Thay đổi văn hóa doanh nghiệp với ERP

Có một vấn đề ít ai nói tới, đó là yếu tố văn hóa doanh nghiệp, cũng có thể ảnh hưởng không nhỏ đến thành công trong triển khai phần mềm quản trị DN (ERP).

Thông thường, mỗi khi dự án ERP ứng dụng không thành công, người ta vẫn đổ lỗi cho các vấn đề kỹ thuật nhiều hơn. Nhưng cũng có thể do doanh nghiệp (DN) chưa cung cấp đủ nguồn lực để đào tạo và quản lý các vấn đề về thay đổi văn hóa DN.

Từ làm theo thói quen sang làm theo quy trình

Một chuyên viên tư vấn triển khai ERP của FPT cho biết, đối với một DN có cường độ làm việc cao, nhân viên đã quen với phong cách làm việc năng động, thì khả năng DN đó ứng dụng thành công ERP sẽ lạc quan hơn. Cùng với thái độ của lãnh đạo DN là không ngại đổi mới, sẵn sàng tận dụng các quy trình chuẩn đã có sẽ tạo ra quyết tâm từ trên xuống dưới, thúc đẩy nhanh tiến trình đưa ERP ứng dụng trong đời sống DN.

Văn hóa DN thể hiện rất rõ khi áp dụng các quy trình bắt buộc từ phần mềm (PM). Sự tuân thủ hay không quen tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến kết quả của ứng dụng, từ đó dẫn đến thành/bại của dự án. Chẳng hạn, trong việc quản lý kho hàng, quy trình quản lý PM bắt buộc hàng trước khi xuất phải được phiếu xuất trên hệ thống trước, tiếp theo đó mới xuất kho. Nếu theo thói quen từ trước của DN, hoặc bản thân người thực hiện công việc cảm thấy không thích làm như vậy, họ có thể cứ cho xuất hàng trước, rồi bổ sung khai báo sau, thỉnh thoảng lại “quên” nhập số liệu... Việc này có thể gây ra tình trạng số liệu tồn kho thể hiện trên chương trình PM sẽ khác với số liệu tồn kho thực tế, ảnh hưởng đến các phòng ban khác, thậm chí đến quyết định của các cấp lãnh đạo.

ERP luôn đi kèm theo một quy trình chuẩn tích hợp, đồng nghĩa với việc nó tạo ra những thách thức - thay đổi hành động của nhân viên đối với công việc, thái độ của nhân viên đối với DN. Do vậy khi đưa ERP vào triển khai, yêu cầu đặt ra với DN là phải quản lý tập trung, toàn bộ cán bộ nhân viên cần có cái nhìn cụ thể hơn đến mục tiêu chung của DN. Nhiều DN đã tận dụng ERP không những chỉ để thay đổi quy trình kinh doanh và còn cả văn hóa DN theo một cách thức và không khí mới.

Nếu như với các PM ứng dụng như MS Office trong DN, việc khai thác tích cực hay không tích cực của mỗi cá nhân có thể không ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty thì ERP là một môi trường hoàn toàn khác. Mọi tác động của bất kỳ của thành viên nào lên hệ thống đều có ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác trong công ty. Số liệu đưa vào một lần là số liệu thống nhất trong suốt các quy trình liên quan. Mỗi thành viên cần nắm rõ các thông tin quan trọng này và biến nó thành ý thức cao trong công việc. Các thông tin và số liệu được tích hợp từ các quá trình bán hàng, mua hàng, kế toán... từ các máy tính kết nối trong hệ thống, đem đến cho lãnh đạo cái nhìn thấu suốt toàn bộ các hoạt động kinh doanh của DN. Nếu mỗi thành viên vẫn giữ thái độ giống như sử dụng các PM đơn lẻ trước đây, không hiểu được các mục đích thực sự của chương trình mới và biến nó thành hành động thực tế, thì DN đó khó có thể triển khai ERP thành công.

Có thể nói, sức ép thay đổi lên mỗi nhân viên và toàn bộ DN là rất lớn. Nếu nhân viên không chịu thay đổi, không nắm bắt được quy trình mới, họ có thể bị đào thải. Tại nhiều DN, khi triển khai ERP, việc phải điều chuyển công việc của nhân viên hoặc đào thải những nhân viên không đáp ứng được yêu cầu mới của công việc được là chuyện không hiếm.

Cần đào tạo nâng cao nhận thức

Đào tạo tri thức về PM và sử dụng PM ERP là việc làm cần thiết của DN khi triển khai ứng dụng. Những nguyên lý được truyền đạt bước đầu có thể đem đến điều kiện để thực hiện công việc cụ thể, còn để biến nó thành thói quen, thành điều kiện làm việc bình thường tại DN lại phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa của DN đó và tất nhiên, cần có thời gian. Thời gian để thay đổi từ cũ sang mới, từ tác phong làm việc cũ sang tác phong làm việc mới, từ tự do hoặc bán tự do sang yêu cầu về mức độ tuân thủ kỷ luật nghiêm ngặt hơn. Việc đào tạo không chỉ là các yêu cầu công việc cho từng vị trí cụ thể như điền vào các chỗ trống trên giao diện PM, mà còn phải cung cấp đầy đủ những kiến thức như đã nói ở trên.

Một quy trình chuẩn tắc, yêu cầu ý thức tuân thủ cao của những người giữ các vị trí khác nhau, đôi khi tạo nên sự phản ứng mạnh mẽ nơi những người bị ảnh hưởng. Thậm chí họ có thể có ý nghĩ “Tôi đem nhiều tiền về cho công ty, tôi có thể làm việc theo ý tôi muốn, miễn là an toàn và đem về lợi nhuận”. Đào tạo những người như thế không hề dễ! Tuy nhiên, không ít thì nhiều, họ vẫn phải thay đổi, để thích nghi, để phù hợp và... bản thân những người nhanh nhạy cũng sớm hiểu rằng, công việc của họ được đảm bảo và hỗ trợ ở mức an toàn cao hơn khi họ làm việc theo quy trình.

Một chuyên gia Oracle khuyên rằng, DN cần “chuẩn bị tinh thần” cho nhân viên của mình bằng cách chỉ ra vai trò của từng phòng, ban và họ cần phải thay đổi như thế nào để đáp ứng tốt. Ngoài đào tạo về kỹ thuật công nghệ, cần cung cấp những thông tin về nhiệm vụ mới ở một vị trí cũ, về mục tiêu hướng đến của DN và những lợi ích của quy trình mới phục vụ cho phát triển DN và từng thành viên của nó. Những thông tin truyền đạt sớm và kịp thời sẽ chuẩn bị trước về mặt tinh thần cũng như giúp cho sự ứng dụng ERP thành công!