“Độ phần mềm”

Bạn muốn những phần mềm thường sử dụng như Office, IE, Acrobat hay ZoneAlarm trở nên mạnh mẽ hơn, tốc độ hơn cũng như dễ sử dụng hơn? Hãy tham khảo các thủ thuật và công cụ được giới thiệu trong bài viết này, biết đâu bạn sẽ tìm được "bí kíp" cho mình.

Microsoft Word 2003

Tăng tốc độ xử lý: Đôi lúc bạn nghĩ rằng Microsoft đã cố tình cấu hình sao cho Word xử lý mọi tác vụ thật chậm. Đừng lo, bạn hoàn toàn có thể thay đổi sự "ì ạch" này. Nhấn Tools -> Options và thực hiện những thay đổi sau để cải thiện tốc độ và dáng vẻ của Word. Với thẻ View, bỏ tùy chọn Animated text. Nếu đang sử dụng Word ở chế độ hiển thị Normal, chọn Wrap to window. Với thẻ General, bỏ tùy chọn Provide feedback with animation. Nếu đang làm việc cùng lúc với nhiều tài liệu, tăng giá trị của mục "Recently used file list" lên 9 (giá trị cao nhất). Nếu sử dụng Auto Shapes, bỏ tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes. Với thẻ Spelling & Grammar, bỏ tùy chọn Check grammar as you type, Check grammar with spelling và Check spelling as you type. Với thẻ Print, hãy bỏ tùy chọn Background printing. Sau đó, nhấn OK để kết thúc.

Ngoài ra, bạn nên tắt tất cả tính năng tự động thực hiện của Word. Ví dụ, chọn Tools -> AutoCorrect, và ở thẻ Autoformat As You Type, bỏ tất cả tùy chọn bên dưới mục Apply as you type và Automatically as you type.

Khôi phục tài liệu: Khi Word gặp sự cố, các tài liệu đang mở sẽ bị "xé vụn". Nhưng khi Word khởi động lại, trong nhiều trường hợp, tính năng Microsoft Office Application Recovery có thể cung cấp phiên bản được lưu lại gần đây nhất của tài liệu đó. Nếu tính năng này hoạt động, hãy kiểm tra cẩn thận nội dung và lưu lại tập tin này với một cái tên khác.

Ngược lại, bạn nên sử dụng tiện ích Windows Explore để tạo một bản sao cho tập tin này, sau đó chuyển sang Word và mở tập tin gốc bị hỏng, hãy nhấn chuột vào mũi tên thả xuống ở cạnh nút Open và chọn Open and Repair. Word sẽ cố gắng sửa tập tin này cho bạn.

Hình 1: Tìm tập tin Word nhanh hơn bằng cách bổ sung các từ khóa mô tả thông qua hộp thoại Document Properties

Nếu bạn đã thiết lập Word tạo bản sao lưu, hãy tìm những tập tin có phần mở rộng là .wbk, hầu hết dữ liệu của bạn đều nằm ở đây. Nếu không, hãy mở tập tin bị hỏng bằng WordPad và cố gắng thu thập càng nhiều thông tin càng tốt.

Tìm kiếm hiệu quả: Việc tìm kiếm thông minh đòi hỏi các tài liệu phải được mô tả đầy đủ từ khóa (hay còn được gọi là siêu dữ liệu - metadata). Trước hết, hãy yêu cầu Word nhắc nhở bạn điền thông số vào hộp thoại Properties. Chọn Tools -> Options, nhấn thẻ Save, chọn Prompt for document properties. Từ đây trở đi, khi bạn lưu một tập tin, hộp thoại Properties sẽ xuất hiện để người dùng điền vào các siêu dữ liệu (để bổ sung dữ liệu này cho một tập tin có sẵn, bạn mở tập tin đó và chọn File -> Properties).

Ở thẻ Summary, nhập vào các thông tin cơ bản như Title, Subject, Keywords, Comment... Bạn cần bổ sung nhiều thông tin hơn? Nhấn vào thẻ Custom và chọn thuộc tính cần thiết từ trình đơn thả xuống (ví dụ Client hay Department). Ngoài ra, bạn còn có thể tạo thuộc tính mới bằng cách nhập tên vào hộp thoại Name và chọn Add.

Để tìm kiếm tài liệu, chọn File -> File Search. Ở mục Other Search Options ở bên phải màn hình, chọn ổ đĩa hay thư mục, loại tập tin..., sau đó nhấn nút Go để bắt đầu.

Bảo mật dữ liệu: Word có thể bảo vệ tài liệu của bạn ở một mức độ vừa phải. Chọn Tools -> Options, và nhấn vào thẻ Security. Để ngăn cản việc sửa đổi bất hợp pháp, gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to modify; hoặc để hạn chế người dùng khác xem tập tin này, bạn gõ mật khẩu vào hộp thoại Password to open. Để cho phép chỉnh sửa, ví dụ điền vào biểu mẫu hay sử dụng tính năng ghi nhận sự thay đổi nội dung (track change), bạn nhấn vào nút Protect Documents và thực hiện các lựa chọn của mình.

Tuy nhiên, khả năng bảo mật của Word còn nhiều hạn chế. Do vậy, bạn hãy sử dụng tiện ích deskPDF Professional của Docudesk (30 USD, www.docudesk.com) để tạo tập tin PDF cho tài liệu Word của mình. Với cơ chế bảo mật 128 bit, tài liệu PDF này không cho phép người dùng khác xem, sao chép, cắt dán và thậm chí cả in ra giấy.

Hình 2: Sử dụng tính năng bảo mật riêng của Word để hạn chế người dùng khác "dòm ngó” tài liệu của bạn

Biến word thành máy tính cá nhân: Word cung cấp tính năng máy tính (calculator) bên trong trình đơn Tools. Chọn những con số bất cứ đâu trong tài liệu, và chỉ với một cú nhấn chuột, Word có thể thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân, chia. Sau đó, bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím - để chèn kết quả thu được vào tài liệu. Word có thể xử lý các biểu thức như (5+5)*(3+3).

Để làm xuất hiện tính năng này, bạn chọn Tools -> Customize, sau đó nhấn vào thẻ Command, chọn Tools trong mục Categories ở bên trái. Ở khung cửa sổ bên phải, tìm mục Tools Calculate và kéo biểu tượng này lên thanh công cụ của Word. Từ đây, để sử dụng tính năng máy tính, bạn đánh dấu chọn các biểu thức cần tính toán và nhấn Tools Calculate, kết quả sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái của Word.

Kết nối tài liệu: Tập tin văn bản mà bạn đang soạn thảo có thể chứa đường dẫn (link) đến các bảng tính Excel, logo và thậm chí là những đoạn văn bản của một tài liệu Word khác. Tuy nhiên, nếu bạn đem tập tin này sang sử dụng trên một máy tính khác, những liên kết đó sẽ không còn giá trị.

Cách khắc phục: Khi chèn hình ảnh đồ họa, chọn Insert -> Picture -> From file, chọn tập tin, nhấn chuột vào mũi tên nhỏ ở bên phải nút Insert và chọn Insert and Link. Word sẽ tạo ra một bản sao của hình ảnh này để sử dụng khi tập tin liên kết không tồn tại; và khi tập tin này xuất hiện, liên kết sẽ được cập nhật.

Đối với các tập tin và các đối tượng khác, bạn có thể xóa liên kết hay mang tất cả tập tin theo. Để xóa liên kết, chọn Edit -> Links, chọn tất cả liên kết, nhấn nút Update Now, rồi nhấn Break Link. Để mang tất cả tập tin theo, bạn sử dụng hộp thoại Links để xem tập tin nào cần thiết, sau đó chép chúng vào một thư mục trên máy tính cần sử dụng. Tiếp đến, trong hộp thoại Links, nhấn Change Source để thay đổi đường dẫn cho mỗi tập tin nguồn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tiện ích Word Hyperlink Checker để tìm và xóa hẳn những liên kết không còn tồn tại.

Microsoft Excel 2003

Nhập liệu nhanh: Tại sao phải lãng phí thời gian để nhập một loạt dữ liệu cùng tính chất vào Excel trong khi bạn có thể tự động hóa công việc này? Excel có thể tự động tạo ra giá trị số và văn bản theo thứ tự, và thậm chí bạn có thể cấu hình để xác định khoảng cách giữa 2 giá trị liền nhau. Ví dụ, nhập giá trị 5, 10 vào 2 ô liên tiếp, rồi thực hiện kéo thả 2 ô này xuống hoặc qua trái, bạn sẽ thấy các giá trị 15, 20, 25... lần lượt xuất hiện. Nếu bạn muốn Excel sao chép dãy giá trị này, ấn khi thực hiện kéo thả.

Hình 3: Excel có khả năng tự động điền dãy dữ liệu

Tự động tổng kết: Một trong những tính năng hấp dẫn nhất của Excel 2003 là liệt kê dữ liệu, xử lý tập hợp các cột và hàng trong một bảng dữ liệu. Tính năng này có khả năng tự động tổng kết giá trị của các cột cũng như cho phép người dùng thay đổi phương thức tổng kết một cột. Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu với cột là số hiệu khách hàng (ID) và mỗi dòng là chi tiết đơn đặt hàng của họ; bạn có thể tạo một danh sách dữ liệu bằng cách tập hợp vài cột vào bảng tính, chọn các ô tiêu đề, sau đó chọn Data -> List -> Create List. Đánh dấu mục My list has header box và nhấn OK. Một danh sách dữ liệu mới sẽ xuất hiện, sau đó bạn cần hoàn tất việc nhập giá trị cho các dòng. Bây giờ, nếu bạn muốn bổ sung một dòng tổng kết ở cuối bảng, hãy chọn Data -> List.Total Row. Nếu bạn muốn thay đổi mặc định tính tổng (Sum), nhấn chuột vào mũi tên thả xuống ở mỗi ô, sau đó chọn cách tính khác như trung bình (Average), giá trị lớn nhất (Max), giá trị nhỏ nhất (Min)...

Mở rộng tầm vực: Excel cho phép bạn xác định tầm vực theo tên để các công thức dễ hiểu hơn. Ví dụ, bạn có thể thay thế công thức =SUM(C2:C25) bằng =SUM(Bonus). Mặc dù tầm vực theo tên trong Excel thường là dạng tĩnh, ví dụ như C2:C25, nhưng bạn hoàn toàn có thể tạo ra một tầm vực dạng động được tự động mở rộng khi bạn bổ sung dữ liệu mới (số phần tử sẽ tự động được cập nhật).

Hình 4: Định dạng lại hiển thị của Excel để tạo nhanh màn hình trình diễn

Để đổi tên một tầm vực và biến thành dạng động, hãy đặt tên mới cho sheet đang làm việc (trong ví dụ này lấy tên là Bonus) và đánh dấu ô dữ liệu đầu tiên không phải đầu đề cột (ví dụ $C$2). Nhấn Insert -> Name -> Define; nhập vào tên sheet vừa tạo vào mục Name in the workbook. Trong mục Refer to, gõ vào =OFFSET(Bonus!$C$2,0,0,COUNTA(Bonus!$C$C)) rồi sau đó ấn (lưu ý là không kèm khoảng trắng). Công thức này sẽ xác định tầm vực mới, bắt đầu từ ô C2 và kết thúc ngay khi gặp ô có giá trị rỗng.

Đặt tên ngày: Nếu ai đó gửi cho bạn một bảng tính với thông tin ngày tháng ở định dạng mm/dd /yyyy (ví dụ 10/23/2006), bạn có thể dễ dàng đổi sang cách hiển thị với tên ngày trong tuần đi kèm ngày tháng. Rất đơn giản, nhấn phải chuột lên giá trị ngày tháng cần bổ sung và chọn Format Cells, chọn Date trong mục Category ở bên trái, sau đó chọn tiếp Wednesday, March 14, 2001 trong danh sách Type ở bên phải, và cuối cùng nhấn OK. Để tạo một ngày tháng với cách hiển thị tùy ý, chọn Custom trong mục Category và chọn định dạng cần thiết trong danh sách Type. Ví dụ, chọn d-mmm-yy sẽ chuyển giá trị "10/23/2006" thành "23-Oct-06". Để hiểu rõ ý nghĩa của từng mã hiển thị ngày tháng, bạn có thể tham khảo website www.ozgrid.com/Excel/CustomFormats.htm.

Tìm giá trị gốc: Bạn thay đổi giá trị của ô kết quả và muốn tìm ra giá trị mới cho một ô có ảnh hưởng đến kết quả đó, hãy sử dụng tính năng Goal Seek. Mở bảng tính có liên quan, chọn ô cần thay đổi, và chọn Tools -> Goal Seek. Nhập giá trị cuối cùng vào mục "To Value" và vị trí ô cần thay đổi vào mục "By changing cell" và ấn . Nếu tồn tại giải pháp, Goal Seek sẽ hiển thị kết quả và bạn nhấn OK để chấp nhận hoặc Cancel để từ chối. Nếu chấp nhận, giá trị ngay lập tức sẽ được cập nhật.

Hiển thị Excel như PowerPoint: Bạn không cần phải lệ thuộc vào PowerPoint để trình chiếu các bảng tính của mình. Tính năng View của Excel có khả năng hiển thị rất hiệu quả. Nếu bạn muốn phóng lên một bảng tính với 5 cột, hãy chọn View -> Zoom, trong hộp thoại vừa xuất hiện chọn tiếp Fit selection. Để lưu lại cách hiển thị này, chọn View -> Custom View, nhấn nút Add, nhập vào tên và ấn . Để sử dụng lại, chọn View -> Custom View, chọn tên cách hiển thị từ danh sách và nhấn Show.

Chia sẻ PivotTable: Tính năng PivotTable của Excel thường được doanh nghiệp sử dụng để tổng hợp các dữ liệu quan trọng, vì thế cần thận trọng trong việc chia sẻ. Một giải pháp đơn giản là tách rời phần PivotTable với lớp dữ liệu bên dưới. Để thực hiện điều này, nhấn phải chuột lên sheet chứa PivotTable cần chia sẻ, chọn Move or Copy. Trong trình đơn thả xuống To book, chọn (new book) và nhấn OK. Excel sẽ chuyển sheet này sang một vùng làm việc (workbook) mới. Sau đó, bạn hãy lưu lại workbook này với một tên tập tin khác.

Microsoft PowerPoint 2003

Giảm kích thước tập tin: Người dùng dễ dàng nhận thấy các tập tin PowerPoint thường có kích thước lớn và phình ra nhanh. Để giảm kích thước tập tin, chọn Tools -> Options, nhấn vào thẻ Save và bỏ tùy chọn Allow fast saves. Một cách làm khác là sử dụng các tùy chọn từ trình đơn Insert thay vì thực hiện kéo thả hình ảnh, âm thanh và các tập tin khác từ Windows Explorer vào slide trong PowerPoint.

Tạo slide từ Word: Trước khi tạo một tập tin trình diễn trong PowerPoint, hãy xây dựng "sườn bài" từ Word. Chỉ nên dùng vài kiểu định dạng cho văn bản và chuyển tập tin này sang PowerPoint bằng cách chọn File -> Send to -> Microsoft Office PowerPoint. Bất kỳ đoạn văn bản Word nào được đánh dấu Heading 1 sẽ trở thành tiêu đề của slide trong PowerPoint, văn bản dạng Heading 2 trở thành bullet chính, Heading 3 trở thành bullet cấp 2... (Bạn có thể thiết lập kiểu định dạng văn bản trong Word bằng cách nhấn Format -> Styles and Formating hay chọn từ trình đơn thả xuống Style trên thanh công cụ). Ngoài ra, khi chuyển nội dung từ Word sang PowerPoint, bạn có thể cần phải sử dụng thao tác Edit -> Copy và Edit -> Paste Special cho các đối tượng như bảng biểu, biểu đồ, hình vẽ...

Hình 5: Tính năng Select Multiple Objects cho phép dễ dàng chọn tất cả đối tượng trong một slide của PowerPoint

Nhìn mọi thứ cùng lúc: Công cụ Select Multiple Objects của PowerPoint sẽ là "vô giá” khi bạn cần chọn các đối tượng bị giấu đi bởi những đối tượng khác trong một slide. Để bổ sung công cụ này, chọn Tools -> Customize -> Commands, chọn Drawing trong mục Categories, kéo Multiple Objects lên thanh công cụ và sau đó là nhấn Close.

Chọn biểu tượng Select Multiple Objects vừa bổ sung, một cửa sổ sẽ xuất hiện để liệt kê tất cả đối tượng có trong slide đó và bạn chỉ cần đánh dấu vào hộp thoại cạnh đối tượng cần chọn, sau cùng là nhấn OK.

Sau khi chèn các đối tượng vào một bài trình diễn, hãy nhấn đúp chuột vào đối tượng và nhập vào văn bản mô tả trong thẻ Web. Thông tin này sẽ xuất hiện khi bạn sử dụng công cụ Select Multiple Objects – thuận tiện để nhận diện đối tượng.

Thiết lập biểu đồ theo ý riêng: PowerPoint đi kèm nhiều loại biểu đồ (chart) nhưng bạn cũng có thể tự tạo nhiều loại biểu đồ có khả năng sử dụng lại nhiều lần. Nhấn đúp chuột vào một biểu đồ trong bài trình diễn, chọn Chart -> Chart Type -> Custom Type. Nhấn chuột vào tùy chọn User defined và kế đến là nút Add. Nhập vào tên và phần mô tả, nhấn OK để bổ sung biểu đồ này vào danh sách.

Dù vậy, các biểu đồ do người dùng tạo sẽ không giữ lại những thay đổi trên bảng màu chuẩn của PowerPoint, cũng như không "di cư” theo các bài trình diễn hay mẫu định sẵn (template). Nếu bạn muốn chia sẻ các biểu đồ do mình tạo với bạn bè, hãy tìm tập tin GRUSRGAL.GRA (thường là ở thư mục C:\Documents and Settings\userprofile\Application Data\Microsoft\Graph), gửi tập tin này cho họ và yêu cầu họ thay thế tập tin này.

Hình 6: Tạo một biểu đồ tùy ý trong PowerPoint

Thay đổi hiệu ứng: PowerPoint có cung cấp hiệu ứng động tên gọi Grow/Shrink nhưng lại không hỗ trợ tính năng làm trễ (delay). Vì thế nếu muốn phóng to một ảnh, làm xuất hiện vài đoạn văn bản trên đó, rồi lại thu nhỏ chính ảnh này, tính năng Shrink sẽ không thể đáp ứng yêu cầu của bạn.

Cách khắc phục là tạo ra hiệu ứng cho mỗi giai đoạn. Nhấn phải chuột vào ảnh trên slide và chọn Custom Animation, nhấn vào nút Add Effect ở khung cửa sổ bên phải, chọn Emphasis -> Grow/Shrink, hãy để nguyên giá trị mặc định 150% ở trình đơn thả xuống Size. Tiếp đến, bổ sung hiệu ứng cho văn bản. Cuối cùng, chọn lại ảnh này, nhấn Emphasis -> Grow/Shrink, nhập vào giá trị 66.7 vào mục Size, và sau đó ấn . Lưu ý, để xác định giá trị cần thu nhỏ cho một đối tượng, sử dụng công thức (%gốc/%tăng)x100. Trong ví dụ ở trên, (100/150)x100=66.7%.

Microsoft Outlook 2003

CẨN THẬN VỚI BẢN BETA

Đừng bao giờ tải về và cài đặt bản thử nghiệm Beta của những phần mềm mà bạn chưa tin tưởng. Hãy đảm bảo dữ liệu đã được sao lưu và tính năng System Restore của Windows đang ở trạng thái "sẵn sàng". Ngoài ra, bạn cần đọc kỹ thỏa thuận bản quyền (end-user license agreement – EULA) của phần mềm, vì biết đâu trong đó sẽ đề cập đến việc hạn chế khả năng sử dụng, có phần mềm quảng cáo hay phần mềm gián điệp đi kèm, hay thậm chí yêu cầu bạn phải tạo các báo cáo. Bạn cũng đừng bao giờ cho phép trình duyệt tự động giải nén các tập tin được tải về. Đây là một cách thông dụng để phát tán virus. Hãy sử dụng phần mềm diệt virus kiểm tra các tập tin này trước khi giải nén chúng một cách thủ công.

Xem nhanh tiêu đề thư: Trong nhiều trường hợp, bạn muốn xem qua tiêu đề của tất cả thư nhận được để xác định đâu là thư rác và đâu là thư đúng mục đích. Để yêu cầu Outlook cung cấp cho bạn một màn hình lớn hiển thị tất cả thư nhận được và chính bạn sẽ quyết định nên tải thư nào về, chọn Tools -> Options -> Mail Setup -> Send/Receive, chọn All Accounts, và nhấn vào nút Edit. Tiếp đến, chọn Download complete item including attachments, và đánh dấu vào mục Download only headers for items larger than. Sau đó, đặt một giá trị cho dung lượng thư (mặc định là 50KB), và nhấn OK -> Close -> OK. Từ đây, khi nhận được một thư có dung lượng lớn hơn giá trị mà bạn đã đặt, Outlook sẽ chỉ tải về tiêu đề của thư này.

Kiểm soát việc xác nhận đã đọc thư: Outlook cho phép bạn giới hạn tính năng yêu cầu gửi trả xác nhận đã đọc thư đối với những địa chỉ được chỉ định. Để tạo danh sách này, chọn Tools -> Rules and Alerts, nhấn vào nút New Rule, Chọn Start from a blank rule, chọn Check messages after sending, và nhấn Next. Tiếp đến, đánh dấu vào mục sent to people or distributed list trong danh sách. Ở khung cửa sổ phía dưới, nhấn chuột vào liên kết People or distributed list vừa xuất hiện. Lúc này, bạn chỉ cần chọn những địa chỉ mà bạn muốn nhận được email kèm theo yêu cầu gửi xác nhận đã đọc. Khi đã chọn xong, nhấn Next hai lần. Nhập vào tên cho luật (rule) vừa tạo vào mục Step 1 và hoàn tất công việc bằng cách nhấn Finish -> OK.

Hình 7: Hướng dẫn Outlook chỉ tải về phần tiêu đề đối với những thư có tập tin đính kèm quá lớn

Hình 8: Thiết lập Outlook yêu cầu người nhận email gửi trả thông báo xác nhận đã đọc

Microsoft Internet Explorer 6

Bổ sung tính năng duyệt thẻ: Trình duyệt Internet Explorer (IE) phiên bản 6.0 hiện nay không hỗ trợ tính năng mở cùng lúc nhiều trang web trong cùng một cửa sổ, hay còn gọi là tính năng duyệt web dạng thẻ (tab). Tuy nhiên, bạn có thể bổ sung tính năng này cho IE 6 với trình duyệt miễn phí Maxthon (www.maxthon.com). Bên cạnh khả năng duyệt web dạng thẻ, Maxthon cho phép bạn thực hiện các tác vụ thông dụng bằng cách di chuyển chuột. Maxthon cũng có khả năng ngăn chặn các cửa sổ quảng cáo, xóa các dấu vết trình duyệt, cung cấp tiện ích đọc tin RSS và nhiều tính năng khác. Đặc biệt, Maxthon có khả năng tự động đồng bộ danh sách các trang web thường truy xuất (Favorite) từ IE.

Tìm nhanh website: Danh sách các trang web thường truy xuất quá dài nên việc tìm kiếm sẽ gặp nhiều khó khăn. Hãy sử dụng tiện ích bổ sung miễn phí Favorites Search của DzSoft. Một khi đã được cài đặt, một biểu tượng mới sẽ xuất hiện trên thanh công cụ của IE. Nhấn vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy xuất hiện một hộp thoại tìm kiếm, hãy nhập vào một từ khóa và Favorites Search sẽ liệt kê các trang web liên quan. Bạn có thể tìm theo tên hay địa chỉ của một trang web cũng như thiết lập tính năng tạo thư mục Last Items Found lưu các kết quả tìm kiếm gần đây nhất (mục này xuất hiện trong Favorites của trình duyệt). Lưu ý, chương trình phòng chống virus trên máy tính của bạn có thể cảnh báo một thành phần nào đó của trình duyệt, nhưng trong trường hợp này, đây không phải là một nguy cơ bảo mật.

Duyệt web theo cách riêng: Bạn có thể khởi chạy IE từ cửa sổ Start -> Run của Windows bằng cách sử dụng nhiều cú pháp lệnh khác nhau. Ví dụ, gõ vào lệnh iexplore –e, và IE sẽ khởi chạy với 1 cửa sổ Windows Explorer ở khung cửa sổ bên trái. Với lệnh iexplorer –k, IE sẽ xuất hiện ở chế độ toàn màn hình mà không có thanh địa chỉ và thanh công cụ... lưu ý, bạn cần đặt địa chỉ trang web mặc định trước khi sử dụng cú pháp này nếu không bạn sẽ chỉ thấy màn hình trắng (để đóng cửa sổ này, bạn ấn tổ hợp phím -). Nếu bạn gõ lệnh iexplore –nohome, IE sẽ khởi chạy với một màn hình trắng. Ngoài ra, bạn cũng có thể kết hợp lệnh trên để mở một trang web ở chế độ toàn màn hình, ví dụ như iexplore –k www.quantrimang.com.

In không kèm ảnh: Khi bạn in một trang web từ IE, bạn thường quan tâm đến văn bản nhiều hơn là hình ảnh và quảng cáo. Nếu một website có một liên kết "printer-friendly", bạn không cần phải lo lắng về điều này. Nếu không, hãy yêu cầu IE chỉ in phần văn bản (không in hình ảnh).

Mở Notepad và nhập vào nội dung sau:

IMG { display: none !important;}

Download: NoImages.css [right-click and select: Save Target As]

Sau đó, lưu lại tập tin này với tên Imagesoff.css. Khi bạn đã sẵn sàng cho việc in, chọn Tools -> Internet Options, nhấn vào nút Accessibility, và chọn Format documents using my style sheet. Nhấn vào nút Browse, tìm và chọn tập tin Imagesoff.css, nhấn Open, và rồi là nhấn OK hai lần. IE sẽ ngừng hiển thị hầu hết (chứ không phải là tất cả) các hình ảnh. Nếu sau khi in xong, bạn muốn IE hiển thị lại các hình ảnh, thực hiện lại các bước trên và bỏ tùy chọn Format documents.

Luôn hiển thị cửa sổ với kích thước đầy đủ: Thỉnh thoảng, khi nhấn phải chuột vào một liên kết và chọn Open in New Windows, bạn sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ có kích thước chỉ bằng nửa so với bình thường. Để hiển thị cửa sổ này ở kích thước đầy đủ, bạn cần "huấn luyện" cho IE một số thủ thuật sau. Hãy đóng tất cả cửa sổ IE và chỉ để lại 1 cửa sổ. Nhấn phải chuột lên bất kỳ liên kết nào và chọn Open in New Windows. Đóng cửa sổ IE gốc lại và mở rộng kích thước cửa sổ IE còn lại cho đến mức tối đa (lưu ý là không nhấn chuột vào nút Maximize để thực hiện điều này). Sau đó, giữ Ctrl và nhấn chuột vào dấu X ở góc trên bên phải cửa sổ để đóng IE. Từ đây trở đi, IE sẽ mở một trang web mới ở kích thước đầy đủ.

Hình 9: Maxthon cho phép duyệt web dạng thẻ

Nhập địa chỉ nhanh: Thủ thuật sau sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi nhập các địa chỉ có mở đầu là "www." và kết thúc là ".com". Trước hết, chuyển con trỏ đến thanh địa chỉ bằng cách ấn -. Kế đến, nhập vào địa chỉ trung tâm (ví dụ pcworld) và ấn -, địa chỉ sẽ được tự động chuyển thành , và bạn chỉ cần ấn để bắt đầu. (Lưu ý: thủ thuật này cũng có thể áp dụng cho Firefox).

Thiết kế thanh công cụ riêng: Bạn bổ sung một ảnh .bmp vào nền của thanh công cụ của IE. Quá đơn giản. Nếu ảnh này quá nhỏ, IE sẽ tự động phóng to giúp bạn (tuy nhiên, kích thước tối thiểu phải là 10x10). Các bước thực hiện như sau: mở tiện ích chỉnh sửa Registry bằng cách chọn Start -> Run, gõ vào lệnh regedit và ấn . Tìm và chọn mục HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Explorer\Toolbar trong khung cửa sổ bên trái, sau đó nhấn phải chuột lên cửa sổ bên phải. Chọn New -> String Value và đặt tên là BackBitmapIE5. Nhấn đúp chuột lên khóa mới này, trong hộp thoại Value data, nhập vào đường dẫn tập tin .bmp mà bạn cần sử dụng làm hình nền cho thanh công cụ, ấn để kết thúc. Thoát khỏi Registry và đóng IE. Lần sau, khi mở lại IE, bạn sẽ thấy thanh công cụ xuất hiện cùng hình nền mà bạn vừa đặt. Để loại bỏ hình nền này, bạn chỉ cần xóa khóa BackBitmapIE5.

Hình 10: Thay đổi hình nền cho thanh công cụ của IE.

Mozilla Firefox 1.5

Hình 11: Thay đổi trang web mặc định khi nhấn vào biểu tượng "throbber".

Dùng IE trong Firefox: Một vài website chỉ làm việc khi được xem bằng trình duyệt IE, trong đó có cả trang web Windows Update của Microsoft. Tiện ích bổ sung IE Tab cho phép bạn chạy IE ngay trong trình duyệt Firefox. Khi bạn truy xuất một trang web yêu cầu IE, tiện ích bổ sung sẽ kích hoạt engine "giả dạng" IE và bắt đầu công việc. Nếu IE Tab không hoạt động, bạn hãy nhấn chuột phải lên trang web đó và chọn View Page in IE Tab. Thậm chí, bạn còn có thể chỉ định các website cần mở với IE trong Firefox bằng cách: chọn Tools -> IE Tab Options, nhấn vào thẻ Sites Filter, nhập vào các địa chỉ, nhấn Add và rồi OK để kết thúc.

Khởi động Firefox trong an toàn: Thỉnh thoảng, Firefox cũng gặp trục trặc với các tiện ích bổ sung (extension) hay chế độ hiển thị (theme). Giống Windows XP, Firefox có một chế độ an toàn (Safe Mode) để chạy trình duyệt này mà không kèm bất kỳ tiện ích bổ sung hay cài đặt riêng nào. Trước hết, đóng tất cả cửa sổ Firefox đang mở. Nhấn Start -> Run, gõ vào lệnh Firefox.exe –safe-mode và ấn . Một hộp thoại xuất hiện, cho phép bạn reset thanh công cụ, danh sách website thường truy xuất và thiết lập người dùng khác. Khi đã chọn lựa xong, nhấn Continue in Safe Mode.

Thay đổi trang "throbber": Biểu tượng nhỏ dạng vòng ở góc trên bên phải Firefox (xoay khi trình duyệt đang làm việc) được gọi là "throbber". Khi nhấn chuột vào biểu tượng này, bạn sẽ được chuyển đến website "Welcome to Firefox". Nhưng bạn có thể chuyển "throbber" sang một website khác: nhập lệnh about:config trong thanh địa chỉ và ấn . Nhập giá trị browser.throbber.url vào hộp thoại Filter, và rồi nhấn đúp chuột vào mục này trong danh sách bên dưới. Trong hộp thoại "Enter string value", nhập vào địa chỉ URL mà bạn muốn, sau đó ấn hay nhấn OK để kết thúc.

Khôi phục Firefox: Khi Firefox gặp sự cố, bạn phải khởi động lại trình duyệt và mở lại các thẻ – thật phức tạp. Tiện ích bổ sung miễn phí Tab Mix Plus cung cấp nhiều công cụ điều khiển hữu ích. Một khi đã cài đặt xong, khi Firefox "ngã ngựa", bạn chỉ cần khởi động lại trình duyệt và chọn Tools -> Session Manager -> Last Session. Thậm chí tính năng Session Manager còn có khả năng ghi nhớ tất cả các thẻ đã đóng, giúp bạn nhanh chóng mở lại chúng.

Adobe Elements 4 & Photoshop cs2

Thao tác nhanh: Dù có tốc độ xử lý khá nhanh nhưng Elements sẽ còn nhanh hơn nữa nếu bạn sử dụng tiện ích này đúng cách. Khi mở Elements, hãy tắt đi màn hình Welcome và việc này có thể giảm từ 10 đến 20 giây của thời gian khởi động. Ở góc dưới bên trái màn hình Welcome, nhấn Start Up In trong trình đơn thả xuống, chọn Editor, sau đó đóng màn hình Welcome. Một cách khác để tiết kiệm thời gian là: ấn -J để tạo một bản sao cho lớp hiện tại, và ấn ---E để chép toàn bộ hình ảnh trong lớp hiện tại sang một lớp mới.

Hình 12: Cân bằng màu cho các đối tượng trong Photoshop CS2.

Cân bằng màu: Elements thiếu tính năng cân bằng màu (Color Balance) mà Photoshop đã có từ lâu. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Levels để thay thế. Mở ảnh cần chỉnh và chọn Enhance -> Adjust Lightning -> Levels (hay ấn -L). Chọn Red (đỏ), Green (xanh lá) hay Blue (xanh dương) từ trình đơn thả xuống Channel, sau đó di chuyển thanh trượt bên dưới. Kênh Red dùng để cân bằng màu đỏ và màu lục lam (cyan); kênh Green dành cho màu xanh lá và màu đỏ đậm (magenta); và kênh Blue dành cho màu xanh dương và màu vàng.

Tự động Photoshop CS2: Khả năng ghi và thực hiện lại theo các bước định sẵn chính là sức mạnh của tính năng Actions. Công cụ này giúp tiết kiệm thời gian nhờ khả năng kích hoạt bằng phím tắt. Ấn - để mở bảng Actions, nhấn vào nút Create new set và đặt tên cho tập thao tác chuẩn bị thiết lập. Sau đó, nhấn vào nút Create a new action bên cạnh, đặt tên và gán tổ hợp phím tắt (ví dụ -) và nhấn vào nút Record. Sau đó, lần lượt thực hiện các thao tác và nhấn vào nút Stop khi hoàn tất. Lần sau, mỗi khi cần sử dụng công cụ tự tạo này, bạn chỉ cần ấn -.

Chia sẻ hình ảnh: Nếu bạn muốn chia sẻ hình ảnh nhưng thiếu kỹ năng để tạo riêng một website, hãy nghĩ đến tính năng Web Photo Gallery. Photoshop CS2 có thể tạo nhanh nhiều thư viện hình ảnh. Trong CS, mở trình đơn File -> Automate -> Web Photo Gallery, chọn một template từ trình đơn thả xuống Styles, chọn Banner trong trình đơn thả xuống Options, và đặt tựa trong mục Site Name. Sau đó, bạn xác định thư mục chứa hình ảnh mà mình muốn sử dụng, đặt kích thước cho chúng, chọn một thư mục để chứa các tập tin HTML và những tập tin khác. Nhấn OK, và Photoshop sẽ xử lý các hình ảnh và tạo ra những trang web.

Tạo tập tin PDF kích thước nhỏ: Để tạo tập tin PDF với kích thước nhỏ cho một ảnh, bạn đừng thực hiện lệnh "in" ảnh từ Photoshop sang PDF, hay lưu tập tin này ở định dạng Photoshop PDF. Thay vào đó, hãy lưu ảnh này ở định dạng EPS. Sau đó, chọn Image -> Mode -> CMYK và lưu lại ảnh này với một tên tập tin khác (cũng ở định dạng EPS). Thoát khỏi Photoshop, chạy tiện ích Acrobat Distiller, và rồi mở tập tin EPS thứ hai. Khi công việc hoàn tất, bạn sẽ có một tập tin PDF với kích thước nhỏ gọn như mong muốn.

Adobe Acrobat 7

Hiển thị chú thích: Gói phần mềm Acrobat đầy đủ cho phép bạn dễ dàng thêm chú thích vào tập tin PDF. Nhấn chuột vào biểu tượng thanh công cụ Comment & Markup, chọn Add a Note. Nếu gặp tình trạng Acrobat đẩy phần chú thích qua hơn phân nửa màn hình, khắc phục như sau: Chọn Edit -> Preferences, đánh dấu mục Commenting trong danh sách Categories và bỏ tùy chọn Create new pop-ups aligned to the edge of the document.

Hình 13: Tùy biến tập tin PDF để in nhanh hơn

Giấu chú thích: Tính năng chú thích của Acrobat xem ra rất thuận tiện, tuy nhiên nếu có quá nhiều ghi chú đính kèm thì chắc chắn bạn sẽ cảm giác không thoải mái khi xem tài liệu này. Để tạm thời che giấu chúng (chỉ khi bạn sử dụng phiên bản Acrobat đầy đủ chứ không phải Acrobat Reader), bạn chọn Commentsm -> Show Comments & Markup -> Hide All Comments. Nếu thanh công cụ Comments được hiển thị, hãy chọn Show -> Hide All Comments.

Sử dụng Acrobat theo ý riêng: Khi bạn "in" một tập tin sang dạng PDF, Acrobat mặc định sử dụng các thiết lập chuẩn. Để tạo cài đặt riêng: Trong hộp thoại lệnh in của bất cứ ứng dụng nào, chọn PDF Printer (hay Adobe PDF) như thiết bị xuất và nhấn vào nút Properties. Sau đó, chọn thẻ Adobe PDF Settings, nhấn vào nút Edit ở trên phải mục Default Settings. Khi này, bạn có thể tạo cài đặt cho riêng mình.

Để in trực tiếp từ màn hình nhanh hơn, nhấn vào General, thay đổi giá trị mục Resolution từ 600 xuống còn 300. Để màn hình của tập tin PDF nhỏ hơn, chọn Images. Ở mục Color Images và Grayscale, đổi giá trị Downsample thành 100 pixels per inch. Ở mục Monochrome Images, nhập vào giá trị 300pixels. Cuối cùng, nhấn vào nút Save as và đặt tên cho những thiết lập vừa tạo.

Đổi hình dáng: Bạn tự hỏi tại sao tập tin PDF của một trang web không giống như một trang web thông thường? Có lẽ do trang web không cho phép Acrobat tải lên các font riêng, hoặc cũng có thể Acrobat không cố gắng thực hiện điều này. Để thay đổi cách hành xử này, mở Acrobat, nhấn vào nút Create PDF và chọn From Web Page. Kế đến, nhấn vào nút Settings, trong mục File Type Settings chọn HTML và nhấn tiếp vào nút Settings. Trong thẻ Fonts and Encoding, đánh dấu mục Embed Platform Fonts When Possible. Nhấn OK hai lần và quay trở lại màn hình Create PDF from Web Page, nhấn Create.

Symantec norton Antivirus 2006

Kiểm tra nhanh: Bạn nên nhớ đừng bao giờ thực hiện quét virus hệ thống trong khi đang truyền phát (streaming) nhạc hay các tập tin kích thước lớn khác từ Internet, cũng như trong khi đang chạy bất kỳ ứng dụng có truy xuất đĩa cứng. Nếu đang sử dụng một phần mềm tường lửa hiệu quả, bạn có thể vô hiệu hóa tính năng Auto-Protect của NAV khi không sử dụng Internet hay bất kỳ mạng nào khác (kể cả tiện ích email). Hãy luôn nhớ kiểm tra virus bất kỳ tập tin nào được tải về trước khi mở chúng và sau khi bạn cập nhật chương trình quét virus của mình. Nếu tính năng LiveUpdate của Norton đang chạy quá chậm, hãy tải về bản cập nhật mới nhất.

Tích hợp mọi thứ: Nếu bạn đã cài đặt NAV vào một máy tính được bảo vệ bởi chương trình tường lửa ZoneAlarm Internet Security (có riêng một công cụ phòng chống virus), NAV sẽ buộc bạn phải gỡ bỏ cài đặt ZoneAlarm. Hãy từ chối điều này và nhấn vào nút Next để NAV hoàn tất việc cài đặt. Khi máy tính khởi động lại, bạn sẽ nhận thấy tính năng phòng chống virus của ZoneAlarm đã được khóa lại. Tuy nhiên, việc chuyển qua lại giữa 2 tiện ích này có thể được thực hiện dễ dàng: trong NAV, chọn Options -> Norton AntiVirus, bỏ chọn tất cả các mục để vô hiệu hóa NAV và kết thúc bằng cách khởi động lại máy. Một cửa sổ thông báo sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn xác nhận có muốn kích hoạt tính năng quét virus của ZoneAlarm không. (Nếu không thấy thông báo này, bạn hãy nhấn vào biểu tượng ZoneAlarm trên khay hệ thống và thủ công kích hoạt tính năng kiểm tra virus và tường lửa). Bạn có thể làm ngược lại các bước trên để kích hoạt tính năng quét virus của NAV.

Tắt khi không cần thiết: Nếu đang sử dụng các dịch vụ email trên nền web (Webmail) như Yahoo Mail hay GMail (không phải thông qua Outlook, Mozilla Thunderbird hoặc bất kỳ tiện ích gửi nhận thư điện tử khác), bạn có thể yên tâm tắt tính năng tự động kiểm tra virus cho email: nhấn Options -> Norton AntiVirus, chọn Email trong cửa sổ bên trái và bỏ chọn mục Scan incoming Email và Scan outgoing Email.

Zone labs Zonealarm

Hình 14: Thiết lập tùy chọn để chuyển đổi tính năng quét virus trong email giữa Norton AV và ZoneAlarm Internet Security.

Sử dụng ở mọi nơi: Nếu thường xuyên làm việc di động, hãy cấu hình ZoneAlarm trên máy tính xách tay của bạn hỗ trợ tất cả tầm địa chỉ mạng (cũng như subnet) mà bạn muốn phần mềm tường lửa này chấp nhận. Mạng tại công ty hay gia đình có thể được quy vào nhóm an toàn (trusted zone). Ngược lại, bạn có thể chỉ dẫn cho ZoneAlarm nhận biết những mạng làm việc mới và không rõ tên tuổi để cảnh báo mỗi khi bạn cố truy xuất vào chúng. Tùy trường hợp, bạn có thể chấp nhận, hoặc gán thuộc tính cho chúng như Trusted (An toàn), Internet (mạng Internet) hay Blocked (cần ngăn chặn).

Thay đổi nguy cơ tấn công máy tính: ZoneAlarm là phần mềm tường lửa được đánh giá cao nhưng không thể cung cấp cho bạn nhiều chi tiết về người dùng nào cố gắng xâm nhập vào máy tính, các báo cáo cụ thể về những hành động bất hợp pháp này. Để khắc phục khiếm khuyết này, hãy bổ sung tiện ích miễn phí VisualZone. Tiện ích này có khả năng thực hiện "dò vết" để cố gắng tìm ra các địa chỉ IP, địa chỉ vật lý và nhà cung cấp ISP tin cậy. Chỉ qua một cú nhấn chuột, bạn có thể báo cáo về việc xâm nhập đến dịch vụ theo dõi các mối nguy hiểm DShield thuộc SANS Internet Storm Center.

Hiện nay có rất nhiều chương trình ứng dụng trực tuyến của nhiều hãng nổi tiếng, bạn có thể tham khảo bài viết Google vẫn là ông vua Ajax? và Cuộc chạy đua của Microsoft Office Live Basics và Google Apps For Your Domain để biết thêm một số chương trình hữu ích đó.

Hồng Vy
PC World Mỹ 9/2006