Khi CIO đối phó với tình hình khó khăn

Một cuộc khảo sát mới nhất của InformationWeek về vấn đề chi tiêu cho công nghệ thông tin (CNTT) cho thấy ba tháng vừa qua là giai đoạn đặc biệt khó khăn. Trong hơn 600 giám đốc CNTT (CIO) tham gia cuộc khảo sát này, có 40% cho biết họ đã giảm chi tiêu cho CNTT so với ngân sách dự kiến ban đầu trong quý vừa rồi. Ở những công ty có doanh số hằng năm hơn 500 triệu đô-la Mỹ, tỷ lệ này là 50%.

Dù vậy, vẫn có nhiều doanh nghiệp tiếp tục những dự án lớn, thậm chí tăng cường nhân sự và ngân sách CNTT cho các dự án mới bởi họ thấy được cơ hội “qua mặt” những đối thủ cạnh tranh đang bị suy yếu. Các CIO cũng tìm cách bảo vệ những dự án CNTT có liên quan đến khách hàng. Không chỉ có vậy, những CIO thông minh còn đang tìm kiếm cách thức để tận dụng những công cụ CNTT sẵn có nhằm cắt giảm chi phí tại bộ phận mình và những bộ phận khác của công ty.

Cuộc thăm dò cũng cho thấy các CIO đã áp dụng nhiều biện pháp khác nhau để đối phó với tình hình kinh tế khó khăn hiện nay. Không tuyển dụng thêm nhân sự và cắt giảm các dự án CNTT là những lựa chọn phổ biến. Tuy nhiên, đáng chú ý là vẫn có 23% CIO nói rằng họ không cắt giảm bất kỳ dự án CNTT nào trong kế hoạch ban đầu cho năm nay. Điều này phản ánh xu hướng thích tìm kiếm những cách thức cắt giảm chi tiêu CNTT khác – như giảm chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng và nhân sự – thay vì loại bỏ các dự án lớn.

Dưới đây là một số biện pháp được nhiều CIO áp dụng.

1. Không tuyển dụng thêm nhân sự

Khoảng 72% CIO được hỏi cho biết họ không tuyển dụng thêm nhân sự, trong khi 7% nói rằng họ được yêu cầu cắt giảm nhân sự và khoảng 17% thừa nhận là họ đã ngừng làm việc với các nhà tư vấn của đối tác thứ ba. Dù vậy, đa số CIO (57%) nói rằng họ không được yêu cầu cắt giảm nhân viên hay nhà tư vấn. Sean Finley, Phó giám đốc phụ trách CNTT tại ABM Industries, không hy vọng số lượng nhân viên CNTT của ông, gồm 38 người, sẽ tăng trong năm tới, nhưng cho biết ông có thể được phép tìm người thay thế cho những người nghỉ việc.

2. Cắt giảm hay trì hoãn những dự án không cấp bách

Đó là chiến lược chính của nhà cung cấp các dịch vụ tài chính Principal Financial trong việc đối phó với tình hình kinh tế khó khăn hiện nay. Gary Scholten, CIO của Principal Financial, cho biết khoản chi tiêu cho CNTT của công ty trong năm nay đã giảm 3% so với kế hoạch ban đầu, dù vẫn tăng 6% so với năm 2007. Công ty đang phải hoãn việc nâng cấp cơ sở hạ tầng và một vài dự án liên quan đến bảo mật, vốn là “những dự án tốt, nhưng không quá cấp bách”.

Trong khi đó, CIO của một chuỗi bán lẻ ở miền Đông Bắc Mỹ cho biết đã quyết định không nâng cấp các máy tính IBM iSeries của mình, đồng thời hoãn việc hợp nhất tại trung tâm dữ liệu nhỏ của công ty. Một quan chức CNTT cao cấp ở một công ty dịch vụ tài chính lớn cho biết, công ty đã thu hẹp chi tiêu vào những khoản như cơ sở hạ tầng…, đồng thời tăng cường việc đầu tư cho những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của họ trên toàn cầu. Chính sách này được cho là sẽ giúp công ty giảm được 4% chi tiêu cho CNTT trong năm nay.

3. Sử dụng công cụ hỗ trợ quyết định

Nhiều công ty đang chú trọng việc cắt giảm những kế hoạch đầu tư và mối quan hệ hiện có trong bối cảnh kinh tế khó khăn như hiện nay. Vì thế, nhà tư vấn Deborah Hagar nhận thấy ngày càng có nhiều công ty sử dụng những sản phẩm của Cognos và Oracle như là một công cụ hỗ trợ quyết định, để phân tích việc chi tiêu, bao gồm xác định những khoản chi phí tiết kiệm, thời gian cần để một cuộc đầu tư bắt đầu sinh lời, mức tăng doanh thu từ các khoản đầu tư… Ông Mike Cuddy, CIO của Công ty Xây dựng Toromont Industries (Canada), cho biết đã bắt đầu dùng công cụ nói trên để xác định những lĩnh vực có thể có chi phí ẩn hay không cần thiết, để từ đó áp dụng các biện pháp cắt giảm.

4. Áp dụng dịch vụ hội nghị truyền hình

Giá nhiên liệu gia tăng khiến ngày càng có nhiều công ty sử dụng các dịch vụ hội nghị truyền hình để tiết kiệm chi phí đi lại. Tại ABM Industries, dịch vụ hội nghị truyền hình ngày càng được sử dụng nhiều. Ông Finley nói: “Chúng tôi đã dùng đến công nghệ này ngay sau sự kiện 11-9-2001 ở Mỹ và thấy nó giúp ích cho chúng tôi rất nhiều vào thời điểm mà việc đi lại gặp khó khăn ấy. Hiện chúng tôi sử dụng nó thường xuyên hơn.” Hiện ông Finley sử dụng hệ thống này ít nhất vài lần mỗi tuần, nhiều gấp đôi so với trước kia, để liên lạc với nhân viên, đối tác và những người khác.

5. Đầu tư vào công nghệ VoIP

Cho đến nay, công ty xây dựng R.R Keller & Associates vẫn không có ý định cắt giảm ngân sách cho CNTT, vốn chiếm khoảng 1% doanh thu. Thậm chí, khoản chi tiêu này còn tăng lên một chút với việc đầu tư vào một dự án điện thoại VoIP (giao thức thoại qua Internet) mà công ty tin rằng sẽ giúp giảm đáng kể chi phí viễn thông.