Khi nào nên và không nên sử dụng AI trong email?

AI có thể giúp bạn soạn email trong vài giây, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn luôn nên sử dụng nó. Một số email được hưởng lợi từ tính năng tự động hóa, trong khi những email khác đòi hỏi sự can thiệp của con người. Biết khi nào nên để AI nắm quyền kiểm soát và khi nào nên tự mình soạn thảo có thể tạo nên sự khác biệt.

1. AI có thể phù hợp với các email đơn giản

Đối với các email đơn giản hơn, chẳng hạn như các tin nhắn hậu cần nhanh, AI gần như chắc chắn phù hợp để viết phản hồi của bạn. Nếu không yêu cầu sự sáng tạo và tư duy phản biện trong bài viết, việc sử dụng AI có thể sẽ không ảnh hưởng đến kết quả của bạn.

Ví dụ, bạn có thể thử một prompt đơn giản như "Viết phản hồi ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email được dán bên dưới và đề xuất họp lúc 11 giờ sáng" khi điều phối một cuộc họp nhanh.

2. AI có thể giúp ích nếu bạn nhận được quá nhiều email

Hộp thư đến email có thể chứa đầy các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn có thể cần trả lời tất cả những câu hỏi này. Mặc dù bạn nên tránh sử dụng AI cho bất kỳ nội dung nào đòi hỏi tính độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ bổ sung khi soạn thảo phản hồi có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng viết lách.

Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi của mình theo dạng dấu đầu dòng, sau đó nhắc ChatGPT chuyển các điểm đó thành một email mạch lạc.

Về vấn đề đó, AI cũng có thể giúp bạn đọc email thừa. Trong Outlook, Copilot có một số công cụ để duyệt email nhanh chóng và nhiều công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể giúp bạn quản lý hộp thư đến của mình.

3. AI cũng có thể tinh chỉnh bài viết của bạn

Ngoài ra, nếu bạn gặp khó khăn khi viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể giúp bổ sung cho suy nghĩ và bản thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu sửa đổi, động não thêm ý tưởng hoặc viết lại email theo phong cách chuyên nghiệp hơn.

Sử dụng các công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng ban đầu của riêng bạn, nhưng có thể giúp bạn tinh chỉnh chúng.

4. Không sử dụng AI khi bạn cần sự sáng tạo và tư duy phản biện

AI thường không được sử dụng tốt nhất khi cần đến sự sáng tạo và tư duy phản biện của riêng bạn. Dán email bạn nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần cung cấp thông tin đầu vào có ý nghĩa về một điều gì đó, thì việc giao phó cho AI thường không phải là lựa chọn khôn ngoan.

Người quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có thể muốn biết bạn nghĩ gì, chứ không phải ChatGPT nghĩ gì. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ sung, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của bạn.

5. Tránh sử dụng AI nếu bạn không có thời gian để chỉnh sửa đầu ra

Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra đầu ra dài dòng, lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một phù thủy về kỹ thuật viết prompt hoặc cung cấp nhiều chi tiết trong prompt của mình để có đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa đầu ra của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal từng nói: "Nếu có nhiều thời gian hơn, tôi sẽ viết một bức thư ngắn hơn", và điều tương tự cũng đúng với việc viết bằng AI.

Phiên bản ngắn gọn do AI viết khá chung chung, ngay cả khi đó là email điền vào chỗ trống cơ bản. Nó cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính nguyên bản và ngắn gọn hơn.

Tương tự như vậy, nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh dùng AI hoàn toàn. Tuy nhiên, bạn có thể bị xác định nhầm là sử dụng AI vì một số lý do, ngay cả khi bạn không sử dụng.

6. AI có thể thiếu tôn trọng

Khi sử dụng AI để viết email, những gì bạn chỉ mất vài giây để tạo có thể mất vài phút để người nhận đọc. Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian của mình để tạo ra nhiều sản phẩm hơn nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.

Sau đây là một nguyên tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: Bạn có đang không tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không? AI có lẽ không hề tôn trọng thời gian của người nhận khi viết email đơn giản, phác thảo dàn ý hoặc sử dụng AI như một công cụ viết bổ sung.