Doan nghiệp cần biết: Làm sao giữ được an ninh nội bộ?

CSO và nhóm điều tra viên doanh nghiệp

Các nhà quản lý của công ty cảm thấy lo lắng. Công ty gia đình mà họ vừa sáp nhập qua thương vụ có giá trị nhiều triệu đô la dường như không sinh lợi như họ đã kỳ vọng. Ban giám đốc vừa được bổ nhiệm bị đe dọa và có nhân viên đã tìm đến họ với một tin tiết lộ động trời : “Tôi nghĩ rằng các ông đang bị nghe lén !”

Các ông chủ mới gửi ngay đến công ty một đội gồm mười điều tra viên doanh nghiệp (corporate investigator) và kế toán viên điều tra (forensic accountant). Những gì họ khám phá đủ để viết một cuốn tiểu thuyết giật gân.

Theo hợp đồng, các ông chủ mới đồng ý cho gia đình sáng lập công ty tiếp tục điều hành công việc hàng ngày. Một cuộc điều tra tiến hành âm thầm về lai lịch của gia đình này phát hiện ra rằng một thành viên của họ đã từng bị bắt giam vì buôn lậu vũ khí và ma túy.

Nhưng tệ hại hơn, các kế toán viên điều tra còn tìm ra bằng chứng cho thấy gia đình này đã dùng công ty như ngân hàng riêng để chi tiêu cho nhà cửa, tàu xe, nghỉ mát và các tiện nghi đắt tiền khác. Hàng lưu kho, nợ phải thu, và tiền dự trữ bị kê khống để nâng giá trị của công ty. Gia đình này cũng sử dụng các chương trình phần mềm được viết rất khéo để lạm thu nhiều khoản tiền của khách hàng. Sợ bị phát hiện, có lẽ họ đã đặt máy nghe lén ban giám đốc mới. Những cuộc thẩm vấn nhân viên đang làm việc cũng như đã nghỉ việc hé lộ một loạt cáo buộc hình sự và tội ác mà gia đình nọ đã phạm phải, từ quấy rối tình dục, phân biệt đối xử cho đến nghi ngờ có quan hệ với băng nhóm tội phạm có tổ chức.

Jim Ashby, CSO (giám đốc an ninh doanh nghiệp) của Công ty Boise Cascade Holdings, cho rằng điều cốt lõi là các điều tra viên phải thiết lập được mối quan hệ tin cậy với các bộ phận nhân sự, pháp lý cũng như các nhà quản lý khác trong công ty.

Câu chuyện nói trên của Chris Marquet, hiện là giám đốc điều hành của Công ty Citigate Global Intelligence & Security, kể về một cuộc điều tra doanh nghiệp cách đây mấy năm khi ông thành lập Citigate. Cuộc điều tra kéo dài nhiều năm đó kết thúc bằng việc tống khứ nhân vật chính trong gia đình nọ và ba thành viên khác cùng với các bản án hình sự và dân sự. Nhờ vậy, công ty nói trên thu hồi được một phần số tiền năm triệu đô la Mỹ họ bị “chặt đẹp” trong thương vụ này. Sau khi loại bỏ được gia đình nọ, công ty không còn phải trả cho họ những khoản tiền lớn theo hợp đồng kéo dài năm năm đã ký.

Không phải điều tra viên nào cũng phải giải quyết những vụ khó khăn như thế. Nhưng việc thẩm tra lý lịch, xử lý những bức thư điện tử có vấn đề và các bản báo cáo chi tiêu lừa đảo tạo thành một mảng lớn trong nhiệm vụ của bộ phận điều tra doanh nghiệp. Tuy nhiên, các điều tra viên nhiều kinh nghiệm đều cho rằng bất kể quy mô của sự vụ, khả năng quan trọng nhất của một điều tra viên giỏi và một cuộc điều tra tổ chức tốt gần như giống nhau.

Ed Casey, CSO của Procter & Gamble, cho rằng phải tìm cho được các điều tra viên hiểu rằng phán quyết của họ có ảnh hưởng đến sự nghiệp của đồng nghiệp.

Một số CSO, kế toán viên điều tra và điều tra viên doanh nghiệp chia sẻ các phương pháp và kỹ thuật hữu hiệu nhất của họ nhằm xây dựng nhóm điều tra có hiệu quả cũng như dẫn dắt cuộc điều tra đi đến thành công.

Tương tự các chức danh quản lý khác trong doanh nghiệp, CSO cần thực hiện các kỹ năng về thông tin và lãnh đạo với các điều tra viên. Nhưng không giống như các nhân viên an ninh chuyên nghiệp khác, các điều tra viên doanh nghiệp có tính chất đặc trưng hơn. Để thành lập một nhóm điều tra có hiệu quả, cần phải tập hợp một số thành viên có nhiều kỹ năng khác nhau. Người thì phải là cao thủ về kỹ thuật để nhìn xuyên qua được mớ bòng bong dữ liệu về tài chính và máy tính. Người khác lại phải có năng khiếu về quan hệ nhân sự. Nhưng tất cả phải chia sẻ nguyên tắc tôn trọng tổ chức và phân công công việc, cũng như có được nét đặc trưng cho các thanh tra : Một quyết tâm không dễ lay chuyển.

Vấn đề nhạy cảm của an ninh

Nhưng tổ chức một nhóm điều tra doanh nghiệp không giống như xây một cái hàng rào. Việc này đòi hỏi phải có chiến thuật khéo léo và độ nhạy cảm cao. Một cuộc điều tra luôn luôn làm người ta lo lắng. Điều này lại càng trầm trọng hơn trong tình huống nhân viên sợ bị thất nghiệp cũng như tâm lý không ai muốn mình khiến đồng nghiệp bị đuổi. Vì thế, khi nêu một vấn đề, cần nắm chắc vấn đề đó sẽ được người cần trả lời tiếp nhận nó như thế nào.

Nhiều CSO có kinh nghiệm trong việc xây dựng các nhóm điều tra doanh nghiệp cho rằng cần phải hết sức tinh tế với cảm nhận của nhân viên trong công ty cũng như để ý đến sự khác biệt về văn hóa giữa các nhân viên ở khắp nơi trên thế giới.

Theo Ed Casey, cần tiến hành điều tra với sự tôn trọng từng cá nhân. “Chúng ta đang đánh giá sự nghiệp của một người, nếu không khéo có thể gây ra tổn hại về uy tín của họ. Có rất nhiều trường hợp, nhân viên bị đuổi việc đã kiện lại công ty và được phán quyết bồi thường chỉ vì quá trình này bị làm sai.”

Nhiều điều tra viên doanh nghiệp đã từng phục vụ trong các cơ quan bảo vệ pháp luật. Tuy có kỹ năng điều tra nhưng họ lại thường thiếu kinh nghiệm trong môi trường doanh nghiệp vô cùng phức tạp. Nhiều cuộc điều tra doanh nghiệp đã gặp khó khăn ngay cả trước khi bắt đầu vì bộ phận an ninh đã hành xử cứng rắn quá mức cần thiết. Cách làm như vậy vừa làm tăng khả năng bị kiện tụng của công ty vừa làm nản lòng những nhân chứng muốn cung cấp những thông tin họ biết.

Phần lớn những chuyện mờ ám trong công ty thường do chính nhân viên tiết lộ. Vì thế, nếu bộ phận an ninh trong công ty tiếp cận các nhân viên bằng thái độ trịch thượng hoặc đe dọa thì rào chắn an ninh đầu tiên đó sẽ bị vô hiệu hóa.

Công việc và phẩm chất của điều tra viên doanh nghiệp

Cần có kinh nghiệm đa dạng

Ngoại trừ Sherlock Holmes, dường như chẳng ai một mình có được hết mọi kỹ năng mà một điều tra viên doanh nghiệp cần phải có. Cách tiếp cận tốt nhất là xây dựng một nhóm nhiều thành viên hội đủ các kỹ năng và kinh nghiệm đó.

Nhiều công ty thuê những người từng làm việc trong các cơ quan bảo vệ pháp luật vì họ là các chuyên gia về thẩm vấn, nghiên cứu tài liệu để lần ra các đầu mối. Có công ty xây dựng đội ngũ an ninh doanh nghiệp của mình xoay quanh kinh nghiệm của các chuyên gia điều tra máy tính (computer forensics) biết cách phát hiện và giữ lại các bằng chứng trong máy tính hoặc trong các hệ thống khác của công ty. Các công ty cũng sử dụng kế toán viên điều tra có kiến thức uyên thâm về nguyên tắc kế toán và quy trình áp dụng trong doanh nghiệp của giới chủ để có thể nhận ra những điều khác thường.

Jim Ashby nhớ lại một tình huống trong đó thủ phạm lập danh sách nhân viên ma ở một số chi nhánh để rút tiền từ bảng lương. Thủ phạm đã biển thủ số tiền lên đến 250.000 đô la.

Thoạt tiên, các nhân viên điều tra cho rằng việc rút tiền là điều không thể vì có sự phân nhiệm rõ ràng giữa người phụ trách danh sách nhân viên mới trong hệ thống bảng lương và người gửi danh sách nhân viên đến từng bộ phận. Nhưng sau đó, các điều tra viên của Boise Cascade phát hiện ra rằng có người tuy đã thay đổi công việc nhiều lần nhưng vẫn có khả năng điều chỉnh và tạo ra tên các nhân viên mới. Lắt léo là ở chỗ người này lập tức xóa ngay tên các nhân viên ma trước khi chúng kịp gây nghi ngờ. Tòa án ra phán quyết cặp vợ chồng thủ phạm phải bồi hoàn số tiền họ biển thủ cộng với bản án nhiều năm tù.

Trong khi Ashby và các cộng sự điều tra viên của ông trong công ty có khả năng giải quyết tình huống nêu trên, một số công ty khác muốn thuê người ngoài làm việc này thay vì xây dựng nhóm điều tra riêng của mình. Các cuộc điều tra như vậy thường vượt khỏi biên giới quốc gia.

Những phẩm chất vô hình

Các điều tra viên doanh nghiệp cũng cần có những phẩm chất “vô hình” khác. Trước hết, đó là tính khách quan, điều hết sức cần thiết trong đời sống doanh nghiệp, nơi mà cuộc điều tra có thể đến tận phòng của ông tổng giám đốc, hoặc bạn bè, đồng nghiệp của điều tra viên. Tính khách quan cũng cho phép bảo đảm một cuộc điều tra sẽ không bị bó hẹp quá sớm. Thông thường, vấn đề thực sự tìm thấy lại khác với những gì bị nghi ngờ trước đó. Trong một số trường hợp, các báo cáo đầu tiên chỉ là phần nổi của tảng băng trôi.

Tim Dimoff, Tổng giám đốc kiêm chủ tịch Công ty SACS Consulting & Investigative Services, kể : “Phải mất mấy tháng chúng tôi mới làm cho một công nhân tự đứng ra báo cáo về chuyện anh ta bị một đồng nghiệp dọa giết. Sau đó, chúng tôi phát hiện rằng bốn người khác cũng đã bị người đồng nghiệp đó đe dọa tương tự trong sáu tháng qua.” Dimoff cho biết công ty phải cử một nhân viên vũ trang bảo vệ các công nhân bị đe dọa và nói rõ sự việc cho người đưa ra lời đe dọa. Chẳng bao lâu sau, người đó xin nghỉ việc.

Thứ hai, điều tra viên phải biết “đánh hơi” được điều bất thường. “Nhiều người có năng khiếu này tốt hơn người khác,” Fabian Campion, trưởng bộ phận giảm thiểu và điều tra rủi ro của Công ty 3M, cho biết. “Nghĩa là điều tra viên không được phép nhìn sự việc bằng biểu hiện bề ngoài, không được nói “không” khi có câu trả lời và thường xuyên tự hỏi tại sao lại như vậy.” Điều tra viên còn phải có khả năng chịu đựng được hậu quả do công việc của họ gây ra cho người khác. Ashby cho biết mình đã làm việc với những người có khả năng phân tích rất tốt. “Nhưng họ lại không thể chịu được cảm giác mình là người đã làm cho người khác mất việc hoặc bị kỷ luật. Họ không thể hỏi những câu hỏi mà họ biết sẽ gây rắc rối cho người trả lời. Không phải ai cũng chịu đựng được chuyện này.”

Khả năng giao tiếp cũng là một kỹ năng quan trọng của các điều tra viên doanh nghiệp. Họ phải biết cách nhìn vấn đề qua một lăng kính rộng hơn, chi tiết hơn, cũng như, nếu cần thiết, phải biết cách trình bày và tóm tắt những gì mình tìm được cho cử tọa là các giám đốc công ty hay quan tòa. “Không những phải diễn đạt tốt kết quả điều tra và những điều mình khám phá mà điều tra viên còn phải thiết lập được các mối quan hệ tốt và biết cách trao đổi thông tin.”

Xây dựng sự ủng hộ trong nội bộ công ty

Bộ phận điều tra doanh nghiệp có bốn đối tác quan trọng trong một cuộc điều tra : Nhân sự, pháp lý, kế toán nội bộ và người đứng đầu bộ phận doanh nghiệp liên quan đến cuộc điều tra. Xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác này phải là mục tiêu của nhóm điều tra. Tuy nhiên, điều này không dễ chút nào. Cái khó là lựa chọn thông tin để chia sẻ với họ, và khi nào thì chia sẻ thông tin. “Vấn đề khó nhất là quyết định xem ai là người cần biết thông tin và làm sao để họ ý thức được rằng họ không thể tiết lộ thông tin đó vì sẽ làm ảnh hưởng đến cuộc điều tra.” Có CSO kể lại trường hợp họ thông báo cho bộ phận nhân sự về một cuộc thẩm vấn nhân viên sắp diễn ra, thế là bộ phận này lại kể ngay chuyện thẩm vấn với nhân viên đó !

Bộ phận an ninh doanh nghiệp cũng gặp phải vấn đề tương tự khi họ thông báo cho trưởng một bộ phận rằng một nhân viên hoặc một giao dịch trong bộ phận đó đang bị điều tra. Thông thường thì người trưởng bộ phận không thể nào cưỡng nổi “máu Marple” (nữ thám tử nổi tiếng trong tiểu thuyết trinh thám của Agatha Christie), tự mình điều tra. Hệ quả là người bị điều tra sẽ biết mình là đối tượng trước khi các điều tra viên thực sự bắt tay vào việc. Vì thế, vấn đề này vô cùng tế nhị. Nếu không chia sẻ thông tin thì khó tránh tình trạng nội bộ xào xáo, trong khi nói hết thì lại rất dễ làm hỏng cuộc điều tra.

Tốt nhất là các điều tra viên phải kéo cho bằng được các trưởng bộ phận và giám đốc nhân sự vào cuộc, chia sẻ thông tin với họ đến mức có thể, giải thích cặn kẽ những gì họ có thể giúp được và tầm quan trọng của việc bảo mật cuộc điều tra. Ví dụ, trong một cuộc điều tra về chuyện quấy rối tình dục, điều tra viên có thể thông báo cho trưởng bộ phận mình cần phải điều tra vì có người tố cáo hành vi quấy rối trong bộ phận. Điều tra viên có thể giữ kín danh tánh người tố cáo và người bị tố cáo để tránh những tình huống khó xử hoặc tự điều tra mà không được phép.

Cũng cần phải thiết lập quan hệ với bộ phận pháp luật của công ty trong những trường hợp có thể xảy ra khả năng chấm dứt hợp đồng để tránh rắc rối về mặt luật pháp sau này. Cần kéo luật sư của công ty tham gia ngay từ đầu cuộc điều tra trong những tình huống phải nhờ đến cảnh sát hay cơ quan công quyền theo luật định.

Nhận thức được tầm quan trọng của những vấn đề này trong cuộc điều tra và tuân thủ các giới hạn về vai trò của an ninh doanh nghiệp có ý nghĩa quyết định trong việc xây dựng khả năng điều tra. Theo Campion, bộ phận an ninh doanh nghiệp là một nhóm độc lập. “Bộ phận nhân sự thường được xem là đứng về phía người lao động trong khi bộ phận pháp lý rất quan tâm đến rủi ro. Chúng ta không làm việc để có thêm người lao động trong công ty, cũng không phải là người bảo vệ họ. Chúng ta là một đối tác bình đẳng trong cuộc chơi, nhưng thuê hay đuổi việc ai đó không do chúng ta quyết định.”

Mặc dù bộ phận an ninh doanh nghiệp không thể ra bất cứ quyết định kỷ luật nào, họ vẫn đóng được vai trò ngăn chặn một hệ quả thường xảy ra trong một cuộc điều tra : Đó là việc đối xử bất bình đẳng. Ở Công ty Boise Cascade, Ashby nhấn mạnh rằng người quản lý và luật sư của công ty phải tham gia việc soạn thảo chính sách của công ty về các vi phạm để bộ phận an ninh có cách tiếp cận thống nhất trong mọi trường hợp. “Chúng tôi muốn bảo đảm rằng mình không rơi vào những tình huống phải đối xử khác nhau vì người quản lý ưa hay ghét một nhân viên. Thật khó mà giữ được việc cho hết thảy mọi người, nhưng cần phải đồng ý với nhau về việc áp dụng các tiêu chuẩn rõ ràng (cho việc truy tố hoặc thải hồi), bất kể anh là ai.”

Daintry Duffy
(Trang Cương dịch)