6 mẹo phát triển công ty CNTT nhỏ

Jake Widman

Một trong những chân lý của chủ nghĩa tư bản là: Doanh nghiệp luôn muốn lớn mạnh thêm. Các công ty nhỏ muốn trở thành công ty bậc trung, trong khi các công ty bậc trung lại muốn phát triển hơn nữa.

Nhưng phát triển lớn hơn đồng nghĩa với việc trải nghiệm khó khăn, và CNTT là nơi mà các doanh nghiệp cảm nhận điều này sâu sắc nhất. Chúng ta đều biết đến các câu chuyện kinh hoàng về những công ty phát triển khập khiễng – hoặc thậm chí tồi tệ hơn – do hệ thống hỗ trợ chưa đầy đủ. Hãy khám phá những bài học mà các doanh nghiệp lớn đã đúc kết được từ việc quản lý phát triển.

Giống như một đứa trẻ luôn cần quần áo mới, doanh nghiệp của bạn sẽ có xu hướng phát triển lớn hơn vài lần so với trang bị CNTT hiện có của nó. Tương tự cách các ông bố bà mẹ trẻ học kỹ năng đương đầu từ các gia đình kinh nghiệm hơn, doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT của mình theo kịp quá trình tăng trưởng có thể học hỏi từ các công ty lớn.

Vậy họ biết những gì? Chúng tôi chọn những chuyên gia CNTT làm việc cho các công ty cung cấp dịch vụ CNTT cho thuê (outsourcing) với nhiều quy mô khác nhau (hầu hết đều có kinh nghiệm nội bộ) rồi chia những lời khuyên của họ thành 6 bài học cơ bản.

Thông điệp chính của họ là hãy suy nghĩ một cách chiến lược. Đưa ra quyết định không dựa trên những gì bạn cần trước mắt, mà dựa trên cơ sở những gì bạn muốn trong 6 tháng hoặc 1 năm tới.

John Baschab, chủ tịch nhóm quản lý dịch vụ tại Technisource, một nhà outsource kỹ thuật và CNTT, cảnh báo rằng nhu cầu thay đổi CNTT “sẽ tới nhanh hơn bạn tưởng”. Baschab và các chuyên gia khác nhấn mạnh rằng chú ý đến 6 lời khuyên này, bạn sẽ không phải làm việc với cơ sở hạ tầng CNTT không phù hợp.

Đặt CNTT vào ngân sách

Đây là một điều rất khó cho các công ty trẻ thiếu vốn, nhưng nó lại mang tính quyết định: Đảm bảo rằng CNTT có đủ chỗ trong ngân sách của bạn. Dave Brewer, chủ tịch kiêm CEO của BC Networks Inc - công ty quản lý dịch vụ tập trung vào thị trường vừa và nhỏ, cho biết: “Các doanh nghiệp nhỏ không biết lập ngân sách hoặc lên kế hoạc cho CNTT. Trong một công ty, họ có thể lên ngân sách từ 10.000 đôla đến 12.000 đôla cho một nhân viên một năm. Một doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn sử dụng 10 lần số tiền đó cho lý do ngân sách và tầm nhìn”.

Brewer nhân định rằng các doanh nghiệp nhỏ hiếm khi nào lên ngân sách đủ cho hỗ trợ hoặc đào tạo. Thông thường, kết quả là nhân viên không được cập nhật các phần mềm mới nhất và không làm việc một cách hiệu quả. Lời khuyên của Brewer: lên ngân sách 10% đến 15% lương một nhân viên một năm dành cho CNTT.

Sau đó xây dựng một vài cách để đảm bảo rằng việc đầu tư vào CNTT là xứng đáng với số tiền bỏ ra. Dan Hoover, phó chủ tịch kiêm giám đốc khu vực tại Ciber Inc, hệ thống tư vấn mở rộng quốc tế, đưa ra lời khuyên: Đừng chỉ bỏ tiền vào ngân sách – hãy xây dựng một mô hình tài chính cho phép bạn biết liệu bạn có được cái mình đang trả tiền hay không.

Ông cũng chỉ ra rằng các tổ chức doanh nghiệp CNTT sử dụng phép phân tích hệ số thu nhập trên đầu tư hoặc các phương pháp đánh giá đầu tư khác. Tuy nhiên các công ty nhỏ chưa thành lập cách tiếp cận ROI chính thức có thể sử dụng phương pháp đơn giản như phân tích thời gian hoàn vốn.

Để thực hiện phương pháp phân tích này, các doanh nghiệp đầu tiên nên xác định các chi phí có thể gắn liền với một đầu tư công nghệ (phần mềm, phần cứng, tài nguyên bên trong và bên ngoài, chi phí thiết bị thông tin liên lạc, không gian làm việc, v.v.). Sau đó họ nên dự đoán các lợi ích tài chính có thể (trừ đi chi phí lao động, phí lưu kho, tăng sản lượng và các chi phí tương tự) và định lượng chúng.

Hoover nói: “Nếu bạn có thể thu hồi chi phí trong năm đầu tiên thì dự án rất đáng để đầu tư nghiêm túc, đặc biệt là khi thu được lợi nhuận cao. Nếu thời gian để có lãi kéo dài hơn một năm, có lẽ bạn nên chuyển sang hướng khác”.

Lên kế hoạch CNTT trong tương lai

Đầu tư thêm vốn cho CNTT sẽ không có ích nếu bạn không có kế hoạch cho những việc dự định tiến hành. Theo Brewer, không phải cứ chi thêm vốn là được mà còn sử dụng vốn hợp lý.

Kevin Karcher, phó chủ tịch nhóm outsourcing cơ sở hạ tầng CNTT tại công ty Electronic Data Systems Corp, cho biết: “Doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng tính đến việc thay thế. Việc mua công nghệ đối với họ là hành động thay thế sự thiếu hụt – nghĩa là thay thế công nghệ đã hư hỏng hoặc không được hỗ trợ”.

Vấn đề là những các công ty đó thường sử dụng bất cứ phiên bản nào của hệ điều hành và phần mềm trên máy móc mới khi họ mua chúng. Kết quả có thể là một tập hợp các hệ thống không tương xứng làm cho việc quản lý và đào tạo khó khăn hơn. Brewer cho biết: “Đó không phải là suy nghĩ mang tính chiến lược”.

Một nguy hiêm nữa cho thói quen đó là các doanh nghiệp nhỏ kết thúc với không chỉ một hổ lốn các hệ thống, mà là một hổ lốn các hệ thống rẻ tiền. Đưa ra quyết định mua không được tính toán trước mà chỉ dựa trên nhu cầu trước mắt thường dẫn đến việc mua bất cứ thứ gì được bán tại cửa hàng điện tử. Điều này lại dẫn đến một mạng lưới được lắp ghép từ các bộ định tuyến và khóa chuyển đổi không đủ mạnh, tường lửa ở cấp độ người tiêu dùng cùng các công nghệ không phù hợp với nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.

Karcher cho biết các tập đoàn lớn không chú ý đến các giải pháp “điểm” như vậy; họ sử dụng nhiều thời gian và nỗ lực vào khả năng tích hợp, yếu tố mở đường cho họ đến với các ứng dụng tối ưu nhất. Qua nghiên cứu, lên kế hoạch cũng như hiểu rõ nhu cầu thương mại của từng đơn vị, doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn trong việc thu nhận và kết hợp các công nghệ hàng đầu từ nhiều nhà cung cấp.

Chú ý đến tính thống nhất ngay từ đầu không chỉ giúp các công ty nhỏ chọn được các ứng dụng chất lượng cao hơn mà còn mang lại cho họ sự tiêu chuẩn hóa và tính nhất quán.

Karcher cho biết: “Quy trình kỷ luật gắn liền với việc thực hiện các công việc đều đặn lặp đi lặp lại một cách có hiệu quả có lợi ích nhất định. Sự tiêu chuẩn hóa quy định rõ một quy trình, cũng như các vị trí và trách nhiệm trong nó. Tính nhất quán và lặp đi lặp lại này cho phép một tổ chức trở nên hiệu quả hơn”.

Biến CNTT thành một phần trong quản lý

Ảnh hưởng của CNTT không chỉ dừng lại ở việc kiếm được thiết bị tốt nhất. Hoover cho biết: “Các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ cần nghĩ về CNTT như một phần của đội ngũ quản lý đồng thời khiến họ tham gia trong việc thảo luận về tình hình kinh doanh cũng như hướng đi của công ty”.

Sự tham gia của các quản lý CNTT trong việc thảo luận về hướng đi của công ty mang lại cho họ cơ hội để đáp ứng kỳ vọng của chủ sở hữu về thời gian và chi phí. Họ thậm chí có thể tìm được cách cải thiện hướng đi cho doanh nghiệp qua việc sử dụng công nghệ. Hoover cho biết: “Các tổ chức doanh nghiệp CNTT đã sử dụng công nghệ để giảm chi phí nhân công, thời gian vận chuyển đồng thời mang lại quy trình kỷ luật đến với công ty của mình”.

Baschab thuộc Technisource chỉ ra rằng CNTT nằm ở điểm giao nhau của hàng loạt các đối tác – nhà cung cấp Internet, tư vấn quản lý, nhà cung cấp phần cứng, công ty tuyển dụng, các công ty dịch vụ viễn thông và dữ liệu, v.v. Điều này đồng nghĩa với việc quản lý các mối quan hệ bên ngoài tổ chức. Đó là một công việc ở cấp độ quản lý mà không nên giao chỉ cho kỹ thuật viên.

Karcher đồng tình với vấn đề này: “Nếu bạn không có một chuyên gia trong nhóm CNTT có khả năng tương tác với nhóm kinh doanh và các người ra quyết định – hãy tìm một người như thế”.

Hiển nhiên, một doanh nghiệp nhỏ không phải lúc nào cũng có đủ khả năng chi trả cho một quản lý CNTT chuyên nghiệp, vì vậy cần kiểm tra khi nào ROI (hệ số thu nhập trên đầu tư) của việc thuê một chuyên gia như thế có chỉ số dương. Baschab cho biết: “Điểm hòa vốn là từ 30 triệu đôla đến 50 triệu đôla doanh thu. Chu trình quản trị CNTT hợp lý có thể tiết kiệm đến 20% phí tổn. Vì vậy nếu bạn tính toán kỹ, khi đến được giai đoạn đó, bạn có thể tiết kiệm đủ để trả cho quản lý CNTT của mình. Đó cũng là thời điểm khi sự quản trị CNTT bắt đầu tự chi trả cho bản thân”.

Quan tâm đến căn bản

Hiểu rõ điều gì cần phải làm là một yếu tố cơ bản của việc phân bố ngân sách CNTT. Baschab nói: “Áp dụng sơ đồ phân cấp nhu cầu của Maslow vào CNTT. Cấp độ thấp nhất trong kim tự tháp, nhu cầu sinh lý như thức ăn và nước – đó là các hoạt động và hạ tầng cơ sở cơ bản. Cấp độ này chỉ áp dụng cho một số phạm vi như sao lưu, bảo mật, phục hồi sự cố, độ tin cậy của kết nối Internet và thư điện tử - nhưng chúng sẽ đánh gục bạn nếu chúng không hoạt động”.

Một trong số các nhu cầu này là sức nóng trong căn nhà của bạn: Chúng hoạt động trong nền sau, bạn không hề để ý đến chúng cho đến khi chúng thất bại. Một số nhu cầu khác như điện: Bạn dùng chúng hàng ngày, khi bạn làm việc bạn phải gọi đến chúng. Baschab chi rõ nhu cầu của một doanh nghiệp nhỏ không có sự khác biệt về tính phức tạp so với các doanh nghiệp lớn, mà chỉ khác biệt về quy mô.

Ông cho biêt: “Tường lửa của bạn cần phải vững chắc như các công ty trong top 100 của Fortune. Họ có thể có hàng trăm thiết bị mạng và bạn chỉ có 2 hoặc 3, nhưng bạn phải luôn trong tình trạng sẵn sàng như họ”.

Karcher trích dẫn bảo mật và sự riêng tư như ví dụ về các phạm vi mà doanh nghiệp nhỏ cần đạt được tiêu chuẩn giống như các tổ chức lớn. Các tập đoàn có thể có nhiều thứ để mất hơn từ một đổ vỡ bảo mật, nhưng các doanh nghiệp nhỏ phải hiểu rõ các luật lệ hiện hành và nguy cơ có thể phát sinh từ các lỗi bình thường không hề có ý xấu.

Điều này đặc biệt đúng với các công ty hoạt động trên phạm vi quốc tế. Karcher cho biết: “Có rất nhiều yêu cầu về bảo mật cần thực hiện ở các nước khác, và rất nhiều các quy tắc về riêng tư mới cần tuân theo”.

Có những khía cạnh công cộng của CNTT phải hoạt động giống như điện thoại. Nghĩa là người sử dụng đòi hỏi CNTT sẵn sàng trong mọi lúc, giống như việc bất cứ khi nào họ cầm điện thoại lên họ có được tín hiệu kết nối. Đó chính là sự trông đợi mà nhân viên của bạn có đối với thư điện tử, máy in, máy fax, nhắn tin nhanh, hội nghị qua điện thoại, sao lưu, phục hồi, v.v.

Các công ty lớn ưu tiên việc đảm bảo các thành phần CNTT giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trôi chảy có độ tin cậy cao nhất có thể, và bạn cũng nên thế. Điều này đồng nghĩa với có kết nối Internet thừa và các kế hoạch dự phòng khi thư điện tử ngừng hoạt động.

Ngoài ra, chắc chắn rằng bạn biết nòng cốt của doanh nghiệp của mình – những gì chỉ có bạn hoàn toàn hiểu và quản lý. Sở hữu những tài sản CNTT này và quản lý chúng từ bên trong tổ chức của bạn. Ví dụ, một công ty tiếp thị truyền thông muốn sở hữu các thiết bị và phần mềm CNTT được sử dụng để thiết kế quảng cáo và tiếp thị cho khách hàng của họ, nhưng họ có thể quyết định outsource hệ thống hoá đơn được sử dụng để gửi hóa đơn đến khách hàng. Thiết kế là năng lực cốt lõi của công ty, nhưng đối với việc tạo hóa đơn, ai đó có thể thực hiện tốt hơn.

Cũng nên nhớ rằng bạn không phải tự làm mọi việc. Dịch vụ trợ giúp, quản lý máy chủ, phục hồi sự cố, hỗ trợ và bảo trì ứng dụng – tất cả những công việc này là ứng của viên để outsourcing đến một nhà cung cấp đã phát triển một mô hình hoạt động hiệu quả.

Chọn nhà cung cấp một cách khôn ngoan

Hoover cho biết: “Các tổ chức doanh nghiệp CNTT học được rằng các nhà cung cấp phần cứng, phần mềm và dịch vụ CNTT là chìa khóa dẫn đến thành công của họ. Các mối quan hệ này phải được quản lý tốt, sự cộng tác dựa trên tín nhiệm với các mong đợi rõ rằng cần phải được thiết lập."

Nhận biết khi nào nhà cung cấp hiện tại của bạn không đáp ứng được nhu cầu của bạn là một phần của việc quản lý các mối quan hệ này. Brewer đưa ra lời khuyên: “Khi doanh nghiệp của bạn phát triển từ rất nhỏ đến nhỏ rồi đến tầm trung, bạn cần biết khi nào cần có nhà cung cấp mới. Người ta thường cảm thấy thoải mái khi làm việc với các công ty có quy mô tương đương, nhưng họ phát triển vượt tầm nhà cung cấp của mình mà không nhận ra”.

Khi điều này xảy ra, một doanh nghiệp hứng chịu nguy cơ mất đi lợi thế quy mô giá, đồng thời không có được mức độ chuyên môn và trợ giúp phù hợp. Quy tắc của Brewer là: “Bạn chỉ nên lệch một chút so với nhà cung cấp của mình”.

Hoover đồng tình: “Có rất nhiều lựa chọn trên thị trường. Tìm một nhà cung cấp lớn hơn tổ chức của bạn để có thể học tập từ họ”.

Trước khi học được điều gì, bạn cần rõ ràng về mong đợi của mình. Đừng cho rằng một nhà cung cấp có thể hiểu nhu cầu của bạn. Karcher nói: “Người mua thường giấu kín nhu cầu của mình, nhưng đó không phải là một điều tốt cho bạn. Hãy cởi mở và làm rõ với nhà cung cấp về tình trạng hiện tại, quan điểm cũng như các ưu tiên của công ty bạn. Cuối cùng bạn có thể phải chi trả nhiều hơn, nhưng sẽ có một giải pháp tốt có giá trị cao cùng nguy cơ thấp. Mối quan hệ tốt nhất đó là hai bên cùng có lợi”.

Liên tục học hỏi

Và cuối cùng, đi theo gương của các công ty lớn bằng cách tiếp tục việc đào tạo CNTT trong doanh nghiệp. Tìm hiểu xem các công ty khác trong lĩnh vực của bạn đang làm gì.

Các tập đoàn lớn đã có được lợi ích từ việc hợp tác với các nhóm CNTT không mang tính cạnh tranh từ các công ty khác để có thêm hiểu biết và kinh nghiệm về công nghệ. Các nhóm CNTT và tổ chức công nghiệp cũng có thể là một nguồn thông tin quý báu.

Kể cả khi điều đó không giúp ích gì, vẫn còn các trang Web. Hoover cho biết: “Không giống như ngày xưa, thông tin trực tuyến đủ cho nghiên cứu của bạn có thể ngang bằng với các công ty lớn. Internet là một tác nhân cân bằng quan trọng – bạn có thể biết nhiều như các công ty lớn”.

Nếu tất cả những thứ này có vẻ như quá nhiều để thực hiện, đặc biệt khi bạn đang cố gắng phát triển công ty của mình, nhớ rằng bạn không phải làm mọi thứ cùng một lúc. Chú ý đến các quy luật cơ bản – suy nghĩ một cách chiến lược, và đi trước một chút so với công nghệ hiện thời của công ty bạn.

Khi bạn cảm thấy doanh nghiệp của mình thực sự nhỏ bé, luôn nhớ rằng bạn cũng có một số lợi thế so với các gã khổng lồ. Hoover nói: “Các tổ chức CNTT lớn không có tất cả các câu trả lời cho mọi vấn đề, họ mắc những lỗi mà các doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng tránh được”.

Các công ty vừa và nhỏ có ít tầng quản lý hơn, điều này cho phép các viên chức cao cấp có kiến thức sâu sắc hơn về tình hình CNTT. Họ có thể quan sát toàn bộ môi trường kinh doanh và đưa ra quyết định tương ứng. Họ nhanh nhẹn hơn các tập đoàn và thường chấp nhận công nghệ mới nhanh hơn và dễ dàng hơn.

Bằng cách kết hợp các lợi thế của một doanh nghiệp nhỏ cùng với các bài học từ các công ty CNTT, bạn có thể đảm bảo sự phát triển thành công của doanh nghiệp mình, bất kể quy mô của nó.