Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch hàng ngày

Kế hoạch hàng ngày là nền tảng giúp bạn đạt được thành công, nhưng ngay cả những ý định tốt nhất cũng có thể dẫn đến sự thất vọng nếu mắc phải những sai lầm dưới đây.

Không phân loại nhiệm vụ

Khi bắt đầu lên kế hoạch cho một ngày, thật sai lầm khi "đổ" mọi thứ vào một danh sách dài mà không phân loại các nhiệm vụ. Ví dụ như nhiệm vụ viết hàng ngày nằm ngay cạnh các công việc thường ngày, sau đó sẽ nằm cạnh việc học ngôn ngữ. Không có gì ngạc nhiên khi sự thiếu cấu trúc này nhanh chóng khiến bạn cảm thấy bị quá sức.

Phân loại nhiệm vụ giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về những gì cần làm trong từng lĩnh vực của cuộc sống. Bạn có thể dễ dàng viết các danh mục dưới dạng tiêu đề trong danh sách việc cần làm trên giấy và một số ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất cung cấp tính năng phân loại, chẳng hạn như Things 3 hoặc TickTick.

Thêm quá nhiều mục vào danh sách việc cần làm

Nhiều người cho rằng làm việc hiệu quả có nghĩa là cố gắng làm càng nhiều việc càng tốt trong một ngày. Nhưng việc quá tải danh sách việc cần làm chỉ khiến bạn thêm ăng thẳng và kiệt sức, với cảm giác thất bại ngày càng tăng vì không bao giờ hoàn thành mọi thứ đã lên kế hoạch.

Quá nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn tạo ra một vòng luẩn quẩn vì bạn sẽ luôn tìm thấy nhiều việc hơn để làm. Vì thế, bạn nên tối giản và bắt đầu bằng cách chọn tối đa ba việc lớn mỗi ngày. Nếu sau đó bạn thấy rằng mình có năng lực lớn hơn, bạn luôn có thể điều chỉnh kế hoạch.

Không linh hoạt

Những thói quen cứng nhắc thường được thiết lập với ý định tốt, nhưng chúng hiếm khi tồn tại được sau những gián đoạn ở cuộc sống thực. Bất ngờ là một phần của cuộc sống, vì thế, linh hoạt là việc làm cần thiết để cuộc sống "dễ thở" hơn trong xã hội hiện đại.

Ngay cả khi có điều gì đó quan trọng không làm bạn gián đoạn, bạn cũng không nên chuyển thẳng từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác; não của bạn cần thời gian để nghỉ ngơi để lấy lại năng lượng.

Tập trung vào nhiệm vụ chưa cấp thiết

Tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp có thể mang lại cảm giác hiệu quả, nhưng hiếm khi giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu. Các hoạt động hời hợt như thường xuyên kiểm tra email hoặc hoàn thành các nhiệm vụ hành chính nhỏ mang lại cảm giác hoàn thành sai lầm trong khi lại làm mất tập trung vào tiến trình có ý nghĩa.

Đánh dấu các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp khỏi danh sách việc cần làm khiến bạn cảm thấy mình đang làm việc hiệu quả, nhưng một vài giờ làm việc chuyên sâu sẽ tốt hơn nhiều để giúp bạn tiến về phía trước. Vì vậy, khi lập kế hoạch cho ngày của mình, hãy đặt ra các ưu tiên trước. Hầu hết các ứng dụng danh sách việc cần làm, bao gồm Todoist và TickTick, đều cung cấp một số loại tính năng ưu tiên.

Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính, hãy tìm những thứ bạn có thể tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể muốn đầu tư vào phần mềm quản lý tác vụ tự động di chuyển thẻ khi hoàn thành một công việc.

Lựa chọn phương thức không phù hợp

Sự thật phũ phàng là các công cụ năng suất của bạn chẳng có ý nghĩa gì nếu không có một hệ thống mạnh mẽ. Đôi khi, những cách thông thường nhất để làm mọi việc sẽ không hiệu quả với bạn. Bạn cần thử nghiệm và tìm ra cách hiệu quả.

Hãy thử các chiến thuật năng suất khác nhau trong 3–4 tuần để đánh giá độ hiệu quả. Khi bạn đã tìm thấy thứ gì đó phù hợp, bạn sẽ có thể sử dụng nó trong thời gian dài.