Cách để lại nhận xét trong file PDF (hoặc bất kỳ loại tệp nào khác) trên Google Drive

Có thể bạn chưa biết nhưng khi chia sẻ một tài liệu bất kỳ bằng các ứng dụng văn phòng của Google, bạn có thể để lại nhận xét trên chính tài liệu để cộng tác dễ dàng hơn với những người khác. Ngoài ra, công cụ lưu trữ Google Drive thậm chí còn cung cấp tính năng nhận xét tương tự cho hầu hết mọi tệp, chứ không chỉ là tài liệu Google.

Bạn có thể để lại nhận xét trong các tệp Microsoft Office, PDF, hình ảnh, video và hơn thế nữa mà hoàn toàn không cần mở tệp. Điều này cung cấp cho bạn một cách nhanh chóng để chia sẻ quan điểm của mình với những cá nhân khác cùng cộng tác trên tài liệu. Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Thêm nhận xét trong Google Drive

Vì các ứng dụng như Google Docs, Sheets, và Slides đều sở hữu tính năng thêm nhận xét (comment) được tích hợp riêng, nên chúng ra sẽ không bàn đến việc thêm nhận xét trong Google Drive dành cho các loại tệp này, mà hãy nói đến những loại file khác, chẳng hạn như PDF.

Để thêm nhận xét vào một file bất kỳ trên Google Drive, trước tiên hãy mở tệp trong chế độ Preview (Xem trước). Có thể thực hiện việc này bằng cách bấm chọn tệp và nhấp vào biểu tượng Preview (hình con mắt) ở trên cùng, hoặc nhấp chuột phải và chọn “Preview”.

Ở góc trên cùng bên phải của màn hình Preview, bấm chọn biểu tượng Comment (Nhận xét).

Khi được nhắc, hãy sử dụng con trỏ để đánh dấu một vùng của tài liệu mà bạn muốn nhận xét. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kéo con trỏ qua nó bằng biểu tượng hình chữ thập.

Nhập nội dung nhận xét của bạn và nhấn “Comment” để lưu lại.

Nếu bạn muốn giao nhiệm vụ nhận xét cho cộng tác viên trên tài liệu, hãy sử dụng ký hiệu @ (At) trước tên hoặc địa chỉ email của họ. Chọn cá nhân tương ứng từ danh sách, bấm chọn hộp Assign To và nhấp vào “Assign” (Chỉ định).

Tùy chỉnh nhận xét trong Google Drive

Giống như trong các ứng dụng khác của Google có cung cấp tính năng nhận xét, Google Drive cho phép người dùng thể chỉnh sửa, xóa hoặc giải quyết các nhận xét. Ngoài ra trên Google Drive, bạn cũng có thể lấy liên kết trực tiếp đến nhận xét và chia sẻ nó với các cộng tác viên của mình.

Trước tiên, hãy tệp trong chế độ Preview như được mô tả ở trên và chọn một nhận xét. Nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải của nhận xét. Chọn “Edit” (Chỉnh sửa) để thực hiện thay đổi hoặc “Delete” để xóa nó. Để giải quyết một nhận xét, hãy nhấp vào dấu tích màu xanh lam ở trên cùng bên phải.

Trong trường hợp bạn muốn trích xuất liên kết đến nhận xét, hãy nhất vào nút ba chấm và chọn “Link to This Comment” trong menu thả xuống hiện ra. Khi liên kết hiển thị, bạn có thể chọn và sao chép nó. Nhấp vào “Done” và dán liên kết ở bất cứ nơi nào bạn muốn.

Giữ lại nhận xét khi download tệp

Như đã đề cập, một số nhận xét gắn liền theo tệp. Vì vậy, nếu bạn tải xuống một tệp từ Google Drive, bạn có thể thấy cả nhận xét được đính kèm bên trong, tùy thuộc vào ứng dụng bạn sử dụng để mở tệp.

Ví dụ, ở đây chúng ta có nhận xét về một tài liệu Word. Khi download tệp và mở nó trong Microsoft Word, bạn sẽ thấy nhận xét vẫn còn.

Trong một ví dụ khác, tệp PDF dưới đây có một nhận xét. Khi download và mở nó bằng Adobe Acrobat Reader, bạn có thể thấy nhận xét.

Điều này sẽ không xảy ra đối với mọi loại tệp và mọi ứng dụng, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra nó trước khi cho rằng người khác có thể xem nhận xét của bạn khi họ download tệp.