Tin nhắn tức thời và chuyên gia bảo mật

Tuỳ thuộc quan điểm nhìn nhận của mỗi người mà tin nhắn tức thời (IM – Instant Message) trở thành thiên thần hay ác quỷ. Đó có thể là công cụ giao tiếp hữu ích cho các công ty, doanh nghiệp, nhưng cũng có thể trở thành liều thuốc độc đe doạ sự tồn tại của bạn. Người ta sẽ phải cảm ơn IM rất nhiều với tốc độ nhanh, sự tiện lợi trong trao đổi mua bán thương mại, giao dịch khách hàng, liên hệ cá nhân của nó. Nhưng cũng không ít người phải băn khoăn lo lắng về vấn đề bảo mật, sự hài lòng và hiệu suất kinh doanh bị đe doạ từ IM.

Cho dù với quan điểm nào, bạn cũng phải thừa nhận rằng IM mang tính phổ biến cao và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Theo nghiên cứu của Radicati Group, trong năm 2005 có khoảng 13,9 tỷ tin nhắn mỗi ngày - con số không hề nhỏ chút nào. IM có lịch sử phân tầng trong thế giới doanh nghiệp không giống như máy tính cá nhân, dù ít dù nhiều vẫn luôn liên quan đến các doanh nghiệp IT. Vì nhân viên thường xuyên sử dụng chúng trong hoạt động thương mại ngay cả khi không nhận được sự cho phép của các chuyên gia máy tính trong công ty.

IM bước vào thế giới doanh nghiệp theo con đường tương tự. Hiện nay người ta thường hay sử dụng các mạng công cộng miễn phí như AOL Instant Messenger (AIM), Windows Live Messenger của MSN, Yahoo! Messenger và gần đây hơn là Google Messenger. Một vài năm trước IM bất ngờ xuất hiện hầu hết trong mọi máy tính ở các doanh nghiệp. Người dùng trở nên bận rộn hơn với việc gửi tin nhắn cho nhau về mọi thứ, từ làm cách nào thành công trước một khách hàng cứng đầu đến cậu bé Jimmy sẽ làm gì sau khi ra trường.

Instant Message là mang tính duy nhất giữa các hệ thống tin nhắn máy tính. Nó không dựa trên cơ chế điều khiển theo trật tự “lưu trữ và chờ đợi” như của e-mail. Nó hoạt động theo kiểu thời gian thực bằng cách gửi một đoạn tin tức thời tới người nhận, giống như một cuộc nói chuyện điện thoại, nhưng theo kiểu văn bản chứ không phải giọng nói. Đó chính là một bước cải tiến trong môi trường thương mại ngày nay, một môt trường luôn đòi hỏi hành động và phản ứng nhanh.

Cải tiến lớn khác của IM so với điện thoại là kỹ thuật “hiện diện”. Nó có thể dò tìm xem liệu ai đó có sẵn sàng cho cuộc nói chuyện hay không và thông báo cho người dùng tình hình của họ. Bạn sẽ không phải mất thời gian cố gắng liên hệ với những người vắng mặt. So với e-mail, IM sử dụng đơn giản hơn, nhất là thông qua các đoạn tin nhắn. Và theo phân tích của Radicati, các đoạn tin nhắn được xem là hiệu quả hơn nói chuyện điện thoại vì mất ít thời gian lãng phí cho chat-chit, ngay cả trong các cuộc nói chuyện IM cá nhân.

Đó là tất cả lý do người dùng quan tâm đến khi giải thích vì sao họ thấy IM hoàn hảo hơn e-mail hay thậm chí là điện thoại. Các nhà quản lý cũng nói rằng họ thích các cuộc họp IM “mặt đối mặt” hơn. Vì trao đối bằng tin nhắn tức thời IM hiệu quả về thời gian và mất ít phí tổn cho việc đi lại, giải trí thường gắn kèm với mỗi cuộc họp truyền thống. Nói chung người dùng và các nhà quản lý đều giống nhau khi nhận ra rằng tin nhắn tức thời là công cụ hợp tác then chốt, quan trọng trong các hoạt động kinh doanh cũng như dịch vụ cá nhân.

Theo thống kê, số lượng tin nhắn gửi đi của Radicati là 12,5 tỷ tin, hay 89% lưu lượng, chủ yếu trên 3 mạng công cộng. Trong khi những hãng còn lại có tới 1,4 tỷ tin nhắn mỗi ngày, gửi ra mạng doanh nghiệp hoạt động bên trong tường lửa của các công ty. Không có con số chính thức để nói rằng có bao nhiêu lưu lượng mạng nói chung bắt nguồn từ các máy để bàn doanh nghiệp. Nhưng hầu hết các chuyên gia đều đồng ý rằng khá là nhiều, nếu không muốn nói là phần lớn tin nhắn đều là IM. Bằng chứng là hiện nay, theo nghiên cứu về IM mới đây của Radical xác nhận 71% người dùng tin nhắn tổng hợp đang sử dụng dịch vụ IM “đã được thông qua”.

Dịch vụ tin nhắn doanh nghiệp “để gọi” cung cấp một hay nhiều khả năng cho các công ty không muốn sử dụng mạng thông thường cũng đã xuất hiện. Như Sametime của IBM và Lotus, Live Communications Server của Microsoft hay Jabber của công ty Jabber. Các hãng khác cũng cung cấp dịch vụ tin nhắn doanh nghiệp theo nhiều cách khác. Như Barracuda, cung cấp dịch vụ tin nhắn độc quyền, là một phần của dịch vụ bảo mật tin nhắn và Antepo với Labs Message (thường được gọi là Omnipod) cung cấp quyền sở hữu dịch vụ mạng IM riêng tư.

Không có gì đáng ngạc nhiên khi thị trường tin nhắn doanh nghiệp bị chiếm hữu bởi IBM/Lotus và Microsoft. Vì trước đó họ đã sở hữu tất cả thị trường e-mail doanh nghiệp. IM được triển khai theo cả hai trường hợp, là sự mở rộng môi trường tin nhắn của e-mail cũng như là công cụ hợp tác cho các công ty gặp khó khăn khi muốn tổ chức các cuộc họp truyền thống và nhiều công cụ khác. IM hầu hết là các dịch vụ tin nhắn đa người dùng, dựa trên kỹ thuật hiện diện của IM và sự hợp tác điện tử nâng cao. Thực tế tất cả các công ty đều đang gặp khó khăn khi muốn tạo ra “tin nhắn hợp nhất” gồm e-mail, IM, VoiIP và các cuộc họp văn bản trực tuyến, audio, video trong môi trường giao diện đơn.

Tích hợp với môi trường tin nhắn tổng hợp là cải tiến đáng kể của hệ thống tin nhắn doanh nghiệp trên mạng công cộng. Người dùng có quyền truy cập tức thời vào thư mục mang tên tập thể và các cuộc họp IM sử dụng tên như trong địa chỉ e-mail. Các cuộc họp này cũng dần tiếp cận với các công cụ hợp tác mới được đưa ra trong môi trường tin nhắn. Những cải tiến của hệ thống tin nhắn IM doanh nghiệp không tập trung vào vấn đề bảo mật. Bảo mật IM và các giải pháp làm hài lòng khách hàng là các vấn đề sau này với các doanh nghiệp phân tách, sử dụng dịch vụ do các công ty khác cung cấp.

Điều bất lợi chủ yếu là không giống với các mạng công cộng thông thường, sản phẩm IM doanh nghiệp không hề miễn phí. Giám đốc điều hành của Akanox, Peter Shaw, người từng làm việc với tất cả các hãng cung cấp và sản phẩm dịch vụ IM nói “Sự phát triển của dịch vụ này sẽ rất nhanh. Bởi vì trong 3 đến 6 tháng vừa qua tôi đã thấy nhiều công ty hứng thú với việc mua chúng”. Trong đó, tất nhiên có cả hệ thống IM doanh nghiệp.

Sametime của IBM và Lotus

Lotus Sametime 7.5 vừa mới được phát hành trong quý này, cung cấp môi trường IM có thể nói là mềm dẻo nhất hiện nay. Không chỉ chạy trên môi trường Windows, nó có thể làm việc với các desktop nguồn Mac và Linux. Phần mềm dịch vụ của nó có thể chạy trên các dịch vụ Windows, AIX và IBM System i server. Bạn mong muốn có nó để chạy trong môi trường phần mềm văn phòng tựa Notes của IBM/Lotus? Sametime còn có thể hoạt động trong môi trường Microsoft Office tích hợp đầy đủ với Outlook và Active Directory.

Người dùng Sametime client sẽ cảm thấy rất giống với một phiên làm việc trên mạng công cộng. Lotus đã phát triển độ dài tuyệt vời giúp người dùng dễ dàng chuyển từ hình thức công cộng sang IM thương mại, góp phần rất nhiều cho Sametime xâm nhập thị trường. Công ty cũng hứa chắc chắn sẽ bổ sung nhiều tính năng nâng cao trong vấn đề hội thảo video, audio trên các mạng công cộng và nhiều tính năng hợp tác nâng cao khác.

IBM cũng nói rằng khung nhìn IM và kỹ thuật hiện diện sẽ là trọng tâm của phương hướng cộng tác và giao tiếp tổng hợp mới. Đồng thời cũng cần bổ sung thêm tính mềm dẻo và nhiều chức năng khác trong Sametime. Theo quản lý chung của Lotus, Michael Rholin thì “Người tiêu dùng có thể sử dụng thành phần nâng cao theo hướng giao tiếp thống nhất, có thể mở rộng dễ dàng dựa trên mã nguồn mở. Nhưng đồng thời họ cũng phải trả tiền cho môi trường hợp tác của họ”.

Rhodin đề cập đến một số điều quan trọng trong bài phát biểu này, nhưng chủ yếu là việc IBM sử dụng platform Eclipse trên nền Java cho các phát triển mở rộng. Người tiêu dùng tổng hợp có thể phát triển mở rộng sự cộng tác của riêng họ. Các nhóm thứ ba và IBM cũng sẽ tự bổ sung cho mình. Như IBM và Cisco đã phát triển thành phần plug-in cho Sametime, cho phép người dùng biết được liệu có thể thực hiện liên lạc bằng điện thoại hay không. Radvision phát triển thành phần plug-in cho phép người dùng nâng hội thoại IM dạng văn bản thành hội thoại audio hay video.

Người dùng Sametime cũng có quyền truy cập cả tin nhắn IM và chức năng hội nghị qua web trong tất cả ứng dụng Microsoft. Sametime cũng cung cấp cho người dùng quyền truy cập các hệ thống IM công cộng không phải trả tiền. Điều đó có nghĩa là người dùng không bị giới hạn gửi tin nhắn bên trong tường lửa.

Sametime sử dụng giao thức SIP/SIMPLE (Session Initiation Protocol/Session Initiation Protocol for IM) để thiết lập thông tin hiện diện và truyền tải tin nhắn. Các thông tin hiện diện không chỉ nằm trong môi trường Sametime IM mà còn nằm bên trong các ứng dụng, gồm cả phần mềm văn phòng của IBM và sản phẩm của Microsoft Office. Phần xác định thông tin hiện diện mới có cả vị trí, rất thuận tiện cho những ai đang cố gắng khởi xướng cuộc họp vật lý hay kết hợp vật lý và trực tuyến.

IBM cung cấp cho người dùng Sametime phương thức truyền thông miễn phí trên mạng công cộng. Điều đó có nghĩa là họ sẽ còn tiếp tục với các bạn hàng doanh nghiệp hay các hội thoại cá nhân. Người dùng Sametime sẽ có thể giao tiếp với những người sử dụng thiết bị di động cá nhân như RIM Blackberry, Nokia và tất cả thiết bị di động của Windows.

Microsoft Live Communications Server

Microsoft Live Communications Server (LCS) là dịch vụ tin nhắn tức thời IM, cung cấp cả môi trường dịch vụ Microsoft Exchange mở rộng và nền móng giải pháp hợp nhất Unitied Communication của Microsoft (gọi là Office Communicator). Dịch vụ IM cơ bản được cung cấp cho người dùng qua Windows Live Messenger (cũng có thể qua mạng MSN Messenger). Microsoft còn tham vọng hơn ở Office Communicator client về bộ dịch vụ cộng tác và hội nghị mạnh.

Giống như hầu hết các sản phẩm thương mại của Microsoft, LCS được gắn chặt với công nghệ Office của công ty. Thực tế “Live Communications Server 2005 là một phần của Windows Server System và gắn với tiêu chuẩn cấu trúc chung mô tả trong phần tổng quan của Windows Server”.

Đó không phải chỉ là cấu trúc nhân tạo mà còn là một cách giúp người dùng sử dụng môi trường Office có quyền truy cập LCS. Điều đó nghĩa là không quan trọng ứng dụng nào đang chạy, thông tin hiện diện của thành viên trong phòng ban hay giới doanh nghiệp khác của người dùng luôn luôn được xác định. Họ có thể gửi IM, gọi điện cho những người họ biết sẽ trả lời hoặc tổ chức một cuộc họp trực tuyến với những người hiện tại liên lạc được.

MessageLabs EIM Communicate

Dịch vụ tin nhắn EIM Communicate của MessageLabs không giống như dịch vụ bảo mật e-mail của công ty, cung cấp chương trình bảo vệ chống spam, virus và các mailware khác cho người dùng e-mail doanh nghiệp. Sản phẩm sử dụng trên nền Internet này cung cấp cho người dùng doanh nghiệp platform tin nhắn bảo mật gồm trao đổi và chia sẻ file.

MessageLabs POD là client người dùng cuối, cho phép người dùng thực hiện nhiều việc khác nhau như gửi tin nhắn phân lớp, ghi và tìm kiếm tin nhắn IM, cung cấp các dịch vụ có thẩm quyền liên bang cho phép người dùng trao đổi tin nhắn với thành viên mạng công cộng. POD cũng làm việc với WebEx để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, và có một cổng vào SalesForce.com dành cho dịch vụ tin nhắn kiểu CRM. EIM File Sharing là sản phẩm cho phép truyền tải file với bất kỳ kiểu loại hay kích thước nào, không cần quan tâm tới vị trí của người dùng nguồn và đích.

Antepo OPN System XT

OPN System XT cũng là hệ thống tin nhắn bảo mật cơ sở web, cung cấp các tin nhắn mã hoá đầy đủ cho người dùng doanh nghiệp. Atepo khẳng định hệ thống có cấu trúc thư mục bảo mật. Nó có thể ngăn kẻ xâm phạm đăng nhập vào môi trường IM. Một hệ thống lưu trữ hoàn chỉnh sẽ giúp người dùng sử dụng được dễ dàng các quy tắc công nghiệp ở đất nước họ và với chính sách của công ty.

OPN cũng hỗ trợ các ứng dụng dựa trên kỹ thuật hiện diện khác, tập trung đặc biệt là truyền thông VoiIP. Antepo hiện đang là hãng đứng đầu khởi xướng xu hướng truyền thông hợp nhất. Cấu trúc OPN client hỗ trợ mạnh mẽ tính năng này.

Hiệu suất ở bất kỳ sản phẩm nào

Nếu bạn đang là các doanh nghiệp, quan tâm tới tốc độ truyền thông và hiệu quả của các dự án hợp tác, bạn cần một giải pháp dịch vụ tin nhắn cho công ty của mình. Có thể là mạng công cộng hoàn toàn miễn phí, nhưng cũng có thể bạn sẽ thấy thích thú hơn với dịch vụ mạng thương mại. Vì nó muốn có công cụ điều khiển tốt hơn, nhãn hiệu và phần hỗ trợ nhất quán hơn. Một lời khuyên ở đây là bạn nên sử dụng sản phẩm IT theo hướng chuyên nghiệp cho công ty mình.

Tuy nhiên, thực tế bạn vẫn phải mua các hệ thống bảo mật bổ sung khi sử dụng sản phẩm IM doanh nghiệp trong môi trường mạng công cộng. Với mạng thương mại, bạn chỉ cần mua về là dùng được ngay. Một số mạng công cộng cũng đang bổ sung thêm một số thành phần để làm cho chúng giống kiểu thương mại. Như AOL gần đây giới thiệu AIM Pro với tính năng tổ chức hội nghị WebEx và một số thành phần hợp tác nâng cao khác.

Cho dù quyết định sử dụng thành phần nào, bạn cũng sẽ thấy công việc của mình năng suất hơn với giải pháp tin nhắn tức thời tại chỗ.