5 sai lầm cần tránh khi triển khai kho ứng dụng cho doanh nghiệp

Quản Trị Mạng - Mặc cho những lợi ích rõ ràng từ các ứng dụng di động được phân phối một cách an toàn và hiệu quả cho nhân viên khi sử dụng những iPhone, iPad cá nhân hay các thiết bị Android thì sự thực là mô hình kho ứng dụng doanh nghiệp vẫn chưa được sử dụng rộng rãi. Trên thực tế, chỉ khoảng 10% doanh nghiệp có kho ứng dụng riêng. Mặc dù vậy, hãng Gartner vẫn đánh giá cao tiềm năng của mô hình này và dự đoán rằng, đến năm 2014, kho ứng dụng tư doanh sẽ được triển khai bởi 60% các tổ chức IT.

Con số sử dụng khá thấp hiện tại được xem là bất ngờ khi mà mô hình kho ứng dụng doanh nghiệp được cho là ăn theo một xu hướng phổ biến được khởi động bởi iTunes App Store của Apple và Google Play Store (Android). Những nền tảng thân thuộc như vậy là nơi mà người sử dụng tìm kiếm nội dung và ứng dụng. Nếu không có chúng thì những chiếc smartphone hay máy tính bảng cũng chẳng khác nào những mảnh kim loại.

Một số công ty lớn như CDW và General Electric đã triển khai thành công kho ứng dụng cho mình, và nhiều công ty nhỏ hơn, đặc biệt trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cũng đang tìm kiếm giải pháp kho ứng dụng riêng với sự giúp đỡ từ các nhà cung cấp như Cisco và SAP, cũng như những công ty nhỏ hơn như AppCentral và Virtusa.

Mặc cho hiệu quả của mô hình thì kho ứng dụng doanh nghiệp vẫn không là cốt lõi của xu hướng chuyển dịch BYOD (bring your own device). Lý do chính dường như là một sự ngụy biện, dễ bị lỗi khi triển khai.

Ông Rauf A.Adi, giám đốc công nghệ tại Virtusa cho biết: “Lý do cơ bản mà người dùng truy cập kho ứng dụng doanh nghiệp là đẻ tìm kiếm ứng dụng và lấy hồi âm từ người dùng khác. Nếu bạn đang không xây dựng kho ứng dụng của mình với điều đó trong đầu thì nó có vẻ sẽ đồng nghĩa với thất bại”.

Dưới đây là 5 sai lầm sẽ nhanh chóng khiến nhân viên tránh xa kho ứng dụng doanh nghiệp, dựa theo hãng Virtusa.

Tìm kiếm ứng dụng khó khăn

Sai lầm lớn nhất các tổ chức mắc phải là họ không cung cấp một phương pháp dễ dàng để tìm kiếm ứng dụng trong kho ứng dụng doanh nghiệp. Điều này thường không được quan tâm ban đầu khi mà số lượng ứng dụng còn hạn chế. Nhưng theo thời gian, khi mà lượng ứng dụng tăng lên thì việc tìm kiếm trở nên quan trọng hơn. Các ứng dụng nên được đặt theo mục với khả năng đánh dấu hay tạo ưa thích và phải có khả năng tìm kiếm dễ dàng để nhận được một ứng dụng hay một tập ứng dụng chỉ định.

Hơn nữa, việc tìm kiếm giúp tránh trùng lặp.

“Nếu ai đó có thể dễ dàng tìm thấy một ứng dụng cho một mục đích riêng, họ sẽ ít bị trùng lặp chức năng ứng dụng với ứng dụng khác và có thể sử dụng ứng dụng để giải quyết vấn đề kinh doanh hay sử dụng lại những thành phần, mô hình và mã từ ứng dụng đã tồn tại để xây dựng một ứng dụng mới”, ông Adil nói.

Không có phản hồi hay thang điểm đánh giá

Đánh giá và phản hồi là những thành phần cơ bản của ứng dụng di động doanh nghiệp. Nếu bạn không cung cấp tính năng này thì rất khó để theo dõi mức độ hài lòng của người dùng với ứng dụng trong tổ chức. Việc lấy thông tin đánh giá và phản hồi từ nhiều người dùng riêng lẻ và sau đó “gói” thông tin vào dữ liệu sử dụng ứng dụng là rất quan trọng. Kho ứng dụng phải cung cấp một bức tranh mà các ứng dụng trong một danh mục chỉ định như nguồn nhân lực có thể được xếp hạng theo đánh giá trong mục tìm kiếm hay trên dashboard.

Không tích hợp phương tiện xã hội

Rất nhiều tổ chức đang sử dụng phương tiện xã hội để truyền thông nội bộ và chia sẻ nội bộ, nhưng họ không đặt nó vào kho ứng dụng của mình. Kho ứng dụng doanh nghiệp nên tích hợp với phương tiện xã hội tạo điều kiện thuận lợi tìm kiếm thông tin, các khuyến nghị, ưa thích và bình luận trên các ứng dụng. Điều này sẽ lôi kéo người dùng nội bộ tới kho ứng dụng.

Bạn cũng nên cung cấp một cách để tích hợp phản hồi, bình luận, ưa thích và khuyến nghị từ những website và những ứng dụng phương tiện xã hội nội bộ với kho ứng dụng doanh nghiệp.

Thiếu các chính sách an toàn và bảo mật

Khi một ứng dụng được trình lên để phát hành lên kho ứng dụng, nó nên được kiểm tra về những lỗ hổng an ninh. Chẳng hạn như, nếu chính sách công ty không cho phép những đường link dữ liệu không được mã hóa bảo mật, thì ứng dụng không nên kết nối vào những dịch vụ web thứ ba qua những đường link dữ liệu không an toàn như thế.

Hãy thường xuyên cập nhật danh sách đánh giá bảo mật với những lỗ hổng mới phát hiện. Tương tự, bạn cần thẩm định những yêu cầu có liên quan tới tính bảo mật để chắc chắn rằng không có dữ liệu nào bị lộ hay rò rỉ cho những người không được phép trong doanh nghiệp, tới site bên thứ ba, tới những ứng dụng qua đường link hay bằng cách sử dụng các dịch vụ bên trung gian (như định vị hay đăng ký trên di động).

Không tạo được giao diện trực quan cho người dùng

Tất cả các kho ứng dụng doanh nghiệp phải có những hướng dẫn cụ thể cho người dùng, giao diện người dùng thân thiện cho phép trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Ví dụ như, nếu một ứng dụng có một tông màu khác biệt hay thay đổi ở logo hoặc phông chữ so với hướng dẫn được khuyến nghị thì bảng quản trị phải từ chối kèm hồi âm tại sao từ chối nó và đề xuất những việc phải làm để ứng dụng được chấp thuận.

Trên đây là một số sai lầm doanh nghiệp nên tránh nếu muốn triển khai kho ứng dụng riêng cho mình. Mô hình này hiện còn khá mới mẻ và chưa nhận được nhiều hưởng ứng từ các tổ chức IT nhưng với sự phát triển không ngừng của các thiết bị cầm tay thì nó lại mở ra một hướng đi mới giàu tiềm năng.