16 công cụ trợ giúp cho E-Mail và IM

Quản Trị Mạng - Internet được xây dựng trên một ý tưởng rất đơn giản: Mọi người có thể truyền thông với nhau một cách dễ dàng bằng các máy tính của họ. Chính vì vậy chúng ta chắc hẳn không hề ngạc nhiên rằng sự truyền thông điển hình dưới dạng email và instant messaging vẫn là lý do chủ đạo khiến mọi người online.

Trong bài này chúng tôi đã tìm ra 10 công cụ download lý tưởng có thể giúp các bạn truyền thông tốt hơn thông qua email và instant messaging. Các công cụ này sẽ giúp bạn cải thiện được cách sử dụng email (trên Web hoặc được quản lý bằng một phần mềm trên máy) và cũng trợ giúp đắc lực cho các cuộc trò chuyện qua instant messaging.

Phần mềm e-mail

Ngày nay hầu hết mọi người hầu như đều sử dụng email trong cuộc sống của mình. Trong bài này chúng tôi đã sưu tầm được một số các download có thể giúp bạn cải thiện các công việc khi thực hiện gửi và nhận mail. Bạn muốn chống lại spam, cải thiện sự quản lý nhiều tài khoản email, hoặc sử dụng phần mềm email miễn phí tốt hơn chương trình phần mềm hiện hành, đây chính là các gợi ý của chúng tôi.

Thunderbird

Bạn có cảm thấy thú vị với Outlook? Hay không hài lòng với số tiền phải trả cho phần mềm này hay không ấn tượng với Outlook Express? Hãy xem xét đến phần mềm miễn phí Thunderbird. Đây là một phần mềm e-mail máy khách của Mozilla, rất đơn giản trong sử dụng, phần mềm này cung cấp cho bạn khá nhiều tính năng high-end như những gì bạn mong đợi từ những chương trình email hàng đầu. Cụ thể trong đó phải kể đến như khả năng mã hóa và số hóa chữ ký các thông báo cũng như tạo các filter để ứng dụng có thể tự động quản lý mail khi có email đến.

Cài đặt một cách nhanh chóng: Nếu bạn đã có phần mềm email, Thunderbird sẽ import các thiết lập đang tồn tại của bạn. Tạo một tài khoản mới một cách rất đơn giản và thậm chí quá trình này còn gộp nhóm cả các màn hình cho Gmail, đây là một nhiệm vụ khó khăn khi cài đặt trên các máy khách email khác.

Đây không phải là bộ quản lý các thông tin cá nhân tổng thể giống như Outlook, ví dụ như phần mềm này không có lịch biểu và bạn cũng không thể tạo các danh sách “to-do”. Tuy nhiên nếu tất cả những gì bạn muốn chỉ là mail thì đây là một công cụ tuyệt vời. Nó sẽ quản lý các RSS feeds và newsgroup, chính vì vậy bạn có thể cập nhật kịp thời các blog, tin tức và các thảo luận mới nhất. Nếu không cảm thấy thoải mái với phần mềm email hiện hành của mình, bạn hãy download và dùng tiện ích này.

Download Thunderbird | Giá cả: Miễn phí

Windows Live Mail

Windows Live Mail, một bổ sung mới nhất cho dòng phần mềm e-mail của Microsoft, đây là một sản phẩm kế vị cho Outlook Express (được phát hành trong các phiên bản của Windows trước Vista) và Windows Mail ( có trong Vista). Cả Outlook Express và Windows Mail đều sẽ không được hỗ trợ trong các phiên bản sau này của Windows: bất cứ ai muốn một email trình khách miễn phí trong Windows 7 sẽ đều phải download Windows Live Mail. Chương trình này về cơ bản cũng giống như các chương trình cũ trước đây, nó cũng có các ưu điểm lẫn nhược điểm. Về góc độ ưu điểm: việc thiết lập các tài khoản mới và sử dụng ưng dụng đều dễ dàng, gồm có rất nhiều tính năng cho việc trạng trí email, chẳng hạn như văn phòng phẩm, các emoticon, ảnh, màu nền và kích thước chữ. Chương trình cũng cho phép bạn đọc các RSS feeds và tham gia họat động trong các nhóm newsgroup.

Nhược điểm: mặc dù cung cấp sự mã hóa nhưng chương trình vẫn thiếu các tính năng high-end cao hơn chẳng hạn như việc lọc tự động các mail gửi đến. Cũng không có lịch biểu hoặc danh sách “to-do”; nếu muốn có được các tính năng đó từ Microsoft, bạn phải trả tiền để mua Outlook.

Nếu tất cả phần mềm email của Microsoft và các dịch vụ làm cho bạn cảm thấy lộn xộn thì trường hợp này cũng tương tự như vậy. Tuy nhiên ngoài Windows Live Mail, Windows Mail, Outlook Express, và Outlook, Microsoft còn cung cấp cả Windows Live Hotmail (Web-based e-mail).

Lưu ý rằng khi cài đặt Windows Live Mail, chương trình này sẽ biến Live Search trở thành công cụ tìm kiếm mặc định và MSN Home là trang chủ trong Internet Explorer trừ khi bạn hủy chọn các hộp chọn của nó.

Download Windows Live Mail | Giá cả: Miễn phí

MailStore Home

Hầu hết bất cứ phần mềm email nào mà bạn sử dụng đều có các nhược điểm lớn: backup email là một nhiệm vụ rất khó khăn và bạn không thể tìm kiếm các thông báo email trên nhiều máy khách.

MailStore Home sẽ giải quyết được cả hai vấn đề này, nó sẽ import các thông báo từ nhiều hệ thống mail và các chương trình phần mềm, lưu chúng trong một “location” trên ổ đĩa cứng của bạn, từ đó cho phép bạn tìm kiếm một cách nhanh chóng. Tìm kiếm này sẽ được thực hiện rất nhanh và khá tinh vi. Cho ví dụ, bạn có hể tìm kiếm theo chủ đề, theo “body” của thông báo, các thư mục và các đính kèm. Khi import tất cả email, bạn cũng có thể backup nó bằng cách burn vào một CD.

MailStore Home sẽ import và backup email từ Microsoft Outlook, Thunderbird, Windows Live Mail và các chương trình khác. Nếu bạn import từ các tài khoản IMAP và POP3, một số hạn chế sẽ xuất hiện, cho ví dụ, bạn chỉ có thể import inbox của mình. Thêm vào đó, bạn sẽ không thể import các file .pst của Outlook trực tiếp mà thay vào đó phải import từng thư mục riêng biệt, điều này có thể gây tốn nhiều thời gian cho bạn.

Cũng có nhiều ý kiến ngược chiều nhưng xét cho cùng MailStore Home vẫn là một chương trình rất thú vị cho bất cứ ai muốn tìm kiếm xuyên suốt nhiều máy khách email, các dịch vụ email và backup tất cả chúng.

Download MailStore Home | Giá cả: Miễn phí

MailWasher Pro

Điều gì gây bực mình nhất đối với email? Spam, sự thật là vậy. Khá nhiều trình diệt spam xuất hiện ngày nay và đây là một tiện ích mạnh. Chương trình này không tích hợp với phần mềm email của bạn nhưng thay vì liên lạc trực tiếp với máy chủ mail của bạn và “stop” hành động spam trước khi hàng đống thư rác được tìm thấy trong hòm thư của bạn, nó đánh dấu spam và sau đó cho phép bạn xóa chúng hoặc cho phần mềm mail để cho phép thông báo đó được đi qua hay không.

MailWasher Pro làm việc ảo với bất kỳ phần mềm email nào và nó có tính cấu hình. Bạn có thể tạo các filter tùy chỉnh chẳng hạn như các danh sách đen và danh sách trắng trong việc nhận dạng spam. Phần mềm khi đó sẽ trở lên thông minh hơn theo thời gian và nó cũng thực hiện việc quét virus cơ bản. Bạn cũng có thể đọc mail bên trong chương trình, chính vì vậy nó có thể làm việc như một kiểu máy khách email thu nhỏ.

Download MailWasher Pro | Giá cả: Miễn phí

ePrompter

Do có quá nhiều chương trình Web mail miễn phí (chẳng hạn như Gmail, Yahoo Mail và nhiều chương trình khác) được cung cấp trên Internet nên nhiều người sử dụng rất nhiều tài khoản. Điều đó có thể giúp ích ở một góc độ nào đó nhưng cũng có thể làm hại bạn. Việc kiểm tra thủ công mỗi tài khoản một đôi lần trong ngày sẽ làm giảm năng xuất làm việc của bạn rất nhiều.

ePrompter sẽ giải quyết cho bạn vấn đề này. Nó sẽ tự động kiểm tra tất cả các Web email cứ 15 phút một lần và thông báo cho bạn khi nào bạn có các thông báo mới. Bạn có thể sử dụng đến 16 tài khoản khác nhau. Không cần phải đăng nhập vào các hệ thống Web mail khác nhau để xem trong hòm thư của bạn có những gì, hay đọc các thông báo và đáp trả lại chúng, bạn có thể thực hiện tất cả các công việc đó một cách trực tiếp từ bên trong chương trình này. Chương trình còn cho phép bạn xóa email.

Download ePrompter | Giá cả: Miễn phí

POP Peeper

Đây là một công cụ tuyệt vời cho việc kiểm tra tất cả các tài khoản email của bạn trong trường hợp chúng là các tài khoản POP3 hoặc web mail (giống như Gmail). Chương trình này có thể làm việc với bất cứ dịch vụ hoặc ISP web mail nào chẳng hạn như Gmail, Hotmail, Juno, Yahoo Mail hay nhiều dịch vụ khác.

Sau những thủ tục cài đặt đơn giản cho mỗi tài khoản, POP Peeper sẽ kiểm tra email của bạn thường xuyên và thông báo cho bạn biết khi có email mới đến. Bạn có thể nhận được các cảnh báo bằng video hoặc audio, có thể tùy chỉnh các âm thanh khác nhau cho mỗi một tài khoản. Tiện ích này rất nhỏ, bạn có thể sử dụng như một phần mềm có thể mang theo – chỉ cần cài đặt nó trên một USB và mạng nó theo mình.

Ngoài những thứ trên, chương trình còn cho phép bạn thực hiện nhiều vấn đề khác khi một mail mới đến như: đọc, tạo và xóa bên trong đó. Bạn cũng có thể gửi hoặc mở các đính kèm trong nó.

Download POP Peeper | Giá cả: Miễn phí

Gmail và Outlook

Outlook là một trong những chương trình email trình khách được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, Gmail cũng là một trong những dịch vụ Web mail được sử dụng nhiều nhất. Như những gì mong đợi, có khá nhiều các phần mềm có thể giúp các bạn làm việc với mối chương trình này. Các download dưới đây sẽ bổ sung thêm tính năng cho cả Gmail và Outlook.

gAttach

Vì Gmail là một dịch vụ Web mail có một điểm yếu gây rất khó chịu đối với nhiều người: không tích hợp với Windows. Chính vì vậy bạn sẽ không thể kích chuôt phải vào một file nào đó, sau đó gửi nó thông qua Gmail.

gAttach sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn. Cài đặt phần mềm này xong bạn có thể kích chuột phải vào bất cứ file nào và chọn Send To, Mail Recipient, chương trình sẽ tạo một e-mail trong Gmail và gắn file này vào đó. Sau đó bạn mở Gmail và kết thúc việc tạo thông báo, gửi nó theo cách như vậy.

Bạn có thể thiết lập chương trình để ghi tự động bất cứ khi nào bạn gắn một file hoặc có thể ghi thủ công thông qua trình duyệt.

Nếu gặp phải các vấn đề với chương trình, bạn có thể đã thiết lập Gmail là ứng dụng email mặc định của mình. Để sửa lỗi đó, hãy vào màn hình các tùy chọn của gAttach, chọn tab Computer & Internet và kích nút Make Default. Nếu điều này không giải quyết được vấn đề cho bạn, hãy truy cập vào trang trợ giúp của gAttach để có thêm sự trợ giúp.

Download gAttach | Giá cả: Miễn phí

Gmail Notifier

Có lẽ người dùng Gmail nào cũng sẽ muốn download và sử dụng tiện ích miễn phí này của Google. Chương trình này sẽ tự động kiểm tra tài khoản Gmail của bạn theo một lịch trình mà bạn đã chỉ định, sau đó hiển thị một biểu tượng cảnh báo trong khay hệ thống khi bạn có mail mới. Bạn cũng sẽ thấy header của thông báo và một phần cắt nhỏ của văn bản. Để xem mail, bạn sẽ phải mở Gmail, chương trình này không phải là bộ đọc mail nhưng với các cảnh báo thú vị của nó thì đây quả là ý tưởng khá hay.

Download Gmail Notifier | Giá cả: Miễn phí

SyncMyCal

Nếu bạn sử dụng bộ lịch biểu của Outlook cho các khoảng cá nhân của mình, nhưng Google Calendar cho một công việc hoặc một nhóm khi đó bạn sẽ gặp phải vấn đề. Bạn cần check cả hai calendar đều như nhau và phải copy các sự kiện ngược và xuôi giữa chúng – một nhiệm vụ tiêu tốn nhiều thời gian và có thể gây ra lỗi.

Tiện ích nhỏ này sẽ giúp bạn đồng bộ calendar trong Google và Outlook, bên cạnh đó còn cung cấp nhiều tùy chọn khác. Bạn có thể đồng bộ toàn bộ theo cả hai hướng hay đồng bộ Google calendar với Outlook calendar hoặc ngược lại. Các tùy chọn khác cho phép bạn chọn bao nhiêu ngày, tuần hoặc tháng trong năm để đồng bộ.

Phiên bản miễn phí của phần mềm này sẽ không thực hiện các đồng bộ một cách tự động; bạn sẽ phải thao tác để chương trình thực hiện công việc của nó. Và nếu muốn đồng bộ nhiều hơn 7ngày trong lịch biểu, bạn phải sử dụng phiên bản trả phí.

Download SyncMyCal | Giá cả: Miễn phí.

SynchPST

Nếu sử dụng Outlook trên nhiều máy tính bạn sẽ nhận ra một điều rằng rất khó đồng bộ tất cả các email của mình. Nếu bạn cố gắng copy các file.pst của Outlook (các file gồm có tất cả các thông báo) giữa các máy tính một cách thủ công thì điều này có thể gây ra thảm họa vì, bạn rất có thể mắc lỗi và ghi đè lên một file mới bằng một file cũ, điều đó khiến bạn mất rất nhiều email quan trọng khác.

Chương trình này sẽ đồng bộ các file .pst để bạn luôn có các thông báo mới nhất trên bất cứ máy tính nào đang sử dụng. Nó cũng cho phép bạn thực hiện rất nhiều thao tác khác chẳng hạn như việc copy và đồng bộ hóa các thư mục riêng lẻ thay cho toàn bộ các file .pst. Lưu ý rằng các nhà sản xuất cung cáp hai phiên bản cho chương trình này, một phiên bản basic (được đăng ký với giá 40$) và một phiên bản pro với giá 70$. Phiên bản pro có thể lập lịch biểu đồng bộ hóa một cách tự động, làm việc với Microsoft Exchange và có các mở rộng khác.

Download SynchPST | Giá: 40$

Instant Messaging và Chat

Instant messaging và chat các cách cách tương tác trực tiếp hơn trong truyền thông trực tuyến. Tuy nhiên cũng có nhiều sự hạn chế của nó, ví dụ như bạn không thể nói chuyện với người đang sử dụng phần mềm instant messaging không tương thích với phần mềm mà bạn đang sử dụng. Dưới đây là các công cụ có thể trợ giúp đắc lực cho những nhược điểm đó.

Trillian

Rất nhiều người kêu thán khi sử dụng nhiều ứng dụng instant messaging. Ví dụ, nếu sử dụng AOL Instant Messenger (AIM), bạn sẽ không thể truyền thông với những người dùng MSN Messenger hoặc Yahoo Messenger và ngược lại. Khi đó Instant messaging lại dường như làm cho mọi người xa nhau hơn là mang họ lại gần nhau.

Trillian sẽ giải quyết vấn đề khó khăn này. Trong một giao diện, bạn có thể truyền thông với các người dùng đang sử dụng tất cả các chương trình IM phổ dụng, chẳng hạn như AIM, ICQ, IRC, MSN Messenger và Yahoo Messenger. Chương trình này cũng có các tính năng độc ở các chương trình phổ dụng trên, chẳng hạn như file transfer và audio chat. Thêm vào đó, nó còn có thể giữ được lưu ký của thông báo để bạn có thể xem lại tất cả các cuộc trò chuyện và cung cấp rất nhiều các mở rộng hữu hiệu khác.

Cần lưu ý rằng khi bạn cài đặt Trillian, chương trình sẽ cài đặt một phần mềm miễn phí từ Weather Channel, chẳng hạn như Ask Toolbar cho mục đích tìm kiếm. Nếu không muốn cài đặt này, bạn có thể hủy tùy chọn của nó trong quá trình cài đặt chương trình.

Download Trillian | Giá cả: Miễn phí

Pidgin

Giống như Trillian, đây là một trình messenger phổ dụng, tuy nhiên nó có thể kết nối với rất nhiều hệ thống IM, chẳng hạn như AIM, Google Talk, Groupwise, ICQ, IRC, MSN và Yahoo. Danh sách này còn rất dài, chẳng hạn như còn có các dịch vụ mà bạn có thể chưa từng nghe tới như Gadu-Gadu và QQ. Như với Trillian, bạn có thể truyền thông trên nhiều dịch vụ đồng thời nếu muốn. Pidgin sẽ sử dụng các tính năng cho mỗi nền tảng IM khác nhau, có thể gửi và nhận các file và sử dụng các tính năng khác của các hệ thống khác nhau.

Pidgin có rất nhiều plug-ins bạn có thể download để mở rộng phần mềm này hơn nữa, cho phép bạn có được các chức năng mới chẳng hạn như khả năng lưu các lưu ký về một bạn thân nào đó hoặc tùy chỉnh màu sắc trong các cửa sổ trò chuyện.

Download Pidgin | Giá cả: Miễn phí

Camfrog Video Chat

Nếu quan tâm đến việc tham gia vào một nhóm chat video, chắc hẳn bạn sẽ muốn được thử chương trình này. Chương trình này sẽ kết nối bạn đến các room video chat trên toàn thế giới, ở đó bạn có thể nói chuyện thông qua video camera, microphone và keyboard của mình. Hàng nghìn video-chat room hiện hữu và có đến gần 140.000 người đã đăng ký sử dụng chương trình này.

Nếu bạn không có Webcam, bạn vẫn có thể xem các video-chat room và có thể nói chuyện trong các room chat thông qua microphone và keyboard mà không hề có Webcam. Bản thân các room chat sẽ bị thay đổi với cho những mối quan tâm cụ thể.

Khi cài đặt chương trình này, nó sẽ cài đặt Yahoo Toolbar cho Internet Explorer, cộng với phần mềm WeFi cho việc định vị các hot spot không dây; nếu bạn không muốn, hãy nhớ hủy tùy chọn trong quá trình cài đặt.

Download Camfrog Video Chat | Giá cả: Miễn phí

PaltalkScene

Tiện ích chat trên máy khách này sẽ kết nối bạn với hàng nghìn phòng chat với hàng trăm chủ đề, từ chuyện chính ttrị, công nghệ, đến những chuyện tầm phào nhất. Khi khởi chạy phần mềm này, bạn sẽ có thể duyệt tất cả các phòng chat hoặc xem danh sách top các phòng chat, từ đó đưa ra lựa chọn của bạn. Chỉ cần kích vào phòng mà bạn đã đăng ký, khi đó bạn sẽ hoàn toàn có thể chat. Bên cạnh đó bạn cũng có thể voice chat cũng như chat thông qua bàn phím của mình.

Ngoài việc bị lôi cuốn vào các phòng public, bạn có thể tạo các phòng chat cho riêng mình. Chương trình cũng có instant messaging cho các cuộc trò chuyện “one-on-one”. Trong phiên bản miễn phí, bạn không bị hạn chế về chat văn bản hoặc voice, tuy nhiên bạn lại có thể sử dụng 10s trong video chat. Nếu muốn không hạn chế về video, bạn phải trả tiền để mua phí hàng tháng.

Khi cài đặt PaltalkScene, phần mềm này sẽ cài đặt Ask Toolbar cho việc tìm kiếm, bạn hãy bỏ tùy chọn đó nếu không cần cài đặt.

Download PaltalkScene | Giá cả: Miễn phí

IceChat

Giao thức IRC (Internet Relay Chat) vẫn còn tồn tại và vẫn còn có rất nhiều người sử dụng nó để chat và trao đổi các file hàng ngày. IRC sẽ không bao giờ được coi là dễ dàng sử dụng nhưng với sự dễ hiểu và IceChat miễn phí, bạn sẽ có thể thực hiện mà không mắc phải vấn đề nào. Không cần phải biết các lệnh đặc biệt: bạn chỉ cần chạy chương trình, kết nối với một máy chủ IRC và kệnh, sau đó là bắt đầu chat. Nếu bạn không hiểu rõ những gì cần phải thực hiện, một toolbar các biểu tượng sẽ cho phép bạn thực hiện bất cứ nhiệm vụ IRC nào.

Dù với chương trình này, IRC có thể gặp một chút khó khăn, nhưng Web site của IceChat đã có khá nhiều sự trợ giúp.

Download IceChat | Giá cả: Miễn phí

Skype

Đây là cách đơn giản nhất để tiết kiệm chi phí vào hóa đơn điện thoại của bạn: Sử dụng Skype. Tiện ích này sẽ cho phép bạn thực hiện các cuộc điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) trên Internet hoàn toàn miễn phí đối với bất kỳ ai trên thế giới, người bạn gọi đến cũng sử dụng Skype trên máy tính của họ, ngoài ra còn cho phép bạn thực hiện những cuộc gọi với giá cước rẻ từ máy tính của bạn đến các đường điện thoại cố định và điện thoại di động. Nó cũng là một instant messenger.

Nếu bạn đã nghe thấy về Skype nhưng vẫn lo lắng về việc khó khăn trong cài đặt thì hoàn toàn sai lầm. Chương trình này sẽ tự động nhận diện ra headset, microphone và speakers của bạn, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc cấu hình. Để gọi đến một người dùng Skype khác, bạn chỉ cần nhập vào user name. Ngoài ra bạn cũng có thể lưu một danh sách các người dùng để gọi lại một cách đơn giản. Để gọi là hệ thống điện thoại đường dài hoặc điện thoại di động, bạn chỉ cần thiết lập một tài khoảng và mua một thẻ tín dụng; bất cứ khi nào bạn thực hiện cuộc gọi, bạn mới cần sử dụng đến thẻ tín dụng đó.

Skype cũng cho phép bạn chat video, chat chữ và gửi các thông báo SMS. Phiên bản mới nhất của Skype có thể tích hợp với Firefox: chỉ cần một kích chuột, bạn có thể gọi bất kỳ số điện thoại nào thấy trên một Website nào đó.

Download Skype | Giá cả: Miễn phí