Muốn tăng năng suất làm việc cả ngày, hãy giữ tâm trạng vui vẻ trước khi đến văn phòng

Chuyên gia khẳng định thế!

Bạn đã bao giờ nghĩ về điều gì xảy ra với nhân viên của mình ngay trước khi đến văn phòng chưa? Thi thoảng, chúng ta thức dậy trong trạng thái không ổn định, khó chịu và thấy thật khó khăn để lấy lại tinh thần. Lại có lúc, chúng ta ra khỏi giường với tâm trạng tuyệt vời nhưng trên đường đi làm lại gặp phải một chuyện khủng khiếp nào đó hay vô tình vướng phải một trận cãi vã không đáng có với một người xấu tính ngay chỗ gần văn phòng và thế là, ngày hôm đó của bạn trở nên rất tồi tệ.

Cùng với Steffanie Wilk – trợ lý giáo sư tại trường cao đẳng kinh doanh Fisher thuộc Đại học bang Ohio, chúng tôi đã thực hiện một nghiên cứu và nhận thấy rằng tâm trạng của một người vào buổi sáng sớm có thể gây ra tác động kéo dài hơn bạn nghĩ và có ảnh hưởng rất quan trọng tới năng suất làm việc.

Đi làm buổi sáng

Trong nghiên cứu có tên "Waking Up On The Right Or Wrong Side Of The Bed: Start-Of-Workday Mood, Work Events, Employee Affect, And Performance" (Tạm dịch: Thức dậy với tâm trạng thoải mái hay khó chịu: Tâm trạng đầu ngày làm việc, các sự kiện, tác động tới nhân viên và hiệu quả) chúng tôi đã tiến hành theo dõi các nhân viên đại diện dịch vụ khách hàng (Customer Service Representatives – CSR) tại trung tâm chăm sóc khách hàng của một công ty bảo hiểm trong nhiều tuần. Chúng tôi cũng tiến hành gửi các phiếu điều tra ngắn định kỳ cho các CSR trong suốt cả ngày và tiến hành tìm hiểu tâm trạng của họ khi đến văn phòng vào đầu giờ sáng, quan sát cách họ nhìn nhận các tình huống công việc như cách tương tác với khách hàng và tâm trạng của họ trong khoảng thời gian còn lại ở văn phòng sau khi thực hiện những hành vi đó. Để có kết quả chính xác hơn, các chỉ số đo lường hiệu suất làm việc chi tiết của công ty cũng được đưa vào nghiên cứu để điều tra về mối quan hệ giữa tâm trạng tại nơi làm việc và năng suất trong công việc.

Kết quả nghiên cứu cho thấy CSR thay đổi tâm trạng đầu giờ làm việc từ ngày này sang ngày khác. Tuy nhiên, những người bắt đầu một ngày với sự hạnh phúc hoặc điềm tĩnh thường duy trì được tâm trạng này trong suốt cả ngày và việc tương tác với khách hàng có xu hướng sẽ giúp họ cảm thấy tốt lên. Ngược lại, đa phần, những ai đến văn phòng vào buổi sáng với cảm xúc khó chịu, tồi tệ thì thực tế, họ không thể nào thoát ra được tâm trạng này và thậm chí, còn thấy khủng hoảng hơn – dù đã được tiếp xúc với những khách hàng dễ chịu.

Giao tiếp

Một phát hiện thú vị (và có chút khác thường) khác được chúng tôi gọi là "misery loves company" – có thể hiểu là người bất hạnh thường mong người khác cũng bất hạnh như mình hoặc những người không vui vẻ thường chia sẻ vấn đề của mình với những người khác. Một vài CSR cảm thấy tồi tệ khi họ thức dậy thực sự cảm thấy bớt khó chịu hơn sau khi trò chuyện với những khách hàng mà chính họ cũng đang ở trong tâm trạng khủng hoảng. Có lẽ, đó là bởi vì bằng cách lắng nghe góc nhìn của những người này mà các CSR đã nhận ra rằng cuộc sống của họ không tồi tệ đến mức như thế.

Xem thêm: Muốn loại bỏ cảm giác uể oải vào đầu giờ chiều, hãy rèn luyện thói quen ngủ trưa

Điều quan trọng nhất đó là chúng tôi đã phát hiện được những ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu suất khi xét đến chất lượng công việc và năng suất. Những nhân viên duy trì thái độ tích cực sẽ cung cấp chất lượng dịch vụ tốt hơn: họ ăn nói lưu loát hơn khi nghe điện thoại với ít từ "um" và không xuất hiện nhiều những cử động không chủ ý khi nói, đồng thời họ cũng nói chuẩn ngữ pháp hơn. Trong khi đó, những nhân viên đi làm với tâm trạng tiêu cực có xu hướng nghỉ giữa chừng rất nhiều khi làm việc để giải tỏa stress, thư giãn và cố gắng để "sống sót" sau một ngày đầy căng thẳng. Những đợt nghỉ ngắn như vậy cứ nhiều hơn khiến họ bị giảm hơn 10% năng suất làm việc.

Vậy những phát hiện này có lợi gì cho các nhà quản lý trong việc giúp nhân viên của mình giải tỏa stress và tăng hiệu suất làm việc? Nghe có vẻ khó nhưng chúng ta hoàn toàn có thể "reset" lại tâm trạng và từng bước loại bỏ suy nghĩ tiêu cực ra khỏi đầu. Chẳng hạn, các Manager có thể gửi những tin nhắn có tác dụng thúc đẩy tinh thần cho nhân viên vào buổi sáng hoặc xây dựng một đội nhóm riêng đóng vai trò là những người "kick off" tinh thần cho cả văn phòng với những điệu nhảy, bài hát sôi động hay các câu chuyện hài hước để ai cũng cảm thấy vui vẻ trước khi ngồi vào bàn.

Năng suất làm việc

Nuôi dưỡng con người khen ngợi những thành tích của họ cũng luôn là một giải pháp tốt để cải thiện tinh thần của nhân viên. Ngoài ra, lãnh đạo cũng có thể cho phép nhân viên có một không gian nhỏ để làm thứ gì đó đầu tiên tại văn phòng vào buổi sáng, chẳng hạn như trò chuyện với đồng nghiệp trước khi họp hay thiền. Thêm nữa, họ cũng cần thời gian "phục hồi" sau một đêm trước khi được yêu cầu check hàng đống email vừa được gửi đến. Bởi lẽ, nhận được quá nhiều email có thể báo hiệu cho một khởi đầu không mấy tốt đẹp vào đầu ngày. Nhân viên có thể xuống tinh thần rất nhanh nếu bạn ép buộc họ làm việc ngay khi vừa mới đến văn phòng.

Nếu nhân viên đi làm muộn, việc đối đầu trực tiếp với họ, yêu cầu giải thích hay trách móc là hành động rất sai lầm. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian để họ bình tĩnh, làm việc và cuối ngày, bạn có thể yêu cầu một cuộc nói chuyện riêng để lắng nghe họ giải thích.

Xét đến cùng, cho dù là nhân viên hay quản lý thì cũng chẳng ai muốn đến văn phòng với một tâm trạng tồi tệ cả. Do vậy, hãy tạo ra "sự chuyển đổi có chủ ý" để giúp họ từng bước thay đổi tâm trạng theo chiều hướng tốt lên, chẳng hạn như đề xuất thay đổi thói quen đi làm (đi làm theo đường khác hay luân phiên đi bộ, đi xe bus, xe máy, taxi...), dành vài phút chia sẻ đầu giờ, dừng uống café hay lắng nghe những bản nhạc truyền cảm hứng.

Cuối cùng, cách tốt nhất mà chúng ta có thể làm là hít thở thật sâu trước khi bước vào cửa văn phòng để dồn toàn bộ năng lượng cho một ngày làm việc mới.

Thứ Năm, 04/08/2016 12:38
31 👨 378
0 Bình luận
Sắp xếp theo