Tìm nhanh tập tin với từ khóa riêng

Công việc hàng ngày đòi hỏi bạn phải tham khảo nhiều tài liệu quan trọng. Tuy nhiên, thật khó tìm những tập tin chứa các tài liệu cần thiết giữa đống dữ liệu được sắp xếp bừa bộn trong máy tính.

Tiện ích quản lý tập tin PowerDesk Pro (50 USD, find.pcworld.com/49510) và nhiều chương trình khác cho phép bổ sung các siêu dữ liệu (metadata) vào tập tin đa phương tiện nhưng việc gán từ khóa này có thể trở nên vô ích vì bạn khó hoặc không thể truy cập những từ khóa có cách đây 5 năm.

Hình 1: Bổ sung, sửa đổi, lưu và xem lại siêu dữ liệu (metadata) của nhiều loại tập tin trong File Properties của Windows.

Bạn hoàn toàn có thể tạo chú thích cho các tập tin của mình trong Windows Me, 2000 và XP mà không cần đến sự trợ giúp của bất kỳ phần mềm nào. Với nhiều dạng tập tin, Windows cho phép bạn bổ sung từ khóa cũng như chú thích riêng. Các thông tin này được lưu ngay trong nội dung tập tin, do vậy bạn có thể xác định được nơi lưu trữ tập tin trên bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm có sẵn trong Windows. Loại tập tin có thể được bổ sung chú thích hoàn toàn tùy thuộc vào phiên bản Windows đang sử dụng và các phần mềm được cài đặt trong máy tính của bạn. Trong Windows XP, dạng tập tin có thể bổ sung chú thích bao gồm các tập tin JPEG và TIFF, MP3 và WMA; WMV cũng như các tập tin Word, Excel; ứng dụng Office và nhiều định dạng tập tin khác.

Hình 2: Các hộp thoại văn bản có thể không xuất hiện trong Windows Me hoặc 2000 nếu bạn chưa nhấn chuột lên phía phải của tên một khoản mục.

Trước hết, mở tiện ích Windows Explorer, nhấn phải chuột lên tập tin mà bạn muốn bổ sung từ khóa hoặc các thông tin khác rồi chọn Properties. Nếu hộp thoại Properties này không có nhãn Summary, bạn đã không gặp may. Nếu có, hãy chọn nhãn Summary (còn nếu nhìn thấy nút <<Simple, bạn cũng nhấn lên nút đó). Sau đó, điền thông tin vào các mục Tittle (tiêu đề), Subject (tựa), Author (tên tác giả), Keyword (từ khóa), Category (chủng loại) và Comment (chú thích) theo ý riêng của bạn (Hình 1). Nếu muốn bổ sung nhiều metadata hơn (trừ trường hợp đang sử dụng Windows 98), bạn nhấn vào nút Advanced>>. Có thể những hộp thoại văn bản này sẽ không xuất hiện cho đến khi nào bạn chưa nhấn chuột vào phía phải bên dưới mục Value, tương ứng với một khoản mục nào đó (Hình 2). Sau đó, nhập các từ khóa, nhấn OK và lặp lại các bước này cho từng tập tin mà bạn muốn tìm kiếm nhanh trong tương lai. Bạn chỉ có thể thực hiện các bước này cho một tập tin tại một thời điểm. Trong trường hợp bạn cố mở hộp thoại Properties cho nhiều tập tin, các hộp Summary sẽ bị vô hiệu hóa.

Trong một số ít trường hợp, bạn có thể bổ sung thêm và chỉnh sửa metadata của một tập tin trực tiếp bằng chương trình mà bạn dùng để xử lý tập tin đó. Ví dụ, trong Microsoft Word và Excel, chỉ cần chọn File.Properties là bạn có thể điều chỉnh lại metadate cho tập tin đang mở. Hãy đảm bảo rằng nhãn Summary đang xuất hiện trước mặt bạn và điền vào các hộp thoại này những từ khóa của mình.

Từ đây về sau, bất kỳ khi nào cần tìm một trong các tập tin đã được chú thích, bạn chỉ việc chọn Start.Search.For Files and Folders hoặc Start.Search.All files and folders tùy theo phiên bản Windows đang sử dụng. Tiếp đến, nhập một hoặc nhiều từ khóa vào hộp thoại có nhãn "Containing text" hoặc "A word or phrase in the file". Sau đó, tiếp tục xác định các tiêu chuẩn tìm kiếm khác và nhấn Search hoặc Find Now để tiến hành. Windows sẽ tìm kiếm các từ khóa của bạn và trả về kết quả là các tập tin mà bạn yêu cầu.

Minh Xuân
PC World Mỹ 12/2005