In tài liệu từ bất cứ đâu qua bất kỳ thiết bị nào với DropBox

QuanTriMang.com - Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào để in tài liệu trực tiếp từ chiếc iPhone của bạn, hoặc in tài liệu bất kỳ tại văn phòng làm việc từ máy tính cá nhân tại gia đình? Trong bài viết sau đây, Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn các bạn làm việc này bằng cách biến Dropbox thành 1 thiết bị máy in ảo tiện dụng.

Thiết lập tính năng in tự động từ DropBox

Nếu máy tính của bạn chưa có DropBox, hãy tải trực tiếp tại đây và cài vào máy tính. Tiếp đó download thêm file ePrint. Giải nén và chạy file eprint.vbs, file này sẽ tự động tạo thêm thư mục PrintQueue bên trong DropBox:

Từ bây giờ, nếu bạn cần in bất kỳ tài liệu nào bằng máy in mặc định của máy tính cùng với các thiết lập kỹ thuật, chỉ việc copy file tài liệu đó vào thư mục PrintQueue, đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng chức năng kéo và thả trực tiếp vào thư mục DropBox. Sau đó, dữ liệu của bạn sẽ được mở bằng ứng dụng và máy in mặc định, khi đã hoàn tất quá trình in, file đó sẽ được chuyển tới thư mục log. Với tính năng này, nếu bạn hoặc ai đó vô tình xóa mất dữ liệu thì vẫn có thể phục hồi lại được:

Thư mục PrintQueue này sẽ hiển thị trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào đã được đồng bộ với DropBox, nhưng chỉ in được trên máy có file vbs kia. Do vậy, nếu muốn đoạn mã này tự động kích hoạt trên máy tính sử dụng chính, hãy kéo – thả hoặc copy – paste vào thư mục StartUp của Windows:

In trực tiếp từ chương trình khác

Bây giờ, dù bạn ở bất cứ máy tính nào, việc in ấn tài liệu đã đơn giản hơn rất nhiều với bước làm trên. Điểm duy nhất cần lưu ý tại đây là không bao giờ được lưu lại thay đổi trong file chính tại thư mục PrintQueue, chỉ nên lưu file trước tiên tới thư mục mà bạn muốn giữ chúng. Sau đó, hãy sử dụng chức năng Save as và tạo 1 bản copy của file dữ liệu trong thư mục in, tất nhiên chúng sẽ tự động được in:

In tài liệu từ điện thoại di động

Khi đã hoàn chỉnh các bước cơ bản, giờ đây bạn có thể in tài liệu từ bất kỳ nơi đâu hoặc thiết bị nào, kể cả điện thoại di động cũng vậy. Có 1 số ứng dụng phổ biến dành cho nền tảng di động đã được phát triển và tích hợp sẵn với DropBox. Các bạn hãy tham khảo và kiểm tra tại đây để tìm ra chương trình cần thiết phù hợp với điện thoại của bạn:

Hoặc có thể sử dụng 1 cách khác, đó là gửi email đính kèm file dữ liệu tới DropBox, và sau đó di chuyển tới thư mục in. Thực chất đây không phải là phương án hoàn hảo, nhưng nếu sử dụng trong trường hợp ứng dụng không tương thích với DropBox thì khá tốt. Truy cập vào website của Habilis và chọn đường dẫn Connect to Dropbox để bắt đầu thiết lập dịch vụ email:

Sau đó, đăng nhập vào tài khoản DropBox và nhấn Allow:

Chỉ vài giây sau đó, bạn sẽ thấy thông báo từ DropBox rằng Habilis đã được kết nối tới tài khoản của bạn:

Quay trở lại website của Habilis, bạn sẽ nhận được địa chỉ email cố định dành cho dịch vụ này. Bất cứ file dữ liệu nào gửi tới địa chỉ này sẽ tự động được chuyển tới thư mục /From Habilis bên trong DropBox. Và sau đó bạn có thể chuyển những file này tới thư mục in từ bất kỳ chương trình nào khác, trình duyệt hoặc máy tính. Với những tính năng độc đáo trên, DropBox đã cung cấp thêm cho người dùng khả năng quản lý tiện dụng, đa dạng, với nhiều phần mềm được phát triển và tích hợp sẵn, DropBox đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với nhiều người sử dụng hiện nay. Chúc các bạn thành công!