Nhân viên CNTT ngồi ở đâu trong công ty?

Có vẻ như là chuyện vặt vãnh khi đề cập đến việc bố trí chỗ ngồi làm việc cho các nhân viên phụ trách công nghệ thông tin (CNTT) trong một công ty, nhưng ít ai để ý rằng việc sắp xếp để nhân viên CNTT cùng làm việc chung với các bộ phận có liên quan lại có thể mang lại hiệu quả to lớn. Và đó là điều đã được khẳng định qua thực tế công việc.

Khi Công ty Verizon Communications có trụ sở tại New York đề ra mục tiêu nâng cấp chất lượng dịch vụ, theo đó mọi nhu cầu về cung ứng dịch vụ của khách hàng phải được đáp ứng một cách nhanh chóng và trực tiếp, bộ phận CNTT của Verizon được giao tìm biện pháp giải quyết yêu cầu này. Judith Spitz, Phó chủ tịch cấp cao phụ trách các hệ thống mạng của công ty, hiểu rằng đến lúc phải thay đổi cách làm việc lâu nay của mình. “Chỉ bàn giao một hệ thống CNTT hoàn chỉnh cho các bộ phận khác trong công ty đối với chúng tôi được xem là chưa hoàn thành nhiệm vụ, và chúng tôi phải tìm một cách làm việc khác,” Spitz nói.

Và Spitz bắt tay vào việc thay đổi. Bà ngay lập tức bố trí các nhân viên CNTT vào làm việc tại các bộ phận khác trong công ty mà họ có nhiệm vụ hỗ trợ, chẳng hạn như tại phòng giải đáp yêu cầu của khách hàng, phòng kỹ thuật, phòng phân phối, v.v. Bằng cách đó, các nhân viên CNTT có thể trực tiếp hiểu ra được cần phải thay đổi hay hoàn thiện các quy trình như thế nào.

“Sự thay đổi đó có lẽ đã cứu chúng tôi,” theo lời phát biểu của Mary Jane Johnston, là người phụ trách phòng giải pháp mạng cáp quang khi đó của Verizon. Johnston cho rằng việc các nhân viên CNTT có mặt trực tiếp tại phòng cùng với thiện chí ham tìm hiểu của họ rất hữu ích cho các bộ phận khác.

Hiện nay, nhiều công ty đang phải nỗ lực tìm cách giúp cho bộ phận CNTT “hội nhập” với công việc kinh doanh, thì mô hình mà Spitz và một số lãnh đạo CNTT khác đang thực hiện đã gặt hái thành công. Họ sắp xếp cho nhân viên CNTT và các đồng nghiệp ở các bộ phận khác trong công ty cùng làm việc chung với nhau, qua đó các nhân viên có thể hiểu sâu hơn về công việc của nhau và tạo ra hiệu quả cao hơn.

Một ví dụ tương tự là trường hợp công ty bảo hiểm y tế WellPoint ở Indianapolis. Debra Rice, Giám đốc ứng dụng CNTT của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện một phần mềm quản lý việc chi trả chi phí khám sức khỏe. Sau một năm vật lộn với công việc, vào tháng 4-2004, Rice quyết định sắp xếp cho các nhân viên CNTT làm việc chung phòng với bộ phận tài chính. Bà nói : “Điều quan trọng là tôi cần phải đảm bảo được rằng hai bên cùng hiểu biết về công việc chung. Khi làm việc cùng nhau, họ đã tạo ra được tinh thần làm việc đồng đội.” Hiện nay, với đội ngũ nhân viên CNTT túc trực ngay tại chỗ thay vì làm việc cách xa đó hàng chục ki lô mét, cả hai bên đều có thể trao đổi và giải quyết các vấn đề ngay tại chỗ, chứ không phải làm việc qua điện thoại hay e-mail nữa, bà Rice nói.

Những thành công như trên nhờ việc bố trí lại nơi làm việc của nhân viên CNTT đã trở nên phổ biến hơn trong nhiều năm qua. Tập đoàn dược phẩm Pfizer ở New York trong hơn một thập niên qua đã bố trí các nhân viên CNTT trong từng bộ phận doanh nghiệp của mình. Fred Bennett, Giám đốc sản xuất của tập đoàn, cho biết : “Mỗi khi có công nghệ mới có thể đưa đến lợi thế cạnh tranh, thì công nghệ đó phải được giới thiệu ngay trực tiếp cho các bộ phận kinh doanh để họ hiểu được đâu là những ưu tiên.”

Tuy nhiên, các chuyên gia cảnh báo rằng việc bố trí nơi làm việc chung cho bộ phận CNTT và các bộ phận khác trong doanh nghiệp có thể sẽ không có hiệu quả nếu các hoạt động CNTT không gắn chặt được với chiến lược kinh doanh của công ty. Kavin W. Moody, Giám đốc điều hành của Trung tâm Nghiên cứu Quản lý Thông tin thuộc trường đại học Babson ở Massachusetts, nói : “Nếu CNTT không liên quan nhiều đến chiến lược kinh doanh của công ty, bạn sẽ thấy các nhân viên CNTT (được bố trí chung phòng) sẽ ăn không ngồi rồi.”

Ramon L. Vega, một chuyên gia công nghệ của Công ty Pfizer, cho rằng việc bố trí làm việc chung không phải lúc nào cũng thích hợp cho mọi nhân viên CNTT. Chìa khóa để đảm bảo thành công trong việc bố trí lại này, theo Vega cũng như một số chuyên gia có kinh nghiệm khác, là phải biết lựa chọn những nhân viên kỹ thuật CNTT có hiểu biết tốt về những nguyên lý kinh doanh, có khả năng truyền đạt tốt, và các kỹ năng giao tiếp giúp cho các cộng sự khác thoải mái khi làm việc chung.

Ngay cả khi đã lựa được những con người thích hợp với những yêu cầu nêu trên, thì những khó khăn vẫn còn, theo lời của Debra Rice của Công ty WellPoint. Khi bà bố trí các nhân viên CNTT vào bộ phận tài chính của công ty để chuẩn bị triển khai một dự án mới, “các nhân viên này vẫn còn giữ một tâm trạng hoài nghi khi được yêu cầu làm việc chung với bộ phận kinh doanh.”

Một điểm cần phải chú ý khác khi bố trí lại môi trường làm việc cho nhân viên CNTT là làm sao giúp họ không có cảm giác bị bỏ rơi trong một môi trường mới. Họ cần phải làm việc chung với các bộ phận kinh doanh khác, nhưng phải duy trì mối quan hệ thường xuyên với chính bộ phận CNTT của công ty. Moody thuộc Trung tâm Nghiên cứu Quản lý Thông tin của trường đại học Babson nêu trên nhắc lại một yếu tố rất cơ bản : Các nhân viên CNTT cần phải được liên tục bồi dưỡng khả năng sáng tạo qua việc liên hệ mật thiết với chính bộ phận CNTT của mình.

Mary K. Pratt - Cẩm Bình dịch