20 phút để thành công hơn trong công việc (Phần cuối)

Stephanie Overby

Lịch công tác. Cập nhật dự án. Họp hội đồng quản trị. Thăm hỏi đối tác. Các báo cáo. Email. Thuyết trình. Không còn thời gian mà thở. Cái suy nghĩ cho rằng mình có thể làm được thêm bất kì công việc nào khác, thực ra mà nói, nghe thật nực cười. Danh sách việc cần làm của bạn dường như lúc nào cũng đầy ắp những việc vất vả, tốn nhiều thời gian đến phát bực. Bạn phải lập kế hoạch chiến lược 5 năm, phải vạch ra kĩ năng cho doanh nghiệp của bạn cần trong 36 tháng tới, thêm nữa lại phải kí hợp đồng cung ứng linh kiện trong 7 năm liền. Chỉ cần 20 phút bạn có thể làm những việc ý nghĩa, mang lại hiệu quả tích cực lâu dài cho tổ chức CNTT của bạn, cho sự nghiệp, kiến thức công nghệ, kĩ năng quản lý cũng như mối quan hệ của bạn trong kinh doanh.

20 phút để thành công hơn trong công việc (Phần 1)

10. Đi dạo

Đi bộ rất tốt cho bạn. Mỗi lần đi bộ 20 phút thực hiện thường xuyên có thể giảm nguy cơ mắc bệnh tim, giúp giảm cân, điều hòa stress. Cơ thể chúng ta cũng thích hợp với việc đi bộ. Như James A. Levine – bác sĩ đồng thời là nhà nghiên cứu tại bệnh viện Mayo (Mayo Clinic ) viết trên số đang phát hành tờ Mayo Clinic Proceedings: “Cơ thể chúng ta tiến hóa để đi trên hai chân”, nhưng trong thế giới hiện đại “chúng ta đã bỏ rơi đôi chân có vai trò vận động, làm việc và thư giãn”.

Các chuyên gia sức khỏe khuyên chúng ta nên đi bộ ít nhất 30 phút một ngày, “nhưng 20 phút vẫn tốt hơn không”, theo Maggie Miller – phó chủ tịch đồng thời là CIO tại Warner Music Group .

Miller nhận thấy chạy quãng ngắn hay đi bộ vào buổi sáng giúp tư duy rõ ràng và sáng tạo hơn. Khi có chuyện bực mình, bà thậm chí còn đá lên mặt đường. Chiến lược của bà là: “Viết một email nhanh, rồi đặt nó trong mục draft để kiềm chế mình khi tôi đi bộ tại công viên Central hay công viên Riverside yên tĩnh. Khi quay trở lại, tôi thường tìm ra cách giải quyết bất cứ vấn đề nào theo hướng tích cực hơn”. Bây giờ bạn hãy đứng dậy khỏi cái ghế của mình đi.
--E.V.

11. Gõ một cánh cửa mới

Để tạo dựng một công ty CNTT cung cấp giá trị chiến lược, bạn phải hiểu công ty họat động như thế nào. Michael Jones – CIO Chương trình hiến tặng tủy quốc gia – cho biết: “Mọi việc luôn bắt đầu từ đây. Tôi không nói đến hoạt động CNTT trên phương diện kinh doanh, mà là chức năng kinh doanh. Nhân tố nào ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như thu nhập. Công ty xuất vốn vào việc gì. Khách hàng là ai. Mỗi người đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu nào”. Theo Jones, để giải đáp “bạn cần phải trao đổi với nhiều người, từ cấp C cho đến dưới cùng”.

Cơ hội chính là khi bạn thường xuyên trao đổi với nhóm quản trị kinh doanh. Tạo sao không dành ra 20 phút mạo hiểm tại những lãnh thổ chưa khám phá và gặp gỡ những người mới?

Đừng bao giờ lấy công việc làm lý do. Hãy đặt chiến lược ra phía sau. Đừng nên thuyết trình mà hãy trò chuyện.

Nếu câu chuyện chuyển hướng sang kinh doanh, bạn hãy đặt câu hỏi cho đối tượng. Công việc của họ là gì? Việc nào đang tiến triển tốt đẹp? Việc nào không? Nhân tố nào khiến công việc của họ dễ dàng hơn? Brian Tennant – CIO tại Bethesda Lutheran Homes and Services – nói rằng chỉ một câu hỏi đơn giản “bạn đang làm việc gì?” cũng có thể mạng lại nhiều lợi ích. “Tôi hỏi mọi người họ đang làm gì và tôi nhận được rất nhiều quan điểm về chức năng, vai trò, công việc của họ cũng như những thử thách họ đang phải đối mặt”.

Nếu một người bạn mới của bạn hỏi chính bạn như thế, hãy nói ngắn gọn nhưng trung thực. Thế mới là một người bạn.
--S.O.

12. Bạn nên tiếp tục hay ra đi?

Những người lãnh đạo có trách nhiệm, ví dụ như thuyền trưởng, thường có suy nghĩ tiếp tục công việc dù thế nào đi nữa, ngay cả khi chịu chết chìm cũng con thuyền đang bị đắm. Nhưng đôi khi giải pháp tốt nhất lại chính là tìm kiếm tàu cứu hộ rồi chèo vào đất liền. “Nếu bạn thấy công việc không còn thú vị với bạn nữa, đã đến lúc đi tìm một công việc khác”, Steve Yates, CIO KeyBank chia sẻ. “Khi cảm thấy công việc mỉm cười với bạn, thì hãy cứ tiếp tục”.

Không cần đến 20 phút để xác định liệu bạn đã đi đến mức quá xa không thể quay đầu hay chưa. Cầm lấy cây bút và một mảnh giấy, theo cách cổ điển nhưng nó sẽ giúp bạn bình tâm, rồi đặt thời gian khoảng 10 đến 15 phút. Vạch một đường kẻ ở ngay giữa. Một bên đưa ra những lý do bạn nên tiếp tục, bên kia là lý do bạn nên ra đi. Nếu bên “ra đi” dài hơn bên “ở lại” thì đến lúc bạn phải đi rồi. Tìm kiếm một công việc mới sẽ chẳng khó khăn hơn phải trình diện mỗi ngày tẻ nhạt, buồn chán.

Yates nói: “Công việc của một CIO đòi hỏi rất cao. Bạn phải cảm thấy thoải mái khi đi làm để có thể xử trí trước mọi biến động về chính trị, kinh tế, thay đổi tổ chức và hơn thế nữa”.

Nếu bạn thấy mình đã mệt mỏi, nhân viên của bạn chẳng mấy chốc sẽ nhận ra. Khi đó chỉ còn là vấn đề thời gian để bạn quyết định tìm kiếm một bến đỗ mới.
--Al Sacco

13. Hòa bình, tình yêu và thấu hiểu không có gì đáng cười

Rất nhiều nhân viên CNTT không có mấy tiếp xúc với các phòng ban khác. Bằng cách mời trưởng phòng tài chính (hoặc marketing, bán hàng hay HR) nói chuyện thân thiện trong vòng 15 phút tại buổi họp nhân viên lần tới, phòng CNTT của bạn có thể làm quen với cơ cấu, nhu cầu, năng lực hiện tại cũng như khó khăn của các phòng ban khác trong công ty.

Không nên quá chú trọng đến một phòng ban cụ thể, do nhân viên của phòng ban nào thường có xu hướng theo dõi bài thuyết trình về phòng ban của họ, cũng như về nhu cầu hiện thời mà họ trình lên ban giám đốc hoặc lưu hành nội bộ. Nhân viên tham gia có rất nhiều lợi ích. Theo Peter Kretzman – điều hành CNTT kiêm tác giả blog CIO/CTO Perspectives, ngành công nghệ thông tin nắm càng rõ về thế giới thì sẽ phục vụ thế giới càng tốt hơn.

Cũng theo ông, “thuyết trình có thể chỉ là cơ hội để chuyên viên CNTT học hỏi, tìm tòi về các lĩnh vực trong công ty họ. Qua đó, nhân viên quản lý phòng ban sẽ được biết đến không chỉ với khuôn mặt hay cái tên, mà là hiểu biết cũng như mối quan hệ làm việc tích cực xảy đến sau đó”. Ông thêm rằng đó thường là buổi trao đổi tương tác mang đến cơ hội tìm hiểu ngành CNTT làm gì và tại sao.
--Shawna McAlearney

14. Tạo tài khoản Facebook

Có thể bạn không thích Facebook vì cho đó là dành cho trẻ con.

Nhưng có lẽ là bạn đã sai và vẫn sai vì bạn đang bỏ lỡ cơ hội tìm hiểu đôi chút về mạng xã hội. Với khoảng 64 triệu người sử dụng, Facebook hiện đang là mạng xã hội lớn nhất trên web. Công ty này cho biết nhóm nhân khẩu trên 25 tuổi của họ có tốc độ gia tăng lớn nhất. Do đó bạn hãy dành 20 phút để tạo lập một tài khoản.

Mark A. Lappin – giám đốc CNTT thuộc Lee Michaels Fine Jewelry hiện đang sở hữu 8 đại lý bán lẻ tại Louisiana, Texas và Mississippi – hiện vẫn đang duy trì tài khoản từ khi Facebook ra đời vào năm 2004. Ông nói: “Chúng tôi không cho phép truy cập website vào giờ làm việc, nhưng nhân viên của tôi có sử dụng tại nhà thường xuyên”.

Ông tin rằng các CIO có thể học hỏi nhiều từ Facebook để thiết lập mạng xã hội hiệu quả tương đương cho các nhân viên bên trong tường lửa của mạng công ty. “Đó là mục tiêu đặt ra với mạng nội bộ của chúng tôi”.
--C.G. Lynch

15. Mã hóa ngay bây giờ hoặc tiếc nuối về sau

Nếu một nhân viên hay một nhà đấu thầu bị mất máy tính xách tay, nó sẽ trở thành cơn ác mộng PR hoặc nguy cơ thất thoát dữ liệu. Bạn sẽ trả lời thế nào nếu lãnh đạo của bạn hỏi tại sao không mã hóa máy tính của công ty? Điều này sẽ chẳng vui tí nào. Vậy nên hãy bắt đầu tìm hiểu lựa chọn mã hóa.

Natalie Lambert – nhà phân tích chính tại Forrester Research cho biết: “Chiếc PC bị mất mà không được mã hóa đúng thực là một cú sốc. Tuy nhiên hẳn bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rất nhiều công ty không hề mã hóa các thiết bị di động”. Trước đây người ta từng lo lắng về giá cả, nhưng công nghệ mã hóa hiện nay hầu như đã trở thành mặt hàng trao đổi thương mại.
--Laurianne McLaughlin

16. Người sử dụng muốn gì

Bạn có chắc mình đang đầu tư chính đáng? Vậy tại sao lại không đặt câu hỏi để biết?

Theo David Hatch – giám đốc nghiên cứu văn phòng tư vấn Aberdeen Group, quản lý CNTT cần quá nhiều thời gian tìm hiểu công nghệ mới nhất nhưng lại không dành chút thời gian nào để hỏi người sử dụng xem họ muốn gì. Có một khoảng cách biệt lớn giữa tư duy chiến lược ở cấp độ quản lý cao cấp với nhu cầu ở thế giới thực tại, cũng như thái độ chấp nhận của những người sử dụng. Đó là lý do tại sao Hatch gợi ý dành 20 phút để tiến hành khảo sát ẩn danh qua email với tất cả các nhân viên trong công ty theo những câu hỏi dưới đây:

• Ứng dụng nào hữu dụng nhất với bạn? Tại sao? (Hãy liệt kê theo danh sách)
• Ứng dụng nào quan trọng đến mức bạn không thể làm việc mà không sử dụng đến nó?
• Ứng dụng nào bạn không hề sử dụng?
• Ứng dụng nào gây nhiều phiền toái nhất?
• Ứng dụng hoặc khả năng nào hiện chưa được cung ứng sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, giúp bạn cải thiện hiệu quả công việc?

--Diann Daniel

17. Những người trẻ tuổi rất nhanh trí

Tất nhiên những người kinh nghiệm của bạn hẳn luôn có những ý kiến hay. Nhưng tại sao lại không thay đổi một chút? Bạn hãy hỏi những người trẻ tuổi trong số nhân viên của mình về ý kiến của họ nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng hoặc môi trường làm việc. Nhân viên mới có quan điểm riêng của họ nhưng, theo CEO Eugene Kublanov công ty NeoIT, hiếm khi những quan điểm đó được khai thác hiệu quả.

Ủy viên ban chấp hành cấp C rất ít khi thu thập hoặc lắng nghe ý kiến của những thành viên cấp dưới. Đây chính là một sự lãng phí nguồn thông tin giá trị. Kublanov chỉ ra rằng: “Rất nhiều ngành công nghệ khởi nguồn với khách hàng hoặc đối tác ngang hàng, ví dụ như công nghệ lưu động, game video hay wiki, đang tiến tới lĩnh vực kinh doanh. Ai là người giỏi hơn trong việc cung cấp dữ liệu đầu vào về cách thức ứng dụng công nghệ giúp kinh doanh hiệu quả hơn những người coi việc sử dụng công nghệ là thứ yếu?” Tất nhiên bạn không muốn lúc nào cũng dùng đến mệnh lệnh để có được thông tin đầu vào, vì thế hãy cứ bình thường thôi. Thử nói: “Này, tôi rất muốn nghe suy nghĩ của cậu về cách thức cải thiện hiệu quả trong công ty. Suy nghĩ đi nhé rồi tìm ra ba giải pháp tối ưu nhất sau đó đến gặp tôi vào thứ 6 tới”.

Không hề khó khăn khi thực hiện giả thuyết khuyến khích những người có tiềm năng. Kublanov và khách hàng của ông đã biến giả thuyết thành hiện thực thành công. “Một số sản phẩm có kèm công cụ wiki đòn bẩy với vai trò hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, phân phối video hướng dẫn trong iPod và sử dụng công cụ mạng lưới xã hội để thiết lập các trung tâm kiến thức nội bộ”. Ban thưởng cho các nhà sáng chế trẻ tuổi trong công ty bạn bằng cách để họ thực hiện ý tưởng của mình. “Sẽ chẳng có thiệt hại nào khi nhận ra một ý tưởng hay trong một nhóm làm việc”. Một câu cám ơn đơn giản của ông chủ cũng có rất nhiều ý nghĩa.
--S.O.

18. Các đối tác có tìm đến bạn hay không?

Chia sẻ chiến lược với đối tác của bạn sẽ giúp ích cho cả hai bên. Có thể kế hoạch của bạn chỉ bao gồm những sản phẩm sẽ rơi vào tình trạng “chấm dứt cuộc sống”? Biết được điều đó có tốt hay không? Có thể dòng sản phẩm tương lại sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn? Làm sao bạn biết được điều đó?

Đầu tiên, hãy mời đối tác chiến lược của bạn đến dự buổi thuyết trình kế hoạch đồng thời dành thời gian thực hiện phần vấn đáp. Stephen Guth – giám đốc quản trị tại Văn phòng quản lý bán hàng thuộc Hiệp hội điện nông thôn quốc gia – nói rằng phải giới hạn con số đại diện từ mỗi đối tác, hướng mục tiêu đến người có vị trí quan trọng như người quản lý tài khoản khách hàng, người quản lý cấp trên của anh ta hay đại diện ban quản trị. Tốt nhất không nên gửi kế hoạch chiến lược bằng email hay đưa tận tay đối tác. Họ có thể không đọc còn bạn lại không thể kiểm soát được những bản copy kế hoạch.

Guth cho biết: “Khán phòng đầy chặt đại diện các bên đối tác lắng nghe thuyết trình kế hoạch CNTT chiến lược, ngay cả khi thời điểm đó các bên bán không có sản phẩm hay dịch vụ nào cung ứng trùng nhau, thì cũng gây ra được không khí cạnh tranh giữa họ”.

Tất cả họ sẽ cạnh tranh để giúp bạn. Bạn sẽ xử trí thế nào đây?
--S. M.

19. iPhone thú vị

Phó chủ tịch công ty Direct Energy Hugh Scott có một nhóm yêu thích những chiếc điện thoại thông minh hàng đầu, tất cả đều thuộc dòng BlackBerry. Nhưng ở nhà, ông là tín đồ của iPhone.

Tại sao? Scott tin rằng nó mang lại nhiều điều cho các chuyên viên CNTT cho dù quan điểm lựa chọn về di động của họ là gì đi nữa. “Điều đầu tiên chính là tính hữu dụng của sản phẩm. Bạn thậm chí không nhận được hướng dẫn sử dụng bằng tay với nó. Bạn chỉ có thể đoán được nó hoạt động thế nào. Đây là một bài học quan trọng cho các CIO”.

Scott cũng nói rằng Apple đã nới rộng tính hữu dụng đó vượt xa giao diện người sử dụng – một đặc điểm rất rõ ràng khi ông lần đầu bật chiếc iPhone của mình. “Tôi nhận được tất cả tài khoản email cá nhân trên chiếc laptop Apple của tôi. Sau khi cài đặt điện thoại, tất cả tài khoản email cũng được thiết lập theo. Tôi đã quen với việc tự lập phải lập địa chỉ thư. Nhưng thứ này tự nó có thể làm được”. Người sử dụng luôn mong muốn có được cảm giác thanh thơi như thế từ công cụ trong văn phòng.

Dù iPhone có nhiều lợi ích, Scott cũng không có kế hoạch thay đổi Rim platfrom an toàn đang được công ty sử dụng. Trong khi đó, ông vẫn chưa hướng ngân quỹ đến iPhone, nhưng chuyện ở nhà của ông thì lại khác.

Scott nói: “Giáng sinh năm nay tôi đã tặng vợ một chiếc iPhone. Chúng tôi đã có 2 chiếc iPhone trong nhà”.
--Christopher Lindquist

20. Sử dụng Google Test Drive

Có lẽ phải thêm một thập kỉ nữa trước khi bạn có thể dùng một productivity suite khác thay cho Microsoft Office. Nhưng nếu bạn đã chán ngấy phải trả phí license cho nhân viên chỉ sử dụng một vài tính năng của Office, thì cũng đáng để tìm hiểu đôi chút phiên bản khách hàng của Google Apps.

Theo mặc định, khi khởi động tài khoản Google, bạn đã có Google Apps. Hãy thử tính năng docs & spreadsheets, lịch và Gmail chat, bạn có thể sẽ tìm được công cụ khá hữu ích. Rebecca Wettemann – nhà phân tích tại cơ quan Nghiên cứu nguyên tử - cho biết các CIO nên có một tài khoản Google Apps dù chỉ để cho người sử dụng của họ biết rằng họ cũng quan tâm đến nhưng gì đang diễn ra phía khách hàng. “Đây là một cách để có được lòng tin với khách hàng vì khách hàng thường có quan điểm CNTT chỉ bao gồm server và storage chứ không quan tâm đến phần mềm cải tiến”. Chỉ mất 50 đôla cho mỗi người một năm để sở hữu phiên bản doanh nghiệp của Google Apps được Postini đảm bảo email. Bạn sẽ thấy đây là một lựa chọn hấp dẫn dành cho người sử dụng ứng dụng nâng cao hiệu suất.

“Tính năng của Google Apps đang được tăng cường, các CIO có thể sẽ cân nhắc chuyển đổi Microsoft Office sang Google Apps hoặc là để CFO chứng kiến sự trở lại đầu tư đẹp mắt”.
--C.G.L.