Các bước đánh giá dịch vụ kinh doanh liên tục

Trước đây, thiên tai thường làm cho doanh nghiệp không thể duy trì hoạt động kinh doanh một cách liên tục. Ngày nay, với mạng toàn cầu, chỉ một sự cố nhỏ về điện cũng có thể gây ra tai họa khi liên lạc bị gián đoạn, giao dịch bị ngưng trệ... ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Để hạn chế tình trạng này, các doanh nghiệp đang tăng cường sử dụng các dịch vụ kinh doanh liên tục và khả dụng, giúp hạn chế không chỉ hậu quả của thiên tai mà còn những sự cố hằng ngày…

Việc khắc phục tai họa và duy trì liên tục quá trình kinh doanh thường gắn liền với nhau. Trong khi khắc phục tai họa là các bước và quy trình nhằm khôi phục hoạt động của trung tâm dữ liệu sau khi bị sự cố, thì kinh doanh liên tục nhằm quản lý việc phối hợp đối phó với tình trạng khẩn cấp, thông báo cho nhân viên và phối hợp với các viên chức xử lý tình trạng khẩn cấp.

Sau đây là những điểm cần xem xét khi đánh giá các dịch vụ và phần mềm kinh doanh liên tục và khả dụng.

Phần mềm hoạch định kinh doanh liên tục

Phần mềm hoạch định kinh doanh liên tục có thể giúp các công ty lớn xác định kế hoạch kinh doanh liên tục và không ngừng cập nhật nó.

“Những kế hoạch kinh doanh liên tục được lập ra với những phần mềm phổ biến như MS Word và Excel luôn thành công trong việc khắc phục tai họa,” ông Jack Smith, Phó chủ tịch thứ nhất và Giám đốc kinh doanh toàn cầu của Ngân hàng ABM Amro ở Chicago (Mỹ), nói. Smith chứng kiến kế hoạch kinh doanh liên tục của mình phát huy tác dụng vào tháng 12-2004 khi tòa nhà Ngân hàng LaSalle ở Chicago, một công ty con của ABM Amro, bốc cháy (vụ cháy cao ốc lớn nhất trong lịch sử của thành phố này). Với sự cố này, hơn 6.000 nhân viên phải di dời, 4.000 người trong số đó là nhân viên ngân hàng. Với việc sử dụng kế hoạch kinh doanh liên tục được đơn giản hóa của Smith, ngân hàng vẫn duy trì liên tục quá trình kinh doanh. “Chúng tôi ghi nhận tổn hao tài sản hết 50 triệu đô-la Mỹ, nhưng không mất xu nào vì gián đoạn kinh doanh,” Smith nói.

Nhưng bà Stephanie Balaouras, chuyên gia phân tích của Forrester Research ở Cambridge, Massachusetts (Mỹ), nhìn nhận vấn đề một cách đơn giản. Bà đặt vấn đề: “Nếu không có phần mềm, làm sao bạn có thể lập kế hoạch, cập nhật kế hoạch và theo dõi xem nhiệm vụ có được thực thi không? Phần mềm cho phép chuyển kế hoạch kinh doanh liên tục thành chương trình thực sự.”

Xem xét khả năng của các nhà cung cấp dịch vụ

Các nhà cung ứng dịch vụ kinh doanh liên tục/khả dụng thường cung cấp cold site (không gian cho trung tâm dữ liệu để chứa thiết bị và băng sao lưu), warm site và hot site (trung tâm dữ liệu đã sẵn sàng cho hoạt động) cũng như khả năng lưu trữ và phục hồi, và các dịch vụ được quản lý.

SunGard, IBM Business Continuity Resiliency Services (thuộc IBM Global Services) và Hewlett-Packard (HP) nắm thị phần thế giới trong phân khúc này với hàng loạt gói dịch vụ. John Morency, Giám đốc nghiên cứu của Gartner, nói: “Xét về mặt phục hồi máy chính, thực sự chỉ có IBM và SunGard là có thể làm được. HP tập trung nhiều hơn vào thiết kế chuyên nghiệp, tích hợp và các dịch vụ tư vấn liên quan đến phục hồi và kinh doanh liên tục sau tai họa.”

Xác định mức độ dịch vụ kinh doanh liên tục chuyên biệt

Đăng ký thuê bao dịch vụ phục hồi dữ liệu khi tai họa xảy ra được xem là tốt nếu dữ liệu có thể được phục hồi trong khoảng từ hai đến bốn ngày. Nhưng vì doanh nghiệp ngày càng yêu cầu tính khả dụng suốt 24 giờ trong ngày, bảy ngày trong tuần và 365 ngày trong năm, nên cần có nhiều dịch vụ phục hồi dữ liệu chuyên biệt hơn nữa.

Morency ở Công ty Gartner nói: “Nếu bạn phải phục hồi dữ liệu trong vòng 24 giờ thì cần phải có hạ tầng chuyên biệt về mạng lưu trữ (Storage Area Network – SAN). Trong trường hợp đang sử dụng mô hình dị bản hoặc nhân bản dữ liệu, bạn phải có tài sản cố định sử dụng sao lưu dữ liệu. Bạn phải có nó bởi khi tai họa xảy ra, cần nhanh chóng đưa nhân viên ra ngoài và đưa mọi việc vào hoạt động ngay.”

Nếu mọi doanh nghiệp cần thuê cùng dịch vụ này vào cùng một lúc, sẽ có doanh nghiệp không được phục vụ. Công ty nào không chờ được thì phải xem xét việc xây dựng phương tiện riêng cho mình hoặc tìm nhà cung cấp dịch vụ nào khác có thể đáp ứng được các yêu cầu của mình.

Đừng quên hệ thống thông báo tình trạng khẩn cấp

Trong vụ cháy Ngân hàng LaSalle, Smith nói rằng công cụ bảo đảm kinh doanh liên tục đáng giá nhất là hệ thống thông báo tự động. Nhân viên CNTT chủ chốt, quản lý phương tiện, giám đốc an ninh và quản lý kinh doanh chính trong tòa nhà đều được thông báo về tình trạng khẩn cấp và nơi mà họ phải báo cáo.

“Chúng tôi tập trung vào một phòng và mọi người phải thực thi kế hoạch kinh doanh liên tục của mình. Họ sử dụng hệ thống gọi tự động gọi cho nhân viên của mình, bảo hãy đến chỗ dự phòng để phục hồi các máy chủ và xử lý mọi việc khác tại nơi khác vào sáng hôm sau. Chúng tôi làm việc thâu đêm để khôi phục liên lạc,” Smith nói.

Hệ thống thông báo tình trạng khẩn cấp có thể sử dụng nhiều phương tiện liên lạc khác nhau như điện thoại, nhắn tin hay e-mail để liên hệ với nhân viên, người bán hàng hoặc các nhân vật quan trọng khác.

Smith cũng đề nghị sử dụng hệ thống chuyển cuộc gọi tự động qua công ty điện thoại. Khách hàng với số điện thoại văn phòng sẽ có thể được kết nối với điện thoại di động hay điện thoại nhà của nhân viên.