4 cách sử dụng ChatGPT để quản lý thời gian

Lần tới khi bạn cảm thấy hơi choáng ngợp trước lịch trình dày đặc hoặc deadline sắp đến, tại sao không để AI giúp bạn? Ngoài khả năng tạo văn bản, ChatGPT còn có thể giúp bạn trở nên năng suất và hiệu quả hơn với các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

Cho dù bạn đang tìm cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm, giải quyết một dự án lớn hay chỉ đơn giản là vượt qua một ngày hiệu quả, ChatGPT có thể đưa ra lời khuyên được cá nhân hóa cho các hoạt động hàng ngày và tận dụng tối đa thời gian của bạn.

1. Nhận lời khuyên về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ

ChatGPT có thể tư vấn cho bạn về các phương pháp ưu tiên nhiệm vụ phổ biến, chẳng hạn như Ma trận Eisenhower, phương pháp ABCD và phương pháp MoSCoW. Nó cũng có thể giúp bạn chọn phương pháp phù hợp nhất dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể.

Chẳng hạn, hãy tưởng tượng bạn có một lịch trình dày đặc trong ngày và không biết bắt đầu từ đâu. Nhập các nhiệm vụ của bạn vào ChatGPT, nhắc nó sắp xếp mọi thứ vào Ma trận Eisenhower và hiểu rõ hơn về các ưu tiên của bạn ngay lập tức.

Cách tiếp cận này được đặt theo tên của Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người đã từng trích dẫn triết lý của một cựu hiệu trưởng trường đại học về quản lý thời gian trong một bài phát biểu.

Eisenhower nói: “Tôi có hai loại vấn đề, vấn đề khẩn cấp và vấn đề quan trọng. Vấn đề khẩn cấp thì không quan trọng và vấn đề quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp”.

Theo dòng suy nghĩ này, cách tiếp cận Ma trận Eisenhower giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách của chúng. Đó là một cách nhanh chóng giúp bạn tìm ra điều gì thực sự đáng để quan tâm.

Đối với một cách tiếp cận khác, ChatGPT cũng có thể hợp lý hóa các nhiệm vụ của bạn dựa trên phương pháp ABCD. Đó là một cách tiếp cận quản lý tác vụ phổ biến khác và chatbot khiến việc sử dụng nó trở nên dễ dàng. Trong lời nhắc, hãy liệt kê các nhiệm vụ của bạn trong ngày và yêu cầu nó áp dụng phương pháp ABCD.

Nếu bạn có một danh sách các nhiệm vụ đang chờ xử lý và không biết bắt đầu từ đâu, ChatGPT có thể đoán xem nhiệm vụ nào có khả năng quan trọng nhất bằng phương pháp ABCD. Ngay cả khi bạn không đồng ý với cách sắp xếp ban đầu của ứng dụng, đó là một cách nhanh chóng để đánh giá mức độ ưu tiên của bạn.

Như ví dụ này cho thấy, chatbot sắp xếp các hoạt động của bạn thành những nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức (chẳng hạn như làm việc theo ca trong ngày), cũng như những nhiệm vụ có thể tạm dừng trong một thời gian ngắn (chẳng hạn như trả lời cuộc gọi của phòng khám).

Khi tạo lời nhắc, hãy càng cụ thể càng tốt và đừng ngần ngại viết lại câu hỏi hoặc tạo lại câu trả lời đầu tiên của bạn. Trong trường hợp này, hãy liệt kê mọi mục trong danh sách việc cần làm nếu bạn muốn và lưu ý nhiệm vụ nào cần thời gian hoặc quan trọng.

Mặc dù việc tìm hiểu cách viết lời nhắc ChatGPT hiệu quả có thể mất một chút thời gian và thử nghiệm, nhưng rất đáng để nỗ lực. Đối với hầu hết các phần, việc cung cấp cho chatbot nhiều thông tin để làm việc, cũng như tham gia vào những câu hỏi và giải thích tiếp theo trong cuộc trò chuyện, sẽ mang lại nhiều phản hồi hữu ích hơn.

Phần lớn, chatbot có thể giúp bạn xác định nhiệm vụ nào trong số nhiều nhiệm vụ đáng được bạn quan tâm nhất. Đối với bất kỳ ai bị choáng ngợp bởi quá nhiều trách nhiệm đang chờ xử lý, đây là một cách đơn giản để công nghệ đảm nhận một phần việc ra quyết định cho bạn.

2. Hợp lý hóa quy trình làm việc với ChatGPT

Tùy thuộc vào nghề nghiệp, ChatGPT cũng có thể đưa ra lời khuyên cụ thể để tăng tốc quy trình làm việc của bạn. Ví dụ này đã nhắc chatbot giải quyết một vấn đề thường gặp: đọc và trả lời email.

Đối với lời nhắc này, chatbot đã cung cấp một số lời khuyên chung về việc sử dụng các template và hủy đăng ký càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đi sâu vào để nhận được lời khuyên cụ thể hơn cho những vấn đề này.

Trong trường hợp này, tác giả bài viết đã nhắc chatbot giải phóng thời gian lãng phí cho các email không quan trọng. Nó cung cấp một danh sách dài các lời khuyên, bao gồm những mẹo để giao tiếp bằng ngôn ngữ rõ ràng và tránh xa những cuộc trò chuyện không cần thiết.

Để chủ động hơn, chatbot cũng có thể tìm cách tự động hóa một số tác vụ thường ngày của bạn. Ví dụ này đã nhắc ChatGPT cung cấp một số ý tưởng tự động hóa cho người môi giới.

ChatGPT đã cung cấp một số mẹo liên quan đến tiếp thị qua email, chuyến tham quan ảo và dịch vụ cung cấp danh sách tài sản có thể giúp người môi giới vượt trội trong công việc đồng thời tiết kiệm thời gian. Nhắc chatbot đưa ra một số lời khuyên về quản lý thời gian trong công việc của chính bạn để biết các mẹo cụ thể hơn.

3. Chia nhỏ một dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ quản lý

ChatGPT có thể giúp hướng dẫn bạn chia nhỏ các dự án lớn, cho dù bạn đang dự định cải tạo nhà cửa, chuyển đổi nghề nghiệp hay thậm chí khởi động một podcast. Trong trường hợp này, tác giả đã yêu cầu chatbot giúp quá trình dọn dẹp phòng nhanh chóng và dễ dàng hơn nhiều.

Trong những trường hợp như thế này, bạn thậm chí có thể nhắc ChatGPT đảm nhận các vai trò khác nhau. Ví dụ đã trình bày thông tin giống như một nhà tổ chức chuyên nghiệp, tập trung vào việc hoàn thành quy trình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Chatbot đã cung cấp một loạt mẹo để dọn dẹp hiệu quả hơn. Nhiều mẹo trong số đó tập trung vào việc đẩy nhanh quá trình, chẳng hạn như lời khuyên để đưa ra quyết định nhanh chóng về việc giữ hay tặng một món đồ cụ thể.

Lần tới khi bạn có một dự án lớn cần giải quyết, hãy xem liệu ChatGPT có thể giúp bạn sắp xếp các bước để làm cho dự án dễ quản lý và hiệu quả hơn hay không. Chatbot có thể đưa ra lời khuyên phù hợp để giúp tăng tốc toàn bộ công việc.

4. Nhận các mẹo tiết kiệm thời gian được cá nhân hóa

Hãy nhắc bot cung cấp mẹo tiết kiệm thời gian. Điều chỉnh lời nhắc cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn (ví dụ: "cung cấp mẹo tiết kiệm thời gian cho những người phải di chuyển xa" hoặc "cung cấp mẹo tiết kiệm thời gian cho nhà phát triển phần mềm").

Trong trường hợp này, tác giả đã yêu cầu chatbot cung cấp các mẹo tiết kiệm thời gian cho những người hay có xu hướng trì hoãn khi thực hiện công việc. Xét cho cùng, xu hướng trì hoãn là một trong những lỗi quản lý thời gian lớn nhất mà nhiều người thỉnh thoảng mắc phải. Đối với gợi ý này, ví dụ đặc biệt tập trung vào sự trì hoãn trong công việc gia đình.

Chatbot đưa ra nhiều lời khuyên thiết thực về việc loại bỏ các bước không cần thiết và hình dung kết quả cuối cùng để tạo động lực. Với lượng thông tin khổng lồ mà ChatGPT có thể lấy từ đó, nó cũng có thể đề xuất các tùy chọn tiết kiệm thời gian cho tình huống của bạn. Nhớ cung cấp chi tiết, cụ thể để nhận được sự tư vấn tốt nhất.