Làm việc di động: cách tiết kiệm chi phí hữu hiệu

Làm việc di động, bao gồm cả làm việc từ xa, không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn có thể giúp nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, xu hướng này cũng đặt ra một vấn đề khác: phong cách làm việc, văn hóa doanh nghiệp có thể thay đổi.

Trong những ngành công nghiệp từ công nghệ, tài chính cho đến thương mại, những không gian làm việc không cố định đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Tại một số bộ phận của Ngân hàng Bank of America (Mỹ), các nhân viên có thể chọn sử dụng những không gian làm việc hay phòng họp không cố định ở nhiều chỗ khác nhau trong ngân hàng. Trong khi đó, các nhóm nhân viên của Công ty du lịch Sabre Holdings (Mỹ) được dành cho những không gian làm việc khác nhau và họ tự tìm chỗ ngồi khi đến nơi làm việc (ai đến trước có thể ngồi gần cửa sổ). Hàng ngàn nhân viên của hãng Cisco Systems được phép ngồi tự do trong những phòng làm việc theo nhóm nằm xen lẫn với những khu vực nghỉ ngơi chung. Tại một số bộ phận của IBM, chỉ có một tỷ lệ nhỏ nhân viên – thường là những người quản lý cao cấp và trợ lý của họ – có bàn làm việc hay văn phòng cố định.

Tiết kiệm

Sức hấp dẫn của một không gian làm việc di động là khá rõ ràng và sự xuất hiện của nhiều công nghệ mới giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi dễ dàng hơn. Được trang bị điện thoại di động và máy tính xách tay, một nhân viên bất kỳ có thể làm việc ở bất kỳ nơi đâu, từ trong xe hơi, quán cà-phê cho đến một chỗ trống trong phòng khám của bác sĩ. Giới doanh nghiệp cũng ngày càng quan tâm đến xu hướng mới này do những lợi ích nó mang lại, như giảm bớt được chi phí văn phòng đồng thời thu hút được những nhân viên trẻ tuổi thích làm việc mọi lúc mọi nơi. Ông Joseph Brancato, một nhà quản lý tại Công ty kiến trúc Gensler, cho biết số lượng yêu cầu về việc thiết kế không gian làm việc linh hoạt mà ông nhận được tăng 60% trong sáu tháng qua.

Paul Rostron, Phó chủ tịch Sabre Holdings, cho biết công ty ông đã tạo ra không gian làm việc không cố định trong nỗ lực tiết kiệm chi phí văn phòng và thúc đẩy nhân viên làm việc theo nhóm. Ban đầu, không ít nhân viên có cảm giác e dè và lo lắng. Tuy nhiên, họ đã thích ứng được với kiểu làm việc mới và còn đề ra những quy định mới như nói chuyện điện thoại di động nhỏ nhẹ hơn và dùng tai nghe. Loại hình làm việc mới này giúp công ty tiết kiệm 10 triệu đô-la Mỹ mỗi năm.

Thay đổi và thách thức

Dù vậy, không phải ai cũng phù hợp với không gian làm việc di động vì văn phòng làm việc truyền thống cũng có những lợi thế riêng. Chẳng hạn như nhân viên không làm việc một mình mà có đồng nghiệp ở gần, nhờ vậy luôn cảm nhận được môi trường làm việc tập thể. Điều này đặt ra cho các nhà quản lý không ít thách thức trong việc làm sao vừa tạo được sự linh hoạt vừa giúp các nhân viên có cảm giác gắn kết với nhau trong quá trình làm việc. Ông Brancato nhận định: “Điều quan trọng nhất là duy trì được văn hóa doanh nghiệp. Câu hỏi đặt ra là liệu chúng ta có thể tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên trong lúc sử dụng diện tích văn phòng ít nhất. Việc cắt giảm quá nhiều diện tích văn phòng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của công việc. Vì thế, bạn phải tìm được điểm trung hòa.” Riêng ông Mark Golan, Phó chủ tịch nhóm giải pháp kinh doanh Internet của Cisco, cho rằng không gian làm việc không cố định mang lại hiệu quả tốt nhất khi được thiết kế để phù hợp với phong cách làm việc của nhân viên. Ông nói: “Mục đích của môi trường làm việc ngày nay là để cộng tác. Một văn phòng bị ngăn chia nhiều quá sẽ đi ngược lại mục đích này.”

Khoảng 40% nhân viên của IBM đã chuyển sang lịch trình làm việc di động. Tại bộ phận chăm sóc sức khỏe và khoa học đời sống của hãng, 1.600 nhân viên làm việc tại nhà, 1.700 người thỉnh thoảng mới ghé nơi làm việc và chỉ có 600 người thường xuyên có mặt tại văn phòng. Những nhân viên di động nói trên chia nhau 120 bàn làm việc và một số phòng kính dùng cho hội họp. Ông Dan Pelino, tổng quản lý bộ phận này, cho biết ông và các nhà quản lý khác thường xuyên kiểm tra công việc của nhân viên qua điện thoại di động để bảo đảm cho họ không có cảm giác bị cô lập. Ông nói: “Chúng tôi biết rõ cảm giác này, nhất là vào những dịp họp hành. Tuy nhiên, không mấy người thích trở lại phong cách làm việc trước đây, với việc ngày ngày phải đến văn phòng, nơi họ bị vây kín bởi các bức tường, và tranh giành chỗ đậu xe tốt nhất.”