Blog giúp nhà quản lý

Trong quản lý dự án và giải quyết công việc, người dùng có thể mất định hướng giữa một rừng thư điện tử. Blog cung cấp một giải pháp tốt hơn.

Eugene Roman, chủ tịch nhóm các hệ thống và công nghệ tại công ty Bell Canada, hiểu rõ việc sử dụng blog như thế nào. Đó là blog của doanh nghiệp (doanh nghiệp). Ông đã hướng dẫn nhân viên công ty sử dụng blog thành thạo đến mức họ thường dùng nó như một diễn đàn nội bộ để thảo luận về công việc.

Sự quan tâm của Roman đối với blog chứng tỏ ông hiểu rõ một điều mà các bộ phận công nghệ thông tin không muốn thừa nhận: thư điện tử, tự nó không thể giảm bớt trong việc điều hành dự án và liên lạc giữa các văn phòng. Người dùng bị chìm ngập bởi đống e-mail được "Cc:" và "Reply All" trong công việc.

Theo Roman, "thư điện tử có mặt trái của nó, nhưng với 20 năm tồn tại của e-mail, bạn có thể sử dụng chúng cho đúng".

Nghiên cứu gần đây cho thấy nhiều công ty đang mong có giải pháp thay thế e-mail. Báo cáo đầu năm nay của công ty nghiên cứu tư vấn Forrester cho thấy 54% số người đưa ra quyết định về công nghệ thông tin bày tỏ sự quan tâm đến blog.

Đối với các công ty đã làm thí điểm và ứng dụng blog, gần 2/3 (63%) sử dụng blog trong giao dịch nội bộ; 50% sử dụng blog cho việc quản lý kiến thức và nội dung nội bộ. Đây là những công ty sẽ đi đầu trong tương lai.

Nhưng nếu bây giờ bạn chuẩn bị lao vào sử dụng blog, thay đổi thói quen làm việc hàng mấy thập niên của thế hệ nhân viên sử dụng thông tin đã gắn chặt với thư điện tử sẽ là điều không dễ dàng.

Blog cũng còn gây khó chịu cho các vị lãnh đạo công nghệ thông tin truyền thống, những người coi trọng việc điều hành theo mệnh lệnh với mô hình từ trên xuống dưới, khi nó được đưa vào cơ cấu hạ tầng mà họ đang quản lý.

"Các giải pháp doanh nghiệp truyền thống luôn được thiết kế để làm hài lòng giới công nghệ thông tin, chúng không được thiết kế với tư duy của người sử dụng, như bản chất của blog", phát biểu của một nhà tư vấn phần mềm cộng đồng, chuyên tư vấn việc sử dụng blog và wikis trong kinh doanh.

Các nhà phân tích và thực hành như Roman cho rằng: "Để ứng dụng blog thành công, bạn cần có những công cụ blog mang tầm cỡ xí nghiệp và lập ra nhóm thử nghiệm, bao gồm những người tin tưởng và thuyết giáo về công nghệ mới."

Chưa đủ thuyết phục

Trên thực tế, blog vẫn chưa đủ thuyết phục trong phạm vi các doanh nghiệp. Nhiều người còn mang quan điểm hẹp hòi về những gì mà blog có thể làm được. "Người ta vẫn giữ quan điểm xem blog như là một bản nhật ký, hay một phương tiện dùng tiếp thị ra ngoài", ý kiến của một nhà phân tích.

Trong một tổ chức lớn, đa số những người có thể có quan điểm hẹp hòi về blog là những người lãnh đạo cấp trung. Làm thế nào bạn có thể tranh đấu với quan điểm trái ngược này?

Theo Roman thì: "Trước hết, nên tránh dùng từ blog chung và sử dụng một uyển ngữ (từ thay thế giảm nhẹ). Nên gọi nó là gì khác, chẳng hạn "một diễn đàn trao đổi để có khởi đầu tốt đẹp". Điều này sẽ ít gây sốc hơn là nói: "Tôi muốn dùng blog để thảo luận về ý tưởng và sản phẩm mới".

Điều quan trọng là phải quan tâm đến vấn đề an ninh và tương hợp khi bắt đầu, Roman lưu ý. Liên quan đến việc này, Bell Canada đã xây dựng blog sau bức tường lửa công ty. Nhân viên làm việc từ xa chỉ có thể tiếp cận blog qua mạng intranet của công ty bằng mạng riêng ảo (VPN). Các nhà quản lý rất quan tâm đến tính hợp pháp. Do vậy, bạn nên đặt ra các quy tắc, việc đó sẽ tạo cho chúng thuận lợi hơn khi triển khai.

Khởi đầu từ quy mô nhỏ

Mặc dù blog tỏ ra hữu ích nhất khi có nhiều người dùng tham gia, các nhà phân tích cho rằng bạn nên bắt đầu từ quy mô nhỏ. Blog hoạt động tốt khi chúng "lây nhiễm" như virus và bạn cần giới thiệu ý tưởng cho nhóm thử nghiệm, sau đó họ sẽ thuyết giáo ý tưởng cho phần còn lại của công ty.

Greenhalgh, một bác sĩ gia đình đã tìm được một nhóm thử nghiệm cho mạng cộng đồng của ông (bao gồm cả tính năng blog). Đó là nhóm thử nghiệm tốt nhất mà các nhà quản lý công nghệ thông tin gọi là "nhóm IT độc đáo" (nhóm tìm một công nghệ cấp người dùng để hỗ trợ công việc khi các công cụ hiện tại không đáp ứng được).

Mạng điều hành y tế gồm 200 y, bác sĩ được phân bổ ngân sách hạn chế dành cho dược phẩm, công nghệ và nghiên cứu, đã sử dụng một diễn đàn thảo luận trên Yahoo để tránh những nguy cơ khi dùng e-mail. Mặc dù diễn đàn được bảo vệ bằng mật khẩu nhưng Greenhalgh muốn có công cụ tốt hơn bởi đây là những cuộc trao đổi rất nhạy cảm cần giữ kín một cách hợp lý. Ông hy vọng các bác sĩ khác sẽ tham gia, vì nó là nền tảng công cụ rất phù hợp với nhu cầu của họ.

Tương tự, Bell Canada cũng đã thành công khi sử dụng các nhóm thử nghiệm điểm cho nền tảng blog và các công nghệ web 2.0 khác. Thử nghiệm là rất cần thiết. Bạn cần một nhóm thử nghiệm thân thiện? Bạn muốn họ góp ý, phê bình?! Họ cũng có thể thành công và nói rằng "Cái này thật hấp dẫn, hãy nói lại với các đồng nghiệp".

Dự án blog, được Bell Canada đặt tên là "ID-ah", trong năm đầu tiên, 2006, có vài trăm nhân viên sử dụng. Đầu năm 2007 hệ thống đã áp dụng trong toàn bộ công ty. Kết quả là trên 1000 ý tưởng đã được nhân viên đệ trình, 3000 nhận xét được chia sẻ và 15.000 nhân viên (so với 40.000 nhân viên của Bell Canada) đã bình chọn. Trong 1000 ý tưởng, 27 có số điểm cao đã được duyệt xét lại trong 6 tháng qua và 12 đã được ứng dụng.

Tuy vậy, một trong những mặt trái trong giao dịch trực tuyến tương tự như blog là nó khuyến khích những hành xử thái quá và các thứ khác mà người ta thường gọi là "đam mê web". Người ta có thể mạnh dạn hơn để nói với các đồng nghiệp những điều mà họ không bao giờ nói trong các cuộc họp, gặp mặt trực tiếp hay qua điện thoại.

Hướng dẫn nhân viên sử dụng công cụ biên tập blog không khó, vì nó cũng giống như một chương trình xử lý văn bản đơn giản. Thay vào đó, trở ngại là làm sao nhắc nhở họ lọc ra những từ khóa để hỗ trợ cho việc tìm kiếm và các nhu cầu sau này.

Bạn còn cần thêm bằng chứng thuyết phục về giá trị của blog? Hãy nhớ rằng nếu công ty không áp dụng công nghệ blog, vị lãnh đạo đang từ chối một đề nghị rất hấp dẫn.