7 bước lên kế hoạch chuyển email lên đám mây

Quản Trị Mạng - Các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây có thể giúp bạn quản lý email. Tuy nhiên, làm thế nào để có thể đảm bảo được một quá trình chuyển an toàn? Nghiên cứu của Forrester sẽ chia sẻ 7 bước hữu ích trong việc chuyển email lên đám mây.

Theo báo cáo mới nhất của Forrester Research (FORR), E-mail dường như là ứng dụng chuyển sang đám mây dễ dàng nhất, nhưng vẫn còn một số CIO lưỡng lự trong việc chuyển email cho các nhà cung cấp email dựa trên đám mây như Microsoft (MSFT), IBM (IBM) hay Google (GOOG).

Một nửa trong tổng số 934 SMB và doanh nghiệp IT được hỏi trong cuộc điều tra đã nói họ “không có hứng thú” trong việc trao email cho dịch vụ khác quản lý.

Theo Forrester, áp lực nằm ở chỗ phải giảm được chi phí bằng cách chuyển các phần cơ sở hạ tầng IT của công ty lên đám mây. Mặc dù 51% số người được hỏi trong cuộc khảo sát giữ ý định tự quản lý email, 46% số người khác vẫn có hứng thú với việc này hoặc dự định sẽ chuyển email lên đám mây trong năm tới?

Để thực hiện cuộc báo cáo, các chuyên gia phân tích của Forrester đã phỏng vấn những chuyên gia IT hàng đầu của các công ty lớn như hãng dược GlaxoSmithKline (GSK) và Fairchild Semiconductor (FCS) - lần lượt là khách hàng của Microsoft và Google - về những mẹo nhỏ tiện ích cho việc lên dự định và chuyển sang hệ thống email dựa trên đám mây.

Đối với những người mới bắt đầu, một tổ chức cần phải chắc chắn rằng họ đã sẵn sàng cho đám mây. Một số công ty cần phải giữ hệ thống email lại vì một số lý do pháp lý. Hãy rò soát thật kỹ hệ thống email của bạn. Dựa vào nghiên cứu của Forrester, một quá trình đánh giá bao gồm các bước sau:

• Phân tích những gì nhân viên cần: Yêu cầu kích cỡ hòm thư của họ là bao nhiêu? Số lượng cần chuyển có sự khác biệt giữa mỗi người dùng? Tất cả mọi người đều có chung yêu cầu khôi phục?
• Thống kê các yêu cầu tích hợp ứng dụng: Nhân viên không phải là người dùng duy nhất của một hệ thống email trong mỗi công ty – CRM kích hoạt email, tài chính và các ứng dụng kinh doanh khác cũng phải dựa vào email để hoạt động.
• So sánh phân tích chi phí: Nghiên cứu của Forrester đã chỉ ra rằng có rất nhiều công ty đã đánh giá thấp hoặc không biết được chi phí dịch vụ email của công ty họ. Chi phí cho đám mây lại rõ ràng hơn bởi các nhà cung cấp thường đưa ra chi phí cụ thể cho mỗi lần sử dụng, mỗi tháng sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn so sánh dễ dàng hơn.
• Phân tích về điều luật cùng các yêu cầu bảo mật khác: Cân nhắc tới các điều khoản có liên quan, ví như các điều luật liên quan tới việc quản lý, truy cập email. Bên cạnh đó, nếu công ty bạn có các yêu cầu bảo mật vượt quá những gì chính phủ yêu cầu, việc chuyển email lên đám mây của bạn sẽ khó trở thành hiện thực.

Sau khi đã xác định việc chuyển email là hành động cần thiết cho công ty của bạn, giờ đây chính là lúc chuẩn bị chuyển. Dưới đây là 7 mẹo nhỏ trong việc lên kế hoạch mà Forrester đã chọn lọc từ rất nhiều cuộc phỏng vấn.

1. Dọn dẹp sổ địa chỉ

Việc “dọn dẹp ngôi nhà” là rất cần thiết khi chuyển email lên môi trường đám mây. Điều này có nghãi là chúng ta sẽ phải dọn dẹp Active Directory (Nếu bạn sử dụng Microsoft Active Directory) của các bản ghi cũ và domain lỗi thời. Một trong những người Forrester đã phỏng vấn (một khách hàng dịch vụ tài chính) đã nói ngắn gọn điều này: “Chúng ta không muốn tạo một bản sao chép đống lộn xộn mình đang có với nhà cung cấp”.

2. Đánh giá các yêu cầu về băng thông

Chuyển email sang một dịch vụ đám mây sẽ tăng cường lưu lượng Internet. Vậy nên, bạn sẽ phải chú ý tới sự gia tăng của nhu cầu về băng thông. Các nhà cung cấp đám mây như Microsoft, Google và IBM đều có các công cụ hướng dẫn về ước tính băng thông.

Ví dụ, Microsoft cho rằng cứ mỗi 100 người dùng Outlook có trong công ty, bạn sẽ phải cần tới 37 KB/sec cho email, và đối với người dùng Outlook Web Access sử dụng thông thường, bạn cần gần 85 KB/sec.

3. Xác định cần chuyển những gì

Theo Forrester, càng chuyển ít bản ghi email và lịch làm việc lên đám mây, quá trình chuyển diễn ra càng nhanh. Vậy nên, các doanh nghiệp nên chuyển những gì quan trọng, cần thiết để rút ngắn quá trình chuyển.

Tác giả của bản báo cáo, Christopher Voce, đã viết: “Các công ty, khi được hỏi có muốn chuyển bản ghi của một năm hay quãng thời gian lâu hơn, đều trả lời rằng họ thậm chí còn chuyển ít hơn”.

4. Chọn phương pháp chuyển

2 phương pháp chuyển email đám mây là Coexistence và Cutover.

Cả 2 phương pháp này đều có thuận lợi và khó khăn riêng. Chuyển theo kiểu Coexistence là phương pháp chuyển từng bước một các tài nguyên, ít khiến người dùng bị shock. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể gây ra sự cố giữa những người dùng trong và ngoài đám mây (ví như khả năng không thể mở lịch).

Chuyển kiểu Cutover, chỉ có một chút hoặc không có bản ghi nào được chuyển sang nền tảng mới, được hoàn thành nhanh chóng và tốn ít chi phí thực thi. Tuy nhiên, nó lại chuyển “gánh nặng” truyền cho các nhân viên.

Cả Microsoft và IBM đều có các công cụ “lai” nhằm cải tiến tích hợp giữa triển khai trên môi trường doanh nghiệp và dựa trên đám mây.

5. Kết hợp giữa đám mây và doanh nghiệp

Một số công ty có thể sử dụng phương pháp kép bằng cách tạo một bản snapshot của email bản ghi và chuyển những email này sang đám mây. Trong khi đó, vẫn giữ tất cả các nhân viên hiện tại trên hệ thống của doanh nghiệp. Một khi email snapshot đã được chuyển thành công (bất kì thay đổi nào kể từ thời điểm này sẽ được lưu lại), giờ đã đến lúc chuyển các hòm thư của nhân viên sang một dịch vụ đám mây.

Voce viết: “Dĩ nhiên, đây là phương pháp tốn khá nhiều tiền, nhưng nó lại là phương pháp dung hòa tốt nhất giữa 2 thế giới. Người lãnh đạo cùng với kiến thức văn hóa của công ty sẽ giúp bạn có được phương pháp chuyển tốt nhất”.

6. Tập hợp đội chuyển

Chuyển sang đám mây có thể là một vấn đề lớn. Phụ thuộc vào kích cỡ của công ty, bạn thậm chí còn không có được đội ngũ nhân viên bên trong để giải quyết nó. Các nhà cung cấp như IBM và Microsoft thường bao gồm các dịch vụ chuyển của họ hoặc có thể gợi ý cho bạn những đối tác tin cậy như Quest Software, Avanade (hãng này chỉ làm việc với các sản phẩm của Microsoft). Forrester khuyến cáo bạn nên bao gồm cả chi phí chuyển trong khi đàm phán về bất kì giao dịch đám mây nào.

7. Giữ một “lối thoát” trong đầu

Một phần quan trọng của bất kì chiến thuật chuyển đám mây là biết được khi nào và bằng cách nào có thể “chuyển công tắc” khi nó không hoạt động.

Voce viết: “Nếu có bất kì một vấn đề nào xảy ra trong quá trình chuyển, bạn phải nắm được rõ các điều khoản có trong hợp đồng với nhà cung cấp. Xảy ra vấn đề cũng rất hiếm khi xảy ra, nhưng việc có một lối thoát khi có vấn đề không phải là ý tưởng tồi”.