529 mẹo nhỏ máy tính - Quảng bá doanh nghiệp: Khả năng cộng tác

Michael Muchmore

LỜI KHUYÊN

Sử dụng Twitter

Tạo một luồng Twitter cho tất cả các nâng cấp doanh nghiệp của bạn và mời những cộng tác cùng bạn đăng ký thành viên. Điều này sẽ cho phép bạn liên lạc với toàn nhóm từ bất cứ nơi nào với cơ cấu truyền trông di động của mình.

Không nên sợ hãi IM

IM (dịch vụ thư tín tức thời) là một phương pháp hiệu quả để có được các câu trả lời nhanh chóng, tránh được sự ồn ào bằng việc nói chuyện thông thường. Hãy khuyên các nhận viên của bạn sử dụng IM, nhưng cần nhắc nhở họ không nên sử dụng nó cho những thứ quan trọng (cuộc trò chuyện sẽ được lưu trên các máy chủ và các thông báo sẽ dễ dàng bị chặn).

Kiềm chế đối với các email với nội dung khiêu khích

Đừng bao giờ gửi email với những câu từ chứa sự giận dữ bên trong: Viết một bài viết dài và lưu nó lại như một bản nháp, hãy tự nhủ rằng bạn sẽ gửi nó sau khi bạn đã bình tĩnh trở lại. (Mặc dù vậy rất có thể bạn sẽ không bao giờ gửi nó sau đó). Điều này sẽ gây hại rất nhiều cho doanh nghiệp nếu bạn gửi những email có chứa sự khiêu khích hay giận dữ bên trong.

Ưu tiên cho mục inbox của Outlook

Sử dụng tính năng đánh dấu cờ trong Outlook khi bạn không có thời gian để đáp trả một email nào đó ngay lập tức. Trong Outlook 2007 bạn có thể chỉ định một khoảng thời gian nào đó để giải quyết email đó; hạn chót sẽ hiện trong panel Task của bạn.

Các chủ đề cần súc tích

Tạo dòng chủ đề phản ánh đúng nội dung email của bạn, một chủ đề cụ thể: Không hồi âm một email với một chủ đề không liên quan hay đã cũ, hãy bắt đầu bằng một chủ đề mới. Đây sẽ là một thói quen tốt và cũng tạo sự dễ dàng trong tìm kiếm một cuộc đàm luận cụ thể nào đó.

HƯỚNG DẪN

Sử dụng lịch biểu chia sẻ

Google có rất nhiều dịch vụ trực tuyến, chính vì vậy đây sẽ là một điểm đến để chúng ta chọn. Bắt đầu bằng cách mời hai đồng nghiệp mà bạn làm việc thường xuyên. Khi đã hoàn thiện các thủ tục của mình, hãy mời phần còn lại trong văn phòng của bạn.

Tránh các đính kèm lớn

Có khi nào bạn cần chia sẻ các tài liệu hoặc các ảnh lớn không? Hãy sử dụng YouSendit hoặc dịch vụ lưu trữ trên Web. Người nhận email của bạn sẽ cám ơn bạn về việc đã không nhồi nhét vào mailbox của họ đầy các đính kèm làm tốn dung lượng lưu trữ.

Với PowerPoint

Với các trình diễn PowerPoint, bạn hãy sử dụng các background đơn giản, số lượng nhỏ văn bản và phông chữ lớn. Hãy cho mọi người ở tận cuối phòng có thể đọc được văn bản của bạn.

Cải thiện marketing bằng các email video

Để quảng bá các sản phẩm hay các dịch vụ của bạn, hãy tạo các email có chứa nội dung video. Sử dụng webcam của bạn hoặc máy ghi hình để tạo các thông báo cá nhân hoặc demo, sau đó gửi nó đến các khách hàng tiềm năng của bạn thông qua một dịch vụ như Eyejot hay SightSpeed.

HACK

Phát huy ưu thế của WebEx

Khi ghi các cuộc hội họp qua WebEx, hãy sử dụng NBR (network-based recording) để có được kích thước file nhỏ hơn nhiều. NBR recording cũng có thể được download và chuyển đổi thành file flash (có đuôi mở rộng .swf) bằng cách sử dụng một thiết bị ghi.

CÔNG CỤ BỔ SUNG

Dịch vụ Video conference giá rẻ

Mua cho tất cả các nhân viên của bạn các webcam tốt, sử dụng video conferencing giá thành thấp được cung cấp từ Oovoo (www.oovoo.com), dịch vụ cho phép cung cấp đến 6 cộng tác một lúc. Nó rất hữu dụng trong việc xem các biểu cảm của các đồng nghiệp của bạn cũng như nghe giọng nói của họ trong suốt cuộc hội thảo từ xa. Các dịch vụ này sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều tiền so với các hệ thống videoconferencing truyền thống.

Lập lịch biểu hội họp một cách hiệu quả

Bạn có bị thất vọng bởi các email backward và forward liên lục có liên quan đến việc lập lịch trình các buổi họp mặt? Hãy sử dụng dich vụ TimeBridge miễn phí để đề xuất và giải quyết những những vấn đề này (www.timebridge.com).

Chia sẻ màn hình

Hãy chỉ dẫn các demo bằng GoToMeeting, WebEx, hay phần mềm chia sẻ màn hình nào khác. Thực hành với dịch vụ từ trước và bảo đảm sao cho tất cả các máy tính của người dùng đều hỗ trợ phần mềm đó.

Wiki không đòi hỏi phải khép léo

Thiết lập một wiki ở nơi kiến thức và các thủ tục về doanh nghiệp của bạn có thể được lưu hay được soạn thảo bởi tất cả các nhân viên. Bạn có thể thực hiện vấn đề đó thông qua www.wiki.com hay www.jivesoftware.com.