10 ứng dụng iPhone tốt nhất cho các doanh nghiệp

Quản Trị Mạng - Trong thời đại ngày nay, sự phổ biến và được ưa chuộng sử dụng của iPhone biến chúng trở thành một nền tảng hữu ích, mạnh mẽ khi cộng tác làm việc. Chỉ với một vài ứng dụng download từ App Store của Apple là bạn đã có thể quản lý dễ dàng các dự án, cập nhật thông tin cho đội của mình, theo dõi quá trình làm việc và chia sẻ dữ liệu từ bất kì nơi nào bạn có thể nhận tín hiệu.

10 ứng dụng dưới đây, hầu hết đều tương thích với hệ điều hành iOS 3.0 và cao hơn, là những ứng dụng tốt nhất giúp người dùng có thể cộng tác với đồng nghiệp. Hầu hết những ứng dụng này đều có khả năng đồng bộ hóa với điện toán đám mây nhằm giúp người dùng có thể “di chuyển” không giới hạn giữa điện thoại và máy tính của bạn, đơn giản như việc đi lại trong văn phòng công ty.

Lưu trữ và chia sẻ các file

Để có thể thực hiện một công việc nào đó trên chiếc điện thoại iPhone, bạn có thể sẽ phải đối mặt với một trong những hạn chế chủ yếu sau: theo thiết kế, các ứng dụng bên thứ 3 không có khả năng chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác. Và đó cũng chính là lý do tại sao bạn không thể mở được các bản đính kèm trong email trong bất kì một ứng dụng nào khác ngoài chương trình hiển thị Mail được tích hợp sẵn.

May mắn thay, có rất nhiều lập trình viên thông minh có khả năng thiết kế ra ứng dụng riêng với mục đích lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến như Box.net và Dropbox. Ngay sau khi có tài khoản của một trong những dịch vụ này, bạn đã có thể truy cập và lưu các file của mình trên các dịch vụ. Mỗi một dịch vụ lưu trữ này đều cung cấp một ứng dụng dành cho iPhone giúp bạn có một nơi lưu trữ và quản lý các file của mình, cùng với các công việc khác như sắp xếp, chia sẻ, và cài đặt phân quyền cho những dữ liệu này.

Box.net

Hiển thị, chia sẻ và đưa chú thích trên những file được lưu trữ với ứng dụng Box.net dành cho iPhone,… đã trở thành dịch vụ chia sẻ file trực tuyến phổ biến, và ứng dụng này cũng thường xuyên nâng cấp để có được chất lượng ngày càng tốt hơn. Khi người dùng truy cập vào trang web của ứng dụng trên máy tính, họ có thể chỉnh sửa các file với ứng dụng văn phòng đầy đủ các tính năng Zoho hoạt động trên nền Web 2.0, sử dụng plug-in của bên thứ 3.

Ngoài ra, ứng dụng dành cho iPhone này cũng cho phép người dùng chia sẻ các file cá nhân hoặc toàn bộ folder được lưu trữ trên Box.net, mở các file với built-in hiển thị file của iPhone, hoặc tạo chú thích trên các file. Bạn cũng có thể đăng tải các bức ảnh từ Camera Roll của iPhone.

Ứng dụng Box.net miễn phí với tài khoản cá nhân có dung lượng lưu trữ 1GB. Tuy nhiên, những ai muốn lưu nhiều dữ liệu hơn có thể sử dụng tài khoản có dung lượng lưu trữ 10GB với mức phí $9.95 một tháng.

Dropbox

Dropbox đưa cho người dùng một cách tiếp cận khác so với ứng dụng trên trong việc chia sẻ file, cho phép đồng bộ hóa các file giữa máy tính Windows, Mac hoặc Linux và trang Web chính của ứng dụng, nơi bạn có thể chia sẻ các file với người dùng khác cũng như quản lý những thay đổi trên tài khoản của mình. Dropbox sẽ tạo một folder trên máy tính của bạn để có thể tự động đồng bộ hóa bất kì file nào bạn “ném” vào trong folder này. Nếu bạn thay đổi bất kì một file nào trong folder hoặc thêm file vào đó, những thay đổi này sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức.

Ứng dụng Dropbox dành cho iPhone cho phép người dùng quản lý các file được chia sẻ ngay trên điện thoại của bạn. Cũng giống như ứng dụng Box.net, ứng dụng Dropbox dành cho iPhone cho phép bạn quản lý các file đã được đồng bộ hóa từ điện thoại. Người dùng có thể ấn định các file cho các thành viên trong một nhóm hoặc những cộng tác viên khác và biết được khi nào một file được hiển thị hoặc được cập nhật, giúp bạn có thể bắt kịp được các thành viên trong nhóm đang làm gì.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng này để hiển thị các file người khác chia sẻ với bạn, nhưng không thể trực tiếp chỉnh sửa chúng hoặc đăng tải các file cá nhân của bạn, trừ những bức ảnh và video từ Camera Roll. Một trình hiển thị Events trong ứng dụng sẽ highlight bất cứ khi nào file được thêm hoặc chỉnh sửa.

Người dùng có thể sử dụng ứng dụng Dropbox miễn phí. Một tài khoản miễn phí của Dropbox cung cấp cho người dùng 2GB dung lượng lưu trữ. Với tài khoản trả phí, người dùng sẽ có được dung lượng lưu trữ lên tới 50GB với mức phí từ $9.99 một tháng hoặc $99 một năm.

Tạo và chỉnh sửa các file

Rõ ràng, bạn không muốn trở thành một người quan sát thụ động khi mọi người trong nhóm của bạn tạo và chỉnh sửa các file – bạn muốn được làm việc chứ không phải xem người khác làm việc. Những ứng dụng dưới đây sẽ giúp bạn loại bỏ thời gian chết và bắt tay vào làm việc dễ dàng.

iThoughts

Sử dụng iThoughts để tạo và chia sẻ các suy nghĩ của bạn. Mind-mapping là công cụ tư duy mạnh mẽ, giúp bạn có thể liên kết các ý tưởng vào một lối chưa có cấu trúc, kết nối các khái niệm liên quan lại với nhau và ghi lại các mối liên hệ khi chúng xuất hiện. iThoughts ($7.99) của CMS là một ứng dụng sơ đồ tư duy tiện ích giúp bạn và đồng nghiệp có thể chia sẻ các ý tưởng, tư duy và xây dựng một ý tưởng của ai đó khi thấy hài lòng.

Sơ đồ tư duy có thể xuất và nhập theo định dạng của iThoughts, hoặc cho các thành viên khác trong nhóm, những người không có iPhone, theo bất kì định dạng nào của các ứng dụng hỗ trợ sơ đồ tư duy phổ biến như: Freemind, Novamind, MindManager, XMind, iMindMap hoặc Mindview. Hoặc, bạn có thể chia sẻ những tư duy của mình trong định dạng PDF, định dạng ảnh, hoặc các file OPML, để các ứng dụng khác có thể nhập được.

Một trong những tính năng tuyệt vời nhất là built-in file server của iThoughts có thể truy cập qua mạng Wi-Fi từ trình duyệt máy tính, cho phép người dùng có thể download và đăng tải trực tiếp các file từ iPhone – có thể đây là một cách đơn giản và nhanh chóng hơn trong việc chia sẻ ý tưởng hơn là bắt các thành viên trong nhóm đăng nhập vào Box.net hoặc folder chia sẻ file Dropbox của họ. Các tư duy này có thể gửi qua email theo dạng file đính kèm.

Quickoffice Connect Mobile Suite

Quickoffice Connect là một công cụ chỉnh sửa tài liệu cho iPhone với đầy đủ các chức năng. Trong việc khẩn cấp, bạn sẽ rất cần một bộ ứng dụng văn phòng. Quickoffice Connect Mobile Suite cho phép bạn có thể hiển thị, chỉnh sửa và xử lý các dữ liệu định dạng word hoặc excel cũng như xem các bài trình chiếu (theo nhà cung cấp, sắp tới ứng dụng này có thể chỉnh sửa được các tài liệu trên) – chỉ với các tính năng bạn có trên màn hình của iPhone.

Điều giúp ứng dụng này trở thành công cụ tuyệt vời trong việc cộng tác làm việc là khả năng tiếp hợp với các ứng dụng khác như Dropbox, Box.net và MobileMe, dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa file của Apple (phải trả phí), cũng như bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google Docs. Các file có thể mở hoặc lưu trở lại bất kì một dịch vụ nào trong số trên, và những dịch vụ này cũng cho phép bạn chọn dữ liệu để chia sẻ với người dùng khác. Điều này rất tiện ích khi chúng cho phép bạn xem công việc của người khác, cũng như tự tạo các thay đổi hoặc chỉnh sửa.

Ngoài ra, Quickoffice cũng hỗ trợ người dùng trong các bản đính kèm email: trình mở tập tin đính kèm trong ứng dụng Mail của iPhone chỉ mở được các tập tin này theo hiển thị mặc định. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chuyển tiếp email tới files@quickofficeconnect.com, Quickoffice sẽ thêm chúng theo dạng "E-Mail attachments". Sau đó, bạn có thể mở và chỉnh sửa tệp tin này trong Quickoffice. Giống như iThoughts, người dùng cũng có thể truy cập Quickoffice qua mạng Wi-Fi thông qua server được tích hợp sẵn của ứng dụng; địa chỉ IP được liệt kê phía dưới cùng trang chính của ứng dụng.

Quickoffice Connect Mobile Suite có giá $9.99; người dùng cũng có thể sử dụng phiên bản miễn phí có tên Quickoffice Connect, nhưng phiên bản này không có khả năng lưu file.

Soonr

Soonr là công cụ có sự kết hợp giữa tự động sao lưu với khả năng kết hợp dữ liệu mạnh mẽ. Ứng dụng này có một chút khác biệt trong việc kết hợp. Dịch vụ này có thể tiếp hợp chia sẻ dữ liệu, xem lại và đăng tải lên một ứng dụng sao lưu. Để có thể sử dụng Soonr, bạn cần cài đặt một máy tính chạy hệ điều hành Mac hoặc Windows để có thể tự động sao lưu các folder cần thiết bất cứ khi nào file được thay đổi.

Một khi các file của bạn được lưu vào đám mây điện toán của Soonr, bạn có thể đăng nhập thông qua trình duyệt web và xem, gửi email, fax, đưa chú thích hoặc khôi phục các file. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tạo các dự án và thêm các file vào đó. Những file này có thể chia sẻ với các thành viên khác trong cùng dự án, để họ có thể đăng tải lại file sau khi chỉnh sửa.

Với ứng dụng dàng cho iPhone, người dùng Soonr có khả năng sử dụng các chức năng đầy đủ không chỉ riêng việc chỉnh sửa dữ liệu – file có thể được hiển thị, thêm chú thích, gửi email, thậm chí là in qua bất kì một máy tính nào có chạy ứng dụng Soonr. Người dùng có thể sử dụng Soonr miễn phí hoặc trả mức phí $7.95 một tháng và bạn đã có thể thêm 3 người dùng với 10GB dung lượng lưu trữ (phiên bản miễn phí cung cấp 2GB dung lượng miễn phí và chỉ 1 người được sử dụng, không có theo dõi chỉnh sửa).

Quản lý các dự án

Quản lý mọi người trong nhóm làm việc của bạn trên một trang có thể rắc rối; hệ thống quản lý dự án, cho phép ấn định các tác vụ, ghi lại quá trình làm việc và các cột mốc thời gian trong quá trình thực hiện các dự án,… những ứng dụng có các dịch vụ này là công cụ quản lý dự án rất tiện ích cho người dùng. Vì vậy, việc rời khỏi chiếc máy tính của bạn không còn là việc quá quan trọng.

Outpost 2

Outpost 2 cung cấp cho điện thoại trình hiển thị dự án Basecamp. Ứng dụng này mang tới dịch vụ quản lý dự án Basecamp phổ biến cho điện thoại của bạn với một giao diện tuyệt vời giúp cho việc quản lý các dự án trở nên dễ dàng hơn trên màn hình nhỏ của điện thoại. Với các tính năng hỗ trợ hoàn toàn cho Basecamp, Outpost 2 là một công cụ quản lý dự án trên điện thoại di động tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy.

Người dùng có thể thêm dự án mới, cũng như hiển thị những dự án đã có sẵn, thêm và xem lại các giai đoạn, tạo và kiểm tra các tác vụ, và theo dõi thời gian bạn bỏ ra để làm việc trên một dự án. Các tác vụ và dự án có thể ấn định cho thành viên của nhóm làm việc.

Ngoài ra, Outpost 2 còn cho phép người dùng truy cập vào danh sách địa chỉ Basecamp và tiếp hợp chúng với danh sách liên lạc iPhone. Bạn có thể sử dụng hệ thống gửi tin nhắn của Basecamp để kết nối với thành viên trong nhóm làm việc về bất kì một vấn đề nào liên quan tới dự án hoặc bạn cũng có thể gửi email tới một ai đó. Một tính năng thực sự thú vị khác là khả năng quản lý một vài tài khoản Basecamp của ứng dụng, giúp quản lý dự án của đối tác hoặc khách hàng trong khi vẫn có thể theo dõi tài khoản của bạn.

Outpost 2 có giá $19.99. Basecamp cho phép bạn lên kế hoạch cho một dự án với rất nhiều người tham gia thảo luận nhưng không thể chia sẻ file; tài khoản hỗ trợ nhiều dự án và chia sẻ file được sẽ tiêu tốn của bạn $24 một tháng.

Huddle

Huddle có hầu hết các công cụ bạn cần để có thể làm việc hiệu quả nhất khi cộng tác với một nhóm. Huddle cung cấp đầy đủ tính năng hơn so với Basecamp, với các tính năng lên lịch họp, họp thông qua web và chỉnh sửa dữ liệu, được tiếp hợp trong phiên bản Web. Các dự án được sắp xếp vào một miền làm việc và tập trung nhiều vào tiến trình công việc hơn là phân công tác vụ, cho dù việc quản lý tác vụ vẫn là phần chính của Huddle.

Ứng dụng Huddle dành cho iPhone cho phép người dùng truy cập miền làm việc, xem lại các tác vụ, hiển thị và duyệt dữ liệu, và kết nối với các liên lạc. Người dùng có thể sử dụng ứng dụng Huddle miễn phí; dịch vụ Huddle sẽ tiêu tốn mức phí $8 một tháng cho một miền làm việc đơn với dung lượng lưu trữ là 1GB; $40 một tháng cho 5 miền làm việc và dung lượng lưu trữ là 250GB, và $8 một người dùng hoặc nhiều hơn với miền làm việc và dung lượng lưu trữ không giới hạn.

Giao tiếp với nhóm làm việc

Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa mỗi khi làm việc cộng tác, nhưng đây sẽ là một thử thách mỗi khi bạn không ở trong văn phòng. Vậy nên, những ứng dụng dưới đây cho phép người dùng sắp xếp, tổ chức và tiếp hợp các giao tiếp của bạn nhằm giúp việc cộng tác làm việc trong một nhóm hiệu quả và dễ dàng hơn.

Cisco WebEx Meeting Center

Hãy tham gia hoặc bắt đầu cuộc họp WebEx ngay trên điện thoại iPhone của bạn với ứng dụng WebEx Meeting Center của Cisco. WebEx của Cisco là một trong những dịch vụ họp phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh. Tiện ích này cung cấp chia sẻ màn hình trực tuyến cùng với họp hội nghị từ xa và họp hội nghị qua video. Ứng dụng WebEx dành cho iPhone mang tới cho người dùng trải nghiệm họp hội nghị từ xa tới màn hình điện thoại iPhone, bao gồm chia sẻ màn hình, và gửi tin nhắn nhanh ngay khi đang họp. Nếu bạn có tài khoản WebEx, bạn có thể bắt đầu một cuộc họp ngay trên điện thoại iPhone của mình.

Thậm chí, ứng dụng dành cho iPhone còn không yêu cầu người dùng phải tách biệt các cuộc gọi tới trong khi họp – một khi tham gia vào cuộc họp WebEx, bạn sẽ tự động được kết nối thông qua VoIP. Và với camera mới của iPhone 4, bạn đã có thể gửi hình ảnh của mình.

Người dùng có thể sử dụng miễn phí ứng dụng dành cho iPhone; một tài khoản WebEx sẽ tiêu tốn của bạn khoảng $49 một tháng, nhưng bận không nhất thiết phải có tài khoản mới có thể tham dự cuộc họp WebEx qua iPhone, chỉ cần tự tổ chức là được.

Yammer

Nền tảng Yammer cho phép các doanh nghiệp có thể cài đặt một dịch vụ riêng tư, giống với Twitter, cho phép mọi người trong công ty có thể thoải mái trao đổi ý tưởng, các đường link và dữ liệu. Giống như Twitter, Yammer cho phép người dùng đăng tải cập nhật hiện trạng và nhận chúng trong một dòng liên tiếp. Tuy nhiên, người dùng Yammer không bị hạn chế về ký tự giống như người dùng Twitter. Thêm vào đó, tất cả các loại file đều có thể gắn trực tiếp vào cập nhật hiện trạng, giúp việc chia sẻ dữ liệu và công tác dễ dàng hơn.

Người dùng có thể sử dụng Yammer để cập nhật đăng tải của thành viên trong nhóm, ấn định các tác vụ, yêu cầu hỗ trợ,…

Không giống như người dùng Twitter, những người thường xuyên trong tình trạng “quảng bá” với tất cả mọi người, người dùng Yammer có thể cài đặt cả 2 loại nhóm nội bộ và nhóm ngoài để giao tiếp. Đây là cách tốt nhất cho một nhóm làm việc có thể gửi cập nhật hiện trạng, dữ liệu và các thông tin khác tới các thành viên trong nhóm.

Ứng dụng Yammer hiển thị tất cả các feed bạn tạo ra, cùng với một chỉ dẫn của tất cả người dùng trong mạng của bạn. Người dùng có thể sử dụng miễn phí ứng dụng Yammer; dịch vụ Yammer cơ bản cũng miễn phí, nhưng hầu hết các công ty đều muốn chọn dịch vụ trả tiền, với mức phí $3 một người/ tháng để có thể quản lý tốt hơn cũng như các công cụ bảo mật và công cụ hỗ trợ tốt hơn.

Smart Recorder

Với Smart Recorder, bạn có thể ghi lại các bài thuyết trình, các cuộc họp, hội thoại hoặc các ý tưởng để chia sẻ chúng sau này. Smart Recorder là sản phẩm của Roe Mobile Development (RMD) là phiên bản trang bị đầy đủ cho ứng dụng ghi audio Voice Notes của iPhone. Chương trình này cho phép bạn tag các bản ghi âm, “đóng gói” chúng với các note và các bức ảnh, và chia sẻ chúng thông qua các ứng dụng Box.net hoặc sử dụng built-in server của Smart Recorder. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng ứng dụng này để ghi âm và chia sẻ bản ghi nhớ bằng giọng nói, các bài thuyết trình, các cuộc hội thoại và cuộc họp với nhóm làm việc của bạn.

Trong thời gian đang ghi âm hoặc khi phát lại, bạn có thể thêm tag và ảnh cho một thời điểm nào đó – gỡ bỏ tag hoặc ảnh sẽ giúp bạn quay trở lại thời điểm cũ trước khi thêm tag hoặc ảnh. Các bản ghi âm sẽ được xuất theo định dạng file .caf (Core Audio Format), một định dạng của Apple để bạn có thể chạy trên bất kì một máy tính nào có sử dụng QuickTime.

Smart Recorder có mức phí $2.99; một phiên bản miễn phí nhẹ hơn có khả năng ghi âm không giới hạn nhưng chỉ có thể xuất file có thời gian không quá 3 phút.