Đồng bộ hóa dữ liệu PC, Mac và thiết bị di động

Quản Trị Mạng - Cuộc sống hiện đại với những hỗ trợ từ công nghệ khiến đôi tay ta phải hoạt động liên tục. Khi thì gõ bàn phím máy tính, khi thì lướt trên màn hình cảm ứng, có lúc lại bấm tanh tách trên phím điện thoại di động. Làm việc cùng lúc với nhiều thiết bị khác nhau quả thực sẽ đặt ra cho bạn khá nhiều thách thức.

Thách thức lớn nhất là giúp cho các sản phẩm có thể “trò chuyện” với nhau. Bạn có thể lưu giữ các tài liệu liên quan tới công việc trên máy tính ở công ty, còn những thông tin cá nhân lại được lưu trên chiếc laptop ở nhà. Điện thoại di động có thể là trung tâm kết nối các mối quan hệ xã hội của bạn, tuy nhiên mọi thứ sẽ chả có ý nghĩa gì khi bạn lướt web trên máy Mac. Đôi khi bạn muốn xem phim trên hệ thống mình đang làm việc, thế nhưng thật tiếc là các bộ phim lại được lưu trên chiếc máy tính khác.

Đương nhiên, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các phương tiện lưu trữ tháo lắp được để di chuyển dữ liệu, thế nhưng phương án này quá chậm chạp. Bạn buộc phải di chuyển dữ liệu một cách thủ công, đồng thời cái giá phải trả cho việc làm xước đĩa, mất ổ USB hay đánh rơi ổ cứng di động là khá cao. Trong trường hợp cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, bạn sẽ phải chạy đi chạy lại để sao chép những tệp tin mới. Ngoài ra, bạn cũng không thể làm gì bằng điện thoại.

Giải pháp cho vấn đề này đó là đồng bộ hóa. Rất nhiều ứng dụng và tiện ích miễn phí có thể giúp cuộc sống của bạn trở nên đơn giản hơn bằng cách giữ cho các tệp tin quan trọng luôn cập nhật và có thể được truy cập từ tất cả các hệ thống để bàn cũng như di động. Kết quả là bạn sẽ được truy cập tới phiên bản mới nhất của dữ liệu cần tìm một cách trơn tru, liền mạch và miễn phí.

Triết lý đồng bộ hóa dưới đây cũng tương tự, nhưng mỗi thiết bị khác nhau lại có nhược điểm khác nhau ảnh hưởng đến khả năng để bạn đồng bộ chúng một cách dễ dàng. Với suy nghĩ trên, chúng ta sẽ tập trung vào ba trường hợp đồng bộ hóa: PC với PC, PC với Mac và PC với thiết bị di động.

Đồng bộ PC với PC

Có hai phương pháp chính để đồng bộ hóa tệp tin giữa các PC (desktop, laptop hoặc cả hai): thông qua đồng bộ hóa trực tiếp hệ thống tới hệ thống hoặc tải các tệp tin lên rồi tải chúng xuống từ dịch vụ đám mây bên thứ ba.

Đồng bộ hóa trực tiếp có lợi thế từ tốc độ truyền tải nhanh và lưu lượng không giới hạn cho những dữ liệu thay đổi (bởi lẽ bạn tiến hành đồng bộ trực tiếp giữa hai máy tính kết nối với nhau thông qua mạng cá nhân). Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là bạn buộc phải chạy cả hai hệ thống cùng lúc để tiến hành đồng bộ hóa. Việc này sẽ tiêu tốn nhiều điện năng và hạn chế khả năng đồng bộ dữ liệu khi bạn đang đi trên đường.

Dịch vụ đồng bộ hóa dựa trên nền tảng đám mây đóng vai trò như một máy chủ bên thứ ba cho dữ liệu của bạn. Tất cả những thứ bạn tải lên sẽ tồn tại ở một nơi được bảo vệ riêng trên Internet, có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào bạn cho phép gia nhập mạng đám mây. Các máy tính sẽ đồng bộ với không gian lưu trữ ảo của bạn mỗi khi chúng kết nối trực tuyến. Nhờ vậy, các hệ thống không cần thiết phải chạy cùng lúc để đối chiếu dữ liệu khi đồng bộ nữa.

Mặt hạn chế lớn nhất của đồng bộ đám mây đó là lưu lượng có hạn. Không có nhà cung cấp dịch vụ nào cho bạn truy cập nhiều hơn vài GB chỗ trống để lưu dữ liệu. Thêm nữa, do băng thông giữa bạn và nhà cung cấp dịch vụ mạng ISP có ảnh hưởng tới tốc độ đồng bộ hóa, việc dựa vào đám mây không phải là một ý hay khi cần truyền tải những tệp tin dung lượng lớn.

Windows Live Mesh cung cấp những dịch vụ tốt nhất với cả hai phương pháp đồng bộ. Công cụ thử nghiệm dành cho Windows XP, Windows Vista và Windows 7 này kết hợp tiện ích Windows Live Sync của Microsoft - một công cụ đồng bộ hóa trực tiếp miễn phí - với 5 GB chỗ trống trên máy chủ của Microsoft. Không lâu nữa nó sẽ hỗ trợ cả máy Mac và điện thoại di động. Vào thời điểm viết bài, dịch vụ này cho phép tải về và sử dụng miễn phí.

Để bắt đầu với Live Mesh, bạn hãy truy cập tới Mesh.com và nhấp chuột vào liên kết Sign In. Để sử dụng Live Mesh, bạn phải có một Windows Live ID; nếu bạn chưa có, hãy tạo ngay một cái. Sau khi đăng nhập bằng tài khoản của bạn, bạn sẽ được đưa tới trang “Review and accept agreements”. Nhấp chuột vào nút I Agree để tới màn hình chính của Live Mesh.

Màn hình Live Desktop là nơi bạn sẽ quản lý các kết nối giữa các PC của bạn với đám mây Microsoft. Trước khi có thể thấy trong không gian lưu trữ nền tảng đám mây của bạn có những gì, bạn cần bổ sung một vài hệ thống để đồng bộ hóa. Nhấp chuột vào nút Add Device và tải về phần mềm Live Mesh đi kèm. Khởi chạy chương trình cài đặt, một biểu tượng Live Mesh nhỏ sẽ được bổ sung vào bên phải thanh tác vụ của bạn.

Đăng nhập vào Live Mesh với Windows Live ID của bạn, gán cho hệ thống hiện tại một cái tên, sau đó nhấp chuột vào nút Add Device. Vậy là bạn đã hoàn tất bước thiết lập cơ bản cho Live Mesh. Lặp lại các bước trên đối với mỗi hệ thống bạn muốn bổ sung vào mạng đồng bộ hóa. Tiếp theo, bạn có thể bắt đầu thêm vào các dữ liệu, tệp tin, các thư mục cần đồng bộ. Chọn một thư mục (ngoại trừ thư mục hệ thống của Windows, các thư mục ẩn, thư mục desktop và các thư mục trên phương tiện lưu trữ tháo lắp được hoặc trên ổ ánh xạ qua mạng) trên một trong các máy tính, nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Add Folder to Live Mesh trong trình đơn ngữ cảnh xuất hiện. Đặt tên cho thư mục và nhấp OK.

Một biểu tượng shorcut của thư mục sẽ xuất hiện trên desktop của mỗi máy tính chạy Live Mesh. Bạn hãy tới một máy tính bất kỳ và nhấp đúp vào biểu tượng shorcut mới trên desktop. Sử dụng màn hình vừa xuất hiện để chỉ định cho thư mục được chọn một vị trí mới trên PC của bạn nếu muốn. Một khi bạn thực hiện thay đổi, Live Mesh sẽ đồng bộ thư mục trên máy tính này với thư mục nguyên bản trên máy tính của bạn. Lặp lại quá trình trên đối với toàn bộ hệ thống kết nối với Live Mesh của bạn.

Nếu bạn muốn tiến hành đồng bộ hóa độc quyền như truyền tải peer-to-peer (do vậy bỏ qua giới hạn 5 GB của đám mây Live Mesh), nhấp chuột vào tùy chọn Show synchronization sau khi nhấp đúp vào shorcut thư mục Live Mesh trên desktop. Từ đó, chọn Never for this device với thiết bị “Live Desktop”. Nếu không, bất cứ thứ gì bạn thêm vào các thư mục cũng đều được truyền tải lên đám mây - bạn có thể xem bằng cách đăng nhập vào Mesh.com và nhấn đúp vào Live Desktop của bạn.

Đồng bộ PC với Mac

Windows Live Mesh cũng như tiện ích đồng bộ hóa trực tiếp Windows Live Sync chưa hỗ trợ nền tảng máy Mac, bởi vậy cả hai công cụ này đều mất khả năng đồng bộ hóa dữ liệu đối với hệ điều hành Mac OS X.

Để đồng bộ hóa dữ liệu trực tiếp giữa PC và Mac, trước tiên bạn phải xác nhận rằng mạng chia sẻ toàn quyền giữa hai nền tảng đã có hiệu lực. Công việc thiết lập bên phía hệ điều hành Mac OS X có thể cần trải qua một loạt các bước phức tạp, bởi vậy bạn nên tham khảo kỹ trang hướng dẫn của Apple khi thực hiện. Đến khi nào bạn có thể nhìn thấy các thư mục chia sẻ trên PC (cài đặt hệ điều hành Windows) từ máy Mac và ngược lại, có nghĩa là các máy tính đã sẵn sàng để tiến hành đồng bộ hóa.

Tiếp theo, bạn tới trang web 2BrightSparks để tải về chương trình miễn phí Syncback Freeware. Trong khi chương trình đang tự động cài đặt trên PC, bạn hãy dùng Windows Explorer để duyệt tới thư mục chia sẻ trên máy Mac. Nhấp chuột phải vào thư mục, ánh xạ nó như một ổ đĩa mạng và gán cho nó một chữ cái riêng làm tên ổ trên PC. Khi quá trình cài đặt Syncback hoàn tất, khởi chạy chương trình và tạo một hồ sơ thể hiện đường liên kết đơn giữa một thư mục trên PC và một thư mục trên Mac. Sau khi bạn đặt tên cho liên kết này, trước mắt bạn sẽ là màn hình có chứa rất nhiều tùy chọn.

Nếu bạn muốn tiến hành sao lưu một chiều giữa thư mục ánh xạ (nằm trên máy Mac) và một thư mục trên PC hoặc ngược lại thì bạn hãy lưu ý đến ba tùy chọn sao lưu đầu tiên. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta quan tâm đến vấn đề đồng bộ hóa để đảm bảo một ổ đĩa mạng ánh xạ và một thư mục đơn trên Windows luôn chứa những tệp tin như nhau trên cả hai hệ thống. Chọn một thư mục bất kỳ trên PC sau đó chọn tiếp ổ đĩa mạng ánh xạ bạn đã tạo trước đó với vai trò thư mục đích. Điểm sáng tùy chọn đồng bộ phù hợp nhất với cấu trúc thư mục của bạn và nhấn OK. Một đoạn mô tả quá trình đồng bộ hóa sẽ xuất hiện bên dưới danh sách tùy chọn; để tinh chỉnh đoạn mô tả, nhấn thẻ Advanced. Bạn có thể thay đổi các tùy chọn trong thẻ Filter để thêm hoặc bớt các tính năng bộ lọc - khá hữu ích trong trường hợp bạn muốn giới hạn việc đồng bộ, chẳng hạn như chỉ áp dụng cho các tệp tin nhạc trong thư mục tải về của Windows.

Cuối cùng, nhấn OK để thiết lập hồ sơ của bạn. Bạn có thể tạo nhiều hồ sơ cho nhiều tác vụ đồng bộ miễn là bạn thấy phù hợp. Khi muốn, bạn có thể khởi chạy các tác vụ này một cách thủ công thông qua chính chương trình SyncBack, hoặc bạn có thể thiết lập Windows tiến hành đồng bộ hóa vào những khoảng thời gian định sẵn. Để thực hiện, nhấp chuột phải vào hồ sơ bạn vừa tạo và chọn Schedule. Nhấn nút cài đặt mật khẩu Set Password và nhập mật khẩu tài khoản User trên Windows của bạn. Tiếp theo, nhấn thẻ Settings và chỉ định tần suất đồng bộ. Lưu ý rằng công việc này sẽ không thể thực hiện nếu máy Mac không hoạt động, đồng thời PC của bạn cũng phải được thiết lập cho phép tự động đăng nhập vào ổ đĩa mạng ánh xạ khi khởi động.

Đồng bộ PC với các thiết bị di động

Phương pháp đồng bộ sổ địa chỉ, thư từ, lịch, và các dữ liệu khác từ PC đến các thiết bị di động phụ thuộc vào từng thiết bị cụ thể của bạn.

Nếu bạn đã dùng qua chiếc iPhone của Apple, chắc hẳn bạn sẽ thấy sức mạnh của tính năng đồng bộ hóa được tích hợp trong phần mềm iTunes. Bạn có các tùy chọn đồng bộ dữ liệu iPhone từ Windows Mail, Outlook, Internet Explorer, Safari, tới ảnh, phim, nhạc trên PC. Tất cả các tùy chọn này tập trung dưới thẻ Info khi bạn nhấp chuột vào chiếc iPhone trong iTunes.

Tuy nhiên, iTunes không hỗ trợ đồng bộ tệp tin và thư mục giữa PC và ổ cứng của iPhone. Để thực hiện việc đó, bạn cần tới sự giúp đỡ của chương trình có tên Dropbox. Khi cài đặt ứng dụng này, bạn sẽ nhận được không gian lưu trữ nền tảng đám mây có dung lượng 2 GB, thể hiện dưới dạng một thư mục Dropbox trong My Documents. Bất kỳ tệp tin nào bạn cho vào thư mục này cũng sẽ được đồng bộ lên Dropbox. Cài đặt ứng dụng Dropbox lên iPhone hoàn toàn miễn phí, sau đó bạn sẽ có khả năng truy cập (và tải về) bất kỳ dạng tệp tin nào iPhone có thể nhận diện dù đang đi trên đường.

Nếu bạn sử dụng điện thoại Blackberry hoặc nền tảng Android, có một chương trình chức năng tương tự tên là SugarSync. Về cơ bản, nó giống như Dropbox: bạn di chuyển các tệp tin muốn đồng bộ tới không gian 2 GB lưu trữ nền tảng đám mây bằng cách đặt nó vào thư mục chia sẻ riêng. Tùy thuộc vào tính năng cụ thể của chiếc điện thoại bạn dùng, bạn có thể chỉnh sửa tệp tin ngoài việc xem, chia sẻ và gửi chúng từ xa. Tham khảo trang web của SugarSync để có hướng dẫn cụ thể cho mẫu điện thoại bạn dùng.

Đối với những điện thoại chạy hệ điều hành Windows Mobile, Windows Mobile Device Center là công cụ đồng bộ hóa dữ liệu e-mail, sổ địa chỉ, lịch, ảnh, nhạc, phim giữa PC cài đặt Windows Vista hoặc Windows 7 với điện thoại qua cổng USB. Những hệ thống chạy Windows có thể sử dụng chương trình có tên ActiveSync để thực hiện tác vụ tương tự. Nếu bạn có quyền truy cập vào Microsoft Exchange Server, bạn có thể sử dụng một trong hai ứng dụng trên để đồng bộ hóa dữ liệu không dây.

Nếu bạn đang sử dụng các mảng dịch vụ của Google như Gmail, Calendar, bạn có thể đồng bộ dữ liệu không dây bằng cách cài đặt ứng dụng Google Sync dành cho điện thoại Blackberry, Nokia, Windows Mobile. Trong trường hợp này, Google cung cấp Exchange Server để đảm bảo dữ liệu của bạn được cập nhật liên tục mà không cần kết nối vật lý tới PC. Hướng dẫn sử dụng dịch vụ có nhiều điểm khác nhau tùy thuộc mỗi mẫu điện thoại. Bạn hãy tham khảo kỹ các chỉ dẫn của Google khi chập chững bước những bước đầu tiên vào thế giới đồng bộ hóa.