10 thủ thuật với Exchange 2007 (P.2)

Quản trị mạng - Trong phần hai của loạt bài giới thiệu về thủ thuật trong Exchange Server 2007 này, chúng ta tiếp tục tìm hiểu phương pháp kích hoạt mail đến và mail gửi trong SharePoint Server 2007.

Việc kích hoạt mail đến và mail gửi trong Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) có thể tạo một công cụ giao tiếp mạnh. Nó cho phép người dùng giữ lại các tác vụ đang thực hiện trong Microsoft Outlook trong khi chuyển trực tiếp các tác vụ này sang sang máy chủ SharePoint. Người dùng cũng có thể thực hiện tất cả các thao tác này mà không phải truy cập vào những trang riêng của nhóm.

Cụ thể, trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp kích hoạt mail đến và mail gửi trong SharePoint 2007 cho những hệ thống Exchange Server 2000 trở về sau này và những hệ thống không sử dụng Exchange Server.

1. Cài đặt Outgoing mail trong MOSS 2007

Mail gửi trong máy chủ SharePoint thực hiện xử lý các cảnh báo, xử lý lời mời được gửi tới các trang, và thông báo, như thao tác, tác vụ, … Cài đặt mail gửi khá đơn giản, bạn có thể thực hiện cài đặt mail gửi trong SharePoint Central Administration -> Operations -> Topology and Services (hình 1).



Từ tab Operations trong trang Central Administration, click chọn Outgoing Email Settings. Sau đó bạn sẽ thấy From address có thể chứa địa chỉ mail (thực hay ảo) mà bạn muốn lưu trữ tại đây, và Reply-to address yêu cầu cài đặt một địa chỉ mail thực (hình 2). Bạn cần kích hoạt địa chỉ này cho những người dùng nhận mail để họ có thể biết được mail được gửi đến từ đâu. Địa chỉ này có thể được coi là Vanity Email Address (địa chỉ mail mô tả mà người dùng tự chọn) từ hệ thống MOSS.



Hình 3 hiển thị vị trí của một Vanity Address trong một email. Một số người gọi đây là bí danh nhưng vì địa chỉ này không chỉ tới hòm thư nào nên chúng ta cũng có thể gọi nó là Vanity Address.



Quá trình cài đặt Outgoing Mail trong SharePoint Server 2007 tương đối dễ dàng, bạn chỉ cần khai báo một địa chỉ SMTP mong muốn, và tài khoản nào hay bí danh nào bạn muốn sử dụng để nhận mail. Nếu đang quản trị hệ thống gồm có nhiều người dùng, và địa chỉ mail của bạn là Administrator@litwareinc.com thì bạn sẽ phải nhận mọi mail chưa được gửi. Để tránh điều này, bạn hãy tạo một danh sách phân phối trên Exchange Server sau đó bổ sung những thành viên nhóm hỗ trợ hay quản trị của SharePoint vào danh sách này và gán cho nó một bí danh.

2. Cài đặt Incoming Email trong MOSS 2007

Việc kích hoạt Incoming Email trong MOSS cung cấp khả năng chuyển mail và file đính kèm trực tiếp vào một danh sách hay thư viện SharePoint. Có hai phương pháp bạn có thể áp dụng để cài đặt Incoming Email trong MOSS bao gồm:

• Phương pháp 1: Kết hợp Active Directory (AD) và Microsoft Exchange.
  
• Phương pháp 2: Kích hoạt địa chỉ SMTP cơ sở trên máy chủ Web Front-end (WFE) hay trên những máy chủ WFE trong quá trình cấu hình cân bằng tải.

Khi Incoming Email trên một danh sách được kích hoạt theo phương pháp 1, thì một địa chỉ email sẽ được tạo và thay thế tự động trong một nhóm của AD. Để có thể sử dụng phương pháp này, hệ thống của bạn phải sử dụng phiên bản từ Exchange 2000 về sau. Bạn hãy thực hiện các thao tác sau để kết hợp AD và Microsoft Exchange:

• Mở Active Directory Users and Computers (ADUC) và tạo một OU hoạt động như một vùng chứa các địa chỉ email được tạo.
  
• Kích hoạt SMTP trên một hay nhiều máy chủ WFE.
  
• Tiếp theo mở Central Administration -> Operations-> Incoming Email Settings.
  
• Nhập thông tin vào những trường yêu cầu rồi nhấn OK (hình 4).

Trong bước 1 chúng ta đã tạo một OU trong Active Directory. Trong hình 5, trường thứ nhất là nơi bạn đặt tên cho OU. Khi những danh sách được kích hoạt cho Incoming Email thì chúng sẽ lưu những cài đặt này và thay thế địa chỉ email của danh sách trong vùng lưu trữ đó. ĐIều này giúp việc tìm kiếm tài khoản email dễ dàng hơn do tất cả những tài khoản này được lưu trữ trong một vị trí duy nhất và không rải rác sang các OU khác.



Nếu lựa chọn tùy chọn No cho Allow creation of distribution groups from SharePoint sites? (cho phép tạo nhóm phân phối từ các trang của SharePoint) thì bạn sẽ phải yêu cầu nhóm Directory Services tạo thủ công nhóm phân phối thay vì cho phép người dùng hay chủ trang tạo.

Lưu ý: Phương pháp này chỉ có tác dụng với hệ thống sử dụng từ phiên bản Exchange Server 2000 trở về sau.

3. Cài đặt Incoming Email trong MOSS 2007 ngoài môi trường Microsoft Exchange

Nếu hệ thống không sử dụng Exchange Server thì bạn vẫn có thể cho phép người dùng gửi mail trực tiếp tới danh sách SharePoint sử dụng phương pháp 2 ở trên (kích hoạt SMTP cơ sở trên những máy chủ WFE). Trong hình 5 chúng ta đã lựa chọn tùy chọn Yes để sử dụng SharePoint Directory Management Services (phương pháp 1). Nếu lựa chọn tùy chọn mặc định No (hình 6), chúng ta sẽ phải sử dụng một phiên bản hạn chế của máy chủ mail.



Cấu hình này sẽ làm việc với SMTP mà không yêu cầu nhiều cấu hình bổ sung (hình 7). Mọi cấu hình sẽ được thực hiện trong SharePoint Central Administration cùng với Active Directory và dịch vụ SMTP của IIS.



Khi xem những thông tin cấu hình này từ một trang hiển thị, bạn có thể tạo hay kích hoạt Incoming Email trong khi tạo thư viện hay sau khi tạo thư viện.

Bạn chỉ cần cung cấp tên muốn sử dụng cho email và đưa tên này vào danh sách người dùng. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một Disaster Recovery Library (thư viện khôi phục lỗi) và đặt tên là địa chỉ này là DR.moss.litwareinc.com. Để kích hoạt địa chỉ này, hãy vào Document Library Settings của thư viện này rồi lựa chọn Incoming Email Settings (hình 8).



Nếu sử dụng Outlook để gửi một email tới thư viện này thì cả nội dung email và file đính lèm sữ được hiển thị. Bạn cũng có thể nhóm những email này trong một thư mục gốc phân loại theo chủ đề email hay email người gửi.



Khi mail đó đã được gửi, thư viện này sẽ nhận mail và nhóm nó theo theo cài đặt trong Email Grouping (hình 10). Cả file đính kèm và nội dung email đều được chụp lại.