Từ Excel thủ công đến hệ thống dữ liệu thời gian thực: AI đang nâng cấp quản trị ngân quỹ doanh nghiệp như thế nào?

Việc ứng dụng AI vào quản trị ngân quỹ (treasury management) đang giúp nhiều doanh nghiệp từ bỏ các bảng tính thủ công để chuyển sang hệ thống dữ liệu tự động, kết nối theo thời gian thực.

Bộ phận tài chính doanh nghiệp hiện phải đối mặt với hàng loạt áp lực: biến động thị trường, yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ và nhu cầu số hóa hoạt động tài chính. Trong một cuộc trao đổi gần đây, Ashish Kumar – Giám đốc kinh doanh Oracle khu vực Bắc Mỹ của Infosys – cùng CM Grover, CEO IBS FinTech, đã chia sẻ về thực trạng của bộ phận ngân quỹ tại các tập đoàn.

IBS FinTech đã hoạt động gần 19 năm và hiện nằm trong top 5 toàn cầu theo báo cáo của IDC. Theo Grover, dù tự động hóa bằng AI đã lan rộng trong nhiều lĩnh vực doanh nghiệp, bộ phận ngân quỹ tại không ít công ty vẫn đang vận hành trên Excel.

Ông cho biết IBS FinTech nhận ra một “khoảng trống” ngay trong văn phòng CFO, nơi hệ thống quản trị thông tin quan trọng nhất – quản lý ngân quỹ – lại đang phụ thuộc vào bảng tính thủ công.

Đội ngũ ngân quỹ chịu trách nhiệm quản lý dòng tiền, thanh khoản và rủi ro tài chính. Doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro tỷ giá từ hoạt động xuất nhập khẩu, rủi ro biến động giá hàng hóa, đồng thời nếu có thặng dư tiền mặt thì cần đầu tư hiệu quả để sinh lời.

Vấn đề lớn nhất của nhiều doanh nghiệp là thiếu kết nối dữ liệu theo thời gian thực. Quy trình phổ biến hiện nay là: thực hiện giao dịch trên các nền tảng như Bloomberg, Reuters hoặc 360D, sau đó nhập tay dữ liệu vào Excel, rồi tiếp tục ghi sổ kế toán vào hệ thống ERP. Chuỗi thao tác thủ công này vừa tốn thời gian, vừa dễ phát sinh sai sót.

Điều kiện để AI thực sự hoạt động trong quản trị ngân quỹ

AI không thể phát huy tác dụng nếu dữ liệu đầu vào vẫn rời rạc và nhập tay. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp xem AI như một giải pháp “cắm vào là chạy”, nhưng thực tế công nghệ này đòi hỏi nền tảng dữ liệu phải được số hóa và tự động hóa trước.

Grover nhấn mạnh rằng không thể triển khai AI trong ngân quỹ chỉ bằng lời nói. Doanh nghiệp phải xây dựng được bộ dữ liệu nền đã được chuẩn hóa và tự động hóa hoàn toàn.

Giải pháp là tích hợp hệ thống quản trị ngân quỹ với nền tảng ERP sẵn có. IBS FinTech từ đầu đã xây dựng hệ thống trên cơ sở dữ liệu Oracle và hiện tích hợp với Oracle Cloud, NetSuite và Fusion.

Một hệ sinh thái kết nối đầy đủ cần đảm bảo hệ thống ngân quỹ có thể trao đổi dữ liệu trực tiếp với ERP, các nền tảng giao dịch và ngân hàng. Khi đó, ban lãnh đạo mới có thể nắm thông tin chính xác để quản lý thanh khoản, kiểm soát rủi ro và giám sát tuân thủ trong toàn hệ thống.

Biến động toàn cầu buộc doanh nghiệp phải tự động hóa

Grover dự báo mức độ biến động toàn cầu sẽ tiếp tục gia tăng do yếu tố địa chính trị và kinh tế, tác động mạnh đến thị trường hàng hóa, cổ phiếu và ngoại hối. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp buộc phải ưu tiên tự động hóa và xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực.

Kumar cũng cho rằng hiện đại hóa quản trị ngân quỹ bằng AI và kết nối chặt chẽ với ERP sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng chống chịu tài chính. Tuy nhiên, trước khi nghĩ đến AI, lãnh đạo cần rà soát lại toàn bộ quy trình dữ liệu hiện tại. Nếu bộ phận tài chính vẫn phải nhập tay dữ liệu giữa nền tảng giao dịch và hệ thống ERP, mọi dự án AI đều sẽ thất bại vì chất lượng dữ liệu không đảm bảo.

Khi doanh nghiệp thiết lập được kết nối trực tiếp, dữ liệu sẽ luân chuyển theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót. Đó mới là nền tảng vững chắc để triển khai các công nghệ thông minh trong tương lai.