20 phút để thành công hơn trong công việc

Stephanie Overby

Chỉ cần 20 phút bạn có thể làm những việc ý nghĩa, mang lại hiệu quả tích cực lâu dài cho tổ chức CNTT của bạn, cho sự nghiệp, kiến thức công nghệ, kĩ năng quản lý cũng như mối quan hệ của bạn trong kinh doanh. Dưới đây chúng tôi đưa ra 20 công việc đơn giản mà hiệu quả nhất.

Danh sách việc cần làm của bạn dường như lúc nào cũng đầy ắp những việc vất vả, tốn nhiều thời gian đến phát bực. Bạn phải lập kế hoạch chiến lược 5 năm, phải vạch ra kĩ năng cho doanh nghiệp của bạn cần trong 36 tháng tới, thêm nữa lại phải kí hợp đồng cung ứng linh kiện trong 7 năm liền.

Phải thú nhận rằng đôi khi chúng ta bị ngập đầu trong công việc.

Lịch công tác. Cập nhật dự án. Họp hội đồng quản trị. Thăm hỏi đối tác. Các báo cáo. Email. Thuyết trình. Không còn thời gian mà thở. Cái suy nghĩ cho rằng mình có thể làm được thêm bất kì công việc nào khác, thực ra mà nói, nghe thật nực cười.

Tất cả những gì bạn cần là 20 phút kì diệu.

Tất nhiên bất cứ một sự chuyển đổi lớn nào cũng cần phải có thời gian, nhưng không phải tất cả đều cần chiến lược. Có những thứ ý nghĩa bạn làm được chỉ trong khoảng 1/3 giờ mà vẫn mang lại hiệu quả tích cực lâu dài cho cuộc sống, nghề nghiệp và công ty của bạn. Bạn có thể gọi điện cho khách hàng, giảm bớt họp hành hàng tuần, hoặc thử sử dụng Google Apps. Chúng tôi tập hợp dưới đây 20 mẹo nhỏ nhanh chóng nhưng vẫn hiệu quả để cải thiện tổ chức CNTT, thúc đẩy sự nghiệp, bổ sung kiến thức công nghệ, hoàn thiện kĩ năng quản lý cũng như tăng cường các mối quan hệ của bạn trong kinh doanh.

Tất cả những gì bạn cần là bỏ ra 20 phút thảnh thơi để đọc bài viết này. Hãy cho chúng tôi biết nó có hữu ích với bạn hay không, và cả cách thức thay đổi riêng trong 20 phút của bạn nữa.

Đây có thể sẽ là khởi đầu nhằm tiết kiệm thời gian.

1. Phản gián 101

Cầm bản báo cáo 10-K (thông tin toàn diện về hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của một công ty) mà đối thủ hàng đầu của công ty bạn trình lên Ủy ban giao dịch chứng khoán rồi đọc mục “Phân tích và thảo luận quản lý”. Đây chính là phần mà CEO (thông qua luật sư doanh nghiệp) mô tả mọi hoạt động của công ty trong năm vừa qua, cả tốt lẫn xấu.

Theo Mary Lacity – giáo sư hệ thống thông tin thuộc đại học Missouri (St. Louis), tài liệu nói trên sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về đối thủ cạnh tranh.

Bà cho biết: “Các CIO cần khuyến khích chiến lược kinh doanh, chắc chắn các ông chủ CIO sẽ phát triển chiến lược đối diện với những công ty cạnh tranh”.

Để thúc đấy chiến dịch cải thiện công việc của bạn trước con mắt của đồng nghiệp, bạn cần phải xem xét đối thủ hàng đầu của mình đặt công nghệ thông tin ở ví trị nào. Báo cáo 10-K mới nhất UPS đề cập đến công nghệ thông tin tới 32 lần. Target, Kohl's, Citigroup và Blockbuster cũng thường xuyên bàn đến công nghệ trong báo cáo thường niên. Cũng theo Lacity, cần phải lưu ý cho dù lãnh đạo công nghệ phía đối thủ có là thành viên hội đồng quản trị hay không. “Nếu đa phần công ty cạnh tranh đều đệ trình báo cáo CIO cho CEO, thì đây chính là nấc thang tiến tới một vai trò nổi bật hơn dành cho bạn”.
--Kim S. Nash

2. Buổi họp nhỏ

Nếu những người còn độc thân có thể tìm ra cách để biến cuộc hẹn hò bối rối đầu tiên thành 8 phút trò chuyện lý thú, vậy tại sao bạn không thử áp dụng với buổi họp nhân viên?

Ngay lập tức hãy ngồi xuống, lên lịch lại tất cả các cuộc họp nội bộ trong vòng 20 phút. Nếu như thế quá cực đoan, bạn có thể làm trong buổi gặp mặt đầu tuần này. Hoặc bạn cảm thấy cực kỳ cần thiết, thì hãy thực hiện ngay tại buổi họp liên bộ của mình.

Michael Hites, CIO Đại học bang New Mexico – người đã từng đặt ra giới hạn 30 phút cho mỗi cuộc họp, cho biết: “Chỉ cần 15 đến 30 phút để đạt hiệu quả tối đa cho mỗi cuộc họp cho dù cuộc họp được ấn định thời gian là 1 tiếng. Điều này sẽ buộc bạn và các đồng nghiệp tham gia cuộc họp phải chuẩn bị và tập trung”. Ông nhận thấy cuộc họp ngắn hơn thì hiệu quả hơn, được dành nhiều thời gian hơn để hoàn tất công việc.

Nếu bạn ủng hộ ý kiến trên thì hãy cân nhắc thêm một gợi ý nữa từ Kumud Kalia – CIO Direct Energy: Hủy tất cả các cuộc họp định kì với nhân viên thuộc cấp. “Yêu cầu họ gặp bạn để trình bày vấn đề lớn chứ không phải quyết định nhỏ”.
--Stephanie Overby

3. Business Intelligence 201

Đọc báo cáo 10-K của công ty bạn, chú ý đến những vấn đề tiêu cực xảy ra trong năm vừa qua. Nghĩ đến ảnh hưởng của công nghệ đối với các vấn đề nói trên rồi tìm ra giải pháp. Ví dụ, trong báo cáo 10-K mới nhất của Owens Corning , con số 6,5 triệu đôla dành cho vật liệu xây dựng cho chúng ta thấy tác động tiêu cực đối với doanh thu khi ngành xây cất gia cư tại Hoa Kì suy thoái. Có phải tài liệu business intelligence chi tiết hơn đã dự đoán mức độ xuống dốc của ngành xây dựng và giúp Owens chuẩn bị trước hay không?

Hãy nghĩ về cách thức mà các chuyên gia CNTT có thể giúp xoa dịu khả năng xấu xảy ra như trích dẫn trong mục “yếu tố nguy cơ”. Blockbuster nhấn mạnh trong báo cáo 10-K mới nhất rằng việc củng cố ngành công nghiệp cho thuê phim còn chưa thành hình, một số cửa hàng video sẽ buộc phải đóng cửa. Báo cáo của công ty có doanh thu 5,5 tỉ đôla này có viết: “Nếu không thể tận dụng thất bại của đối thủ, chúng ta sẽ không thể phát triển thị phần của mình trong khi vốn tài chính có thể bị ảnh hưởng bất lợi”. Chắc chắn Keith Morrow – CIO mới của Blockbuster – đang tính toán đường đi nước bước nhằm thu lợi nhuận cho công ty từ thất bại của đối thủ.

Bí quyết thưc hiện trong 20 phút này nói cho bạn biết những vấn đề kinh doanh trọng tâm mà công ty của bạn phải đương đầu và đối phó cũng như những vấn đề được Wall Street quan tâm. Hãy nhớ nhận định của Wall Street về công ty của bạn có ảnh hưởng lớn đến tương lai và ngân phiếu thù lao của bạn.
--K.S.N.

4. Tìm hiểu đối tác

Hãy đề nghị đối tác công nghệ quan trọng nhất thực hiện một bảng đánh giá về mối quan hệ với công ty bạn. Chris Pattacini, phó chủ tịch hội đồng tư vấn bán sản phẩm tại Nautilus Advisors , đưa ra ý kiến: “Công việc này đỏi hỏi một chút nỗ lực từ phía CIO, nhưng mang lại cổ tức rất lớn”.

Tất nhiên cũng có trở ngại. Các đối tác có thể không trung thực như bạn mong muốn vì lo sợ thông tin họ cung cấp bị sử dụng để đối phó với họ trong những lần thương thảo về sau. Hãy để họ thoải mái, đề nghị họ đánh giá nỗ lực của cả hai phía. Pattacini cho biết: “Bảng đánh giá sẽ mang lại những ý tưởng lớn trong đổi mới, mối quan hệ giữa hai phía cũng như các cơ hội cải thiện tiềm năng khác”.

Để chắc chắn đại diện bên bán tiến hành thông suốt, hãy đặt ra mục tiêu phù hợp và cả thời hạn thực hiện. Theo Eugene Kublanov - CEO công ty tư vấn toàn cầu NeoIT , bạn nên đề nghị họ chia sẻ 3 giải pháp tối ưu nhất theo ý kiến của họ nhằm cải thiện mối quan hệ trong cuộc họp giữa khách hàng-đối tác lần sau.
--S.O.

5. Hiểu mình là sức mạnh

20 phút là khoảng thời gian lý tưởng để bạn tự nhìn nhận trung thực về bản thân mình.

Gene Bedell – tác giả của cuốn sách “Three Steps to Yes: The Gentle Art of Getting Your Way” và cuốn hứa hẹn thành công “The Millionaire in the Mirror” – luôn nêu cao tinh thần tự đánh giá bản thân. Bedell từng là lãnh đạo IT tại First Boston bao gồm nhiều công ty khác. Ông nói: “Thay đổi hành vi có thể dẫn đến cải thiện quan trọng trong sự nghiệp, công ty, cân bằng công việc với cuộc sống. Khởi đầu với khoảng thời gian tự phân tích bản thân là hợp lý”.

Đầu tiên, hãy tìm một căn phòng yên tĩnh để không bị làm phiền. Hãy tự hỏi mình có phải đang làm việc vì một mục đích nào đó hay chỉ đơn giản là làm việc thôi. Bạn có muốn trở thành CIO của một trong 500 công ty lớn nhất thế giới hay không? Bạn có muốn lập công ty của riêng mình? Hãy khoanh vùng đam mê của bạn. Bedell nói: “Mục đích của bạn là gì không quan trọng, nhưng nhất thiết phải có mục đích. Nếu không biết mình muốn đi đâu thì về lâu dài bạn sẽ không thể thành công”. Bước này bạn cần đầu tư 5 phút tư duy.

Nếu mục tiêu của bạn chưa rõ ràng - như là trưởng thành, thăng tiến, kiếm nhiều tiền hơn – thì bạn nên dành thêm 5 phút để cụ thể hóa. Hãy vứt bỏ sự khiêm tốn và mơ hồ. Có người muốn bắt kịp với Google , có người lại muốn trở thành CIO mới của GE . Tại sao lại không phải là bạn?

“10 phút cuối cùng dành cho sự thật”, Bedell cho biết. Hãy tự hỏi bản thân mình rằng bạn sẽ làm gì nếu rời căn phòng tĩnh lặng vào phút thứ 21. Liệu những việc đó có giúp bạn đạt được mục tiêu đặt ra hay không? Hay là bạn sẽ chỉ hoàn thành công việc, nhận tiền lương? Nếu như là trường hợp sau thì bạn vẫn cần phải học một điều quan trọng nữa: Bạn cần phải thay đổi.
--S.O.

6. Liên lạc với khách hàng

Đúng vậy – hãy tình nguyện liên lạc với khách hàng thực sự.

Jack J. Santos, nhà chiến lược quản trị CIO tại Burton Group , cho biết: “Đa phần những gì nhân viên CNTT tham gia trực tiếp ảnh hưởng đến sản phẩm, dịch vụ và người mua/ người tiêu thụ”.

Hãy liên lạc với khách hàng thân thiết nhất của bạn, dù dưới hình thức tiếp thị hay tư vấn khách hàng. Nếu có thể hãy chuyện trò với khách hàng đã từng thẳng thắn bày tỏ ý kiến. Sẽ không có chuyện gì xảy ra nếu bạn tiếp xúc với khách hàng được đánh giá cao hoặc khách hàng quen thuộc. Santos cho biết: “Trao đổi tích cực có thể mang lại thay đổi lớn về sau mà cả công ty đều biết đến”. Bạn thực sự muốn làm mọi người ngạc nhiên? Hãy hỏi ý kiến một khách hàng không hài lòng về kinh nghiệm CNTT của họ, biết đâu bạn có thể thay đổi hoàn toàn mọi chuyện.

Định nghĩa khách hàng tùy thuộc vào công việc của bạn. CIO của một bệnh viện có thể nói chuyên với bác sĩ quản lý hồ sơ điện tử nếu bệnh viện được trang bị máy móc công phu, hoặc cũng có thể là bệnh nhân. Hãy thử trao đổi với vị bác sĩ không thường xuyên tiếp xúc với công nghệ thông tin hoặc ngược lại.

Cuộc trao đổi sẽ giúp bạn có được kinh nghiệm khách hàng thực sự. Nó cũng giúp gửi thông điệp đến khách hàng rằng công ty bạn luôn quan tâm đến họ. Santos nói: “Khách hàng sẽ coi đó là dịch vụ chăm sóc đáng ngạc nhiên”.
--S.O.

7. Cuộc sống không có thư điện tử

Khi cần chiến lược truyền thông cá nhân, nhân viên CNTT thường làm theo chỉ dẫn của CIO. Do đó, nếu CIO luôn luôn forward các email, thêm tên nhân viên vào dòng cc, attach file nọ chồng chất file kia, nhân viên thuộc cấp chắc chắn sẽ làm theo. Nếu CIO thể hiện tình cảm với chiếc BlackBerry nhiều hơn việc tiếp xúc với người đồng cấp thì nhân viên thuộc cấp chắc chắn sẽ đi theo mô hình đó.

Nhằm khuyến khích tiếp xúc trực diện với khách hàng trong và ngoài nước, và hạn chế quá tải email, các CIO nên dành ra 20 phút giải thích cho đồng nghiệp cũng như nhân viên CNTT biết tại sao nên áp dụng hình thức “Thứ 6 không email” (hay bất cứ ngày nào trong tuần). Lý do chính là: các công ty phát động ngày “nói không với email” (hoặc thậm chí là nửa ngày) nhận thấy nó mang lại nhiều quyết định tiên phong, cũng như thắt chặt mối quan hệ giữa các nhân viên, tăng cường nhận thức về nhu cầu khách hàng. Thay vì sử dụng email, nhân viên chỉ cần nhấc điện thoại hay đến gặp đồng nghiệp, hoặc khách hàng trực tiếp.

Công ty Intel khám phá ra rằng nhân viên của mình đang lãng phí 6 giờ một tuần chỉ vì email. Do đó một nhóm được thiết lập nhằm thực hiện thí điểm các ý tưởng, một trong số đó là “Thứ 6 không email”. Theo Nathan Zelders – một trong những lãnh đạo của nhóm, mục tiêu chính là tấn công vào “văn hóa hình khối” khi mà các kỹ sư, đôi khi chỉ ngồi cách nhau vài mét cũng dùng email để trao đổi thông tin. (Đợt thí điểm chấm dứt vào tháng 2, tháng 3 thu thập dữ liệu, phỏng vấn người sử dụng và tìm ra giải pháp). Các công ty khác như Deloitte & Touche và U.S. Cellular tuyên bố thành công trong việc không sử dụng email vào cuối tuần. Zeldes nói: “Chỉ cần người quản lý ra quyết định thực hiện mà thôi”. Vậy bạn còn chờ gì nữa?
--Thomas Wailgum

8. Ủng hộ đào tạo nhân viên

Trong vòng 20 phút, bạn có thể cho phép chi ngân quỹ đào tạo, hoặc nhanh hơn và tiết kiệm hơn là gửi email đến cho nhân viên khuyến khích họ thực hiện một việc gì đó mới mẻ. Hãy nói với họ công ty mong muốn họ dành 1 ngày trong tháng để học tập. Hãy chọn ra một ngày chính thức trong lịch làm việc của mỗi người.

Julie Lerman – cố vấn phần mềm Net (Vermont) đồng thời cũng là người rất tích cực trong cộng đồng CNTT, chia sẻ: “Rất nhiều nhân viên làm giờ hành chính không có thời gian hay hứng thú để mở rộng thêm kiến thức cho mình”. Chỉ 20 phút, ban đầu bạn có thể giúp nhân viên tìm ra những gì họ còn thiếu, và bổ sung kĩ năng cần thiết cho công ty.

Một biện pháp không hề tốn kém chính là khuyến khích họ tham dự các cuộc họp giữa những người sử dụng máy tính và các hiệp hội công nghiệp. Lerman đưa ra ví dụ về một số chuyên viên thiết kế khi tham dự lớp đào tạo MSDN (Microsoft Developer Network) miễn phí kéo dài cả ngày về các tính năng mới của Visual Studio 2008. Ông nói: “Mắt của họ mở to. Sự hứng khởi của họ đã được khuấy động. Việc các quản lý cấp trên khuyến khích nhân viên tìm tòi và mong muốn thông tin mới là rất quan trọng”.
--Esther Schindler

9. Bạn là ai?

Trò chuyện ứng khẩu với một nhân viên thuộc cấp có thể khiến anh ta lo lắng, thậm chí còn có vẻ giả tạo nếu bạn không quen làm việc đó. Vậy thì hãy tạo thói quen cho chính mình.

Gerry McCartney – phó chủ tịch IT tại Purdue University - đặt ra câu hỏi: “Tại sao bạn không đi một vòng? Bởi đó là việc một ông chủ tốt thường làm”.

Gặp gỡ nhân viên giúp bạn thu thập thông tin về những gì đang diễn ra trong công ty, cũng như giúp bạn tạo dựng mối quan hệ toàn diện hơn. “Nếu bạn tin rằng nhân viên là chìa khóa để thành công, thì việc tạo dựng mối liên hệ cá nhân chính là một phần giá đỡ quan trọng để nhân viên thực hiện cam kết”, Tom Murphy – phó chủ tịch kiêm CIO tại công ty AmerisourceBergen bày tỏ. “Điều đó cũng giúp bạn có được cái nhìn thực tế về công ty mà thường bạn không có được khi chỉ làm việc với các báo cáo”.

Murphy khuyên: Đừng nên hỏi ‘mọi chuyện thế nào’ mà “hãy cụ thể”. Dù bạn có nói gì, phải chắc chắn là thực lòng. “Nhân viên của bạn sẽ biết bạn có thực sự quan tâm đến ý kiến và quan sát của họ hay không”.

McCartney đặt cơ sở cho những cuộc trò chuyện với nhân viên bằng một vài phút tìm hiểu những người mới đến làm việc khoảng 1 đến 2 tuần. Ông nói: “Tôi nghĩ họ thường có xu hướng muốn nói chuyện với tôi sau vì khi gặp nhau chúng tôi không nói chuyện công việc.” Thực ra, ông coi đây là cơ hội để khuyến khích nhân viên tham dự các chương trình như tiệc trưa ở công ty chẳng hạn.

Khi nói về công việc, McCartney đề nghị nhân viên đưa ra giải pháp giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Có thể lần đầu họ không nói nhiều. Nhưng nếu họ cảm nhận được rằng ông luôn cởi mở, họ sẽ thấy thoải mái hơn khi tìm đến với ông để trình bày vẫn đề quan trọng.
--Elana Varon

20 phút để thành công hơn trong công việc (Phần cuối)