Cách thức quản trị dự án hệ thống thông tin

Triển khai dự án hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp là một quá trình rất phức tạp, lôi cuốn nhiều người tham gia và huy động nhiều nguồn lực, phải xử lý nhiều tình huống phát sinh...

Nói chung, quản trị dự án bao gồm các quá trình: Lập kế hoạch; Giám sát việc thực hiện dự án; đánh giá dự án. Trong đó: Lập kế hoạch dự án gồm 2 công đoạn chính: phân tích/chuẩn bị lập kế hoạch và lập kế hoạch chi tiết.

Giám sát thực hiện dự án bao gồm xác định phương thức thực hiện giám sát/phát hiện vấn đề và biện pháp điều chỉnh, tổ chức việc giám sát (phân công, cách thức thông tin, lịch trình...) và thực hiện giám sát thực tế (ghi nhận, thực hiện các biện pháp điều chỉnh).

Đánh giá dự án bao gồm xác định phương pháp đánh giá (hiệu quả kinh tế, kết quả thực hiện so với kế hoạch...) và tổ chức công việc đánh giá.

Các yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch dự án

Có 5 yếu tố cần quan tâm, đó là: con người, vấn đề của dự án, mục tiêu dự án, các giải pháp và các yếu tố rủi ro.

Về con người: Con người luôn là yếu tố rất quan trọng của dự án. Các đối tượng con người ở đây được hiểu là rất cả các cá nhân, nhóm người hay tổ chức... có liên quan dưới mọi hình thức tới dự án. Để phân tích, các đối tượng này nên được phân chia thành các nhóm tùy theo đặc điểm mối liên quan của họ với dự án. Phải làm rõ sự phân nhóm này và mối liên quan của các nhóm cũng như cá nhân đối với dự án.

Về các vấn đề: Bất cứ dự án nào được thực hiện cũng nhằm giải quyết một (hay nhiều) vấn đề đang tồn tại của một thực trạng nào đó. Phân tích vấn đề nhằm đánh giá được đúng đắn và đầy đủ các vấn đề của dự án, đặt trong mối quan hệ nhân quả với tình hình thực tại, để xác định được chính xác mục tiêu mà dự án định đạt tới cũng như giải pháp thực hiện. Mặt khác, trong phân tích vấn đề cũng cần làm rõ các hạn chế về thời gian, nhân lực và ngân sách thực hiện dự án.

Về các mục tiêu dự án cần đạt được: Phân tích những mục tiêu phải đạt được của dự án được thực hiện dựa trên sơ đồ hệ thống các vấn đề đã được lập trước đó, và gồm các việc: Mô tả tình hình tương lai một khi mọi vấn đề đã được giải quyết; Những trạng thái mong muốn và khả thi của các trạng thái có vấn đề trước đây; Từ đó lập sơ đồ phân cấp hệ thống các mục đích. Sau các bước trên, mục đích trọng tâm cũng như các mục đích ở các mức cao hơn của dự án đã bước đầu được xác định.

Về các giải pháp: Các giải pháp thay thế hiện trạng được xác lập dựa trên sơ đồ hệ thống các vấn đề và sơ đồ hệ thống các mục đích của dự án vừa xây dựng nên. Việc lựa chọn ra giải pháp tối ưu được thực hiện bằng cách so sánh chúng về một số phương diện.

Về các yếu tố có thể gây rủ ro cho dự án: Phân tích các yếu tố nhạy cảm không thể giúp ta tránh được hay làm yếu đi các yếu tố tương lai chưa biết cũng như các yếu tố có thể gây rủi ro đối với dự án. Nhưng nó cho phép xác định (bằng tính toán) sự thay đổi của các chỉ số hiệu quả kinh tế hay các chỉ số sinh lợi của dự án gây ra bởi sự thay đổi của một hay một vài thông số liên quan. Ví dụ, tính kinh tế của một dự án đầu tư sản xuất một sản phẩmnào đó có thể thay đổi rất nhiều, khi tiền lương nhân công, lãi suất vay tín dụng, công suất khai thác thiết bị, chi phí đầu tư hay các thông số khác, thay đổi nhiều so với dự tính khi lập kế hoạch.

Khi các thông số đầu vào thay đổi tới một giá trị, gọi là giá trị ngưỡng (và khoảng thay đổi này gọi là khoảng dao động cho phép), các chỉ số kinh tế sẽ giảm tới các giá trị tới hạn, tại đó hiệu quả kinh tế của dự án bằng không, có nghĩa là dự án không mang lại lợi ích gì về mặt kinh tế. Ví dụ: Giá trị tới hạn của giá trị tư bản là 0; giá trị tới hạn của lãi suất nội (IRI) là lãi suất tín dụng được vay... Qua khảo sát này, xác định được những thông số nào thay đổi sẽ đưa các chỉ số kinh tế đến giá trị tới hạn nhanh nhất. Đó chính là những yếu tố có thể gây rủi ro cho dự án. Tất nhiên, các thông số đầu vào được lựa chọn để khảo sát phải là các thông số mà giá trị của chúng có khả năng thay đổi thực sự trong thực tế.

Mặt khác, việc phân tích tác động của cùng một yếu tố rủi ro đối với cùng một chỉ số kinh tế của các giải pháp khác nhau sẽ cho phép ta chọn ra được một giải pháp ít rủi ro nhất.

Xử lý rủi ro trong đầu tư cho CNTT

Có nhiều dự án CNTT được dự báo là thành công khi thẩm định bằng phân tích kinh tế như trên, nhưng khi triển khai dự án lại có thể gặp nhiều trục trặc, gọi là các rủi ro. Vì vậy, ngoài phân tích về kinh tế, cần thực hiện quản lý rủi ro đối với các dự án.

Quản lý rủi ro bao gồm: Xác định và phân tích các dạng rủi ro, đưa ra giải pháp để giảm thiểu rủi ro và điều chỉnh ước toán về lợi ích và chi phí cho phù hợp.

Có hai cách ứng phó với rủi ro: Khắc phục hậu quả khi đã xảy ra; và Dự báo rủi ro để có các biện pháp phòng ngừa trước. Cần kết hợp các biện pháp này. Phòng ngừa rủi ro là cách hiệu quả hơn, nếu như thực hiện được.

Để phòng ngừa rủi ro, đầu tiên phải có nhận thức khái lược về chúng, dựa trên thông tin thu được từ các bước thực hiện trước đó. Kết quả, đưa ra một bảng liệt kê và phân loại sơ bộ các rủi ro có thể gặp của dự án trong các giai đoạn triển khai khác nhau. Tiếp đến, các rủi ro này được phân tích “nhạy cảm”, tức xác định xcs suất xảy ra và phạm vi ảnh hưởng nếu xảy ra của chúng, để điều chỉnh giải pháp cũng như các dự báo ảnh hưởng kinh tế của dự án. Vì vậy, phân tích rủi ro cần được đưa vào các kết quả đánh giá dự án.

Phân tích rủi ro có tầm quan trọng đặc biệt trong triển khai các dự án HTTT, nhất là các dự án lớn và phức tạp.

Giám sát và đánh giá dự án

Giám sát việc thực hiện dự án là một khâu rất quan trọng của quá trình quản trị dự án, có ảnh hưởng và tác dụng trực tiếp nhất tới sự thành công của dự án. Vì vậy, nó đòi hỏi sự tham gia không chỉ của những người ở cương vị quản lý, mà còn của những người thực hiện công việc trong dự án, thậm chí có thể của tất cả mọi thành viên tham gia thực hiện dự án.

Ba điểm mấu chốt nhất để công việc giám sát dự án thực hiện được hiệu quả là:

- Thống nhất được phương thức thực hiện công việc giám sát và trao đổi thông tin thích hợp và thực tế, sao cho mọi thành viên tham gia công việc này có thể thực hiện được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác nhất.

- Phát hiện được càng sớm càng tốt sai lệch so với kế hoạch của những nhiệm vụ quan trọng, chủ chốt và tìm ra đúng các nguyên nhân của những sai lệch đó.

- Có biện pháp điều chỉnh thích hợp và khả thi để đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án.

Còn việc đánh giá dự án là nhằm đánh giá một cách định lượng về hiệu quả của dự án (được quy ra hiệu quả kinh tế); Mức độ thành công/thất bại của dự án. Quá trình đánh giá dự án gồm:

- Xác định các chỉ tiêu và chỉ số cần đánh giá;

- Xác định các phương pháp đánh giá sẽ được sử dụng;

- Kiểm tra nguồn cung cấp các dữ liệu đầu vào cần thiết;

- Thu thập dữ liệu và thực hiện tính toán;

- Đánh giá kết quả thu được và rút ra kết luận cần thiết;

- Bổ sung thêm các chỉ số đánh giá khác (nếu cần).

Các phương pháp đánh giá dự án chủ yếu dựa trên các chỉ tiêu kinh tế. Bốn phương pháp thường dùng là:

- Phân tích chi phí – lợi nhuận;

- Tương quan thu – chi;

- Giá trị tư bản;

- Lãi suất (tỉ suất thu hồi) nội tại;

Nội dung và trình tự tiến hành ở trên là tổng quát cho đánh giá dự án nói chung. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu cụ thể và đặc trưng của từng dự án có thể chỉ cần tiến hành một phần trong số các nội dung đó. Ngoài ra, cũng có thể tiến hành công việc đánh giá tại từng giai đoạn nhất định của dự án.