Trang bị máy móc phải hợp lý

Đầu tư như thế nào cho phù hợp với nhu cầu sử dụng chính là điều cốt lõi của việc đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin…

Năm tiêu chí “vàng”

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, triển khai và ứng dụng như thế nào để đạt hiệu quả vẫn còn là một vấn đề không đơn giản. Như lời nhắc nhở các doanh nghiệp ít vốn, từ sự trao đổi ý kiến và kinh nghiệm giữa các chuyên gia về hạ tầng công nghệ, có một số tiêu chí “vàng” được đúc kết như sau:

- Khi triển khai ứng dụng các chương trình, giải pháp mềm nên chọn những gói sản phẩm theo số lượng người dùng (user). Không nên mua trọn gói vì có thể sẽ thừa so với năng lực sử dụng cũng như phải đầu tư lại hệ thống phần cứng.

- Nên đặt hàng các doanh nghiệp phần mềm thiết kế ứng dụng quản trị doanh nghiệp (được gọi là giải pháp phần mềm ERP). Ứng dụng này hỗ trợ ban giám đốc, các trưởng phòng kiểm soát, quản lý hoạt động của doanh nghiệp từ xa, tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như có thể truy cập từ xa để theo dõi sổ sách khi cần thiết mà những người có trách nhiệm không có mặt trong cơ quan. Nhưng vì ứng dụng này tốn khá nhiều tiền (gói thấp nhất cũng vài chục ngàn đô-la) nên trước khi mua, cần xác định rõ giá trị và mục đích sử dụng so với những giải pháp khác.

- Về nguyên tắc, mua sắm thiết bị phù hợp với công việc của từng cá nhân, từng bộ phận là một trong những biện pháp tạo tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên. Ai cũng đã từng bị mệt mỏi một vài lần khi chiếc máy tính thường xuyên bị trục trặc hoặc xử lý quá chậm. Nhưng cũng đừng vì thế mà chọn những thiết bị không phù hợp với công việc của từng bộ phận. Nhân viên làm những công việc văn phòng chỉ nên sử dụng máy tính để bàn. Có thể sử dụng màn hình cũ nhưng độ sáng phải đạt tiêu chuẩn, cấu hình không cần phải cao. Những bộ phận nghiệp vụ khác như thiết kế - đồ họa, quản trị hệ thống mạng, phải chọn máy có cấu hình tương thích với công việc. Dù máy tính xách tay ngày càng phổ biến và có giá rẻ nhưng chỉ nên sắm cho những bộ phận thường xuyên đi ra khỏi công ty.

- Theo từng nhiệm vụ, chức năng công việc mà xác định chế độ ưu tiên về chất lượng và cấu hình cho thiết bị. Hiện nay, bộ phận quản trị mạng phải được trang bị hệ thống máy tính vừa mạnh vừa có độ bền cao để điều khiển hệ thống cũng như bảo mật và bảo đảm an toàn dữ liệu của doanh nghiệp. Bộ phận tiếp theo cần được quan tâm là kế toán – tài vụ. Bộ phận này cần được trang bị những chiếc máy tốt (có thể cấu hình không cao). Những bộ phận còn lại như marketing, kinh doanh, văn phòng..., tùy theo nhu cầu và tầm quan trọng mà sắm máy.

- Khi trang bị những thiết bị ngoại vi như máy in, fax, scan, máy chiếu... cần cân nhắc kỹ năng lực hoạt động của từng thiết bị. Khi chọn lựa thiết bị, chú ý đến năng lực hoạt động của từng bộ phận.