Kế hoạch đơn giản để quản lý các nhân viên làm việc tại nhà

Quản trị mạng - Nếu bạn ra khỏi gường, chỉ cần khoảng vài mét, ngồi làm việc trong một chiếc áo choàng và đôi dép lê để đi trong nhà, trong khi đó lại tiết kiệm được rất nhiều tiền so với việc đi lại tốn nhiều chi phí và thời gian, bạn có muốn điều đó? Với tư cách là chủ một doanh nghiệp hoặc một nhà quản lý, bạn có giám cho phép các nhân viên của mình được làm việc trong một môi trường như vậy?

Theo thống kê được trang bị bởi Hiệp hội CNTT (CompTIA), 67% những người tham gia thống kê đã nói rằng tổ chức của họ thấy năng suất làm việc của các nhân viên tốt hơn khi cho phép các nhân viên của mình làm việc từ xa, có thể full –time hoặc part –time. Lý do chính cho việc tăng năng suất này là không tốn thời gian đi lại.

Không nghi ngờ gì, rõ ràng việc làm việc từ xa đã mang lại nhiều lợi ích cho các nhân viên và người lao động, tuy nhiên với những điều phân phối đối với cuộc sống tại nhà, trẻ nhỏ, rồi công việc bếp núc hay giặt rũ liệu những người làm việc từ xa như vậy có thể phát huy năng suất bằng các nhân viên làm việc tại văn phòng? Quan trọng hơn, công nghệ nào có thể bảo đảm cho dữ liệu của bạn được an toàn, nhóm của bạn đảm bảo tính kết nối và tính trách nhiệm đối với nhân viên của bạn? Xin nhấn mạnh rằng điều đó là hoàn toàn có thể, miễn là bạn có một kế hoạch tốt!

Kế hoạch

Dù bạn quyết định cho phép các nhân viên của mình làm việc ở nhà một ngày hoặc cả năm ngày trong tuần thì chìa khóa chính để chương trình làm việc từ xa thành công nằm trong việc phát triển một kế hoạch xuyên suốt từ đầu chí cuối, Steve Simmons, phó chủ tịch Trung tâm phát triển phần mềm tại VIPdesk đã nói như vậy. VIPdesk đã thực hiện cách thức “outsourcing”, một dịch vụ khách hàng tại nhà, cung cấp sự hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng. Tuy nhiên với một nhóm chăm sóc khách hàng và làm việc toàn bộ ở nhà, công ty cần đến một chính sách làm việc từ xa hợp lý để vận hành thành công công việc của mình.

Việc hiểu phần mềm và các công cụ mà các nhân viên sử dụng trong suốt các hàng động hàng ngày, cách họ sử dụng chúng như thế nào, và những rủi ro bảo mật có liên quan trong việc cho phép dữ liệu công ty “offsite” sẽ nói lên hết toàn bộ kế hoạch làm việc từ xa của bạn. Sau một cuộc khảo sát và xem xét kỹ lưỡng, bạn có thể quyết định rằng việc tính toán hoặc các thông tin tài nguyên con người chỉ nên để trong văn phòng, còn dữ liệu bán hàng có thể xem bên ngoài trụ sở công ty bạn, lấy ví dụ như vậy. Bạn nên đề cập một cách thận trọng đến những thứ như vậy trước khi cho phép các nhân viên của mình làm việc “offsite” nhằm tránh vấn đề hoạt động không đều của kỹ thuật hay những lỗ hổng dữ liệu.

“Không thực hiện nó theo bản năng”, Simmons đưa ra lời khuyên như vậy. “Không cho phép các “gã” bán hàng bán cho bạn một vài sản phẩm sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề của bạn. Một trong những điều mà chúng tôi đã phát hiện ra đó là, có thể nói là rất nhiều lần, các hãng nói thiết bị X có khả năng tương thích với VPN đó, tuy nhiên trong thực tế lại không phải luôn luôn như vậy. Bạn không phải khi nào cũng gặp một câu chuyện đơn giản như vậy.”

Hiểu biết về công nghệ

Lớp công nghệ đầu tiên cho kế hoạch làm việc từ xa được an toàn là VPN (virtual private network), VPN sẽ cung cấp sự mã hóa dữ liệu giữa nhân viên đang làm việc tại nhà trên kết nối của riêng họ và mạng bên trong của văn phòng. VIPdesk sử dụng phương pháp thẩm định hai hệ số cho việc bổ sung bảo mật mạng (thẩm định một hệ số chỉ yêu cầu username và password, không mang lại độ bảo mật cao).

Một thiết bị điều khiển truy cập mạng, thiết bị NAC, là một thành phần quan trọng khác cần phải xem xét. NAC sẽ truy vấn các máy tính – trước khi nó cho phép truy cập vào mạng – để kiểm tra xem phần mềm nào đó, chẳng hạn như tiện ích chống virus có được cài đặt hay không. Khi người dùng nào đó đăng nhập, NAC thậm chí còn có thể bảo đảm rằng người dùng này đã cài đặt tường lửa và rằng các bản vá đã được cập nhật một cách kịp thời. Nếu những yếu tố này không hội tụ đủ thì máy tính của người dùng này sẽ không thể truy cập vào mạng.

Nếu công ty lưu các thông tin thẻ tín dụng hoặc dữ liệu của họ, trong trường hợp này bạn nên xem xét đến một ứng dụng của hãng thứ ba trên các máy tính công ty để có thể vô hiệu hóa các thiết bị USB ngoài khi người dùng đăng nhập vào mạng công ty thông qua VPN. Cách xắp xếp tổ chức này sẽ bảo vệ được dữ liệu nhạy cảm của bạn và ngăn chặn được người dùng từ xa download dữ liệu. Nếu phần mềm phát hiện được sự hiện diện của thiết bị USB bên ngoài, chẳng hạn như một “thumb drive”, nó sẽ ngắt kết nối. (VIPdesk sử dụng Secure It Easy.)

Giám sát cẩn thận

Trong khi không thể để ý đến mọi kích chuột của các nhân viên, cách tốt nhất ở đây là thiết lập một nguyên tắc cơ bản và bảo đảm rằng các nhân viên không kịp lắng nghe một cách chi tiết một trận bóng đá trong suốt thời gian làm việc.

Brian Diamond, người sáng lập Telecommuting360, một Website và mở forum chuyên dụng cho việc giáo dục mọi người về việc làm việc từ xa, khuyên các nhà quản lý cần phải rõ ràng trong việc quan sát các nhân viên. Ông đã nhấn mạnh rằng, hầu hết các văn phòng từ xa và các gói làm việc từ xa đều có việc kiểm định kèm theo (built in). Cho ví dụ, Citrix, cung cấp việc đăng nhập của hãng bằng sản phẩm XenDesktop để nhà quản lý có thể nhận bản ghi về toàn bộ ngày làm việc của nhân viên, gồm có các chat sessions, e-mail đã gửi và các cuộc thoại IP.

Về các quy định cũng có thể rất khác nhau, một số yêu cầu các nhân viên này có thể tố cáo các nhân viên khác khi bị phát giác, chính vì vậy cần bảo đảm một yêu cầu về luật lệ của bạn trước khi tiến hành. Phác thảo một chính sách với việc bắt đầu rằng, nhân viên có thể kiểm tra nhân viên, Diamond đã nói vậy và phải có chữ ký xác nhận, sau đó gửi đi hàng tháng đến bộ phận nhắc nhở. Một vấn đề quan trọng ở đây là, nếu các nhân viên biết rằng họ bị kiểm tra, khi đó động lực làm việc của họ sẽ bị thuyên giảm.

“Nếu bạn không thấy được những gì (các nhân viên làm việc từ xa) đang làm, bạn sẽ giảm năng suất làm việc theo thời gian”, ông ta nhấn mạnh.

Nếu bạn không có gói kiểm định, một giải pháp đơn giản khác là yêu cầu người làm việc từ xa sử dụng phần mềm instant messaging để bạn có thể thấy trạng thái online của họ và “ping” tới họ bất cứ thời điểm làm việc nào trong ngày.

Một cách khác nữa là Pidgin, một công cụ IM dành cho máy khách mã nguồn mở và miễn phí có một tính năng được gọi là "buddy pounce" tính năng này cho phép bạn theo sau người dùng sẽ được thông báo về thời điểm khi họ đăng nhập. Một số ứng dụng doanh nghiệp khác, chẳng hạn như dịch vụ SameTime của Lotus IBM, dịch vụ cung cấp IM, việc ghi chép, và built-in VoIP một cách an toàn.

Bạn cũng có thể cần phải đề phòng đến các chương trình như Auto Reply Manager, đây là một chương trình tự động tạo các thông báo và gửi các reply dựa trên các nguyên tắc người dùng thiết lập. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên nào đó đang sử dụng một công cụ này, hãy gửi một thông báo cụ thể và quan sát kiểu trả lời mà bạn nhận được như thế nào.

Quản lý các cuộc meeting và các dự án từ xa

Việc giao tiếp trực tiếp và nghe ngữ điệu âm thanh chính là cách truyền thông tốt hơn rất nhiều so với việc bắn các mail xuôi – ngược, tuy nhiên nếu nhóm của bạn là làm việc từ xa thì Web conferencing có thể là một giải pháp tốt trong trường hợp này.

Gmail và Skype cũng cung cấp các tùy chọn an toàn và miễn phí, nhiều chương trình instant messaging hiện nay bắt đầu kết hợp chặt chẽ vấn đề “conferencing”. Tuy nhiên trong khi video chất lượng xấu của hầu hết các webcam để lại nhiều vấn đề cần phải cải thiện, video độ phân giải cao sẽ là một giải pháp tốt nhất cho các cuộc meeting.

Sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project hay mã nguồn mở Basecamp để có thể kiểm tra các nhiệm vụ một cách dễ dàng. Phần mềm quản lý dự án không chỉ cho phép bạn thấy được các nhiệm vụ, hạn mức, trạng thái,… mà còn cho phép nhóm làm việc của bạn chia sẻ các tài liệu trực tuyến.

Cách thức làm việc từ xa có thể không phải là một cách xắp xếp thích hợp cho tất cả các văn phòng hay tất cả các nhân viên, tuy nhiên với một kế hoạch được thiết kế thật cụ thể và chi tiết, đảm bảo độ an toàn cao hoàn toàn có thể mang lại rất nhiều lợi ích và năng suất lao động.