Những biện pháp giúp doanh nghiệp nhỏ cắt giảm chi tiêu

Nếu biết tìm và sử dụng những công cụ giá rẻ và miễn phí, các doanh nghiệp nhỏ có thể bảo vệ được túi tiền của họ mặc cho “bão giá” hoành hành.

Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng miễn phí hoặc giá rất rẻ hoạt động không thua kém các ứng dụng đắt tiền của những thương hiệu có tiếng.

1. Mã nguồn mở: Nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết

Xu hướng này đã có từ lâu, và dù cho bạn chưa muốn từ bỏ ngay Windows thì rõ ràng những bản phân phối Linux như OpenSUSE, Ubuntu… đã tỏ ra rất hữu dụng và giúp người dùng bảo vệ túi tiền trước những phần mềm tính phí, để họ sẵn sàng chuyển sang nền tảng nguồn mở.

Thực tế, với mỗi phần mềm thương mại đắt tiền, bạn luôn tìm được phần mềm nguồn mở có tính năng tương đương để thay thế. Thay vì bỏ ra 200 USD hoặc hơn để mua Microsoft Office, hãy thử dùng OpenOffice. Thay vì tốn 660 USD cho Adobe Photoshop, hãy sử dụng GIMP mà không tốn đồng nào. Bạn cũng tiết kiệm được 40 USD cho Norton Antivirus nếu dùng Avast…

Tất cả những lựa chọn thay thế này đều tỏ ra mạnh mẽ và bạn cũng nhận được đầy đủ những tính năng như các sản phẩm cạnh tranh thương mại (cũng có những tính năng mà phần mềm nguồn mở còn thiếu, nhưng có thể đó lại là những thứ mà bạn không cần tới). Thậm chí trên mạng còn có cả những cuốn sách hướng dẫn sử dụng, giúp bạn nhanh chóng làm quen với các phần mềm mới như OpenOffice hay GIMP.

Các ứng dụng chuyên ngành cũng có rất nhiều phương án thay thế với mã nguồn mở, và nhiều ứng dụng còn là chuẩn công nghiệp. Lấy ví dụ, công cụ LAME để mã hóa MP3, HandBrake để chuyển đĩa DVD thành tập tin dùng trên máy nghe nhạc, hay hệ thống xuất bản blog WordPress. Những ứng dụng này cùng bất kỳ trình duyệt Web miễn phí nào đủ dùng cho doanh nghiệp của bạn mà không hề gặp bất cứ sự trở ngại nào.

2. Giảm thiểu chi phí điện năng

Phủ “xanh” doanh nghiệp đang là xu hướng được bàn thảo nhiều thời nay. Bỏ qua những phát kiến tầm cỡ quốc tế hay quốc gia, chúng ta hãy tập trung vào các doanh nghiệp nhỏ.

Nói chung, các doanh nghiệp nhỏ đều có kinh nghiệm quản lý nguồn điện năng sử dụng. Dù vậy, một số bước đơn giản sau có thể mang lại ngay hiệu quả tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ và hộ gia đình mà bạn nên áp dụng ngay lập tức.

Tắt ngay những thứ không cần thiết: Máy tính của bạn có thực sự cần phải bật hàng đêm hay suốt cả vào những ngày nghỉ cuối tuần? Hãy tạo thói quen tắt nó. Thay vì dùng những máy tính mạnh làm máy chủ quản lý máy in trên mạng (mà thường là nhàn rỗi), hãy sử dụng một thiết bị quản lý máy in chia sẻ (printer server) hay là những máy in mạng (máy in có card mạng tích hợp sẵn).

Ngắt nguồn: Trong khi các nhà sản xuất đang tìm mọi cách để các thiết bị của họ ngày càng tiêu tốn ít điện năng, thì với bạn, đơn giản nhất là rút ngay phích cắm (hoặc dùng bộ hẹn giờ ngắt điện) đối với những thiết bị không hoạt động.

Dùng đèn huỳnh quang hoặc LED: Bóng đèn sợi đốt ngốn khá nhiều điện, việc thay bằng đèn huỳnh quang và LED có thể giúp tiết kiệm tới 80% chi phí tiền điện hàng tháng của bạn. Ưu điểm nổi bật là chi phí cho chúng không cao, trong khi thời gian dùng được lâu.

Nâng cấp: Nhiều thiết bị điện tử gia dụng đời mới được thiết kế tốt hơn, trong khi tiêu tốn ít điện năng hơn so với trước đây. Ngay như với máy tính chẳng hạn, những con chip đời mới nhất của Intel có điện áp thấp hơn nhưng hiệu suất đem lại cho máy lại cao hơn nhiều.

3. Thuê thay mua

Sao lại mua trong khi có thể thuê? Dịch vụ cho thuê máy tính và các tiện ích không còn xa lạ với các doanh nghiệp ở một số nước, với những điều khoản có lợi cho cả đôi bên. Mô hình này thực sự tiện lợi cho những người sử dụng dịch vụ điện thoại di động trong một khoảng thời gian nào đó. Chẳng hạn khi ra nước khác, thuê một chiếc điện thoại cho chuyến đi tại nước sở tại sẽ kinh tế hơn nhiều so với việc bổ sung thêm dịch vụ cho chiếc điện thoại của bạn.

Việc thuê thiết bị chuyên dụng (như máy chiếu, TV lớn để thuyết trình, thậm chí cả máy tính xách tay cao cấp) cũng có thể có ý nghĩa nếu nhu cầu chỉ thỉnh thoảng xuất hiện với bạn và cũng chỉ cần trong một khoảng thời gian ngắn.

4. Tránh sân bay

Chi phí nhiên liệu đang tăng, và giá vé cùng các loại phụ phí cứ thế tăng theo, khiến việc đi lại bằng máy bay đang trở nên đắt đỏ chưa từng thấy. Cách tốt nhất để chống lại “bão giá” đơn giản là không đi nữa mà hãy áp dụng các công nghệ hiện đại.

Hội nghị truyền hình với hình ảnh có độ phân giải cao thông qua nhiều dịch vụ, và công nghệ chia sẻ màn hình cho phép bạn chia sẻ công việc của mình với các đồng nghiệp theo thời gian thực. Các chuyến đi sẽ được giảm bớt nhiều giúp bạn tiết kiệm được cả thời gian lẫn tiền bạc. Đã đến lúc quên đi những ngày tháng “đi mây về gió”.

5. Hướng lên “mây”

Không có gì là lạ khi nói chuyển các dịch vụ lên “mây” có thể tạo ra lợi ích lớn cho doanh nghiệp của bạn, giúp tiết kiệm tiền bằng nhiều cách.

Có thể thấy rõ nhất là phần mềm. Ngay cả dịch vụ đơn giản như Google Docs cũng đã có thể loại bỏ sự cần thiết phải cài đặt phần mềm lên tất cả máy tính trong văn phòng - chỉ cần nói với mọi người hướng trình duyệt web của họ đến một Website và, thế là đã có thể sẵn sàng làm việc. Những dịch vụ đám mây hiện đã có đủ để thay thế bất cứ công việc nào bạn cần làm với một phần mềm cụ thể trước đây.

Nhưng đám mây không chỉ giải phóng bạn khỏi các phần mềm, mà còn cho phép bạn từ chối những phần cứng đắt tiền. Lưu trữ đám mây cho phép bạn chứa các tập tin trực tuyến thay vì phải dùng một máy chủ đắt tiền và tiêu tốn năng lượng, và việc sao lưu đám mây giúp loại bỏ việc dùng các ổ đĩa cứng ngoài, hoặc các thiết bị sao lưu kiểu như băng từ, quá tốn kém và nhiêu khê trong việc bảo quản.

6. VoIP: điện thoại giá rẻ qua Internet

"Skype" cũng đang trở thành động từ như "google". Trào lưu sử dụng công nghệ Voice-over-IP để gọi điện thoại miễn phí qua Internet đang diễn ra và được chấp nhận trên toàn thế giới.

Những lợi ích của VoIP là vô số: Bạn có thể thực hiện miễn phí các cuộc gọi với âm thanh chất lượng cao và chất lượng video ở mức khá giữa các máy tính có kết nối Internet. Bạn cũng có thể gọi bất kỳ số điện thoại thông thường nào, ở bất cứ đâu trên thế giới, mà chỉ tốn một khoản chi phí cực thấp so với mức phí của các hãng viễn thông tính cho bạn. Bạn cũng có thể đăng ký để sử dụng ĐTDĐ của mình với dịch vụ gọi qua Skype, và chỉ phải trả phí như khi sử dụng Skype bình thường.

Người dùng iPhone có thể sử dụng Skype miễn phí trên mạng 3G, mà không cần tới một kết nối Wi-Fi. Dĩ nhiên đâu đó ở vùng sâu vùng xa có thể chưa có sóng 3G của nhà mạng, nhưng ở đây ta đang nói đến hoạt động thường ngày của một doanh nghiệp nhỏ hầu như không có nhu cầu cho những kết nối ở những nơi xa xăm cho nhân viên của mình.

7. Giải thoát khỏi máy in

Một ý tưởng kỳ quặc chăng? Không đâu. Ý tưởng này đáng để thử nghiệm. Thời nay, người ta thường kết thúc e-mail gửi đi bằng những dòng sau đây: "Bạn hãy suy nghĩ trước khi quyết định in ra e-mail này", hoặc “đừng in e-mail này nếu không thực sự cần thiết”… Mục đích là để bảo vệ môi trường, và ý nghĩa sát sườn chính là giảm thiểu chi phí, vì in ấn rất tốn kém.

Chi phí về giấy đã tăng lên qua nhiều thập kỷ, trong khi giá của các hộp mực và mực in vẫn còn quá đắt. Chữ ký số đã được chấp nhận và áp dụng trên diện rộng, vậy thì bạn hãy tự hỏi vì sao lại phải in ra mọi thứ. Tập hợp tất cả các tài liệu bạn in trong suốt một tháng, và xem xét thật cẩn thận, có thể bạn sẽ thấy việc in ra vô số tài liệu hầu như chẳng có ích lợi gì nhiều cho công việc.

Thực sự thì thói quen dùng máy in cũng có thể so sánh với việc hút thuốc lá. Đó là một thói quen xấu khó bỏ. Các nhân viên (và cả bạn) sẽ biện hộ cho hành động in của mình là điều cần thiết, và tỏ ra khó chịu với qui định hạn chế in. Nhưng nếu nhân viên không thể in (theo qui định), họ sẽ không in. Và mặc dù điều đó ban đầu sẽ gây ra sự khó chịu cho người dùng, nhưng về lâu dài doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều tiền.

Dù không thể cấm hẳn việc in ấn, nhưng doanh nghiệp có thể áp dụng chế độ mở máy in vào một ngày nhất định trong tuần chẳng hạn. Dần dần rồi mọi người sẽ quen với việc “chỉ in khi thực sự không thể không in”.