Ứng dụng MS Office System tại Tổng Cục Thuế

Trước đây Tổng Cục Thuế (TCT) triển khai một hệ thống quản lý email nhưng không hiệu quả nên đã chuyển sang dùng sản phẩm của Microsoft (MS) từ 1994. Đầu tiên là hệ điều hành MS Windows Server 4.0, sau đó đến phần mềm quản lý email (MS Exchange 5.0, 5.5).

Đến năm 2004 cùng với việc nâng cấp hệ điều hành lên Windows Server 2003, TCT đã triển khai tương đối đồng bộ các sản phẩm của MS, bao gồm: Quản lý người dùng- Active Directory, quản trị mạng -System Management Service (SMS) 2003, dịch vụ nâng cấp - Software Update Services (SUS), quản trị máy chủ và các ứng dụng trên máy chủ - Microsoft Operation Management 2005 (MOM), quản trị CSDL - MS SQL 2000, bảo vệ mạng - MS ISA Server 2004, quản lý Email - MS Exchange 2003, quản lý chat - Live Communication 2003, quản lý dự án - MS Project 2003, cổng điện tử MS SharePoint Portal server 2003, MS Office 2003.

TCT đã mua bản quyền sử dụng các sản phẩm trên, trừ 2 sản phẩm là MS Office, MS SMS. Sau khi thử nghiệm và đánh giá hiệu quả của sản phẩm SMS đối với việc quản trị và sản phẩm MS Office cho làm việc nhóm, TCT đã có kế hoạch sẽ mua tiếp bản quyền sử dụng 2 sản phẩm này trong năm 2006.

TCT thuê chuyên gia tư vấn của MS khu vực sang thiết kế hệ thống Directorry Service tập trung và hệ thống email cho toàn ngành dùng Active Directory (AD) của Windows 2003 và Exchange 2003. Thời gian từ tháng 1/2004 - 7/2004, dựa trên thiết kế về AD và Email của chuyên gia tư vấn, TCT phối hợp cùng một đối tác trong nước thiết kế thêm các chức năng khác cho hệ thống : ISA 2004, SMS, LCS 2003... Sau khi hoàn chỉnh thiết kế, cuối năm 2004 TCT đã triển khai thí điểm tại VP TCT và 2 Cục Thuế Hà Nội và TP.HCM, từ tháng 8 - 11/2005. Sau đó, triển khai mở rộng cho 62 cục thuế còn lại trong 4 tháng từ tháng 12/2004 đến tháng 3/2005.

CNTT - TT thay đổi cách thức hợp tác của con người Bằng cách sử dụng thư điện tử, các hệ thống xử lý văn bản điều hành, các hệ thống hội thảo từ xa, các hệ thống Web 2.0, con người có khả năng cộng tác ngay cả khi họ đang ở những nơi khác nhau. Điều này làm giảm chi phí đi lại để quản lý điều hành, giao dịch kinh doanh... Với Microsoft, 30% chi phí đi lại đã được giảm kể từ khi ứng dụng các hình thức hợp tác mới này. Trích ý kiến phát biểu của Bill Gates, chủ tịch Microsoft tại hội nghị những nhà lãnh đạo châu Mỹ tháng 3/2006 tại Washington, D.C. (Quang Huy lược dịch)

Ngoài ra TCT đang thử nghiệm dùng hệ thống MS Sharepoint Team Service và Sharepoint portal cho phép tạo ra các tài nguyên chung sử dụng cho từng nhóm người theo các nhiệm vụ riêng: Theo phòng ban, theo dự án... hệ thống này làm tăng đáng kể hiệu quả làm việc cộng tác (LVCT). Trước đây, khi triển khai các ứng dụng của MS như email, nhắn tin, xử lý văn bản, bảng tính... cán bộ có thể sử dụng thành thạo từng ứng dụng riêng lẻ. Sharepoint Portal cung cấp cho người dùng (ND) tất cả các ứng dụng trên một giao diện web thân thiện, làm việc nhanh chóng và kết hợp một cách tối đa tiện ích của từng ứng dụng riêng lẻ mang lại. Hơn nữa, ND có thêm nhiều lựa chọn cho việc tìm kiếm nhanh thông tin, tài liệu theo người dùng, chi tiết theo từ khoá... Hiện tại TCT đã xây dựng một trang Sharepoint Portal cho văn phòng (VP) TCT, gồm các site của các ban và dự án, trong đó đã tích hợp các ứng dụng của MS như Calendar, Live Communicaton, Share Document, Meeting Workspace, Personal Site...

Tại TCT, hệ thống MS chưa có khả năng kết nối để lấy trực tiếp dữ liệu từ các phần mềm qui trình nghiệp vụ. Dự kiến trong thời gian tới TCT sẽ nghiên cứu để có thể hỗ trợ ND khai thác thông tin trực tiếp từ các ứng dụng của MS. Hiện TCT vẫn dùng ứng dụng tự phát triển để xử lý công văn

Các ứng dụng hệ thống như Active Directory, Exchange, LCS (Live Communication server), SMS, ISA đã được triển khai cho 64 cục thuế trong cả nước, đối với giải pháp Effective Teaming(Làm Việc Nhóm Hiệu Quả) thì mới chỉ triển khai thí điểm tại VP TCT. Dự kiến thời gian tới cuối năm 2006 và trong năm 2007 sẽ triển khai giải pháp Effective Teaming cho các cục thuế trong cả nước.