5 lý do bạn nên từ bỏ Excel và bắt đầu sử dụng Google Sheets

Google Sheets là một ứng dụng web bảng tính hoạt động như một phần của bộ công cụ Google Docs. Google Sheets được phát hành vào năm 2006, gần hai thập kỷ sau bản phát hành đầu tiên của Microsoft Excel. Google Sheets được lấy cảm hứng từ Microsoft Excel, nhưng những ngày mà nó là một phiên bản bắt chước của Excel đã không còn nữa.

Giờ đây, Google Sheets có khả năng hoàn thành hầu hết những gì Excel có thể và thậm chí còn sở hữu những tính năng mà Excel không có. Vì vậy, một câu hỏi đặt ra rằng đã đến lúc từ bỏ Excel để chuyển sang sử dụng Google Sheets chưa? Sau đây là 5 lý do tại sao bạn nên từ bỏ Excel và bắt đầu sử dụng Google Sheets.

1. Giá cả

Tất nhiên, một trong những yếu tố quyết định một ứng dụng có đáng sử dụng hay không chính là giá cả. Bạn có thể đưa Excel vào gói đăng ký Microsoft 365 của mình với giá $7/tháng. Bạn cũng có thể mua riêng một phiên bản Excel trọn đời với giá $159,99.

Mặt khác, Google Sheets hoàn toàn miễn phí. Tất cả những gì bạn cần làm là khởi động trình duyệt của mình và truy cập ứng dụng web. Ngoài ra còn có một gói cho doanh nghiệp của Google Workspace bổ sung các tính năng vào Google Sheets, cùng nhiều dịch vụ khác của Google, với giá $12/tháng.

Gói này đi kèm với nhiều đặc quyền, bao gồm cả bộ nhớ Google Drive mở rộng. Nếu bạn tò mò về Google Workspace, hãy đọc bài viết của Quantrimang.com về Google Workspace là gì và cách sử dụng nó. Vì vậy, khi nói đến phiên bản cơ bản của hai ứng dụng, Sheets chiếm ưu thế hơn vì nó hoàn toàn miễn phí, trong khi bạn cần đăng ký Microsoft 365 hoặc bản sao Excel đã mua để sử dụng Excel.

2. Khả năng hợp tác

Với sự mở rộng nhanh chóng của các công nghệ dựa trên đám mây, kéo theo sự gia tăng của khả năng làm việc từ xa, cộng tác trực tuyến đã trở thành một lợi thế rõ rệt. Do tính chất dựa trên web nội tại, Google Sheets chiếm ưu thế khi nói đến cộng tác trực tuyến.

Google Sheets đi kèm với các tính năng cộng tác. Bạn và đồng nghiệp có thể cùng nhau làm việc trên một bảng tính cụ thể, đồng thời xem các thay đổi và nhận xét trong thời gian thực. Google Sheets cũng tích hợp sẵn tính năng trò chuyện, vì vậy bạn không cần phải chuyển cửa sổ để nói chuyện với đồng đội của mình. Cuối cùng, vì bảng tính của bạn đã có trên web, nên bạn dễ dàng chia sẻ nó chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Excel cũng đã triển khai các tính năng cộng tác trong các phiên bản gần đây. Tuy nhiên, nó không liền mạch như Google Sheets. Nếu bạn đang làm việc trên bảng tính với tư cách là một nhóm, thì Google Sheets là lựa chọn tốt hơn.

3. Biểu đồ và đồ thị thông minh

Một trong những ứng dụng chính của ứng dụng bảng tính là tạo biểu đồ. Biểu đồ giúp bạn hiểu và trình bày dữ liệu trong bảng tính của mình tốt hơn.

Mặc dù việc tạo biểu đồ rất đơn giản trong hầu hết các trường hợp, nhưng đôi khi nó có thể thực sự gây khó chịu, đặc biệt là trong Excel. Việc phải nhập thủ công những chỉnh sửa tập dữ liệu và chuỗi trong cài đặt để biểu đồ hiển thị dữ liệu đúng cách không phải là chuyện hiếm trong Excel.

Tuy nhiên, Google Sheets làm rất tốt việc trút bỏ gánh nặng này trên vai bạn. Nhờ có AI, Google Sheets đoán được bản chất của dữ liệu mà bạn đang cố gắng thể hiện bằng biểu đồ, đồng thời chủ ý chọn, định vị chuỗi và danh mục.

Hơn nữa, khi bạn chọn dữ liệu và yêu cầu Google Sheets tạo biểu đồ cho nó, công cụ sẽ tự động đoán loại biểu đồ nào sẽ đại diện cho dữ liệu theo cách tốt nhất.

Chắc chắn, nếu bạn đã là một chuyên gia về Excel, thì bạn có thể không ngại thiết lập biểu đồ của mình theo cách thủ công. Nhưng xét trên thực tế là các bảng tính được tạo ra để giúp tăng năng suất, việc chuyển sang Google Sheets sẽ giúp bạn tiết kiệm một chút thời gian quý báu khi tạo đồ thị và biểu đồ.

4. Giao diện thân thiện với người dùng

Mặc dù Google Sheets có giao diện tương tự như Microsoft Excel, nhưng khi sử dụng nó, bạn sẽ thấy rằng Google Sheets thân thiện hơn nhiều khi so sánh với Excel. Google Sheets có giao diện khá tối giản, không có ribbon mang tính biểu tượng của Excel.

Hầu hết các tác vụ được thực hiện trong Google Sheets dễ dàng hơn trong Excel. Một ví dụ điển hình về điều này là định dạng có điều kiện. Tạo một quy tắc định dạng mới trong Excel có thể gây khó khăn cho những người dùng hoàn toàn mới và sẽ khiến họ sợ hãi khi tra cứu các hướng dẫn trực tuyến. Ngược lại, Google Sheets cung cấp một giao diện đơn giản hơn.

Ngoài ra, Google Sheets làm rất tốt quá trình đơn giản hóa việc viết công thức. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng một cột trong Google Sheets, nhập SUM vào thanh công thức sẽ đưa ra đề xuất tự động điền để tính tổng các ô trong cột đó. Từ đó, tất cả những gì bạn cần làm là chấp nhận đề xuất bằng cách nhấn Tab trên bàn phím.

Mặc dù hình thức là một vấn đề cần ưu tiên( một số người có thể thích giao diện của Excel, trong khi những người khác lại thích Google Sheets hơn), nhưng khi bắt đầu sử dụng Google Sheets, bạn sẽ nhận thấy rằng nó đã thực hiện các biện pháp tuyệt vời để làm cho việc sử dụng bảng tính trở nên đơn giản đối với tất cả mọi người.

5. Các hàm độc quyền của Google

Phần lớn các hàm trong Excel và Google Sheets giống hệt nhau. Chúng có cùng một cú pháp và cách sử dụng như nhau. Tuy nhiên, đáng ngạc nhiên là Google Sheets có một số hàm mà Excel không có. Hầu hết đây là các hàm sử dụng những dịch vụ khác của Google, ví dụ như GOOGLETRANSLATE và GOOGLEFINANCE. Các hàm này dịch văn bản bằng Google Translate và tìm nạp thông tin từ Google Finance.

Mặc dù một số người có thể thấy những hàm này là tầm thường và vô dụng, nhưng đối với một số người khác, những hàm này lại vô cùng hữu dụng. Bạn có thể xem danh sách tất cả các hàm của Google Sheets và cách sử dụng chúng trên trang hỗ trợ của Google.

Ban đầu, Google Sheets được coi là một phiên bản Microsoft Excel dựa trên web và khá hạn chế, nhưng những ngày đó đã qua lâu rồi. Từ lâu, Google Sheets đã khẳng định được vị trí của riêng mình, thực hiện hầu hết những gì Excel làm và thậm chí có một số tính năng mà Excel không có.

Với giao diện thân thiện hơn, các tính năng cộng tác liền mạch, biểu đồ thông minh và những hàm độc quyền, Google Sheets đã trở thành sự lựa chọn của nhiều người dùng khi nói đến ứng dụng bảng tính. Có lẽ đã đến lúc bạn rời khỏi Excel và dùng thử Google Sheets để có thể tận dụng tất cả những ưu điểm này.