Hướng dẫn sử dụng tính năng trả lời tự động trên Gmail

Tính năng Vacation reply trên Gmail

Gmail hiện nay là một trong những ứng dụng gửi và nhận thư phổ biển hầu khắp trên thế giới. Mọi người sử dụng Gmail là phương thức liên lạc chính với bạn bè người thân hoặc công cụ để trao đổi với đối tác trong công việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể sử dụng trực tuyến để trả lời mọi email được gửi đến. Vậy tính năng thư trả lời tự động Vacation reply sẽ giúp người gửi biết được chúng ta không thể trả lời thư và có thể liên hệ theo cách khác. Trong biết viết này, Quản trị mạng sẽ hướng dẫn người dùng cách thiết lập chế độ Vacation reply trên Gmail.

Bước 1:

Trước hết, bạn đăng nhâp tài khoản Gmail cá nhân. Tại giao diện chính, chúng ta nhấn chọn vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Settings.

Tính năng trả lời tự động trên Gmail

Bước 2:

Trong giao diện General, chúng ta kéo xuống dưới và chọn mục Vacation responder. Nhìn sang bên cạnh, bạn hãy tích chọn vào mục Vacation responder on để sử dụng tính năng thư trả lời tự động, khi chúng ta không thể trả lời email ngay lập tức.

Tính năng trả lời tự động trên Gmail

Bước 3:

Tiếp đến, cũng tại giao diện đó chúng ta sẽ nhập thời gian bắt đầu sử dụng thư trả lời tự động (Frist day), tiêu đề của thư tự động (Subject) và nội dung thư trả lời tự động (Message). Bạn nên thêm phương thức liên lạc khác trong thư trả lời tự động để người gửi có thể liên hệ cho những trường hợp khẩn cấp.

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể gia hạn sử dụng thư trả lời tự động khi tích chọn vào mục Last day và nhập thời gian kết thúc tại đó. Thư trả lời tự động sẽ có hiệu lực từ 12:00 AM ngày bắt đầu và kết thúc vào 11:59 PM của ngày kết thúc.

Tính năng trả lời tự động trên Gmail

Bước 4:

Tiếp đến, chúng ta có thể tích chọn vào tùy chọn Only send a response to people in my Contacts ở bên dưới, để thiết lập nội dung thư tự động này chỉ gửi tới những người có trong danh sách liên hệ. Cuối cùng nhấn Save changes ở bên dưới để lưu lại toàn bộ thay đổi.

Tính năng trả lời tự động trên Gmail

Bước 5:

Khi đã lưu tính năng này lại và quay trở lại giao diện chính trên Gmail, chúng ta sẽ nhìn thấy thanh thông báo màu vàng nằm trên đầu giao diện. Nhấn End now để tắt chế độ thư trả lời tự động, Vactions settings để điều chỉnh lại thư trả lời.

Tính năng trả lời tự động trên Gmail

Nút End now này sẽ cho phép chúng ta hủy chế độ trả lời tự động ngay cả khi đang còn trong thời gian sử dụng đã thiết lập. Hầu hết, thư trả lời tự động sẽ được chuyển đến người gửi trong lần gửi email đầu tiên. Những thư được gửi đến mục Spam sẽ không nhận được email trả lời tự động.

Với tính năng Vacation responder trên Gmail, bạn sẽ không lo bị gián đoạn những công việc khẩn mặc dù không thể trả lời email mà người khác gửi đến. Nếu bạn thường sử dụng Gmail là phương thức trao đổi công việc hoặc là công cụ duy nhất để trao đổi đừng quên sử dụng tính năng này nhé.

Tham khảo thêm các bài viết sau đây:

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Thứ Tư, 07/12/2016 22:58
31 👨 2.281