Giới thiệu về ứng dụng Microsoft OneNote dành cho iPhone

Lê Tuấn Anh

QuanTriMang - Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày những thao tác cơ bản để cài đặt, thiết lập và sử dụng Microsoft OneNote trên điện thoại iPhone. Nhưng các bạn cần lưu ý 1 điều rằng, để làm được việc này chúng ta sẽ phải cần đến khá nhiều yêu cầu của Microsoft, nếu không đáp ứng đủ những yêu cầu như dưới đây thì cách tốt nhất là chuyển sang sử dụng Evernote:

- Hệ điều hành iOS 4.x.x hoặc mới hơn.

- Microsoft OneNote, có bao gồm trong bộ Microsoft Office Home and Student, Home và Business and Professional.

- Internet Explorer 6 hoặc mới hơn.

- Windows Live ID.

- Windows Live Essentials 2011.

Như vậy có thể dễ dàng thấy rằng đây là 1 sự bất tiện khá lớn dành cho những người sử dụng Mac, cách duy nhất để đồng bộ OneNote từ điện thoại iPhone là qua SkyDrive, và con đường duy nhất để làm việc với SkyDrive là qua Office Live hoặc Microsoft OneNote. Nhưng rất tiếc rằng hiện tại chưa có ứng dụng Microsoft OneNote nào dành cho Mac.

Thiết lập OneNote trên iPhone:

Ở chế độ mặc định, ứng dụng iPhone OneNote sẽ lưu các file chú thích tại mục Personal (Web). Nếu bạn chưa có thư mục này trên web thì ứng dụng sẽ tự tạo ra khi bạn khởi động chương trình lần đầu tiên. Trước tiên, tải phiên bản Microsoft OneNote dành cho iPhone từ App Store (tính đến thời điểm này thì quá trình này vẫn hoàn toàn miễn phí). Sau khi cài đặt, các bạn khởi động OneNote và đăng nhập bằng tài khoản Windows Live ID:

Còn nếu chưa có tài khoản, hãy nhấn nút Get a Windows Live ID để tạo mới. Sau đó, nhấn vào biểu tượng Quick Note ở phía dưới màn hình điều khiển chính:

Sau khi tạo file note mới bằng cách trên, các bạn hãy thêm ký tự, ảnh, danh mục hoặc các ô check box bằng các nút chức năng tương ứng trên bàn phím ảo:

Những file note này sẽ tự động được lưu lại, nhưng nếu bạn muốn làm việc khác trong khi đang soạn thảo, hãy nhấn nút ở phía trên bên phải để ẩn bàn phím:

Để quay trở lại, chỉ cấn nhấn nút ở phía trên bên trái màn hình (ở đây là Unfiled notes). Như các bạn có thể thấy, file note vừa tạo của chúng ta đã được lưu trong mục Personal (Web) của Unfiled Notes:

Tuy nhiên, có 1 điểm khá bất lợi ở đây là chúng ta không thể tự sắp xếp các file note theo thứ tự nhất định nào đó, thêm mới section hoặc notebook trực tiếp từ bất cứ ứng dụng nào của iPhone.

Xem và chỉnh sửa OneNote và Notebook trên tài khoản SkyDriver:

Để có thể làm được việc này, các bạn hãy truy cập vào địa chỉ sau, đăng nhập bằng tài khoản Windows Live ID như khi sử dụng với các ứng dụng iPhone:

Chọn tiếp My Documents:

Bên dưới My Documents, các bạn sẽ thấy mục Personal (Web) vừa được sử dụng với ứng dụng iPhone ở bước trên. Để xem được các file note bên trong, chọn tiếp Edit in browser:

Quá trình này sẽ mở những file note trực tiếp bằng Office Live. Bạn sẽ nhìn thấy danh sách này trong section Unfiled ở phần cửa sổ bên trái:

Tạo section và sắp xếp danh sách notebook bên trong Office Live:

Như đã đề cập đến ở bước trên, chúng ta không thể thêm notebook hoặc sắp xếp lại những file note bên trong ứng dụng OneNote iPhone, nhưng lại có thể làm được bằng Office Live. Trước tiên, các bạn nhấn chuột phải tại phần cửa sổ bên trái và chọn New Section và đặt tên cho section này:

Kéo và thả 1 file note bất kỳ từ section khác tới, và tại đây các bạn có thể sắp xếp lại những file note theo ý muốn:

Bây giờ, quay trở lại và kiểm tra trên ứng dụng iPhone của bạn, sẽ thấy section vừa tạo:

Trên ứng dụng của iPhone, các bạn có thể thêm file note vào section bằng cách nhấn nút có biểu tượng + như hình dưới:

Làm việc với những file notebook đã được đồng bộ hóa từ ứng dụng Microsoft OneNote trên Desktop:

Từ chương trình Microsoft OneNote Web App trong SkyDrive, nhấn nút Open in OneNote:

Và trong tài khoản SkyDrive:

Khi hệ thống hiển thị thông báo rằng quá trình này có thể ảnh hưởng đến hoạt động của hệ điều hành, nhấn OK:

Lưu ý rằng địa chỉ go3bez.docs.live.net sẽ không hiển thị trong cửa số làm viêc của bạn sau khi nhấn OK, đây chỉ là cách thức Windows sử dụng để truy cập tài khoản SkyDrive từ Windows Explorer. Ngay sau đó, Microsoft OneNote sẽ mở các file note từ tài khoản SkyDrive, các bạn sẽ nhìn thấy danh sách các notebook đã được đồng bộ hóa tại cửa sổ bên tay trái:

Biểu tượng Sync hiển thị bên cạnh cho bạn biết rằng file này đã được lưu:

Toàn bộ section các notebook sẽ hiển thị tại cửa sổ bên tay trái, còn các file note riêng rẽ thì ở bên phải. Nếu muốn tạo mới section, các bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào phẩn cửa sổ bên trái này, hoặc chọn New Page ở phía bên phải.

Để tạo mới danh sách notebook và đồng bộ tới tài khoản SkyDrive và iPhone, chọn File trong OneNote và New:

Bên dưới mục New Notebook, hãy chọn Web ở ngay bên dưới phần Store Notebook On:

Đặt tên cho phần Notebook này, sau đó nhấn Sign In ở bên dưới Web Location. Khi hệ thống yêu cầu đăng nhập, các bạn hãy điền thông tin của tài khoản Windows Live ID:

Tại bước này, bạn có thể chọn thư mục để lưu trữ, hoặc giữ nguyên ở My Documents:

Sau đó, hãy nhấn nút Create Notebook. Tiếp tục bằng cách viết thêm 1 số thông tin bất kỳ trong file note:

Danh sách notebook và những file note vừa tạo sẽ ngay lập tức xuất hiện trên iPhone và tài khoản SkyDrive:

Điểm thú vị nhất tại đây là việc danh sách notebook vẫn được mở và thao tác như bình thường. Do vậy, bạn không cần phải chuyển sang SkyDrive nếu mỗi lần muỗn truy cập và sử dụng. Hãy giữ nguyên tại OneNote, và mỗi lần khởi động OneNote từ Windows PC, bạn sẽ thấy các file đã được mở sẵn ở đó:

1 điểm cuối cùng cần nhắc đến tại đây là quá trình đồng bộ hóa trên iPhone là hoàn toàn tự động, nhưng nếu bạn muốn thực hiện ngay việc này, hãy nhấn Settings > Sync Now: