Chuyển email tự động vào một thư mục trong Outlook

Việc tạo ra các rule - quy tắc trong Microsoft Outlook để lưu trữ tất cả các thư từ một địa chỉ vào thư mục cụ thể là việc rất dễ dàng. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sắp xếp hộp thư inbox của mình một cách gọn gàng sạch đẹp, tất cả các thư sẽ được lưu trữ có tổ chức giúp cho thời gian làm việc trên Outlook của bạn đạt hiệu quả tốt nhất.

Vậy cách làm thế nào? Ở bài viết này Quantrimang.com sẽ hướng dẫn bạn cách tự động chuyển email gửi tới vào một thư mục trong Outlook. Mời bạn đọc theo dõi.

Chú ý: Bài viết áp dụng với hầu hết các phiên bản: Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007, Outlook Office 365 và Outlook trên web. Bản dành cho Mac cũng tương tự nhưng có đôi chút khác biệt.

Cách chuyển tiếp email đến thư mục trong Outlook

Để chuyển email đến một thư mục cụ thể, bạn làm như sau:

Bước 1: Mở email từ người gửi bạn muốn cài đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể.

Mở email Outlook từ người gửi bạn muốn di chuyển đến folder riêng biệt
Mở email Outlook từ người gửi bạn muốn di chuyển đến folder riêng biệt

Bước 2: Ở tab Message, click chọn Rules > Create Rule.

Click chọn Rules > Create Rule trên tab Message trong mail lựa chọn
Click chọn Rules > Create Rule trên tab Message trong mail lựa chọn

Với Outlook 2010 và 2007 thì nhấn chuột phải lên email bạn muốn đặt di chuyển tự động đến thư mục cụ thể và chọn Create Rule.

Create Rule trên Outlook 2010 và 2007
Create Rule trên Outlook 2010 và 2007

Bước 3: Trong hộp thoại Create Rule mở ra, bạn tích chọn ô From [Người gửi]Move the item to folder.

Chọn người gửi cố định muốn chuyển toàn bộ mail sang folder riêng biệt
Chọn người gửi cố định muốn chuyển toàn bộ mail sang folder riêng biệt

Thao tác này sẽ đánh dấu việc từ sau này, các thư được gửi từ [Người gửi] sẽ chuyển trực tiếp vào một thư mục sẽ tạo ở bước sau.

Bước 4: Sau khi tích mục Move the item to folder, hộp thoại Rules and Alerts sẽ được hiển thị, bạn chọn thư mục để lưu trữ mail từ [Người gửi].

Nếu muốn tạo folder mới, chọn New, nhập tên cho thư mục trên cửa sổ Create New Folder và chọn OK.

Tạo thư mục lưu trữ email trên Outlook
Tạo thư mục lưu trữ email trên Outlook

Bước 5: Nhấn OK trong cửa sổ Create Rule sau đó OK trên hộp thoại xác nhận sau. Tất cả đã hoàn tất, bây giờ tất cả các email được gửi từ [Người gửi] sẽ được chuyển đến một thư mục cụ thể đúng như mong muốn của bạn.

Cách chuyển email vào folder trong Outlook trên web

Bước 1: Đăng nhập tài khoản tại Outlook.com và chọn Thiết đặt (biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải). Outlook trên web giờ có Tiếng Việt nên bạn sẽ rất dễ dàng thao tác.

Mở cài đặt Outlook trên web sau khi đăng nhập
Mở cài đặt Outlook trên web sau khi đăng nhập

Bước 2: Chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View all Outlook settings)

Mở tất cả cài đặt Outlook để tùy chỉnh chuyển email tự động vào một thư mục
Mở tất cả cài đặt Outlook để tùy chỉnh chuyển email tự động vào một thư mục

Bước 3: Trong cửa sổ Thiết đặt (Settings) hiển thị, bạn chọn Thư (Mail) > Quy tắc (Rules) > Thêm quy tắc mới (Add new rule).

Thêm quy tắc mới trong Thiết đặt > Thư > Quy tắc
Thêm quy tắc mới trong Thiết đặt > Thư > Quy tắc

Bước 4: Nhập tên cho thư mục mới trên giao diện Quy tắc (Rules).

Bước 5: Ở phần Thêm điều kiện (Add a condition), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn điều kiện (Choose a condition) và chọn điều kiện bạn cần.

Ở đây Quantrimang.com chọn điều kiện là thư gửi từ một người cụ thể, nên sẽ click vào Từ (From) rồi nhập địa chỉ người gửi ở ô bên cạnh.

Thêm điều kiện và địa chỉ người gửi sẽ tự động thêm mail vào thư mục mới
Thêm điều kiện và địa chỉ người gửi sẽ tự động thêm mail vào thư mục mới

Có thể đặt nhiều điều kiện lồng nhau ở bước này nếu bạn muốn

Bước 6: Ở phần Thêm hành động (Add an action), nhấn vào mũi tên chỉ xuống của Chọn hành động (Choose an action) rồi chọn Di chuyển tới (Move to), sau đó thêm thư mục đích để lưu trữ mail theo điều kiện vào ô bên cạnh.

Thêm hành động di chuyển thư tới folder mới trong Outlook
Thêm hành động di chuyển thư tới folder mới trong Outlook

Bước 7: Chọn Lưu (Save). Email đến từ người gửi đó sẽ tự động chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

Đây là một trong nhiều rules rất hữu ích giúp bạn sắp xếp Outlook ngăn nắp gọn gàng và quan trọng là nó cực kì dễ thực hiện. Bạn hãy thử xem nhé!

Chúc bạn thành công!

Thứ Bảy, 16/11/2019 08:56
4,316 👨 115.441
0 Bình luận
Sắp xếp theo