Các "sếp" IT: Cần chuẩn bị kỹ khi sa thải nhân viên

Nhà quản lý cần chuẩn bị kỹ càng khi quyết định sa thải nhân viên để tránh những tác động tâm lý bất lợi cho họ và cho... cả chính mình. Xin trích giới thiệu bài viết của chuyên gia tư vấn về quản trị CNTT, ông Paul Glen, từ Los Angeles.

Không phải ai trong số các nhà quản lý có chút lòng trắc ẩn cũng dễ dàng thốt ra câu nói: "Anh bị sa thải!" khi phải thực hiện công việc không mấy thú vị này. Thông thường báo chí hay mô tả việc sa thải theo cái nhìn của người bị mất việc hơn là quan điểm của người chủ. Người đuổi việc kẻ khác thường hay bị mô tả như là một người vô cảm, nhẫn tâm, xấu xa, hay tệ hơn là kẻ tàn bạo, thích làm người khác đau khổ, tham lam quyền lực...

Mọi "nước cờ" đi trong việc sa thải nhân viên đều cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Tuy nhiên trên thực tế, phần lớn giới quản lý không phải là những kẻ ghê gớm như vậy. Họ thường trăn trở, dằn vặt khi phải quyết định đuổi việc ai đó, và sau khi thực hiện quyết định này, họ còn cảm thấy có tội, trầm uất, mất ngủ và lo lắng. Tâm trạng này gây cảm giác rất khó chịu và đôi khi làm họ xuống tinh thần. Tuy vậy, ít ai thông cảm cho những xáo trộn về mặt tình cảm mà nhà quản lý phải trải qua, và chính họ là người phải giải quyết những hiệu ứng tâm lý tiêu cực này.

Trong thời gian làm quản lý, tôi đã khám phá ra rằng càng chuẩn bị tốt cho quyết định sa thải ai đó và cho cả việc sa thải, tôi càng cảm thấy an tâm và đỡ xáo trộn tâm lý hơn khi phải thực hiện công việc này. Qua thời gian, tôi đã phát triển được hai quy tắc giúp mình tránh được những cảm giác khó chịu khi phải sa thải ai đó.

Quy tắc thứ nhất liên quan đến việc quyết định có nên sa thải không và quy tắc thứ hai là sa thải bằng cách nào. Tôi thấy rằng nếu theo đúng hai quy tắc này, tôi cảm thấy mình đã thực hiện điều tốt nhất mà mình có thể làm được. Tuy nhiên, cần chú ý là mục đích cả các quy tắc này chỉ là giúp bạn cảm thấy an tâm khi thực hiện quyết định sa thải chứ không hẳn là thoát khỏi bị kiện vì sa thải trái luật.

Quy tắc 1: Quyết định có nên sa thải hay không

1. Làm sao cho người bị sa thải không phải ngạc nhiên khi việc này xảy ra.

2. Người bị sa thải cần được cảnh báo rõ ràng trước khi bị sa thải.

3. Người bị sa thải cần được huấn thị phải thực hiện những hành động cụ thể gì để giữ được công việc của mình.

4. Người bị sa thải cần được giúp đỡ để học những gì cần thiết nhằm giữ được công việc của mình.

5. Người bị sa thải cần được cho một thời gian thích hợp để thực hiện những gì bạn mong đợi họ làm. Cách thức họ đáp ứng như thế nào với yêu cầu này sẽ quyết định khoảng thời gian thích hợp này kéo dài bao lâu.

6. Những nguyên tắc trên đây có thể không áp dụng trong trường hợp nhân viên có thái độ hoặc hành động trái pháp luật khiến công ty gặp rủi ro về mặt luật pháp. Khi một nhân viên có những hoạt động trái pháp luật liên quan tới công việc hoặc những hành vi có thể xem là quấy rối tình dục, anh ta không đáng được hưởng sự giúp đỡ và được cảnh bảo như những người khác.

Quy tắc 2: Thực hiện quyết định sa thải

1. Đừng bao giờ uỷ quyền cho ai khác làm công việc không mấy thú vị này. Nếu bạn quyết định sa thải ai đó, bạn phải sẵn sàng đối diện với họ và nói cho họ biết việc này.

2. Phải trực tiếp gặp mặt. Không dùng điện thoại, fax, e-mail hay tin nhắn.

3. Hãy vắn tắt. Cuộc gặp mặt không nên kéo dài quá năm phút. Không có lý do gì phải kéo dài một tình huống làm nhân viên phải đau khổ.

4. Hãy sử dụng ngôn từ đơn giản, trực tiếp, không mang tính cách buộc tội. Hãy nói: "Tôi rất tiếc phải thông báo rằng hôm nay là ngày chót của anh ở công ty", thay vì nói: "Anh đã không thực hiện được công việc của mình".

5. Không đi sâu vào lý do sa thải. Nên cho người bị sa thải biết trước sự việc để tránh cho họ sự bất ngờ.

6. Không trả lời bất cứ câu hỏi nào về quyết định sa thải hoặc việc thực hiện công việc của người bi sa thải. Thời gian dành cho những việc này đã qua. Dù sao thì những câu trả lời của bạn sẽ không được lắng nghe. Những câu hỏi về thủ tục thôi việc cần để người khác trả lời.

7. Hãy để người khác thực hiện các thủ tục chi tiết về việc ra đi của đương sự. Điều sau cùng mà người bị sa thải muốn bàn bạc với bạn là các chi tiết về chi trả lương bổng sau cùng và bảo hiểm.

Sa thải nhân viên là một trong những công việc khó chịu nhất mà một nhà quản lý phải thực hiện. Tuy nhiên, nếu có cách làm thích hợp, sự khó chịu cho cả hai bên sẽ được giảm thiểu tới mức tối đa.