529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Microsoft Office 2007

Làm việc với Microsoft Office 2007

Eric Griffith

LỜI KHUYÊN

Đừng bao giờ rời tay khỏi bàn phím

Hãy học cách điều khiển không cần dùng chuột cho mọi thứ! Gõ nhẹ phím Alt trong ứng dụng Office 2007, khi đó ribbon được bao trùm ngay lập tức bởi các ký tự nhỏ chỉ thị các phím nhấn. Nhấn ký tự tương ứng với từng ribbon khác (H cho Home, N cho Insert, …) để truy cập vào các điều khiển ribbon sâu và nhiều phím tắt cho từng mục.

Đặt lại kích thước một ribbon

Không giống như menu của MS Office cũ, các mục trong ribbon không thể sắp xếp lại. Nhưng ribbon có thể thay đổi kích thước và giảm những cung cấp sẵn của nó dựa trên lượng không gian trên màn hình mà bạn có được. Giữ màn hình tối đa 1.024x768 để xem được mọi thứ.

Mở rộng các khả năng của Office

Office SharePoint Server 2007 đang chạy trên máy chủ trong văn phòng để lưu trữ tài liệu cho mục đích sử dụng sau hoặc cho các đồng nghiệp. Ví dụ, một bản presentation PowerPoint 2007 – hoặc chỉ là một slide – trong SharePoint Slide Library có thể trở thành một mẫu cho các trình diễn sau này. Các dịch vụ Excel của SharePoint Server cũng có thể render trang bảng tính như một tài liệu HTML.

Tăng khả năng tương thích của file

Nếu chỉ có một mình bạn sử dụng Office 2007, hãy lưu các file theo định dạng file Office cũ để những người khác có thể mở chúng. Bạn có thể thiết lập điều này một cách mặc định: trong Word, bạn hãy vào nút Office, chọn Word Options | Save, sau đó trong Save Files trong Format này bạn chọn Word 97-2003 document (*.doc). Rich Text Format (*.rtf) sẽ làm việc thậm chí cả bên ngoài Word.

HƯỚNG DẪN

Điều chỉnh Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar choán mất một phần không gian bên trái của thanh tiêu đề trong cửa sổ ứng dụng Office 2007. Bạn có thể chuyển nó xuống bên dưới ribbon (kích chuột phải vào bên cạnh các Add-In để có một menu) và tùy chỉnh nó theo ý bạn.

Giấu và khôi phục lại ribbon

Để ẩn ribbon trong Office 2007, bạn hãy kích đúp vào tab, nhấn Ctrl-F1 hoặc kích chuột phải và chọn Minimize the Ribbon. Lúc này Ribbon sẽ lại giống như hầu hết menu khác, ẩn cho tới khi bạn kích vào tab và sử dụng phím Alt để hiện các phím kích hoạt như đã được hướng dẫn ở trên.

Thay đổi các vị trí lưu mặc định

Tất cả các phiên bản Office đều có các vị trí lưu mặc định của riêng nó. Để thay đổi vị trí Save As này trong ứng dụng Office 2007, hãy kích vào nút Office tròn (góc trên bên phải) và chọn Options | Save. Trong Word, bạn có thể chọn Browse để chỉ định vị trí mặc định cho việc lưu file nào đó; trong Excel và PowerPoint, bạn phải paste vào đường dẫn đến vị trí đó từ Windows Explorer.

Tạo SmartArt

SmartArt để tùy chỉnh đồ họa và biểu đồ, nó nằm trên tab Insert trong các ứng dụng chính của Office 2007. Word chỉ có 6 kiểu sơ đồ bị hạn chế mà bạn có thể sử dụng; trong khi Excel và PowerPoint có đến 15 kiểu, những lựa chọn này có thể tùy chỉnh với văn bản mà bạn sở hữu. Bên cạnh đó bạn cũng có thể kích vào tab “Design” (tab này xuất hiện khi bạn đang chọn một kiểu đồ họa hoặc biểu đồ đã được vẽ) để điều chỉnh màu sắc.

Tạo các nút với WordArt

WordArt khác với SmartArt. Nó tạo các chuỗi văn bản theo mẫu có sẵn mà bạn không thể chỉnh sửa được. Trong Excel và PowerPoint thì đây là một công cụ rất hữu dụng cho việc nhúng văn bản với các hiệu ứng đặc biệt. WordArt nằm trên tab Insert trong cả Word, Excel và PowerPoint nhưng trong Excel và PowerPoint bạn sử dụng tab Format để thay đổi hình dáng của văn bản, hoặc thậm chí tạo các nút.

CÔNG CỤ BỔ XUNG

Bổ sung thêm tab cho những người mới bắt đầu

Bạn cảm thấy lộn xộn bởi những thay đổi trong Office 2007? Download bộ "Get Started Tab" cho Word, Excel, và PowerPoint từ www.microsoft.com/downloads. Các tiện ích này sẽ đặt một tab mới lên chương trình tương ứng với các liên kết đến phần hướng dẫn tương tác trực tuyến, demos và video hướng dẫn về cách làm chủ phần mềm.

Xem các tài liệu không cần Office

Bạn có thể mở, xem và in các tài liệu Office 2007 mà không cần sở hữu Office. Download bộ xem riêng cho Word, Excel, hoặc PowerPoint từ www.microsoft.com/downloads.

Mở các tài liệu mới bằng Office cũ

Hãy download về phiên bản "Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel, and PowerPoint 2007 File Formats" – đây chính là gói tương thích của Microsoft Office cho định dạng Word, Excel, và PowerPoint 2007. Lúc này bạn có thể mở file Office 2007 mới trong các phiên bản Office cũ hơn.