Triển khai ERP ở VN thiếu lộ trình hợp lý

Lý giải cho hiện tượng chưa cân xứng giữa vị trí và vai trò của ERP tại Việt Nam, các chuyên gia khẳng định nguyên nhân do lượng thông tin đến với doanh nghiệp chưa giúp họ hiểu cụ thể những tác động của nó. Việc đề ra giải pháp để nâng cấp doanh nghiệp trở nên cấp thiết khi đến gần ngưỡng cửa hội nhập.

Trong buổi tọa đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp mới đây, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép về cạnh tranh khi gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp Việt Nam có thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ. "Đã đến thời điểm chúng ta tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng", ông nói.

Dự kiến giữa năm nay, một Trung tâm Dịch vụ tư vấn trực tuyến về ứng dụng CNTT cho doanh nghiệp của VCCI sẽ ra đời nhằm hỗ trợ các đơn vị có nhu cầu. Đại diện VCCI cho biết, con số 1,1% doanh nghiệp ứng dụng ERP hiện nay là quá thấp. Tuy nhiên, đây lại là cơ hội lớn cho các nhà cung cấp và những doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp này.

Nhu cầu đến từ sự phát triển

Phân tích doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, ông Trần Quốc Dũng, Giám đốc kinh doanh Công ty Oracle Việt Nam, khẳng định, điểm yếu nằm ở quy trình quản trị quá chi tiết. Vì thiếu một lộ trình rõ ràng nên các doanh nghiệp chưa nhìn thấy rõ những tiện ích ERP mang lại sẽ tác động trực tiếp vào công việc gì hoặc nên đưa vào như thế nào. Nói cách khác, các doanh nghiệp chưa định hướng được nên bắt đầu một dự án hiện đại hóa quy trình của mình ra sao.

"Nếu doanh nghiệp phát triển đến 300 nhân viên với doanh thu hằng năm khoảng 20 triệu USD, họ bắt đầu gặp khó khăn trong quản lý vì sự quá chi tiết của quy trình cũ", ông Dũng nói. "Bản thân những quy trình đó không hiệu quả khi phải lồng ghép vào một giải pháp ERP". Vị đại diện Oracle Việt Nam cũng cho biết, đến 80% dự án triển khai ERP của Oracle có yếu tố tái cơ cấu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp đều có xu hướng giữ lại quy trình cũ của mình. Bản thân quy trình đó đã gắn bó với họ một thời gian dài, mang lại sự thành công và phát triển nhất định. Việc thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi quy trình sản xuất là điều không dễ. Ông Phí Anh Tuấn, Phó giám đốc Công ty AZ Solution, đánh giá đây là khâu đặc biệt khó khăn khi triển khai một dự án ERP. "Người tư vấn phải chứng minh được quy trình do ERP mang lại thực sự tốt hơn quy trình cũ", ông nói. "Nhà cung cấp dịch vụ phải chỉ rõ các trùng lặp trong phân công nhiệm vụ, điểm chưa hoàn thiện trong hệ thống của khách hàng. Tư vấn viên phải rất chắc chắn trong việc bảo vệ quan điểm khi tư vấn với khách hàng".

Bên cạnh tìm những điểm chưa hợp lý trong quy trình cũ, việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu cũng quan trọng không kém. Ông Phí Anh Tuấn cho biết, khi AZ Solution triển khai ERP cho công ty Thép miền Nam, riêng việc chuẩn hóa dữ liệu đã mất 8 tháng. Theo ông, thói quen xử lý, báo cáo số liệu theo dạng thống kê tập trung cuối tháng, cuối kỳ rất khác biệt với cách xử lý số liệu trực tuyến của ERP.

"Nói một cách ngắn gọn, có thể hình dung ERP là sự kết hợp giữa ISO và tự động hóa", ông Vương Quân Ngọc, Phó phòng Phát triển thị trường, Trung tâm Dịch vụ ERP FPT, nói. "Vì thế, ERP giúp các doanh nghiệp tham gia hội nhập kinh tế bằng hệ thống quản trị theo tiêu chuẩn quốc tế".

Điểm chung cho mọi con đường

Việc đầu tiên và khó khăn nhất cho các doanh nghiệp triển khai ERP là dự án này sẽ tác động mình đến đâu, mục tiêu của nó là gì. "Nếu đặt yêu cầu quá cao thì sẽ không triển khai được, còn đặt yêu cầu quá thấp thì không thỏa mãn với số tiền đầu tư cho giải pháp", người đại diện Oracle Việt Nam nói. "Thậm chí trong một dự án ERP, riêng việc đưa phần quản lý tài chính hay quản lý sản xuất vào ứng dụng trước cũng phải tính toán xác định đúng mục tiêu và quy mô triển khai".

Các chuyên gia đề xuất 3 mục tiêu rõ ràng doanh nghiệp nên đặt trọng tâm trước khi bắt đầu một dự án ERP. Đầu tiên là việc đơn giản hóa quy trình kinh doanh, khắc phục điểm yếu cố hữu của các doanh nghiệp Việt Nam. Mục tiêu thứ 2 là đạt được một tầm nhìn toàn doanh nghiệp, giúp lãnh đạo thấy được sự luân chuyển của công việc bên trong chính đơn vị mình. Cuối cùng, một giải pháp ERP thành công là phải đảm bảo sẵn sàng thích ứng được với những thay đổi trong tương lai, điều động tối ưu các nguồn lực.

Việc đầu tư cho ERP là chi phí cho cơ sở hạ tầng và các bước thực hiện giống như đầu tư cho một thiết bị mới của doanh nghiệp. Mỗi giải pháp ERP sẽ được khấu hao trong khoảng 5-10 năm nên các doanh nghiệp phải đề xuất một kế hoạch rõ ràng để triển khai, định hình phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản xuất kinh doanh. Hệ thống ERP chỉ thực sự cải thiện được vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp khi các quy trình chuẩn của nó có thể giải quyết được các mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, nguyên vật liệu...

Sau đó, các doanh nghiệp phải thiết lập được nhóm cải tiến quy trình, chịu trách nhiệm ghi chép, nghiên cứu và cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh của mình. Quá trình cải tiến sẽ trở nên dễ dàng hơn khi nhóm chuyên gia này được trang bị phần mềm giúp ghi nhận thông tin, tái thiết kế quy trình sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức cho tất cả phòng ban. Theo thống kê của tạp chí CIO Today, khoảng 40% công ty đang ứng dụng hệ thống ERP dưới sự hỗ trợ tích cực của nhóm cải tiến quy trình đã chỉ ra rằng họ hết sức thỏa mãn với dự án ERP đang thực hiện. Chỉ có 27% công ty ứng dụng ERP mà không thành lập nhóm kiểu này là thỏa mãn với kết quả thu lại.

Theo các chuyên gia, nếu như doanh nghiệp không thực hiện được 3 bước trên, quá trình triển khai phần mềm sẽ vẫn còn manh mún, rời rạc, các yêu cầu dự án lại chỉ được nêu ra từ các phòng ban hoạt động cách biệt, không hướng đến một trục chuyển động chung.

Hạ Thảo