Sử dụng Facebook và LinkedIn an toàn nơi công sở

Hãy tận dụng các tiện ích của mạng xã hội mà vẫn giảm đến mức tối thiểu các rủi ro.

Cánh cổng chặn lũ ảo đã được mở và các mạng xã hội đang đổ vào nơi làm việc từ đời sống cá nhân của nhân viên và đem lại nhiều mối lo ngại.

Trong khi nhiều công ty đang cấm toàn bộ những mạng lưới này trong công sở, những nơi khác đang tận dụng các mạng này làm công cụ giao tiếp.

Trong khi vẫn cung cấp thêm một cách để kết nối với nhân viên, những tân binh tiềm năng và một cộng đồng rộng hơn, mạng xã hội cũng có mặt hạn chế. Những thông tin đăng lên có thể rơi vào tay kẻ xấu, và nếu những kẻ ác ý này thu thập đủ thông tin nhạy cảm về một công ty, đó thực sự là một rắc rối lớn.

Chúng tôi đã tham khảo những chuyên gia về việc làm cách nào các công ty và nhân viên có thể vẫn an toàn trong khi sử dụng Facebook và LinkedIn.

Cấm hoàn toàn hay sử dụng vừa phải

Nhiều doanh nghiệp cấm hoàn toàn việc sử dụng mạng xã hội ở công sở, lo lắng rằng nhân viên sẽ bị xao lãng khỏi công việc và thậm chí post các thông tin công ty mật.

Nhưng theo Ann Cavoukian, Ủy viên Sự riêng tư của Ontario, đó có thể không phải là phương pháp tốt nhất.

“Một lệnh cấm sẽ chỉ lái mọi người theo hướng sử dụng những site này lén lút. Tôi nghĩ định ra trước cách dùng cho họ sẽ thích hợp hơn.”

Hãy thử đặt giới hạn thời gian về khi nào nhân viên có thể truy cập hồ sơ xã hội của họ. Ví dụ, giới hạn sử dụng chỉ trong giờ nghỉ trưa.

Theo Dimitri Sirota, Phó chủ tịch tiếp thị tại hãng an ninh XML tên Layer 7 Technologies đặt tại Vancouver, những chính sách lỗi thời được đặt ra để xử lý việc thông tin nào có thể đại chúng hóa không còn hợp lý nữa.

Ví dụ, nhiều công ty dựa vào các phần mềm để chặn các email gửi thông tin mật ra ngoài. Trong khi chiến lược này hiệu quả với email, nó không chặn được thông tin mật khỏi bị post lên mạng.

Sirota cho biết “Tôi chưa từng thấy ai kiểm soát thành công những gì mà nhân viên họ post lên Facebook. Các công ty cần phải thận trọng, nhưng rất khó để ngăn mọi người khỏi post những thứ mà họ muốn.”

Đối với những công ty lo lắng với việc giữ thông tin, Sirota đề nghị việc thuê một dịch vụ bên ngoài để kiểm soát Web tránh dữ liệu mật khỏi bị post lên các trang mạng xã hội.

Nhưng Facebook cũng có cách sử dụng đặc biệt bên trong một số tổ chức. Tính năng nhóm được nhân viên công ty sử dụng để tổ chức các sự kiện xã hội. Có thể có lợi ích công chúng khi dùng nhóm Facebook để thu hút sự quan tâm rộng rãi hơn trong công ty. Hãy chỉ nhớ rằng bạn sẽ bị đánh giá dựa trên những gì bạn post lên trang của mình.

“Nếu bạn mở rộng thông điệp xung quanh công ty của mình từ mức những gì bạn có thể làm được đến mối quan tâm lối sống…đó sẽ là một chiến lược tốt để thử và thu hút những cá nhân quan tâm đến trang của bạn.”

Tính năng nhóm thậm chí cho phép một tổ chức kiểm soát nội dung nào sẽ được post lên trang. Nhưng đừng biên tập nội dung post quá nặng tay, hoặc là người dùng sẽ bị đẩy ra khỏi cộng đồng.

Các cách giữ an toàn dành cho nhân viên

LinkedIn là một trang Web nổi tiếng đối với nhóm doanh nghiệp vì xu hướng chuyên môn của nó, trái ngược với mục tiêu người tiêu dùng của Facebook. Nhưng điều đó không có nghĩa là người dùng LinkedIn an toàn hơn trong việc tránh cho dữ liệu cá nhân của họ bị bọn lừa đảo lợi dụng.

Người dùng nên chọn lựa những gì họ thêm vào mạng lưới của mình trên LinkedIn và chỉ nên thêm những người họ biết trong cuộc sống thực, lời khuyên của Krista Canfield, giám đốc quan hệ công chúng tại LinkedIn. Sau cùng, nó đâu có phải là cuộc đua tranh danh tiếng.

“Mạng là cuộc chơi chất lượng hơn là số lượng. Những người giúp bạn bảo vệ một công việc, tìm ra một khách hàng tuyệt vời, đưa ra lời giới thiệu về một nhân viên tiềm năng là những người bạn thực sự biết và có mối quan hệ công việc tốt nhất."

Người dùng nên biết rằng những kẻ đi spam đang chuyển sang mạng xã hội thường xuyên hơn. Hãy thử gửi contact cho người mà bạn chưa từng gặp mặt – thay vì lời mời kết nối – như một cách giao tiếp ít phiền hà hơn.

Văn phòng của Cavoukian đã hợp tác với Facebook để sản xuất những tài liệu giáo dục người dùng ví dụ như một bảng lời khuyên, và một video mới sẽ được phát hành vào mùa thu này. Người dùng cần nghĩ về chế độ riêng tư trên hồ sơ của họ.

“Phần lớn mọi người không biết bạn có thể khóa sự riêng tư của mình trên Facebook nếu muốn. Facebook có các biện pháp bảo vệ sự riêng tư rất mạnh nhưng phần lớn mọi người không biết về chúng.”


Hãy nhớ các ông chủ có tầm nhìn xa trông rộng hiện đang dùng Facebook để điều tra những nhân viên tiềm năng. Tốt nhất là nên chia sẻ thông tin có ích hơn là cho đăng câu chuyện cuộc đời bạn.