Cơ hội từ mạng xã hội doanh nghiệp

Chứng kiến sự thống trị của mạng xã hội trong đời sống cá nhân, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm cách tận dụng nó để cải thiện hoạt động của mình. Xu hướng này đang mang lại nhiều cơ hội cho các công ty chuyên về phần mềm doanh nghiệp.

Ông Troy McKaskle, một chuyên gia công nghệ tại Symantec, cho rằng mạng xã hội có thể giúp nhân viên xử lý nhiều vấn đề khác nhau.

Danh sách các nhà cung cấp mạng xã hội doanh nghiệp ngày một dài ra, từ những tên tuổi lớn như Cisco, SAP, Salesforce.com, VMware cho đến những công ty mới như Yammer, Socialtext, Jive Software… Sự xuất hiện dày đặc của các doanh nghiệp trong danh sách này một phần được cho là do sự bùng nổ của mạng xã hội.

Nhiều lợi ích

Một trong những nhà cung cấp mạng xã hội doanh nghiệp hàng đầu hiện nay là Salesforce.com, có trụ sở ở thành phố San Francisco (Mỹ). Công ty này cho biết có khoảng 80.000 doanh nghiệp đang sử dụng mạng xã hội Chatter do họ cung cấp, cao gấp tám lần so với thời điểm nó xuất hiện một năm trước.

Trong khi đó, công ty Yammer cho biết các dịch vụ mạng xã hội của họ đang được hơn 100.000 công ty sử dụng, tăng hơn 20.000 so với một năm trước. Cũng như các đối thủ, Salesforce.com và Yammer cung cấp cả phiên bản mạng xã hội miễn phí lẫn thu phí cho khách hàng của mình.

Đây là một ví dụ nữa của xu hướng công nghệ tiêu dùng, như máy tính bảng, xâm nhập vào thế giới văn phòng. Nhờ sự phổ biến của mạng xã hội Facebook, hầu hết mọi người cảm thấy thoải mái với ý tưởng "theo dõi" đồng nghiệp của mình. Điểm khác biệt lớn là nội dung trao đổi trên mạng xã hội doanh nghiệp thường nghiêm túc và mang tính công việc.

Chẳng hạn như tại công ty Nikon Instruments, những thông điệp được trao đổi trên mạng xã hội nội bộ ít nhiều phải liên quan đến công việc, như thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng, sản phẩm mới và những thương vụ vừa được hoàn tất. Một bộ quy tắc ứng xử đã được công ty ban hành trong nỗ lực ngăn nhân viên dùng mạng xã hội nội bộ để tán gẫu như trên Facebook. John G. Bivona, một nhà quản lý về quan hệ khách hàng tại Nikon Instruments, chuyên về sản xuất kính hiển vi có khoảng 500 nhân viên tại các văn phòng khắp nước Mỹ, cho biết quy định chung của mạng xã hội công ty là "nếu bạn không muốn sếp đọc thông điệp của mình thì đừng đưa nó lên đó".

Một trong những lợi ích của mạng xã hội đối với nhiều nhân viên là nó giúp giảm bớt nhu cầu sử dụng thư điện tử (e-mail). Thay vì gửi e-mail đến nhiều đồng nghiệp cùng một lúc, các nhân viên có thể đăng tải thông điệp hoặc cộng tác với nhau trên mạng xã hội. Dĩ nhiên, mạng xã hội vẫn chưa thể thay thế nhiều công cụ cộng tác hiện có, như Microsoft SharePoint, hoặc các cuộc họp truyền thống. Ngoài ra, ông Troy McKaskle, một chuyên gia công nghệ tại công ty bảo mật máy tính Synmantec, cho rằng mạng xã hội có thể giúp nhân viên xử lý những vấn đề khác nhau trong quá trình làm việc, từ việc tìm kiếm lời khuyên về cách thức cấu hình máy tính bảng iPad cho đến nhận phản hồi về các dự án.

Đối với các nhân viên làm việc ở xa, mạng xã hội nội bộ giúp họ nhận được những thông tin mà trước đây không thể có được. Chẳng hạn như một nhân viên bán hàng của Symantec tại Dubai (Các Tiểu vương quốc Ả rập thống nhất) đã lập ra một nhóm chia sẻ kinh nghiệm bán hàng, thu hút sự quan tâm và đóng góp của nhiều đồng nghiệp khắp thế giới.

Nỗi lo lộ bí mật doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc đưa mạng xã hội vào văn phòng không dễ chút nào. Chẳng hạn như một số nhân viên thường thích đọc bài viết của người khác hơn là đưa bài viết của mình lên mạng xã hội nội bộ, hoặc không quan tâm gì đến nó. Tại Symantec, nhiều nhân viên ủng hộ ý tưởng về mạng xã hội nội bộ nhưng thường chỉ dùng nó để bày tỏ những điều phàn nàn của mình. Trong khi đó, Tacy Parker, người quản lý lực lượng bán hàng toàn cầu của Symantec, cho biết chỉ có khoảng 40% nhóm bán hàng của công ty tham gia mạng xã hội Chatter mà họ đang sử dụng.

Một vấn đề khác là làm sao bảo vệ được bí mật của công ty. Các mạng xã hội nội bộ được thiết lập để công ty có thể quyết định những ai được đọc những tập tin cụ thể và những ai thuộc về những nhóm cụ thể trên mạng. Tuy nhiên, nguy cơ vẫn có thể xuất hiện ở nơi dữ liệu được lưu trữ cuối cùng. Một số nhà cung cấp dịch vụ mạng xã hội sử dụng máy chủ của họ và điều này có thể xung đột với quy định của một số khách hàng tiềm năng, theo đó ngăn cấm thông tin công ty được lưu trữ bên ngoài tường lửa của họ. Đáp lại mối lo ngại này, các nhà cung cấp mạng xã hội đã nỗ lực trấn an doanh nghiệp về mức độ bảo mật nghiêm ngặt của họ. Ngoài ra, một số công ty còn cho phép khách hàng lưu trữ dữ liệu trên máy chủ của riêng họ.

Các nhà quản lý mạng xã hội doanh nghiệp nhất trí rằng việc đăng tải thông tin cần thiết và có liên quan đến công việc đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của nó. Những thông điệp thừa thãi chỉ khiến người sử dụng bực mình và thờ ơ với dịch vụ.

Dù mang tính nghiêm túc, một số mạng xã hội doanh nghiệp vẫn có những tính năng thú vị khá giống với Facebook. Chẳng hạn như một tính năng mới của Yammer cho phép nhân viên khen ngợi đồng nghiệp bằng cách tặng họ một ngôi sao vàng. Các nhà lãnh đạo cũng có thể thu thập ý kiến của nhân viên bằng cách đăng mục thăm dò. Mới đây, Yammer cũng giới thiệu tính năng đăng tải video lên đó. Ông David O. Sacks, Giám đốc điều hành Yammer, không ngại mô tả dịch vụ của ông "rất giống Facebook". Ông cho biết: "Chúng tôi mới chỉ xây dựng được khoảng 10% những gì chúng tôi muốn".