Tinh chỉnh máy in để tiết kiệm tiền

Nếu là máy in “chùa” thì không nói nhưng nếu đó là máy in của bạn hoặc máy in của cơ quan bạn, vốn là doanh nghiệp nhỏ có chi phí hạn chế, thì việc điều chỉnh máy in cũng như in sao cho đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều tiền bạc.

Chưa nói tới quy mô doanh nghiệp mà chỉ cần một văn phòng cỡ nhỏ thì khoản chi hàng tháng cho giấy và mực in cũng khá lớn, nhất là đối với các văn phòng có công việc liên quan tới giấy tờ. Thời gian vừa qua, giá giấy trong nước đã tăng khá cao, và mực in cũng vậy. Chính vì thế mà việc in ấn tiết kiệm không chỉ liên quan tới việc chọn máy in phù hợp mà còn nằm ở khâu thiết lập cấu hình máy in như thế nào.

Nếu bạn đang sử dụng máy in nhưng chưa bao giờ tối ưu chúng thì đó cũng không phải là việc làm hay. Một chiếc máy in thông thường bao giờ cũng có cơ chế tiết kiệm mực, và đồng nghĩa với việc tiết kiệm tiền bạc cho bạn. Ngay cả những chiếc máy in laser cũ cũng có thiết lập độ đậm đặc của mực hoặc chất lượng in ấn.

Nếu bạn thực sự quan tâm tới việc tiết kiệm chi phí thì nên cân nhắc sử dụng loại giấy tái chế. Loại giấy thân thiện với môi trường này vẫn phù hợp với hầu hết các nhu cầu in ấn, và cũng như các loại giấy khác, bạn có thể in một mặt hoặc 2 mặt trên loại giấy này. Nếu cần sử dụng loại giấy đặc biệt, chẳng hạn để in ảnh, thì bạn cũng nên cân đối giữa loại giấy tái chế và giấy chất lượng cao.

Việc chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp cũng giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí. Nếu không cần thiết sử dụng bản giấy (còn gọi là “hard copy”), bạn có thể sử dụng e-mail, nhưng nhớ là trước khi gửi tài liệu bằng e-mail, bạn nên chuyển (convert) chúng sang dạng PDF. Nhưng tại sao phải convert sang PDF? PDF sẽ giúp bảo lưu văn kiện gốc khiến cho người nhận không thể thay đổi được. Ngoài ra, nó còn giúp giảm kích cỡ tài liệu trong một số trường hợp. Hiện có rất nhiều công cụ miễn phí giúp bạn thực hiện điều này, chẳng hạn như Nitro PDF Reader. Nếu sử dụng phiên bản Office 2010, bạn sẽ thấy ngay phần chuyển đổi tài liệu sang PDF trong menu chính.

Thiết lập máy in để tiết kiệm giấy và mực

Bước 1: Để tiếp cận các thuộc tính của máy in, từ bất cứ ứng dụng đang mở nào bạn vào phần File – Print, hoặc File – Print Preview, rồi chọn Print Preferences. Các lựa chọn có trong phần này tùy thuộc vào model máy in mà bạn sử dụng, tuy nhiên kiểu gì thì kiểu bạn vẫn tìm thấy chế độ in Draft (in nháp) hoặc Economy (in tiết kiệm).

Bước 2: Nếu bạn cần in tài liệu dài, hãy giảm mép của trang giấy xuống mức tối đa. Hãy mở chương trình tạo tài liệu rồi thay đổi mép trang trong phần cấu hình tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng dạng thước đo (ruler guide) để giảm mép trang. Trong WordPad, bạn sẽ tìm thấy công cụ này trong phần menu Page Setup.

Bước 3: Để tiết kiệm giấy, bạn có thể in hơn 1 trang tài liệu trên một mặt giấy. Hầu hết các loại máy in đều có tính năng này, nhưng hãy chắc rằng text không quá nhỏ để bạn có thể đọc được.

Bước 4: Bạn cũng có thể in trên 2 mặt giấy nhưng không phải máy in nào cũng có tính năng này. Tài liệu in bằng cách này sẽ tiết kiệm được khá nhiều và trông cũng chuyên nghiệp hơn hẳn.

Bước 5: Hầu hết các chương trình biên tập tài liệu đó có tính năng xem trước khi in (print preview). Chỉ khi hài lòng với bản xem trước này, bạn mới nhấn nút in. Điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền giấy và mực, cũng như tăng tuổi thọ cho máy in.

Bước 6: Các phần mềm bên thứ ba có thể giúp bạn giảm lượng mực sử dụng, chẳng hạn như InkSaver, Ecofont…

Nên in thành định dạng PDF

PDF là phiên bản điện tử chính xác của tài liệu và có thể xem trên hầu hết các thiết bị hiện nay. PDF giúp bảo vệ tài liệu gốc tránh bị người đọc chỉnh sửa, và nó còn là định dạng in ấn chuẩn giúp bạn thấy được bản in chính thức trước khi in. Và suy ra việc chuyển đổi thành PDF trước khi in sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian và mực in. Bạn có thể download phiên bản Nitro PDF Reader miễn phí tại đây.

Nitro PDF Reader sẽ cài đặt driver máy in để bạn có thể trích xuất tài liệu thành file PDF từ menu Print của bất cứ ứng dụng nào. Để tạo file PDF cho tài liệu, bạn chỉ cần vào File – Print, rồi chọn Nitro PDF Creator (Reader) từ danh sách các máy in hiện có. Nhấn lệnh Print và nhập tên bạn cho file PDF.

Để thao tác nhanh hơn, Nitro PDF Reader cung cấp khả năng chuyển đổi một bước đơn giản. Bạn chỉ cần kéo thả tài liệu được chọn từ Windows Explorer vào biểu tượng Nitro PDF Reader trên nền desktop. Quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra ngay tức thì và kết quả sẽ được lưu ngay trên nền desktop của bạn.

Text và ảnh có thể trích xuất từ PDF để chỉnh sửa trong những ứng dụng khác. Để thực hiện việc đó, bạn chọn nút Extract Text hoặc Extract Images từ menu Tasks ở phía trên cùng. Tuy file PDF gốc được bảo vệ để không bị chỉnh sửa nhưng bạn vẫn có thể sử dụng Nitro PDF Reader để thêm ghi chú vào tài liệu. Bạn có thể sử dụng tính năng Add Note trong menu Tasks để thực hiện công đoạn này. Các ghi chú (comment) sẽ giúp người đọc và bạn thân bạn hiểu về tài liệu nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Ngoài tính năng thêm ghi chú, bạn có thể gạch chân, bôi sáng, hoặc thao tác trực tiếp trên file PDF thông qua các công cụ (nằm trong phần Tasks) của Nitro PDF Reader. Bạn cũng có thể quét và cho thêm chữ ký vào tài liệu, khá hữu ích cho các bức thư đảm bảo để người đọc biết chủ nhân của chúng là ai.