Cuộc chạy đua của Microsoft Office Live Basics và Google Apps For Your Domain (phần cuối)

Xem lại phần trước

E-mail

Chẳng có gì đáng ngạc nhiên khi Google đánh bại Office Live trong lĩnh vực e-mail. Vì Google sử dụng Gmail trong khi Office Live sử dụng Windows Live Mail. Như đã mô tả trong bài “Google vẫn là ông vua Ajax”, Gmail mạnh hơn rất xa so với Windows Live Mail. Nó cung cấp các hội thoại theo dòng và phương thức tổ chức e-mail thông minh với quy tắc và bộ lọc mạnh. Nó cũng cho phép bạn lựa chọn sử dụng hệ thống mail cơ sở web hoặc hệ thống mail cơ sở POP hoặc kết hợp cả hai.

Sử dụng tài khoản Office Live Mail là nhầm lẫn, sẽ không có cách nào sử dụng Mail để quản lý website của bạn

Ngược lại Live Mail không được tổ chức tốt lắm. Bỏ sót một số thành phần hữu dụng, không cung cấp quyền truy cập POP3. Hơn nữa, Office Live chỉ cung cấp 5 tài khoản cho từng doanh nghiệp, trong khi Google cho phép tới 25 tài khoản.

Bộ lập lịch

Google Calendar dễ hiểu, dễ làm và khá trực quan. Để tạo một sự kiện, đơn giản bạn chỉ cần kích vào ô “date and time”, điền đẩy đủ nội dung trong một form đơn giản.

Nếu muốn chia sẻ sự kiện đó với người khác, bạn chỉ cần gom địa chỉ e-mail của họ lại và sự kiện sẽ được chia sẻ tự động theo lời mời định dạng iCalendar (.ics). Khi ai đó chấp nhận lời mời, sự chấp nhận của họ sẽ được tự động đặt vào trong bộ lịch. Nếu những người bạn mời không sử dụng Google Calendar, họ có thể dùng chương trình lịch hay website khác tương thích với iCalendar. Điều này sẽ được thể hiện trong lịch của họ khi họ mở file “.ics”.

Tạo sự kiện nhóm trong Google Calendar một cách dễ dàng: điền đầy đủ thông tin và thông báo tới mọi người trong danh sách

Outlook, Notes, và iCal của Apple cùng bộ lịch và website lịch khác đều tương thích được với iCalendar theo nhiều mức độ khác nhau. Như trong Outlook không có chức năng chủ động cập nhật sự kiện. Mỗi lần bổ sung sự kiện mới, bạn cần phải mở thêm một file.

Phần hỗ trợ trong iCalendar của Google đặc biệt hữu ích khi phác thảo kế hoạch gặp gỡ với những người ngoài công ty. Bạn có thể tạo yêu cầu họp, gặp gỡ và gửi chúng dưới dạng file “.ics” tới các nhân viên trong công ty hoặc người ngoài công ty. Yêu cầu này sẽ xuất hiện trong bộ lịch Google Calendar của các nhân viên và xuất hiện trong bộ lịch tương thích iCalendar của người ngoài công ty. Nếu bộ lịch của người nhận không tương thích với iCalendar, họ sẽ thấy yêu cầu họp trong một e-mail mời bình thường.

Google đơn giản, và với tính năng lập chương trình nhóm tự động rất phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, nó cung cấp nhiều tính năng hơn cả yêu cầu họ cần. Sủ dụng Google Calendar sẽ tiết kiệm cho bạn được khoản phí mua phần mềm lịch mạng cơ sở.

Tuy vậy Google Calendar cũng có điểm hạn chế: Thật khó hiểu là nó không làm việc với Internet Explorer 7. Trình duyệt vẫn đang ở bản beta nên có thể khi phát hành chính thức vấn đề sẽ được giải quyết. Hiện tại bạn có thể dùng với Firefox hoặc các phiên bản trước của IE.

Office Live không cung cấp bộ lịch. Nếu bạn muốn có nó bạn sẽ phải mua một trong các phiên bản dịch vụ thương mại của Microsoft.

Kết hợp toàn bộ các dịch vụ

Dịch vụ của cả hai hãng đều được thiết kế dành cho các tổ chức không có nhân viên IT chuyên nghiệp. Vì thể chức năng kết hợp để quản lý mail, quản lý quyền truy cập website và toàn bộ tài khoản là cực kỳ quan trọng.

Trong vấn đề này Windows Office Live còn nhiều thiếu sót. Thực tế, Windows Live chỉ như là một tập hơp các dịch vụ rời rạc chứ không phải là một bộ hợp nhất. Quản lý website và tài khoản không thống nhất, hay nhầm lẫn.

Google cung cấp một trang quản lý tổng thể đơn giản

Bạn cần phải có một Windows Live ID (thường gọi là Microsoft Passport) để thiết lập một tài khoản. Điều đó có nghĩa là bạn đã phải có tài khoản hotmail hay Windows Live Mail trước đó rồi. Nhưng thật khó hiểu là sau khi tạo tài khoản mới Office Live, kích vào hộp Inbox bạn không thể truy cập được e-mail Office Live mới. Thay vào đó chúng sẽ được gửi tới tài khoản Hotmail hay Windows Live mail ban đầu của bạn.

Bực mình hơn nữa là khi vào tài khoản mail cũ, tất cả chức năng quản lý website của bạn đều biến mất, vì kích vào phần Inbox gửi cho bạn tới tài khoản Office Live mới.

Vậy dùng tài khoản e-mail Office Live mới như thế nào? Hãy đóng tài khoản gốc, đăng nhập lại với username và mật khẩu của Office Live. Hơi phiền phức!

Điều đó gây nhầm lẫn rất lớn. Bạn sẽ phải làm gì nếu bây giờ muốn quản lý tài khoản Office Live, như thêm người dùng e-mail mới chẳng hạn? Bạn không thể, vì tài khoản Office Live đang dùng không có cái gì để thiết lập Office Live cả. Bạn phải thoát ra và đăng nhập lại vào tài khoản gốc mới bổ sung được người dùng mới. Nếu muốn kiểm tra e-mail Office Live? Bạn phải log out tài khoản hotmail, đăng nhập lại tài khoản Windows Live.

Chỉ mới cố gắng thực hiện một số thao tác thông thường nhất, đầu óc của bạn đã muốn quay tròn rồi.

Google sử dụng chức năng điều hướng phân lớp đơn giản, không rườm rà. Như khi bạn kiểm tra e-mail chẳng hạn, chỉ cần kích vào “Manage this domain”, bạn sẽ được gửi một trang quản lý với các liên kết quản lý và tạo tài khoản người dùng, quản lý và chỉnh sửa website, thay đổi thiết lập domain, v.v…

Tóm lại

Website nào tốt hơn? Nhìn tổng thể, Google Apps for Your Domain là người chiến thắng. Nó cung cấp hệ thống e-mail mạnh hơn, chương trình quản lý website tốt hơn và có bộ lịch nhóm, thành phần quan trọng với các doanh nghiệp nhỏ và một số công cụ khác Office Live không có.

Tuy nhiên nếu mục đích chính của bạn là một dịch vụ miễn phí với công cụ tạo website thông minh thì lựa chọn Office Live lại tốt hơn.

Dù sao thì với website nào bạn cũng được dùng miễn phí. Nên có thể nói với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cả hai đều chiến thắng.