phòng trợ giúp môi trường bang Minnesota.

Bạn đã tin chưa?

Một văn phòng không giấy là không thể. Nhưng một văn phòng ít giấy là hoàn toàn khả thi. Bước một: Loại bỏ các hình thức xử lý thủ công, Paula Selvidge, Phó chủ tịch mảng trải nghiệm người dùng ở PerfectForms - một công ty tự động hóa qui trình doanh nghiệp, nói.

"Các công ty thường sử dụng các mẫu giấy tờ để hoàn thành công việc hàng ngày hoặc các hình thức điện tử nhưng sau đó lại in ra để trình duyệt qua một chuỗi các cấp quản lý phức tạp…”.

Đơn giản chỉ cần chuyển đổi hình thức bắt buộc từ giấy tờ sang kỹ thuật số, ngay lập tức một trường học ở Fremont, California đã tiết kiệm được 10.000 USD, Selvidge nói.

Bước hai: Nhân viên chấm dứt việc in tất cả hay một phần các email, trang web, hoặc các tài liệu điện tử khác mà không thực sự cần có trên giấy, Kent Dunn, Phó chủ tịch bán hàng và phát triển kinh doanh cho GreenPrint - một công ty sản xuất phần mềm giúp người dùng tiết kiệm giấy và mực in, cho biết. GreenPrint tuyên bố một doanh nghiệp với 5.000 máy tính cá nhân có thể giảm được khoảng 6,3 triệu trang in, tiết kiệm gần 400.000 USD mỗi năm.

"Không có những cái nút phép thuật mà một tổ chức có thể nhấn vào để giải quyết vấn đề in hoang phí", Dunn nói. "Cuối cùng, cá nhân có trách nhiệm đối với việc in hoang phí, và họ phải được tham gia để làm cho nó biến mất. Mỗi khi mọi người tham gia, họ phải được trao quyền với các công cụ thích hợp để giải quyết vấn đề, và các tổ chức phải thiết lập các qui định nhắm mục tiêu giảm in".

Lãng phí thứ 3: Các thỏa thuận dịch vụ cao cấp

Cho dù đó là các dịch vụ hỗ trợ tận bàn làm việc, Web hosting, hoặc bảo đảm máy chủ vận hành liên tục, quá nhiều tổ chức IT đang trả tiền cho dịch vụ ở mức cao cấp hơn nhiều so với cần thiết.

"Hầu hết thỏa thuận cho các dịch vụ IT đều đáng ngờ về mức độ dịch vụ cao cấp", Matthew H. Podowitz, nhà tư vấn IT độc lập và chủ nhân của blog The IT Value Challenge, cho biết. "Liệu có bao nhiêu doanh nghiệp thực sự cần 99,999 thời gian hoạt động 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần?"

Thỏa thuận thời gian với năm con số 9 đó có thể hiểu là trang web hoặc các máy chủ của bạn sẽ chỉ không sẵn sàng chừng 15 phút/năm, ông nói thêm. "Nhưng nếu bạn trả tiền cho thời gian hoạt động chỉ có 98,5%, và các hệ thống của bạn bị trục trặc khoảng chục giờ một năm, vậy thì sao?"

Trừ thời gian chết đặt bạn vào thế bất lợi trong cạnh tranh hoặc gây ảnh hưởng doanh thu, thời gian chết còn lại có thể sẽ không tạo sự khác biệt, ông nói. Dĩ nhiên là cũng có những trường hợp ngoại lệ. Nếu tổ chức bạn là một cơ quan nhà nước, bạn không muốn giảm thời gian hoạt động cho dịch vụ khẩn cấp 911 của bạn, nhưng dữ liệu kế toán có lẽ không cần phải truy cập 24/7/365.

Ngay cả các bộ phận IT, chi phí cho nhân công và thuê ngoài dù đã được cắt giảm hết cỡ vẫn có thể tiết kiệm bằng việc xem xét kỹ càng các thỏa thuận cấp độ dịch vụ của họ, đặc biệt là trong lĩnh vực hỗ trợ tận bàn làm việc, ông John Baschab, Phó chủ tịch cao cấp các giải pháp công nghệ và nhân sự của công ty Technisource, nói.

"Các lĩnh vực được cung dịch vụ cao cấp quá mức phần lớn là căn nguyên của bội chi ngân sách hoạt động", ông nói. "Việc xem xét kỹ các tiêu chuẩn và số lượng sẽ rất hữu ích. Một lĩnh vực dịch vụ cụ thể nên được đánh giá chỉ là hỗ trợ hay là quản trị sự cố. Các công ty thường muốn chuyển sang hình thức “phòng bệnh” (ví dụ, người dùng cuối tự phục vụ) hơn là “chữa bệnh”, nhưng khó mà biết được sự cố có giảm hay không. Trường hợp xấu nhất là đầu tư vào một hình thức “phòng bệnh”, nhưng lại không làm giảm số sự cố".

Theo Baschab, quyết định những dịch vụ nào cần thiết là tùy chọn, và đó là phần khó khăn nhất. Việc tách ra các dịch vụ cần thiết đòi hỏi phân tích cẩn thận và nhiều kinh nghiệm về tiêu chuẩn, quản trị nhu cầu IT, cũng như xác lập cấp độ dịch vụ.

Lãng phí thứ 4: “Quái vật” email

Bạn đã biết email đem lại hiệu suất công việc, nhưng nó cũng “hút” tiền tổ chức của bạn vào việc lưu trữ, bảo trì, giấy phép phần mềm, bảo quản máy chủ, và trận chiến triền miên chống lại thư rác, phần mềm độc hại, và rò rỉ dữ liệu. Đó là một vấn đề sẽ chỉ có tồi tệ hơn.

Cư dân mạng gửi 247 triệu email mỗi ngày trong năm 2009, theo Radicati Group, với tài khoản email doanh nghiệp cũng xấp xỉ số đó cho mỗi quý trong năm. Đến năm 2013, khối lượng email sẽ tăng gấp đôi, và các doanh nghiệp sẽ đau đầu với vấn đề lưu trữ chúng.

"Tài nguyên bị tiêu thụ bởi tin nhắn email và các tập tin đính kèm là một mối quan tâm lớn cho nhiều công ty", Douglass của WillowTree, nói. "Một tổ chức 10.000 người dùng không thể thiếu chính sách hộp thư điện tử “ngốn” trung bình 30GB dung lượng lưu trữ mỗi ngày từ chỉ riêng những tin nhắn email".

Sử dụng cấu hình phần mềm hoặc công cụ quản trị email doanh nghiệp kết hợp với một chính sách lưu trữ email có thể cắt giảm chi phí lưu trữ bằng cách quản trị duy trì, giới hạn về kích thước của các tập tin đính kèm, và chuyển hướng người dùng đến công cụ cộng tác của bên thứ ba như SharePoint, ở đó các tập tin lớn có thể được chia sẻ hiệu quả hơn, Douglass nói.

"Giám sát và hiểu rõ những thói quen của người dùng email và giúp họ tìm cách thay thế gửi, lưu trữ, và nhận thông tin có thể dẫn đến giảm đáng kể chi phí lưu trữ, cũng là để tăng hiệu suất email", Douglass cho biết thêm.

Nhưng những người khác cho rằng vị trí thích hợp cho email là ở trên “mây”, nơi tăng cường hơn nữa dung lượng, bảo trì, và mối quan tâm về an toàn thông tin và một số vấn đề khác.

"Đối với các công ty cỡ khoảng 1.000 người dùng, có một kiến trúc Exchange nội bộ là một sự lãng phí rất lớn", Gary Bahadur, CEO của KRAA Security, cho biết. "Email chắc chắn là một trong những thứ nên thuê ngoài, từ các dịch vụ đám mây. Bạn không còn phải lo lắng về các chi phí liên quan đến phần cứng và giấy phép phần mềm, thời gian ngưng trệ, chiến đấu với virus, hoặc cầu cứu các quản trị viên IT lúc 3 giờ sáng. Một nền tảng email thuê ngoài được sao lưu tự động, có người trực 24/7, thường xuyên cập nhật các bản vá bảo mật kịp thời, và được chịu trách nhiệm bởi các chuyên gia email thay vì là người có kiến thức tổng quát về công nghệ".

Lãng phí thứ 5: Băng thông dư thừa

Dù quá giàu đi chăng nữa, bạn cũng không có quá nhiều băng thông để sử dụng tùy ý - ít nhất, đó là quan niệm chung. Nhưng nhiều công ty đang lãng phí tiền bạc của họ vào băng thông không thực sự cần thay vì làm một công việc quản lý tốt hơn băng thông họ đã có, Andrew Rubin, CEO của Cymtec - nhà cung cấp tầm nhìn/tối ưu hóa mạng, cho biết.

Nếu vấn đề phát sinh bất cứ nơi nào trên mạng, phản ứng đầu tiên của IT gần như luôn là tăng cường băng thông hơn cho nơi đó, ông nói.

"Nếu đã có một đường truyền T1, một thời gian sau sẽ là T3. Vẫn quá chậm? Chuyển lên đường trục 100Mb. Nhưng khi nhìn vào việc sử dụng băng thông thực tế, họ phát hiện ra chỉ sử dụng hết 1% trên đường 100Mb đó".

Các công ty đã thiết lập mạng của họ sẽ nhún vai và nói rằng, mức độ sử dụng rồi cũng sẽ đạt tới đó, Rubin nói. "Một cách tiếp cận tốt hơn là xây dựng đón đầu xa hơn một chút, nhưng quản lý nó thật chặt ở mức có thể", ông nói. "Tìm hiểu những gì đang xảy ra, có tầm nhìn và kiểm soát đúng mức để làm thế nào bạn có thể nhận được nhiều nhất từ khoản đầu tư của bạn".

Theo một quan điểm nào đó, băng thông trở thành biểu tượng vị thế; nếu một công ty mua băng thông bậc Nhất, họ nghĩ rằng nó nâng họ lên bậc Nhất, Wood của Jun Group, nói. Không hẳn là vậy.

"Về sâu xa, những giám đốc điều hành đầy tham vọng tin rằng họ sẽ là eBay tiếp theo, và đó là một điều tốt", Wood nói. "Vì vậy, khi đến lúc thiết lập hệ thống, các công ty nhỏ mua các máy chủ đắt tiền hoặc thuê quản trị, trong khi đám mây của Amazon sẽ phục vụ họ vượt trội hơn. Công ty cỡ vừa đầu tư cơ sở hạ tầng hoành tráng và mua băng thông bậc Nhất tại các thị trường lớn như New York hay San Francisco, trong khi họ chỉ cần các phần cứng phổ thông và giải pháp thuê với chi phí hợp lý hơn. Và họ sẽ không bao giờ gặp một nhân viên bán hàng nào không tán thành".

Lãng phí thứ 6: Những dự án bay theo gió

Những dự án đầy tham vọng, kinh phí lớn có vẻ như thường thất bại ngay từ khi bắt đầu. Trong một khảo sát, các tổ chức IT đã báo cáo tỷ lệ thất bại của dự án từ 30% đến 70%.

Ngành công nghiệp công nghệ đầy rẫy những câu chuyện về những dự án hàng triệu đô la Mỹ bị kéo dài, vượt mức dự chi, hoặc đơn giản là bị bỏ rơi. Theo báo cáo CHAOS năm 2009 của Standish Group, cứ bốn dự án IT thì có một không bao giờ hoàn thành, ước chúng làm tốn của các công ty hàng tỷ đô la Mỹ.

"Những nguyên nhân gốc rễ phổ biến nhất của lãng phí IT tôi thấy từ một chủ đề Quản trị dự án IT đơn sơ", Chris Stephenson, đối tác và đồng sáng lập Arryve - hãng tư vấn chiến lược và quản trị tại Seattle, cho biết. Các vấn đề lớn nhất? Không chấp nhận một phương pháp tiêu chuẩn để đo lường sự thành công của dự án (hoặc thiếu) và một sự tiếp cận không dính dáng quản trị.

"Thông thường, các dự án liên quan đến IT là một loạt chuyển tiếp từ doanh nghiệp đến các nhà phát triển để thử nghiệm các hoạt động", ông nói. "Nếu không có liên quan đến tất cả các bên trong suốt toàn bộ dự án, liên kết nhanh chóng bị mất và nỗ lực làm việc sẽ phải nhân đôi. Ước tính thời gian để hoàn thành các dự án mà không làm theo (như quản trị dự án IT) các quy định tăng gấp đôi chi phí và thời gian của các dự án IT. Chúng cũng làm tăng nguy cơ khó được doanh nghiệp chấp nhận hoặc từ bỏ dự án hoàn toàn".

Tốn kém nhất trong hầu hết các dự án thất bại không phải là phần mềm hoặc phần cứng, mà là chi phí nhân lực đã hao tổn thời gian vào đó, Curt Finch, CEO của Journyx - nhà cung cấp công cụ theo dõi thời gian và quản trị dự án dựa trên nền web, cho biết.

"Các dự án IT thất bại bởi vì chúng vượt tầm kiểm soát, quá mức dự chi, hoặc không được thực hiện", Finch nói. "Các công ty phải chỉ ra được dự án IT nào của họ gặp rủi ro cao và những dự án nào ít rủi ro. Cách tốt nhất để đánh giá rủi ro là theo dõi thời gian nhân viên sử dụng vào dự án, trong khi đồng thời ước tính có bao nhiêu dự án được hoàn thành. Nếu ngân sách dự án là 1.000 giờ công và 50% (tức là 500 giờ) đã được sử dụng hết, nhưng dự án chỉ mới hoàn thành 15%, thì bạn biết rằng bạn có một dự án rủi ro cao -. và là một vấn đề lớn".

Bạn có thể tránh “hố đen” nuốt tiền vô tận bằng cách tuân theo một vài quy tắc hợp lý, Finch nói. Ví dụ: Đừng bắt đầu dự án bạn biết bạn không thể hoàn thành hoặc khởi động đến ba dự án trong khi bạn chỉ có nguồn lực đủ để hoàn thành một. Theo dõi tiến độ dự án của bạn một cách thường xuyên. Nếu chỉ có 10% được hoàn thành nhưng bạn đã tiêu hết 15% kinh phí, thì những con số rồi sẽ chỉ tồi tệ hơn. Cập nhật tình trạng chính xác, nếu dự án không theo kịp lịch trình và/hoặc chi vượt ngân sách, giấu sự thật này sẽ chỉ làm hại bạn về sau.

"Đây hoàn toàn là căn bản - không phải dễ dàng, nhưng căn bản – tuy nhiên hầu như không ai thực hiện tốt", Finch nói. "Nếu một dự án đang gặp khó khăn và ban lãnh đạo thực sự muốn nó thành công, họ sẽ tìm cách để giúp đỡ. Nếu không, họ sẽ bắt đầu tìm ai đó để đổ lỗi. Trong trường hợp đó, bạn nên bắt đầu tìm kiếm một công việc mới là vừa".