10 mẹo sử dụng IM trong doanh nghiệp

Quang cảnh tại một hãng quảng cáo lớn, nơi có hàng tá chuyên gia đang ngồi im lặng trước màn hình máy tính gần nhau, một phòng làm việc không có các bức tường và nhiều sự phân chia. Đôi khi chỉ cần có một tiếng cười cũng có thể phá tan bầu không khí tĩnh lặng. Nhưng, không ai nói. Họ chỉ truyền thông với nhau thông qua tin nhắn tức thời (IM).

“Khi tôi đến thăm công ty này, tôi nhận thấy điều này (không có ai nói chuyện). Dường như đó là một chuyện kỳ quặc với người bên ngoài, nhưng điều này hiện nay đang là văn hóa trong công ty của họ,” Helen Chan, nhà phân tích cho Yankee Group, ông có nhiều bạn bè đang làm viêc tại hãng này.

Một kỹ thuật ban đầu được thiết kế cho việc trò chuyện cá nhân giữa người này với người kia trong một địa điểm làm việc. Nhiều người đang chọn truyền thông IM bằng văn bản hơn là các cuộc gọi thực hiện qua điện thoại hay email. Họ thích tính hiệu quả và khả năng tức thì của nó đối với truyền thông thời gian thực từ các đối tác, nguồn cung cấp và đồng nghiệp đang làm việc từ xa.

IM về bản chất là một phiên bản văn bản hóa cuộc trò chuyện. Tại các doanh nghiệp lớn và nhỏ, ngày càng có nhiều người sử dụng kiểu truyền thông này. Nhiều trường hợp nó được sử dụng để hỗ trợ cho các vấn đề email và một số trường hợp khẩn cấp khác – dẫn chứng là sau sự kiện tấn công khủng bố 11 tháng 9.

Tờ tạp chí Nhật ký phố Wall thông báo rằng hiện nay có hơn 100 triệu người đã gửi các tin nhắn tức thời. Trong báo cáo “IM: The Sleeping Giant”, một cố vấn về kỹ thuật của Gartner Group đã dự báo rằng từ năm 2005 IM sẽ được sử dụng trội hơn cả email và trở thành một trong những công cụ truyền thông online chủ yếu.

Điều đó cho thấy rằng, IM có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp đang làm việc theo nhóm hoặc trong dự án hơn là trong những người dùng lẻ, các chuyên gia độc lập và các thành viên khác. Điều đó cũng cho thấy rằng IM nâng cao khả năng cộng tác, nhưng tuy nhiên bản thân nó không mở thêm được các hội viên mới. Mặc dù vậy, gạt sang một bên các vấn đề nó mang lại về thời gian và sự tiết kiệm của chi phí, IM vẫn có các rủi ro và các vấn đề không an toàn khi sử dụng.

Nếu bạn là một doanh nhân hoặc một người dùng Instant Message, hoặc cả hai thì đây là 10 mẹo nhỏ mách bạn cái gì nên và không nên:

1. Sử dụng một chính sách người dùng đối với Instant Message. Nếu là chủ doanh nghiệp, các nhân viên của bạn phải biết xem bạn có coi Instant Message như một phương tiện truyền thông thích hợp với khách hàng hoặc các đối tác làm ăn hay không. Bất kỳ chính sách nào cũng phải có nguyên tắc sử dụng chung của nó. Bạn có thể nghĩ rằng nó không quan trọng – trừ khi bạn biết câu truyện về một giám đốc, người đã gây ra một vụ tai tiếng lớn bởi sử dụng Instant Message để phát tán các tin đồn sai sự thật về công ty phần mềm. (Những từ ngữ trong đó là, cổ phần của công ty phần mềm bị xuống giá và vị giám đốc này cùng công ty của ông ta gặp ngay phải một số vấn đề).

2. Không sử dụng Instant Message để truyền thông những thông tin nhạy cảm và quan trọng. Hãy học lấy bài học từ ví dụ ở trên. Nếu công ty của bạn là một doanh nghiệp cung cấp các thông tin về chứng khoán, tài chính, y tế và luật thì hoàn toàn không nên sử dụng Instant Message ở đây. Instant Message sẽ được sử dụng phù hợp hơn để thông tin nhanh về các trạng thái của dự án nào đó, các lần hội thảo hoặc chỗ ở của một ai đó.

3. Thiết lập danh sách liên lạc để phân chia rành mạch giữa liên lạc kinh doanh với liên lạc gia đình và bạn bè. Bảo đảm rằng các nhân viên của bạn cũng thực hiện tương tự như vậy. Ngoại trừ khả năng xảy ra liên lạc xã hội có thể lẫn trong doanh nghiệp như đối tác hoặc khách hàng.

4. Không cho phép việc nhắn tin cá nhân quá mức trong công việc. Thực hiện các cuộc điện thoại cá nhân khi làm việc, gửi email cá nhân và cho phép các nhân viên của bạn thực hiện tương tự như vậy. Khuyến khích việc trao đổi bằng IM cá nhân được thực hiện trong những lúc nghỉ giải lao hoặc giờ ăn trưa – hoặc trò chuyện để tạo khách hàng mới hoặc thu thập được các vấn đề có lợi cho doanh nghiệp.

5. Hãy nhớ rằng Instant Message có thể lưu trữ được. Bạn có thể nghĩ IM là tuyệt vời vì có thể giảm được sự nguy hiểm vì các thư tín sẽ bị xóa sạch khi đã chấm dứt cuột trò chuyện. Những gì bạn không nhận thấy đó là bạn có thể copy và paste toàn bộ IM của bạn đến một file notepad hoặc word. Một số dịch vụ Instant Message cho phép bạn lưu trữ toàn bộ các tin nhắn. Hãy cẩn thận với những gì bạn nói, giống như những gì bạn đã thực hiện với email.

6. Không làm tổn hại đến trách nhiệm pháp lý của công ty của bạn, hoặc danh tiếng của chính bản thân bạn. Các phiên tòa có thể vẫn thu thập được các Instant Message đứng dưới dạng phỉ báng, lăng mạ và những lý do pháp lý khác. Các tuyên bố mà bạn đã tạo về người khác, công ty của bạn hoặc các công ty khác có thể không đưa bạn ra tòa, nhưng nó có thể làm hỏng danh tiếng cũng như sự tín nhiệm của bạn. Cho nên hãy cẩn thận với những gì bạn nói.

7. Phải có kiến thức về virus và các rủi ro bảo mật có liên quan. Hầu hết các dịch vụ Instant Message đều cho phép bạn truyền tải file qua các tin nhắn. Alexis D. Gutzman, tác giả và cố vấn thương mại điện tử nói về nghiên cứu gần đây của cô trong một quyển sách rằng các file đính kèm Instant Message thường có mang theo cả virus, và các virus đi theo đường này xâm nhập dễ dàng qua tường lửa hơn so với file đính kèm trong email. “Instant Message [mang virus] sẽ chạy lướt qua tường lửa” cô nói. Bạn phải quan tâm nhiều để nghiên cứu về chất lượng trong sự bảo vệ của tường lửa để có thể quyết định xem có nên truyền tải file qua Instant Message hay không.

8. Không nên chia sẻ dữ liệu hoặc thông tin cá nhân thông qua Instant Message. Thậm chí cả khi bạn tin tưởng tuyệt đối vào ai đó bởi vì những dòng văn bản mà bạn đánh được giữ chậm tại máy chủ để định tuyến đến địa chỉ liên lạc của bạn. “Nếu ai đó kết nối và có thể nhìn thấy lưu lượng đó thì họ có thể xem được những thông tin cá nhân của bạn theo cách này”, Chris Mitchell giám đốc chương trình MSN Messenger đã nói như vậy. Trong trường hợp này để bảo đảm an toàn bạn nên gửi chúng qua các email được mã hóa.

9. Giữ Instant Message của bạn đơn giản và biết khi nào bạn nó lời tạm biệt. Bạn phải sử dụng Instant Message như thế nào. Kneko Burney một giám đốc trung tâm nghiên cứu về thương mại điện tử Cahners In-Stat Group, thích nó cho việc quan sát xem đồng nghiệp có ở bàn làm việc của anh ta không. “Nó dường như việc nhìn trộm vào văn phòng của ai đó”, Gutzman coi Instant Message như một cách giúp cho việc nghiên cứu và lấy được thông tin nhanh chóng từ các cố vấn và luật sư. Cô đã sử dụng Instant Message trong việc nghiên cứu một quyển sách, lưu toàn bộ thư tín trong các lưu trữ cá nhân của cô. Mặc dù vậy, bạn phải hạn chế yêu cầu của bạn, tránh những sự ba hoa rỗng tuếch không cần thiết. “Với Instant Message, bạn không cần đến nhiều lời nhận xét lịch sự”, Gutzman nói.

10. Đừng gây lộn xộn các liên lạc của bạn bằng cách làm sai lệch tên người dùng hoặc trạng thái. Tên người dùng Instant Message cũng giống như tên người dùng email phải phù hợp trong toàn bộ công ty của bạn. Người dùng phải thực hiện cập nhật trạng thái của họ trong toàn bộ thời gian hàng ngày, vì vậy các liên hệ biết được họ có thích hợp với việc gửi các Instant Message hay không.