Show Document - Làm việc thời công nghệ cao

Trong thời buổi công nghệ phát triển như ngày nay thì việc thảo luận giữa các nhóm mà không cần gặp mặt trực tiếp không còn là điều gì quá lạ lẫm.

Bạn đang tìm kiếm cho mình một phần mềm nhằm đáp ứng mục đích làm việc nhóm giữa các thành viên nhưng mãi vẫn chưa ra? Sử dụng Dropbox cũng là một giải pháp chấp nhận được, thế nhưng, nếu tính chất công việc yêu cầu bạn cần phải có sự tương tác một cách trực tiếp giữa các thành viên với nhau, thì có lẽ, ứng dụng lưu trữ dựa trên công nghệ đám mây này không thể đáp ứng được.

Bài viết ngắn sau đây sẽ giới thiệu đến cho bạn một ứng dụng hỗ trợ tương tác theo thời gian thực giữa các thành viên trong một nhóm khi làm việc cùng nhau, ứng dụng có tên ShowDocument.

Để sử dụng được ShowDocument, đầu tiên, bạn phải tạo cho mình một tài khoản của ShowDocument trước đã. Việc này có thể thực hiện một cách dễ dàng ngay tại trang đăng kí của ShowDocumet.

Lưu ý, ShowDocument cũng bao gồm cả dịch vụ trả phí với nhiều chức năng bổ sung phong phú hơn. Mặc dù vậy, tài khoản miễn phí cũng có khá đủ chức năng quan trọng và hấp dẫn rồi.

Cách thức đăng ký của ShowDocument cũng tương tự như những dịch vụ khác và khá dễ dàng, thế nên bạn sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho thao tác đăng ký này. Kết thúc quá trình đăng ký trên ShowDocument, bạn hãy truy cập vào hộp thư điện tử mà mình đã khai báo với ShowDocument để kích hoạt tài khoản của mình.

Sau khi đã kích hoạt tài khoản, bạn đã có thể bắt đầu sử dụng các dịch vụ của ShowDocument. Để thực hiện việc này, bạn hãy truy cập vào lại trang chủ, kế đó, kích hoạt một phiên làm việc mới bằng cách click vào nút Start Session. ShowDocument sẽ đưa bạn đến màn hình làm việc của ứng dụng và bạn có thể tùy ý lựa chọn các công cụ cần thiết để sử dụng.

Các chức năng mà ShowDocument cung cấp cho người dùng cũng hết sức phong phú. Dĩ nhiên, một số chức năng cao cấp chỉ dành cho tài khoản trả phí mà thôi. Nếu yêu cầu của bạn không quá cao thì các chức năng như: Screen Sharing, Co-Editing hay Whiteboard,... hoàn toàn có thể làm bạn hài lòng.

Để có thể mời bạn của mình tham gia vào cùng một phiên làm việc, bạn hãy chọn đến chức năng Participants nằm phía góc trái màn hình làm việc của ShowDocument. Với chức năng Participants, bạn có thể dễ dàng mời bạn bè hay đồng nghiệp của mình tham gia vào quá trình làm việc một cách dễ dàng.

Cách thực hiện như sau. Bạn hãy click vào nút Invite new participants, một hộp thoại sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn ba cách thức để mời một hoặc nhiều người cùng tham gia làm việc trực tuyến.

Cách thứ nhất đó là sao chép mã số của phiên làm việc, sau đó dán nó vào liên kết như sau http://www.showdocument.com/join/88829 hoặc người được mời sẽ truy cập vào trang chủ ShowDocument, sau đó điền mã số của phiên làm việc vào ô Join ngay trên màn hình.

Với cách thứ hai đơn giản hơn, đó là gửi cho những người bạn muốn bằng đường liên kết dạng http://www.showdocument.com/88829 với cách này, khi người nhận được đường liên kết, họ sẽ được hỏi xem có muốn tham gia vào phiên làm việc với bạn hay không. Và cuối cùng là gửi đường dẫn liên kết thông qua e-mail.

Đặc biệt, những người tham gia vào phiên làm việc với bạn không cần phải trải qua quá trình đăng ký nữa. Nhưng nếu họ muốn đứng ra thực hiện một phiên làm việc riêng, dĩ nhiên, họ phải sở hữu một tài khoản ShowDocument.

Với những người đã tham gia vào phiên làm việc với bạn, tên họ và địa chỉ e-mail của họ sẽ được liệt kê một cách rõ ràng tại nhóm chức năng Participants, giúp bạn dễ dàng quản lý. Ngoài ra, một khung Chat được đặt nằm phía dưới chức năng Participants giúp bạn dễ dàng trao đổi thêm với đồng nghiệp của mình mà không cần phải mở thêm một ứng dụng chat khác. Nếu nâng cấp lên tài khoản trả phí, bạn có thể thực hiện các cuộc đàm thoại có cả hình ảnh và âm thanh.

Một khi bạn đã mời người khác vào cùng phiên làm việc với mình, mọi thao tác xử lý của bạn cũng sẽ được truyền tải qua cho những người thuộc danh sách Participants của bạn và ngược lại bạn cũng sẽ thấy được những thay đổi từ phía họ.

Để tiện cho việc sử dụng, bạn cũng có thể cài đặt một tiện ích được ShowDocument thiết kế riêng cho trình duyệt Google Chrome. Với tiện ích này, người dùng có thể nhanh chóng truy cập vào ShowDocuemnt ngay lập tức, tải và cài đặt tiện ích này ngay tại đây.

Lưu ý, ShowDocument được thiết kế dựa trên công nghệ Flash, thế nên, trình duyệt của bạn và những người được bạn mời vào làm việc phải liên tục cập nhật các phiên bản mới nhất của Flash, nhằm đảm bảo ShowDocument có thể vận hành ở mức tốt nhất.

Cùng với đó, ShowDocument sử dụng cách thức phân chia chức năng theo thẻ - Tab. Điều này đồng nghĩa với việc bạn hay đồng nghiệp của bạn có thể sử dụng nhiều chức năng cùng lúc nhằm giúp hiệu quả công việc đạt được mức cao nhất có thể.

Lưu ý, tất cả các loại tài liệu mà bạn hay đồng nghiệp của bạn tải lên để làm việc phải có dung lượng nhỏ hơn 2MB. Đây là điều hiển nhiên vì nó giúp tối ưu hóa tốc độ truyền dẫn dữ liệu giữa các máy với nhau.

Mặc dù hạn chế dung lượng tải lên, thế nhưng, bạn vẫn có thể chia sẻ hay trình bày ý tưởng với video bằng cách sử dụng chức năng liến kết với YouTube của ShowDocument. Bạn chỉ việc tải đoạn video mong muốn lên YouTube là được. Bạn cũng có thể dùng cách chia sẻ hình ảnh thông qua Picasa để chia sẻ hình ảnh khi làm việc, ShowDocument hỗ trợ việc này rất tốt.

Nhìn chung ShowDocument là một ứng dụng rất tiện lợi khi bạn cần làm việc nhóm. Việc đăng ký dễ dàng, nhanh chóng, cách thức tương tác trực quan và đơn giản, ShowDocument chắc chắn sẽ là người bạn đồng hành hữu hiệu cho công việc của bạn.