Vẫn làm việc khi bạn không online

Quản trị mạng - Trong bài chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số mẹo cho việc thiết lập một máy tính để vẫn có thể đọc các email và xem các nội dung bên trong website khi offline.

Mặc dù Internet dường như đã phổ biến đến bất cứ nơi đâu nhưng vẫn có những thời điểm nó vẫn vượt ra ngoài tầm với của bạn – ví dụ như trên máy bay, hoặc bất kỳ một địa điểm nào đó không có hot spot. Tuy nhiên có hai thứ yêu cầu kết nối Internet mà bạn vẫn có thể thực hiện khi không có kết nối đó là e-mail và duyệt Web. Vậy tất cả những gì bạn cần chuẩn bị ở đây là gì.

E-mail

Rõ ràng bạn không thể gửi hoặc nhận email khi không có kết nối Internet. Tuy nhiên bạn lại vẫn có thể đọc các thông báo đã nhận và soạn các bản reply hay các thư mới và sau đó chờ đợi kiên nhẫn cho tới khi bạn online trở lại.

Trước khi rời đi: Nếu chỉ sử dụng một máy Mac cho email và nếu truy cập vào tất cả các tài khoản bằng POP, các thư gửi đến sẽ được download một cách tự động vào máy tính của bạn. Nếu thiết lập e-mail client để bỏ qua hoặc lấy lại một phần các thư lớn thì bạn bạn cần phải thay đổi thiết lập đó trước khi offline.

Trong Mail, chọn Mail -> Preferences, kích vào Accounts và chọn tài khoản POP của bạn trong phần danh sách bên trái. Trong tab Advanced bạn cần phải để trống trường "Prompt Me To Skip Messages Over".

Trong Entourage, chọn Tools -> Accounts, kích vào tab Mail, và kích đúp vào POP account. Trong cửa sổ tài khản, bạn hãy vào tab Options và hủy chọn tùy chọn "Partially Receive Messages Over".

Nếu bạn có một hoặc nhiều tài khoản IMAP, MobileMe hoặc Exchange, e-mail client của bạn vẫn download các copy nội bộ cho các thư – nhưng bạn cần phải kiểm tra một số thiết lập để bảo đảm an toàn.

Trong Mail, chọn Mail -> Preferences, kích Accounts, và chọn tài khoản IMAP, MobileMe hoặc Exchange trong danh sách bên trái. Trong tab Advanced bạn cần phải bảo đảm rằng menu hiện ra "Keep Copies Of Messages For Offline Viewing" phải được thiết lập là "All Messages And Their Attachments."

Entourage sẽ đồng bộ các tài khoản Exchange một cách tự động. Nếu bạn có một tài khoản IMAP nào đó, hãy chọn Tools -> Accounts, kích vào tab Mail, sau đó kích đúp vào tên tài khoản IMAP. Trong cửa sổ Edit Account, hãy vào tab Options. Bảo đảm rằng tùy chọn "Always Download Complete Message Bodies" đã được chọn và các tùy chọn "In Inbox Only" và "Partially Receive Messages Over" bị hủy chọn. Chọn "Live Sync" và "Connect Immediately On Launch"; hủy chọn "Only Connect To Inbox" và "Disconnect From Server After X Minutes."

Để bảo đảm cho Entourage sẽ download tất cả các thông báo IMAP một cách chọn vẹn và đồng bộ một cách tự động, bạn cần phải cấu hnhf các thiết lập tài khoản của mình như sau.

Nếu bạn điều chỉnh các thiết lập của máy khách như chúng tôi đã giới thiệu trên thì cả hai Mail và Entourage đều sẽ tự động đồng bộ các thư mục mail máy chủ với các bản đối chiếu nội bộ. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến việc kiểm tra email một cách thủ công ở thời điểm cuối cùng trước khi rời đi. Nếu sử dụng Mail để thực hiện việc đồng bộ một cách định kỳ, thì bạn cần phải chọn Mailbox -> Synchronize All Accounts và đợi một vài phút trước khhi hủy kết nối khỏi mạng.

Trang bị thêm cho Gmail: Nếu bạn sử dụng Gmail của Google và thích truy cập các email của mình bằng trình duyệt web thay cho một e-mail client nào đó thì bạn vẫn có thể thực hiện một số công việc với nó khi offline với các mail được lưu và sắp vào hàng đợi các thư mới để gửi sau đó. Để thực hiện điều đó trước tiên bạn phải cài đặt Google Gears, đây là một sản phẩm cho phép bạn làm việc với các ứng dụng của Google khi offline. Gears hiện hỗ trợ cho cả Safari và Firefox trong OS X.

Để có được Google Gears, bạn hãy truy cập vào Gears.google.com, kích vào liên kết để download phần mềm, sau đó thực hiện theo các hướng dẫn để cài đặt nó. Tiếp đến bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail, kích vào liên kết Settings ở phía trên mỗi trang và kích vào liên kết Labs. Tìm kiếm tùy chọn Offline và chọn nút Enable của nó sau đó kích vào Save Changes. Lúc này bạn kích vào liên kết Offline nằm phía trên cửa sổ. Kích Next để xác nhận rằng bạn muốn cài đặt truy cập offline. Nếu bạn muốn có một shortcut, hãy kích Yes.

Hãy chờ đợi một chút trong khi mail của bạn đang thực hiện việc đồng bộ; công đoạn này có thể diễn ra mất vài phút. Phụ thuộc vào số lượng mail bạn lưu trữ, Gmail có thể download chỉ một phần của nó. Khi quá trình đồng bộ kết thúc, bạn có thể thực hiện các công việc của mình khi offline.

Trên đường đi: Entourage sẽ tự động biết được rằng bạn đang ở trạng thái offline, từ đó cho phép bạn tiếp tục làm việc với các thông báo mà bạn đã download được và sắp vào hàng đợi các thư mà bạn sẽ gửi sau khi có kết nối. Mail cũng thực hiện tương tự như vậy nhưng nó có thể hơi chậm một chút khi cố gắng thực hiện việc kết nối đến máy chủ mail của bạn. Để tránh hiện tượng Mail cố gắng tìm nạp các thông báo của bạn, hãy chọn Mailbox -> Take All Accounts Offline. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể làm việc bình trường trong chương trình của nó, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc chuyển các thông báo email.

Nếu sử dụng tính năng Offline của Gmail, bạn có thể kích đúp vào shortcut trên Desktop (trong trường hợp đã được tạo trước) hoặc chỉ cần nhập http://mail.google.com/ vào trường địa chỉ của trình duyệt. Bạn có thể duyệt bất cứ thông báo nào mà Gmail đã lưu nó cục bộ, và bất cứ thông báo mới nào bạn tạo sẽ được gửi khi bạn kết nối trở lại với Internet và load trang Gmail.

Khi kết nối trở lại: Khi bạn kết nối trở lại Internet, Entourage sẽ tự động gửi bất kỳ thông báo nào trong out-box của bạn, download các thư mới và thay đổi các location trên máy chủ đối với các thông báo nào mà bạn đã định vị lại cục bộ. Trong Mail, chọn Mailbox -> Take All Accounts Online. Mọi thứ sẽ đồng bộ một cách tự động trong vòng một vài phút; nếu bạn vẫn thấy các thông báo vẫn phải đợi để gửi sau khoảng thời gian 10 phút, hãy thoát Mail và mở lại nó.

Trình duyệt web

Nếu tất cả những gì cần thiết là các thông tin đến từ một phần nào đó trong một trang web thì bạn có thể gói ghém nội dung của trang đó và mở ra đọc khi cần, thậm chí khi bạn không có kết nối Internet.

Trước khi rời đi: Một mẹo để duyệt web offline là bạn cần phải lưu tất cả các trang mà mình cần thiết, theo một định dạng nào đó, trước khi mất kết nối Internet.

Safari cho phép bạn lưu một trang web nào đó – gồm cả phần đồ họa, các style sheet và các file có liên quan khác. Để thực hiện một lưu trữ trong Safari, bạn hãy chọn File -> Save As. Trong menu Format ở bên dưới của hộp thoại Save, bạn cần chọn tùy chọn Web Archive. Chọn tên và một location để lưu sau đó kích Save.

Firefox có thể thực hiện tương tự như vậy và hơn thế nữa với sự trợ giúp của các công cụ khác. Khi cài đặt tiện ích miễn phí ScrapBook, bạn có thể lưu một trang nào đó bằng cách chọn ScrapBook -> Capture Page (command-shift-L). Tiện ích miễn phí khác Breadcrumbs thậm chí còn đơn giản hơn. Bạn chỉ cần duyệt đến các trang muốn lưu; Breadcrumbs sẽ lưu một copy nội dung của từng trang này để bạn có thể tìm kiếm chúng sau.

Nếu bạn cần nhiều trang trong một site nhưng không muốn thực hiện các lưu trữ đơn lẻ như trên, khi đó bạn phải sử dụng các công cụ mạnh hơn. Các chương trình có thể giúp bạn trong trường hợp này là Getleft (miễn phí), SiteSucker, WebCopier for Mac ($30) và Web Devil ($35), có thể bò trườn khắp site và lưu nó dưới dạng một tập các file trên ổ đĩa cứng.

Trong SiteSucker, nhập vào URL để bắt đầu từ đó, khi đó chương trình sẽ xem xét các liên kết trên trang với mức bạn thiết lập, download tất cả các file vào đĩa của bạn.

Các bộ crawler của web này có thể tiêu tốn nhiều thời gian vì vậy bạn cần chuẩn bị trước sao cho kịp. Cần phải bảo đảm đọc các hướng dẫn để có thể hạn chế một cách hợp lý độ sâu và bề ngang của những gì bạn download. (Thử download toàn bộ quantrimang.com hoặc bongda.com.vn, nếu không hạn chế chắc chắn ổ cứng của bạn sẽ đầy ắp hoặc quá tải).

Trên đường đi: Nếu đã lưu các lưu trữ web trong Safari, bạn có thể xem chúng bằng cách kích đúp vào một trong những file lưu trữ trong Finder. Safari sẽ mở nó và hiển thị giống như các thành phần gốc trên máy chủ. Cũng tương tự như tất cả các Web crawler – mở file HTML ở mức top cho một site (thường là index.html) trong trình duyệt ưa thích của bạn, sau đó điều hướng đến site mà bạn mong muốn.

Trong Firefox, nếu đã sử dụng tiện ích mở rộng ScrapBook, bạn có thể xem các trang đã lưu bằng cách chọn tên trang từ menu ScrapBook. Để tìm kiếm một trang nào đó được lưu bằng Breadcrumbs, bạn hãy chọn Breadcrumbs từ menu xuất hiện ở bên trái của trường tìm kiếm trong Firefox toolbar và tìm kiếm một từ nào đó từ bất cứ trang đã ghé thăm trước đó.