To-do List tốt, Done List rất tốt nhưng Do-Not-Do List còn tuyệt vời hơn nhiều

Bạn đã có danh sách việc cần làm (To-Do List), danh sách việc đã hoàn thành (Done List) nhưng chắc chắn bạn còn thiếu danh sách việc không làm Do-Not-Do List.

To-Do List là cuốn sổ ghi những việc cần làm mà rất nhiều người có. Tuy nhiên, To-Do List cũng có một điểm trừ rất lớn là nó tạo ra một gánh năng tinh thần: Dù có làm việc chăm chỉ đến mức nào thì cũng luôn có một đống việc đang chờ bạn xử lý. Do vậy, nhiều người cảm thấy stress vì chính những gì mình tạo ra mà ban đầu cứ hy vọng rằng lập một danh sách công việc sẽ giúp họ quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả hơn.

Thế còn Done List – cuốn sổ ghi lại những việc đã hoàn thành trong một ngày, một tuần, tháng – cũng được biết đến với tên gọi sổ thành công? Rất hữu ích khi bạn có thể xem lại quá trình học tập, làm việc của mình, những gì đã làm được, chưa được, có gì cần sửa đổi và cũng là động lực để bạn tiếp tục cố gắng. Ngoài ra, Done List còn có giúp chúng ta tăng hiệu quả công việc và tin tưởng vào khả năng của bản thân nhiều hơn nữa.

Tuy nhiên, sẽ có người tự hỏi "không phải ngày nào tôi cũng làm được điều gì đó có ý nghĩa, vậy thì nên ghi gì vào Done List? Đôi khi những thứ nhỏ nhặt chưa đủ để tôi bớt lo âu về những việc chưa hoàn thành? To-Do List của tôi còn dài lắm".

Ngay lúc này, một giải pháp cho bạn là kết hợp To-Do List, Done List và một cuốn sổ nữa, đó chính là Do-Not-Do List – danh sách những công việc không làm.

Tại sao nên sử dụng Do-Not-Do List?

Hãy trung thực với chính mình: Có bao nhiêu đầu việc trong To-Do List mà đơn giản là chúng vẫn còn ở đúng vị trí đó kể từ khi bạn ghi vào sổ? Không phải bạn không làm mà lý do thực sự là bạn cảm thấy nếu làm cũng không có lợi gì cho bạn cả, không cần thiết, không quan trọng, không ý nghĩa.

Kiểm tra email cứ mỗi 30 phút một lần, gặp gỡ hàng tuần với các thành viên trong Team Marketing hay đọc 3 bài báo mỗi ngày liên quan đến ngành của bạn?

Đọc sách, tập gym, gọi điện cho những người thân yêu, chát chít, lướt web, mạng xã hội, tán gẫu... Đâu là các công việc mà bạn làm nhiều nhất nhưng lại ít khẩn cấp nhất, ít quan trọng nhất? Lúc này, hãy bỏ qua chúng và dồn sức cho những việc ý nghĩa khác.

Xem thêm: Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower: Dồn sức vào việc quan trọng và không khẩn cấp

Trong một bài viết chia sẻ trên trang Medium, tác giả Cody McLain đã nhấn mạnh rằng việc thiết lập một sự ưu tiên đầy mâu thuẫn vào các hoạt động "tầm thường" sẽ khiến bạn không dành đủ thời gian vào những việc quan trọng nhất và thiếu cam kết hoàn thành chúng. Một khi cứ tiếp tục như vậy thì bạn cũng mất đi cơ hội theo đuổi sở thích, thói quen và đam mê của mình – những thứ gắn chặt với hạnh phúc thực sự của bạn.

Mỗi lần nói "có" nghĩa là danh sách To-Do List của bạn lại dài ra, hay nói cách khác "muốn có đủ thời gian và nguồn lực để làm điều gì đó có ý nghĩa, bạn phải từ bỏ cơ hội được làm ít nhất một thứ không mấy ý nghĩa".

Sẽ có người phản bác lại: Nghĩ rằng một lựa chọn luôn được quyết định bằng việc hy sinh một lựa chọn khác chắc chắn là cách tư duy tiêu cực về cuộc sống. Tuy nhiên, tác giả McLain nhấn mạnh, việc nhìn mọi thứ một cách thực tế sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và khả thi hơn.

"Sau cùng, nói không rốt cuộc cũng là sự ưu tiên mà thôi. Với mỗi lần nói không, bạn đã tự dành cho mình thời gian để tập trung vào những thứ quan trọng nhất với bạn".

Xem thêm: 8 lý do bạn nên học cách nói "KHÔNG" ngay từ bây giờ

Đấy chính là nguyên tắc và cơ sở để hình thành nên danh sách Do-Not-Do List. Bạn cần nhận dạng và thiết lập giới hạn đối với các công việc tốn quá nhiều thời gian, không cần thiết và không quan trọng với mục tiêu cần đạt được. Rõ ràng, lướt Facebook, chụp ảnh tự sướng, chát chít, đọc những tin tức giật gân, buôn chuyện về đời tư người khác.... chẳng mang đến cho bạn lợi ích gì cả.

Ngay bây giờ, hãy tự hỏi chính mình: Bạn sẽ ghi hoặc chuyển thứ gì từ danh sách To-Do List vào Do-Not-Do List để giảm gánh nặng cho danh sách việc cần làm và có thêm thời gian để làm những việc quan trọng nhất với cuộc đời bạn?

Công việc của bạn có thể phức tạp nhưng chắc chắn chia nhỏ chúng và cuối mỗi ngày, liệt kê lại những gì bạn đã làm được quả không phải là điều khó. Còn dễ hơn khi học cách "Say No" với những thứ không có ý nghĩa, khiến bạn phân tâm và lãng phí thời gian. Nếu đang chìm đắm trong cảm giác không làm được gì ra hồn thì hãy bắt đầu đơn giản với việc viết ra những việc đã làm được trong ngày/tuần qua khiến bạn vui vẻ, tự hào nhất và loại bỏ các yếu tố không quan trọng.

Khi bạn không có một cái nhìn rõ ràng về những gì bạn đã đạt được trong tuần qua, năm qua và không biết nên ưu tiên cho những nhiệm vụ gì thì điều dễ hiểu là các mục tiêu tương lai của bạn cũng sẽ rất mập mờ. Ngược lại, khi đã biết chính xác mình làm được gì rồi, bạn có thể đặt ra những mục tiêu cụ thể và dễ đạt được hơn.