Tạo Rule để di chuyển và lưu trữ email tới thư mục khác trong Outlook

Nếu nhận được nhiều email mỗi ngày từ cùng 1 người gửi, thì tại sao không tạo riêng 1 thư mục riêng biệt dành cho địa chỉ đó. Và để giữ trật tự sắp xếp cho mục Inbox này, hãy tạo riêng Rule để di chuyển và lưu trữ khi bạn nhận được email.

• Gán thêm ảnh Background vào email trong Outlook
• Hướng dẫn export Windows Live Mail tới Outlook 2010

Cách tạo rules để quản lý email

Hướng dẫn này áp dụng cho Outlook for Office 365, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007

Bước 1. Khởi động Outlook, click chuột phải vào một email trong hộp thư đến hoặc một thư mục email khác và chọn Rules.

Bước 2. Chọn một trong các tùy chọn. Outlook sẽ tự động đề xuất tạo quy tắc dựa trên người gửi và người nhận. Để xem các tùy chọn khác, chọn Create Rule.

Bước 3. Trong hộp thoại Create Rule, chọn một hoặc nhiều tùy chọn trong ba tùy chọn đầu tiên.

Bước 4. Trong phần Do the following, nếu muốn quy tắc di chuyển email đến một thư mục cụ thể, chọn hộp Move item to folder, sau đó chọn thư mục từ hộp thoại Select Folder bật lên, rồi click OK.

Bước 5. Click OK để lưu quy tắc của bạn.

Lưu ý: Nếu muốn áp dụng quy tắc cho email bạn đã nhận được, hãy chọn hộp trên hộp thoại xác nhận bật lên và sau đó click vào OK.

Tạo quy tắc bằng cách sử dụng Rules Wizard

Có ba loại quy tắc bạn có thể tạo với Rules Wizard:

• Stay organized: Các quy tắc này giúp bạn lọc, gửi và theo dõi các email.
• Stay up to date: Các quy tắc này thông báo cho bạn khi nhận được email phù hợp với các tiêu chí cụ thể.
• Custom rules: Đây là những quy tắc bạn tạo mà không có mẫu.

Bạn có thể tùy chỉnh các quy tắc này. Có nhiều tùy chọn để bạn áp dụng cho từng loại quy tắc bạn tạo ra. Thực hiện theo các bước dưới đây để biết cách tạo quy tắc với Rules Wizard.

Bước 1:

1. Chọn File > Manage Rules & Alerts để mở hộp thoại Rules and Alerts.

2. Trên tab Email Rules, chọn New Rule.

3. Chọn một trong các mẫu từ Step 1. Để bắt đầu từ quy tắc trống, hãy chọn Apply rule on messages I receive hoặc Apply rule on messages I send.

4. Trong phần Step 2: Edit the rule description, click vào bất kỳ tùy chọn được gạch chân nào để thiết lập chúng. Ví dụ: nếu bạn đã chọn Flag messages from someone for follow-up ở Step 1, hãy click vào people or public group để chọn email của người gửi mà bạn muốn gắn cờ, sau đó click vào follow up at this time để chọn cờ và ngày theo dõi.

5. Click vào Next.

Bước 2:

Trên trang thứ hai của Rules Wizard, bạn có thể thêm các điều kiện bổ sung vào quy tắc của mình. Ví dụ: bạn có thể chọn email được gửi từ một người cụ thể cũng có các từ nhất định trong chủ đề hoặc nội dung email.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

2. Trong hộp Step 2: Edit the rule description, click vào các điều kiện gạch chân bổ sung bạn vừa thêm vào, sau đó click vào Next.

Bước 3:

Trên trang thứ ba của Rules Wizard, bạn có thể chọn các hành động bổ sung để nhận thư. Ví dụ: bạn có thể gắn cờ email để theo dõi và đánh dấu email quan trọng.

1. Trong Step 1: Select condition(s) box, bất kỳ điều kiện nào bạn thiết lập ở màn hình trước đó đều được chọn. Bạn có thể chọn các điều kiện bổ sung bằng cách tích vào hộp checkbox.

2. Trong hộp Step 2: Edit the rule description, click vào các điều kiện gạch chân bổ sung bạn vừa thêm vào, sau đó click vào Next.

Bước 4:

Trên trang thứ tư của Rules Wizard, bạn có thể thêm bất kỳ ngoại lệ nào trong quy tắc của mình.

Trong Step 1: Select condition(s) box, chọn bất kỳ ngoại lệ nào cho quy tắc của bạn bằng cách chọn hộp checkbox.

Trong Step 2: Edit the rule description, click vào bất kỳ ngoại lệ được gạch chân bổ sung nào bạn vừa thêm vào, sau đó nhấn Next.

Bước 5:

1. Trên trang thứ tư của Rules Wizard, nhập tên cho quy tắc.

2. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc cho email vừa nhận được, chọn tùy chọn Run this rule now on messages already in "Inbox".

3. Theo mặc định, tùy chọn Turn on this rule sẽ được chọn. Bạn có thể bỏ chọn nó nếu không muốn quy tắc này được bật trong thời điểm này.

4. Click vào Finish để lưu và áp dụng quy tắc.

Xóa rule

Bạn có thể xóa quy tắc khi không còn cần thiết nữa.

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts.

Bước 2. Trong hộp thoại Rules and Alerts, trên tab E-mail Rules, hãy chọn quy tắc bạn muốn xóa.

Bước 3. Chọn Delete > OK.

Áp dụng quy tắc theo cách thủ công

Bạn có thể áp dụng một hoặc nhiều quy tắc theo cách thủ công bằng cách thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1. Trên tab File, chọn Manage Rules & Alerts và trên tab E-mail Rules, chọn Run Rules Now.

Bước 2. Trong hộp Run Rules Now, trong Select rules to run, hãy chọn hộp kiểm cho từng quy tắc mà bạn muốn sử dụng.

Bước 3. Trong hộp Run in Folder, để chọn một thư mục khác, click vào Browse, sau đó chọn thư mục, rồi chọn OK.

Bước 4. Chọn tùy chọn Include subfolders để bao gồm tất cả các thư mục bạn đã chọn. .

Bước 5. Trong danh sách Apply rules to, hãy chấp nhận cài đặt mặc định của tất cả email hoặc thay đổi thành email đã đọc hoặc chưa đọc.

Bước 6. Chọn Run Now.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Xem thêm:

• Cách tạo folder trong Outlook 2013 bằng cách tạo rule
• Hướng dẫn tạo bộ lọc thư đến trên Gmail
• 7 cách để lọc, phân loại và tìm kiếm email hiệu quả