Những biện pháp thắt chặt chi tiêu cho doanh nghiệp IT

Khủng hoảng tài chính khiến cho hàng loạt các doanh nghiệp IT lao đao. Trong khoảng một năm trở lại đây, những tuyên bố về việc sa thải nhân công hàng loạt nhân công làm trong ngành IT không còn làm cho người ta ngạc nhiên. Kinh tế khó khăn, những biện pháp thắt chặt chi tiêu là cần thiết, và các doanh nghiệp IT không nằm ngoài quy luật này, thậm chí còn thực hiện một cách triệt để hơn.

Cắt giảm nhân công để tồn tại

Cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu bắt nguồn từ Mỹ vào cuối năm 2008 đã khiến cho một loạt các doanh nghiệp IT lâm vào tình trạng khó khăn. Giải pháp được tính tới trước tiên đó là cắt giảm nhân lực, giảm chi phí đầu tư, chi phí sản xuất, và thậm chí là đóng cửa cả nhà máy và văn phòng đại diện. “Đại gia” Cisco đã mở màn cho xu hướng đóng cửa văn phòng để tiết kiệm chi phí. Hồi cuối năm vừa rồi, hãng này đã cho đóng cửa một số văn phòng tại Mỹ và Canada để tiết kiệm 1 tỉ USD trong năm ngân sách 2008.

Trầm trọng hơn Cisco, hàng loạt các “đại gia” khác như Yahoo, Cisco, HP, IBM, Nokia, Dell, Motorola… đều phải cắt giảm nhân công. Hồi cuối năm ngoái, Yahoo tuyên bố bắt đầu cắt giảm 1.500 nhân viên (10% nhân sự) theo lộ trình đã được thông báo từ tháng 10 trước đó. Trong khi đó, Nokia đã phải sa thải 600 người thuộc bộ phận kinh doanh; Motorola dự định cắt giảm tới 3.000 nhân công sau khi thua lỗ 397 tỷ USD trong quý 3/2008. eBay cũng định cho 10% nhân viên của hãng này nghỉ việc. Và Dell cũng đang ráo riết thực hiện kế hoạch cắt giảm nhân sự để tiết kiệm 3 tỉ USD trong những năm tới.

Cũng giống một số ngành công nghiệp khác như ôtô, tài chính, sa thải nhân công như là một giải pháp ưu tiên hàng đầu đối với ngành IT. Tuy nhiên, không phải cứ cắt giảm nhân sự là tiết kiệm được nhiều chi phí. Tất nhiên, về lâu về dài phương pháp này sẽ hiệu quả nhưng trước mắt các doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra những khoản tiền không nhỏ để bồi thường cho người lao động. Mà trong bối cảnh đang khó khăn như hiện nay thì những khoản tiền đó đều là nguồn vốn đáng quý để khôi phục hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các biện pháp thắt chặt chi tiêu

Với những diễn biến như hiện nay, thậm chí cả người lạc quan nhất cũng khó có thể tin được nền kinh tế sẽ sớm khôi phục trong một sớm một chiều. Chính vì thế, những biện pháp thắt chặt chi tiết luôn được ưu tiêu để cứu cánh doanh nghiệp IT. Không có cuộc giải phẫu nào là không “đau đớn” cho nên những biện pháp mà doanh nghiệp thực hiện cũng ảnh hưởng trực tiếp tới nhân viên và hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

* Cắt giảm chi phí: Biện pháp đầu tiên được nhắc tới chính là cắt giảm ngân sách. Hãy giảm những khoản chi không cần thiết, hãy dừng những kế hoạch mua sắm không thuộc dạng ưu tiêu để dồn lực cho những dự án thuộc dạng sống còn.

* Dừng nâng cấp: Nếu đang có kế hoạch nâng cấp hệ thống thì tốt hơn hết là bạn hoãn lại những dự án không cần thiết. Nếu công ty của bạn có thói quen luôn nâng cấp lên hệ điều hành mới nhất thì nên xem xét lại nhất là trong bối cảnh hiện nay. Có thực sự nhân viên trong công ty cần những tính năng mới của hệ điều hành hay không? Việc nâng cấp đó có giúp tiết kiệm nhân công, chi phí, hay có thực sự hữu ích hay không? Hay nói một cách khác, việc nâng cấp có mang lại cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích khi đối chiếu, so sánh với số tiền bỏ ra hay không. Bạn hãy nhớ rằng việc nâng cấp một hệ điều hành không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm, mà còn phải đầu tư một khoản tiền lớn để nâng cấp phần cứng kèm theo. Đó là chưa kể chi phí đào tạo, quản trị và một loạt những liên quan khác.

Tương tự như hệ điều hành, những sản phẩm phần mềm khác như Microsoft Office cũng không cần thiết phải nâng cấp ngay vội. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phiên bản cũ mà vẫn duy trì được tính hiệu quả. Ngoài ra, nếu chi phí cho việc vận hành Microsoft Office quá đắt, doanh nghiệp có thể tìm kiếm những phần mềm văn phòng nguồn mở miễn phí khác, vừa đảm bảo được công việc, vừa không phải chi ra những khoản tiền đầu tư vốn đang rất quý trong giai đoạn này.

* Thay thế kết nối WAN bằng mạng riêng ảo (VPN): Những kết nối WAN chuyên dụng giữa các văn phòng từ xa là rất tốn kém. Thay vào đó doanh nghiệp nên chuyển sang các kết nối Internet băng rộng và sử dụng phần mềm VPN để quản lý điều hành văn phòng từ xa. Giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp IT tiết kiệm khá nhiều tiền.

* Không mua phần cứng cấp cao: Những phần cứng cao cấp thường rất đắt tiền trong khi các doanh nghiệp chưa chắc đã tận dụng hết tính năng và sức mạnh của chúng. Ngân sách eo hẹp, doanh nghiệp không nên chi khoản tiền lớn để đầu tư cho những phần cứng đắt tiền mà chưa chắc đã khai thác hết tính hiệu quả. Hãy nên mua phần cứng ở mức trung bình, vừa đảm bảo được hoạt động sản xuất, vừa không “vỡ” quỹ.

* Thiết bị đầu cuối: Cũng giống như ảo hóa ứng dụng, phương pháp xử lý dựa trên thiết bị đầu cuối sẽ giúp duy trì các ứng dụng tập trung trên máy chủ, để thao tác cài đặt, bảo trì và chữa lỗi dễ hơn. Giải pháp này còn giúp tiết kiệm chi phí phần cứng bởi doanh nghiệp có thể sử dụng những phần cứng rẻ tiền, thậm chí là những chiếc PC cũ kỹ.

* Ảo hóa mọi thứ: Xu hướng kết hợp là giải pháp được nhiều doanh nghiệp IT lựa chọn trong thời buổi khó khăn này. Tích hợp đồng nghĩa với việc nhiều nền tảng, hệ thống, dịch vụ… được gộp thành một. Ảo hóa đang là giải pháp được ưu tiêu hơn cả. Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ảo hóa và kết hợp nhiều server thành một nền tảng vật lý thống nhất. Cái được đầu tiên chính là họ không phải mua những phần mềm ảo hóa đắt tiền như VMware hoặc Microsoft Virtual Server. Tiếp đến là những khoản tiết kiệm về điện, làm mát, quản lý và bảo dưỡng.

Nếu phải sử dụng những phần mềm ảo hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn những công nghệ như Microsoft SoftGrid để giảm thiểu chi phí cài đặt, điều hành, và khác phục lỗi. Việc xử lý cài đặt một ứng dụng trên một server sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc các nhân viên IT phải chạy đôn chạy đáo khắp các toàn nhà, văn phòng để xử lý việc cài đặt trên nhiều hệ thống khác nhau.

* Dừng những dự án không cần thiết: Mua phần cứng và phần mềm cho chi nhánh văn phòng mới không phải là những thứ mà bạn có thể dễ dàng tạm ngừng được. Nhưng việc triển khai những sáng kiến di động kiểu mới như sử dụng PDA, smartphone hoặc mạng không dây không phải là các nhân tố quá quan trọng đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp. Các phân tích kỹ lưỡng về chi phí/lợi ích luôn là thách thức không dễ dàng đối với khoản ngân sách hạn hẹp. Mọi sự chi tiêu, mua sắm đều phải cân nhắc rất kỹ, và xem liệu chúng có giúp tăng hiệu quả và giảm chi phí hay không.

* Tìm kiếm những giải pháp nguồn mở: Cái lợi lớn nhất sẽ là bạn không phải mất tiền mua phần mềm cho doanh nghiệp mà đôi khi đều là các những khoản đầu tư rất lớn. Tuy nhiên, việc cài đặt, triển khai và sử dụng phần mềm nguồn mở không phải dễ dàng, đòi hỏi người quản lý, nhân viên phải có kiến thức và sự đào tạo kỹ càng. Tuy nhiên, nếu so với chi phí đầu tư thì việc đào tạo cho nhân viên sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều.

* Thuê ngoài những dịch vụ có chọn lọc: Thuê ngoài luôn là giải pháp giúp tiết kiệm chi phí trong điều kiện nhân công không có trình độ đáp ứng hoặc chi phí để triển khai quá lớn.

* Đào tạo nhân viên: Kinh nghiệm cho thấy việc đào tạo nhân viên IT rất quan trọng. Nó tạo động lực cho doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh, giúp tiết kiệm chi phí và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp.